Funkcie HR oddelenia správcovskej spoločnosti. Zodpovednosti oddelenia ľudských zdrojov
Povinnosti oddelenia ľudských zdrojov sú spravidla neoddeliteľnou súčasťou celkovej funkčnosti manažérskej služby, netreba však chápať, že ide o nejaký druh sekundárnej jednotky, ktorá vykonáva formálnu prácu v oblasti pracovných vzťahov. Samozrejme, možno v sovietskych časoch boli zodpovednosti oddelenia ľudských zdrojov obmedzené na kancelársku prácu a výkazníctvo, ale moderná realita si vyžaduje iný, serióznejší prístup. Je to spôsobené najmä modernými koncepciami v oblasti personálneho manažmentu a zrušením systému rozdeľovania absolventov odborných vzdelávacích inštitúcií do podnikov.
V súčasnosti k povinnostiam HR oddelenia pribudli nové oblasti činnosti, ktoré výrazne ovplyvňujú život spoločnosti. Zároveň nikto neodstránil tradičné úkony spojené s vedením a prípravou administratívnej, účtovnej a reportovacej dokumentácie, uzatváraním pracovných zmlúv a certifikáciou zamestnancov. Dokumenty personálneho oddelenia dnes navyše nadobudli iný kvalitatívny význam v súvislosti s nárastom právnej gramotnosti ľudí. To nie je predtým, keď človek pracoval pre dobro krajiny, inšpirovaný myšlienkami komunizmu. V tomto smere sú chyby v personálnych záznamoch neprijateľné, môžu viesť k súdnym sporom, príkazom dozorných orgánov a pokutám. A čo je najdôležitejšie, za porušenie môže vedúci organizácie čeliť diskvalifikácii.
Na kvantite narástli aj povinnosti HR oddelenia, za čo môžeme „vďačiť“ štátu, ktorého rôzne rezorty neustále vymýšľajú nové formy vykazovania dokumentov, komplikujú postupy a „zlepšujú“ legislatívu. To všetko vedie k nárastu papierovania.
Z nových oblastí práce tohto oddelenia organizácie treba spomenúť niekoľko najdôležitejších. Tieto funkcie HR oddelenia sa týkajú najmä priamej práce so samotným človekom, nie s rôznymi papiermi. V prvom rade ide o výber personálu. Teraz je to obzvlášť dôležité, keď od kvalifikácie zamestnancov závisí dobre zosúladená práca tímu a spoločnosti ako celku, ktorá funguje v dosť nepriaznivom prostredí. Hlavným faktorom určujúcim význam tejto oblasti je nedostatok vyškolených odborníkov a technických pracovníkov. Je nesprávne očakávať, že kvalifikovaný personál sa nájde sám, musíte ho hľadať a vyberať pre konkrétne miesto, berúc do úvahy existujúce špecifiká.
Po druhé je to plánovanie a riadenie personálnej rezervy. Systematický a cielený rozvoj odborných kvalít zamestnancov je najefektívnejším spôsobom, ako získať vysokokvalifikovaných odborníkov, ktorí sú maximálne zapojení do procesov spoločnosti. Vybrať takýchto zamestnancov len externým náborom je takmer nemožné alebo veľmi nákladné. Treťou dôležitou oblasťou je formovanie a rozvoj firemnej kultúry. V tomto mnohostrannom procese hrá jednu z vedúcich úloh aj HR oddelenie, ktoré často koordinuje kroky iných služieb.
V štruktúre každého moderného podniku zastáva HR oddelenie jednu z najdôležitejších a najvýznamnejších pozícií. Existuje dokonca teória, že práve HR oddelenie je tvárou či vizitkou firmy, pretože prvé miesto, kde končí nový zamestnanec, je práve toto oddelenie.
Aké sú funkcie a úlohy podnikového HR oddelenia?
Hlavnou funkciou HR oddelenia v podniku je výber personálu a neustála práca s tímom. Ak úlohy tohto oddelenia zahŕňajú iba priame prijímanie zamestnancov bez zhromažďovania informácií o pracovnom živote tímu, takýto podnik dosiahne v podnikaní málo.
Personálnu prácu dnes tvorí celý komplex organizačných opatrení a kompetenčných krokov zameraných na maximálne využitie odborných schopností personálu. Ak sú zamestnanci spoločnosti správne motivovaní a majú záujem efektívne vykonávať svoje povinnosti, spoločnosť bude schopná viesť produktívny boj s konkurenciou. Je ťažké si dnes predstaviť úspešnú spoločnosť bez oddelenia ľudských zdrojov, ktorého úlohou v podniku je riadiť, evidovať a podporovať personál.
Medzi hlavné funkcie HR oddelenia v podniku patria:
- určenie personálnych potrieb spoločnosti a nábor zamestnancov spolu s vedúcimi oddelení;
- analýza fluktuácie zamestnancov, hľadanie metód boja proti vysokej fluktuácii;
- príprava pracovného stola spoločnosti;
- evidencia osobných spisov zamestnancov, vydávanie potvrdení a kópií dokladov na požiadanie zamestnancov;
- súbor operácií s pracovnými knihami (príjem, vydávanie, vypĺňanie a ukladanie dokumentov);
- vedenie evidencie dovoleniek, zostavovanie harmonogramov a vybavovanie dovoleniek v súlade s platnou pracovnoprávnou legislatívou;
- organizovanie certifikácií zamestnancov, zostavovanie plánov kariéry zamestnancov;
- príprava plánov na zlepšenie zručností pracovníkov.
Štruktúru personálneho oddelenia podniku a jeho počet určuje riaditeľ každej spoločnosti v závislosti od celkového počtu zamestnancov a charakteristík činnosti. O vytvorení alebo zrušení štruktúrnych útvarov personálneho útvaru sám rozhoduje vedúci útvaru a schvaľuje aj predpisy o spoločnej práci útvarov.
Na efektívne vykonávanie svojich funkcií musí HR oddelenie neustále spolupracovať s ostatnými oddeleniami podniku:
- otázky odmeňovania sa riešia s účtárňou, predkladajú sa tam aj doklady a kópie príkazov na prepustenie, prijatie do zamestnania, služobné cesty, dovolenky, stimuly alebo penále pre zamestnancov;
- právne oddelenie poskytuje zamestnancom HR oddelenia informácie o najnovších zmenách v platnej legislatíve a poskytuje komplexnú právnu podporu;
- V personálnych otázkach oddelenie neustále komunikuje so všetkými štrukturálnymi divíziami spoločnosti.
Ak sa personálne účtovníctvo v podniku vykonáva nekvalitne alebo nekvalitne, vedie to k najvážnejším následkom - narúša sa interakcia medzi jednotlivými oddeleniami a práca oddelení sa zhoršuje. Celkovo to vedie k zníženiu efektívnosti celej spoločnosti.
Kvalifikovaný personalista sa podobá na rodinného lekára, do ktorého pôsobnosti patrí riešenie mnohých dôležitých otázok. Mnoho manažérov malých podnikov v snahe ušetriť peniaze zveruje funkcie personalistu obyčajným HR manažérom. Toto rozhodnutie je zásadne nesprávne, pretože vedenie personálnej evidencie by malo byť zverené kompetentnému odborníkovi v tejto konkrétnej oblasti. Len skúsený personalista dokáže včas zistiť, či sa konkrétny zamestnanec hodí na pozíciu, ktorú zastáva, a poradí, kam je možné takéhoto zamestnanca preložiť. Informované rozhodnutia personalistov zabezpečujú efektívnu organizáciu práce v podniku a primeraný kariérny rast každého zamestnanca.
Práca CS špecialistu spočíva v poznaní jeho úloh a schopnosti kompetentne vykonávať každodennú prácu, ktorá je veľmi rôznorodá. V súčasných podmienkach znižovania počtu CS sú z dôvodu obsadzovania mladých a „neprebádaní“ personalisti zvyčajne preťažení. Na fakultách a kurzoch HRM dominuje skôr akademizmus ako prax. Na základe toho sa navrhuje akýsi „kompas“ na rozvoj vášho priameho smerovania k profesionalite.
Ch. 1. Zadávanie a zvládanie personálnej práce.
- Zabezpečenie potrebného personálu. Plánovanie personálnych potrieb (množstvo, kvalita, načasovanie), ktoré spĺňa obchodné ciele dnes aj do budúcnosti.
- Vývoj a implementácia systému vyhľadávania a výberu zamestnancov: zdroje výberu, obsah žiadostí o voľné pracovné miesta, technológia hromadného výberu.
- Registrácia náboru, prepúšťania, prevodu atď.
- Skladovanie tr. knihy a ich účtovníctvo, osobné listy, vedenie personálnej dokumentácie v súlade s číselníkom spisov.
- Náplň tr. knihy, osobné listy, vydávanie certifikátov zamestnancom.
- Znalosť pracovnej legislatívy (Zákonník práce Ruskej federácie, Kódex správnych deliktov Ruskej federácie a pokyny) a poradenstvo v tejto problematike.
- Vypracovanie a udržiavanie miestnych regulačných dokumentov: Pracovná tabuľka, Predpisy: O personáli, O platoch, O organizovaní súťaží atď., Vnútorné pracovné predpisy (ILR) atď.
- Stretnutie a nadviazanie obchodných vzťahov s vedúcimi oddelení.
2. Úvod do práce personalistu
Prvé kroky
Od samého začiatku by mali byť nadviazané normálne obchodné vzťahy s vedúcimi oddelení. Urobte si pravidlo navštíviť ich v ich mieste. Nečakajte, kým k vám niekto príde. Zároveň im položte nejaké otázky a vždy existujú. Je užitočné nechať si v niektorých veciach poradiť, ako aj taktne položiť otázky o jednotke. Potom vás budú vnímať ako bežného personalistu, a nie kancelárskeho pracovníka a postupne prejdete na priateľské vzťahy. Poznať ľudí a oddelenia nie je o nič menej dôležité ako správne vykonávať technickú prácu. Kompetentná práca je výsledkom nielen profesionality, ale aj efektívnej interakcie s manažérmi na všetkých úrovniach. Často sa vyvinú zložité vzťahy s účtovným oddelením, ktoré na seba „natiahlo deku“.
Je dôležité si uvedomiť, že ste pri hlavnom vchode do podniku. A tu je dôležitá vaša organizácia, nestrannosť, schopnosť taktne štruktúrovať konverzáciu, získať si vo vás dôveru kandidáta, povedať mu o hlavných povinnostiach, dohodnúť sa na ďalšom postupe a ukončiť stretnutie vecne a s rešpektom. Vopred musíte mať v hlave konverzačný plán o podniku, pracovných povinnostiach a personálnych otázkach.
Ak chcete začať, potrebujete nasledovné:
- napíšte znenie Zákonníka práce Ruskej federácie pre prípady prijímania do zamestnania a prepúšťania. Bude tak jednoduchšie zvládnuť hlavné články Zákonníka práce Ruskej federácie a prijaté znenie. Otázky prepúšťania sú opísané v článkoch 77 - 84 Zákonníka práce Ruskej federácie.
- oboznámte sa s postupmi prijímania a prepúšťania;
- registrácia Objednávok a Osobného listu T2 v programe 1C;
- mať „po ruke“ tabuľku počtu zamestnancov na sledovanie voľných pracovných miest, foriem pracovných a iných zmlúv, žiadostí (na prácu, výpoveď, preloženie, dovolenku), žiadostí o voľné pracovné miesta, pripomenutia pre kandidáta ohľadom poskytnutia dokumentov, „posuvník“ na prepustenie, certifikát zamestnania, tlačivá na vydanie platobnej karty, informácie pre účtovníctvo. (Môžu existovať aj iné dokumenty.)
Po prijatí Žiadosti si ju určite preštudujte a porozprávajte sa s jej autorom, aby ste si objasnili špecifiká práce a akékoľvek nejasné otázky. To je v zásade dôležité pre pochopenie hlavných úloh voľných pracovných miest a nadviazanie obchodných kontaktov.
Pri prepúšťaní sa vyžaduje úctivý a taktný postoj k osobe, najmä ak prepustenie nie je z jeho iniciatívy. Koniec koncov, „čo príde, taká bude odpoveď“.
Ku dňu skončenia pracovnej zmluvy je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi pracovnú knihu a odvádzať mu výplaty, čl. 140 TK.
Ak nie je možné vydať zamestnancovi pracovný zošit z dôvodu jeho neprítomnosti alebo odmietnutia jeho prevzatia, zamestnávateľ je povinný zaslať zamestnancovi oznámenie o potrebe dostaviť sa pre pracovný zošit alebo súhlasiť s jeho zaslaním poštou, čl. . 84 TK. Neprijatý Tr. knihy sú uložené na ústavnom súde spolu s príkazmi.
Prerušenie práce upravuje čl. 76 TK.
Príkaz na prijatie do zamestnania musí byť zamestnancovi oznámený do troch dní odo dňa skutočného nástupu do práce s jeho podpisom. Do 2 týždňov sa vykoná zápis v Tr. kniha alebo sa spustí nová, ak chýba. Otázky náboru sú opísané v čl. 67 – 71 TK. O vzniku pracovnoprávnych vzťahov pojednáva čl. 16 – 20 TK.
Podľa čl. 72 Zákonníka práce Ruskej federácie sú zmeny v podmienkach pracovnej zmluvy povolené na základe dohody strán uzavretím dodatočnej dohody k pracovnej zmluve.
Vhodnosť uzatvárania občianskoprávnych zmlúv (CLA) namiesto pracovných zmlúv možno nájsť v „Personálnom balíku“. Bežná forma spolupráce vychádza z GPA vo forme Dohody o platených službách (o vykonaní práce).
Pri uchádzaní sa o prácu naviac (úväzok, plnenie úloh dočasne neprítomného zamestnanca bez oslobodenia od práce uvedenej v pracovnej zmluve, rozšírenie obslužných oblastí, zvýšenie objemu práce) je potrebné dokladovať súbeh resp. - práca na čas, pozri „Balík ľudských zdrojov“.
Podľa čl. 91 Zákonníka práce Ruskej federácie je zamestnávateľ povinný viesť záznamy o skutočne odpracovanom čase každého zamestnanca. Jednotná forma schválená výnosom Štátneho výboru pre štatistiku z 5. januára 2004. č.1: List na evidenciu pracovného času a výpočet miezd (tlačivo N T-12), List na evidenciu pracovného času (tlačivo N T-13).
Ak spoločnosť organizuje prácu na zmeny, potom sú potrebné harmonogramy zmien, schválené vedúcimi oddelení a s podpismi zamestnancov.
Presuny na iné pozície a divízie sa uskutočňujú na základe žiadosti zamestnanca po dohode s vedúcimi oboch divízií a príslušnom poradí.
3. Zvládnutie povinností personalistu
Táto etapa je spojená s automatickým uvedením procedúr registrácie a udržiavania KDP, nadobudnutím voľného štýlu práce s kandidátmi a nadväzovaním obchodných kontaktov s manažérmi.
- Zvládnite program 1C - prijímanie do zamestnania, prepúšťanie, vypĺňanie osobného hárku, vykonávanie zmien v hárku. Pri príprave na zverejnenie príkazu na prijatie/prepustenie musíte údaje okamžite „zadať“ do 1C na tlač. V tomto prípade kandidát študuje a podpisuje Tr. zmluva v 2 vyhotoveniach. (jeden je pre neho a druhý je v osobnom spise spolu s kópiami dokumentov). Vykonajte potrebný zápis do Účtovného denníka práce. knihy. Na všetkých dokumentoch získajte podpisy zúčastnenej osoby. Kniha jázd Tr knihy je možné kombinovať s ohľadom na pokyny (TB, Primárne pokyny atď.)
- Majster vypĺňajúci Tr. knihy, pričom dbajte na správnosť záznamov podľa Zákonníka práce Ruskej federácie, pretože nepresnosť môže následne ovplyvniť výpočet dôchodkov či poberanie benefitov za povolania. K tejto problematike a dodatkom k Tr. pozri „Personálny balík“.
Budete musieť:
- na žiadosť zamestnanca vydávať osvedčenia o práci, v ktorých je uvedené číslo prijímacieho poriadku, funkcia a plat.
- zbierajte výkazy práce zo všetkých oddelení, aby ste zadali potrebné informácie do Osobných výkazov (o dovolenke, chorobe, pracovnej ceste...) a preniesli ich do účtovného oddelenia na výpočet miezd.
- poradiť vedúcim oddelení a zamestnancom. Toto je dôležitý aspekt práce CS špecialistu.
Plánovanie personálnych požiadaviek by malo zabezpečiť súčasné aj budúce výrobné úlohy. Pri zabezpečovaní dlhodobých úloh je užitočné vytvárať si kvalitnú rezervu. Aby to bolo skutočné a už zamerané na nadchádzajúcu prácu, je potrebné, aby tieto osoby už v podniku pracovali na podobných pozíciách.
4. Obsahová práca
Táto práca súvisí predovšetkým s miestnymi regulačnými dokumentmi.
- Pracovná tabuľka je hlavným dokumentom, ktorý odráža celú organizačnú štruktúru podniku, úplný zoznam pozícií v oddeleniach, ich počet a platy. Personál schvaľuje riaditeľ podniku. Zmeny sa uskutočňujú buď prijatím nového Harmonogramu zamestnancov, alebo vydaním dodatku k Harmonogramu zamestnancov (to je pre veľké štruktúry).
- Vnútorné pracovné predpisy (ILR) zvyčajne vypracúva KC, dohodne sa s vedením podniku a schvaľuje riaditeľ. PVTR stanovuje vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom a pracovný režim. Obsah PVTR v rôznych podnikoch sa môže výrazne líšiť. Vnútorné pracovné predpisy musia byť v súlade s: platnou legislatívou, ustanovujúcimi dokumentmi, personálnym zabezpečením.
- Rôzne nariadenia, ktoré upravujú rôzne aspekty činnosti. Spravidla sú však zamerané na zamestnancov podniku. Preto ich vývoj a implementáciu vykonáva CS. Medzi nimi môžu byť predpisy: o personáli, o platoch, o hodnotení výkonu, o usporiadaní výberového konania atď.
Ch. 2. Profesionalizácia HR
Po absolvovaní a zvládnutí predchádzajúcich etáp práce a autoškolenia nebudete mať žiadne problémy s vedením súčasnej personálnej práce. A budete môcť riešiť problémy s vedúcimi oddelení a vypracovať vyššie uvedené miestne regulačné dokumenty, vrátane. Shtadkas a PVTR. Rozsah vašich záujmov tak presiahne „rutinu“ a bude sa blížiť úlohám CS, ktoré sú oveľa širšie ako úlohy špecialistu.
Pre profesionálny rozvoj je potrebné zhrnúť si výsledky na konkrétnych riešených problémoch, pochopiť, za akých okolností to bolo možné alebo prečo došlo k zlyhaniu. Profesionalita rastie, keď človek pochopí, čo sa urobilo, a písomne vyjadrí, čo má zmysel. Skutočne je dôležité nielen to urobiť, ale aj vidieť, čo je za tým. Často sa stáva, že človek pracuje roky, ale nie je k tomu čo povedať - iba konkrétne činy pri absencii spoločnej vízie.
V tejto fáze je čas pracovať s rôznymi publikáciami, ktoré majú dobré zastúpenie na internete. Môžeme odporučiť tieto stránky: Elitarium, e-xecutive, ITeam, HR-portál, Business World. To bude stačiť, ak sa tam prihlásite.
Zaobstarajte si flash disk, vyberte si v ňom priečinky pre témy, ktoré vás zaujímajú, a vyplňte ich pri štúdiu každého článku. Na začiatok sú potrebné tieto priečinky: Legal. konzultácie, KDP, Manažment ľudských zdrojov (HRM), Corporate governance, Práca CS, Práca manažérov, Lokálne regulačné dokumenty, Popis profesijných kompetencií, Osobná psychológia, Sociálno-psychologická prax, Firemné zmeny, Výber personálu, Personálne hodnotenie, Stimulácia zamestnanci a tímy, Môj vývoj atď. Ako sa materiály hromadia, objavia sa ďalšie sekcie.
O niekoľko rokov budete môcť sami viesť niektoré tematické projekty. Medzitým si zapíšte všetky myšlienky, ktoré máte, šetrite a ich čas príde.
Hlavnými materiálmi pre aktuálnu prácu sú: webová stránka pre správu personálnych záznamov „HR Package“, kde sú odpovede na rôzne otázky; Zákonník práce Ruskej federácie a Kódex správnych deliktov Ruskej federácie. Na ostatné otázky, vr. nábor - internetové stránky SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, ako aj personálne časopisy, ktorých je veľa.
Na záver je vhodné poznamenať, že prax a objektívne prítomné rozdiely medzi ľuďmi naznačujú, že nie každý môže byť generálnym personalistom. V skutočnosti väčšina inklinuje k určitému rozsahu úloh.
Aplikácie
ŠTÁTNY VÝBOR RUSKEJ FEDERÁCIE PRE ŠTATISTIKU
ROZLÍŠENIE
O SCHVÁLENÍ JEDNOTNEJ FORMY PRIMÁRNYCH ÚČTOVNÝCH DOKUMENTÁCIÍ PRE ÚČTOVNÍCTVO PRÁCE A JEJ PLATBU
S cieľom implementovať požiadavky Zákonníka práce Ruskej federácie z 30. decembra 2001 N 197-FZ Štátny výbor Ruskej federácie pre štatistiku rozhoduje:
1. Schvaľovať jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej vyplácanie, dohodnuté s Ministerstvom financií Ruskej federácie, Ministerstvom hospodárskeho rozvoja a obchodu Ruskej federácie, Ministerstvom práce a sociálneho rozvoja Ruskej federácie. :
1.1. Pre personálne záznamy:
N T-1 „Príkaz (pokyn) na prijatie zamestnanca, N T-1a „Príkaz (pokyn) na prijatie zamestnanca“, N T-2 „Osobná karta zamestnanca“, N T-2GS (MS) „ Osobná karta zn. štátny (obecný) zamestnanec“, N T-3 „Personálny stôl“, N T-4 „Evidenčný preukaz vedeckého, vedeckého a pedagogického pracovníka“, N T-5 „Príkaz (pokyn) o preložení zamestnanca na iná práca“, N T-5a „Príkaz (pokyn) o preradení zamestnancov na inú prácu“, N T-6 „Príkaz (pokyn) o poskytnutí dovolenky zamestnancovi“, N T-6a „Príkaz (pokyn) o poskytnutí dovolenky zamestnancom“, N T- 7 „Rozvrh dovoleniek“, N T-8 „Príkaz (pokyn) o skončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď)“, N T-8a „Príkaz (pokyn) o skončení (skončenie) pracovnej zmluvy so zamestnancami (výpoveď)“, N T-9 „Príkaz (pokyn) o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu“, N T-9a „Príkaz (pokyn) o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu ", N T-10 "Cestovný list", N T-10a "Úrad na vyslanie na pracovnú cestu a správa o jej vykonaní", N T-11 "Príkaz (pokyn) na povzbudenie zamestnanca", N T- 11a „Nariadenie (pokyn) na povzbudzovanie zamestnancov“.
1.2. Na zaznamenávanie pracovného času a zúčtovania s personálom pre mzdy:
N T-12 „Výkaz pracovnej doby a výpočet miezd“, N T-13 „Výkaz pracovnej doby“, N T-49 „Výplatný list“, N T-51 „Výplatný list“, N T-53 „Výplatný list“, N T-53a „Mzdový evidenčný denník“, N T-54 „Osobný účet“, N T-54a „Osobný účet (swt)“, N T-60 „Poznámka o poskytnutí dovolenky zamestnancovi“ , N T- 61 „Poznámka-výpočet pri skončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď)“, N T-73 „Úkon o prijatí práce vykonávanej na základe pracovnej zmluvy na dobu určitú uzatvorenej na dobu určitú.“
2. Rozšíriť jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie uvedené v bode 1.1 tohto uznesenia na organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva, ktoré pôsobia na území Ruskej federácie, v odseku 1.2 - na organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva , pôsobiace na území Ruskej federácie, okrem rozpočtových inštitúcií.
3. Zavedením jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie špecifikovaných v odseku 1 tohto uznesenia sa jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie schválené uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 04.06.2001 N 26 vyhlasujú za neplatné.
Predseda Štátneho výboru pre štatistiku Ruska
V.L.SOKOLIN
Listom Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie z 15. marca 2004 N 07/2732-UD bolo uznané, že nevyžaduje štátnu registráciu.
Zoznam prípadov je v poriadku.
"potvrdzujem"
Riaditeľ podniku/zástupca personálom
" " _________ 201_
- Priečinok firemných objednávok.
- Personálne príkazy. Ak je obrat vysoký, vytvoria sa samostatné priečinky na prijatie, prepustenie a prevody. Dôvody sú pripojené k objednávkam, je to pohodlnejšie.
- Priečinok objednávok na dovolenky, služobné cesty s dôvodmi.
- Príkazy o stimuloch, sankciách atď.
- Kniha jázd Tr knihy, ako aj o Primárnom poučení, TBC, Ohni. bezpečnosť atď.
- Priečinok s regulačnými personálnymi a podnikovými dokumentmi (Štítok zamestnancov, PVTR, rôzne predpisy atď.).
- Zamestnanecké zložky (spisy): kópie dokumentov, rôzne materiály, certifikácie, dohody o finančnej zodpovednosti, dodatky k tr. zmluvy a pod.
- Zložka zmlúv: občianska, o spolupráci s organizáciami tretích strán atď.
- Zložka s materiálmi o personálnom riadení a rôznymi metodickými materiálmi.
- Zložka s plánmi pre firemnú a personálnu prácu.
Poznámky
- Všetky priečinky sú očíslované v súlade s OK nomenklatúrou prípadov.
- Všetky objednávky (nábor, prepustenie, prevody) a existujúce neprijaté tr. knihy sa uchovávajú 50 rokov. V prípade podnikových zmien sú tieto dokumenty uschované u právneho nástupcu.
- Ostatné personálne materiály sa skladujú spravidla 3 roky. Materiály vo vyššie uvedených priečinkoch sú uložené v súlade s podnikovými smernicami po dobu 5-15 rokov.
- Materiály OK v súlade s Nomenklatúrou prípadov sa prenášajú podľa osvedčenia o odovzdaní a prevzatí.
Fedotov Alexander Vasilievič
Nezávislý HR odborník
Úvod
1. Pojem, úlohy a funkcie personálnej služby
2. Základy služby HR
2.1 Predpisy o personálnom oddelení
2.2 Náplň práce zamestnancov HR oddelenia
2.3 Štruktúra a formy personálnej služby
2.4 Pracovné normy pre zamestnancov HR
3. Regulačné akty HR administratíva v Rusku
4. HR dokumenty
4.1 Pracovná zmluva
4.2 Objednávky pre personál
4.3 Osobná karta zamestnanca
4.4 Pracovný záznam
4.5 Účtovné a kontrolné denníky a interná úradná korešpondencia
Záver
Zoznam použitých zdrojov
Úvod
Témou práce v kurze je „Organizácia práce personálnej služby“.
HR servis je vizitkou podniku. Prvým krokom človeka v podniku je personálna služba. Je ľudskou prirodzenosťou pamätať si začiatok a koniec rôznych udalostí. Zistili to psychológovia. Pre každého človeka stačí nájsť svoje miesto. Na jednom mieste je zamestnanec neefektívny, ale na inom je génius. V každom možno nájsť schopnosti, ktoré umožnia človeku pracovať v určitej oblasti s maximálnou efektivitou.
Relevantnosť témy je odôvodnená tým, že potrebný nábor personálu, racionalita výberu a plán personálnej stratégie, potrebný počet personálu bude závisieť od správnej organizácie činnosti personálnych služieb, aby sa v budúcnosti bola by schopná implementovať personálnu politiku bez toho, aby umožnila znižovanie alebo prepúšťanie zamestnancov.
Cieľom tejto práce je analyzovať organizáciu HR služieb v podniku.
Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť nasledujúce úlohy:
identifikovať úlohy a funkcie personálnej služby podniku;
študovať a analyzovať regulačné dokumenty upravujúce činnosť HR oddelenia;
preskúmať vlastnosti personálnej dokumentácie.
Predmetom štúdia je personálna služba organizácie.
Predmetom práce sú dokumenty upravujúce prácu personálnej služby organizácie.
Práca v kurze pozostáva z úvodu, štyroch kapitol, záveru, zoznamu použitých zdrojov a prílohy.
1. Pojem, úlohy a funkcie personálnej služby
Personálna služba (služba personálneho manažmentu) je štrukturálny útvar oprávnený vykonávať personálne riadenie a organizačné a metodické riadenie činností personálneho manažmentu realizovaných v podniku.
V súčasnosti môžu HR služby vykonávať tieto funkcie:
· plánovanie pracovnej sily - určovanie personálnych potrieb v závislosti od stratégie organizácie, vyhľadávanie špecialistov, vytváranie personálnej rezervy;
· zabezpečenie personálu - výber kandidátov a výber personálu z rezervnej skupiny;
· organizácia kancelárskej práce - príprava a vyhotovenie personálnych dokumentov (zmluvy, objednávky, zošity a pod.), organizácia práce s nimi (evidencia, kontrola, priebežné skladovanie, nomenklatúra prípadov, skúmanie hodnoty, príprava a presun na sklad v r. archív);
· vykonávanie certifikácie zamestnancov organizácie;
· školenie, preškoľovanie a ďalšie školenie personálu;
· analýza pohybu a fluktuácie zamestnancov;
· identifikácia sociálneho napätia v tíme a jeho uvoľnenie;
· koordinácia prác na stabilizáciu pracovných podmienok a dodržiavanie bezpečnostných opatrení;
· riadenie disciplíny.
V posledných rokoch sa navrhovalo, aby funkcie personálnej služby zahŕňali organizáciu odmeňovania, čo znamená certifikáciu pracovných miest, určenie štruktúry odmeňovania a štruktúry benefitov, sústavy ukazovateľov práce a analýzu trhu práce. .
Hlavné úlohy personálnej práce v podniku možno rozdeliť do nasledujúcich oblastí:
.Riadenie účtovníctva a kontroly personálnej práce zahŕňa riešenie týchto hlavných úloh:
· najímanie pracovníkov do podniku;
· účtovníctvo zamestnancov;
· prepúšťanie zamestnancov;
· práca s dočasne neprítomnými zamestnancami podniku (pracovníci na dovolenke, neprítomní z dôvodu choroby, odišli na služobné cesty atď.).
2. Smerovanie plánovania a regulácie:
· výber (hľadanie a výber) pracovníkov pre podnik;
· umiestňovanie zamestnancov podniku;
· pohyb zamestnancov podniku;
· nástup do pozície a adaptácia zamestnancov.
3. Reporting a analytické smerovanie personálnej práce:
· zamestnanecké štúdium;
· hodnotenie výkonu zamestnancov;
· analytická práca;
· príprava správ.
4. Smerovanie koordinácie a informácií:
· odborná príprava (školenie a rekvalifikácia) pracovníkov;
· organizovanie prijímania zamestnancov spoločnosti (v úradných a osobných záležitostiach);
· pracovať s písomnými žiadosťami zamestnancov podniku;
· archívne a referenčné práce.
5. Organizačné a metodické smerovanie:
· dokumentovanie činnosti zamestnancov podniku;
· personálna práca v oddeleniach podniku;
· HR plánovanie;
· riadenie personálnej práce.
Všetky úlohy oddelenia ľudských zdrojov sú určené špecifikami práce organizácie, pričom sa zohľadňujú:
· veľkosť organizácie;
· obchodné smerovanie (výroba, obchod, poskytovanie služieb obyvateľstvu);
· strategické ciele organizácie;
· stupeň rozvoja organizácie;
· počet zamestnancov;
· prioritné úlohy práce s personálom.
Princípy budovania moderného systému personálneho manažmentu sú:
· efektívnosť výberu a umiestňovania zamestnancov;
· spravodlivosť odmeňovania a motivácie, odmeňovanie nielen za individuálne, ale aj kolektívne úspechy;
· podpora zamestnancov v súlade s pracovnými výsledkami, kvalifikáciou, schopnosťami, osobnými záujmami a potrebami organizácie;
· rýchle a efektívne riešenie osobných problémov.
Práca personálnych služieb má dva smery: taktické a strategické.
V rámci taktického smerovania prebieha priebežná personálna práca:
· analýza stavu a plánovanie personálnych potrieb, vývoj personálnych harmonogramov, nábor, hodnotenie a výber personálu;
·testovanie;
· plánovanie okamžitých pohybov a prepúšťaní zamestnancov, bežné účtovníctvo a kontrola, školenia, rekvalifikácie a ďalšie školenia, vytváranie rezervy na povýšenie, presadzovanie organizačných hodnôt a vzdelávanie personálu v ich duchu.
Za hlavnú činnosť služieb ľudských zdrojov sa považuje tvorba pracovných zdrojov: plánovanie ich potreby a organizovanie praktických činností na nábor personálu, riešenie konfliktov a implementácia sociálnej politiky.
Podstatou personálnej práce je určiť, čo presne, kým, ako a pomocou čoho sa má v danej chvíli v oblasti personálneho manažmentu v praxi robiť. Riešenie týchto každodenných úloh je založené na administratívnych metódach.
Strategické smerovanie práce personálnych služieb je zamerané na formovanie personálnej politiky organizácie – systému teoretických názorov, predstáv, požiadaviek, praktických činností v oblasti práce s personálom, jej hlavných foriem a metód.
Na základe tejto kapitoly môžeme poznamenať, že personálna služba je povinným článkom v organizácii podniku a úlohy personálnej služby závisia od oblastí činnosti podniku. A tiež správna organizácia riadenia personálnych záznamov je kľúčom k prosperite podniku, ale práca personálnej služby sa neobmedzuje len na účtovníctvo a štatistiku, pretože je základom analýzy a plánovania potenciálu podniku.
2. Základy služby HR
1 Predpisy o personálnom oddelení
Jednou z prvých etáp pri organizovaní práce podniku je vypracovanie predpisov o personálnom oddelení. Obsahuje úlohy, funkcie, práva a povinnosti personálu organizácie.
· Predpisy oddelenia ľudských zdrojov obsahujú niekoľko častí:
· všeobecné ustanovenia;
úlohy;
·štruktúra;
funkcie;
· vzťahy s ostatnými oddeleniami podniku;
práva;
· zodpovednosť.
V časti „Všeobecné ustanovenia“ sa uvádza podriadenosť oddelenia ľudských zdrojov riaditeľovi podniku.
Časť „Úlohy“ obsahuje jasne formulované oblasti činnosti oddelenia, z ktorých najdôležitejšie sú organizácia práce na zabezpečenie výberu, umiestňovania a využívania pracovníkov a špecialistov; vytvorenie stabilného pracovného tímu; vytvorenie rezervy; organizácia systému personálneho účtovníctva.
V časti „Štruktúra“ je uvedený postup vypracovania a schvaľovania štruktúry oddelenia, jeho početného zloženia, oblastí práce a pridelených úsekov oddelenia.
Časť „Funkcie“ pojednáva o funkčných zodpovednostiach v oblasti personálnej práce:
· vývoj personálnych plánov;
· evidencia prijímania, prevodu a prepúšťania zamestnancov v súlade s pracovnou legislatívou;
· účtovníctvo personálu podniku;
· ukladanie a vypĺňanie pracovných kníh, vedenie dokumentácie kancelárskych prác;
· kontrola vykonávania príkazov a pokynov pre prácu s personálom vedúcimi oddelení;
· študovať pohyb zamestnancov, analyzovať fluktuáciu zamestnancov, vyvíjať opatrenia na jej odstránenie;
· analýza zloženia a obchodných kvalít špecialistov podniku na účely ich racionálneho využitia;
· vytváranie podmienok na zvyšovanie vzdelanostnej a kvalifikačnej úrovne odborníkov;
· pracovať na vytvorení rezervy na nomináciu;
· príprava návrhov na zlepšenie umiestňovania a využívania pracovníkov;
· príprava a systematizácia materiálov pre certifikačnú komisiu;
· Príprava materiálov na poskytovanie stimulov a ocenení pre pracovníkov, špecialistov a zamestnancov;
· prijatie opatrení na nájdenie zamestnania pre prepustených pracovníkov;
· sledovanie a inštruktáž zamestnancov personálneho oddelenia;
· organizovanie kontroly stavu pracovnej disciplíny a vnútorných pracovných predpisov;
· Vedenie všetkých správ o personálnych záležitostiach.
Sekcia „Vzťahy s inými divíziami podniku“ obsahuje zoznam dokumentov, ktoré prijíma personálne oddelenie, a dokumentov, ktoré sa z personálneho oddelenia odosielajú iným divíziám.
Od ostatných oddelení personálne oddelenie dostáva žiadosti o prijatie pracovníkov a zamestnancov, návrhy na stimuly a rozvrhy dovoleniek.
Z oddelenia ľudských zdrojov sa na oddelenia zasielajú informácie o porušovateľoch pracovnej disciplíny, kópie príkazov na prijatie do zamestnania, presun v rámci podniku, prepúšťanie zamestnancov, zmeny v pracovnoprávnych predpisoch a informácie o otázkach pracovnej disciplíny.
V časti „Práva“ sú uvedené hlavné právomoci oddelenia ľudských zdrojov:
· právo požadovať od všetkých divízií podniku materiály potrebné na plnú prevádzku oddelenia ľudských zdrojov;
· právo prijímať zamestnancov podniku v otázkach prijatia, premiestnenia a prepustenia;
· právo komunikovať s inými organizáciami o otázkach výberu personálu;
· právo požadovať od iných oddelení povinné vykonávanie tých pokynov, ktoré ustanovujú predpisy o personálnom oddelení.
Časť „Zodpovednosť“ ustanovuje zodpovednosť vedúceho personálneho útvaru za výkon funkcií zaradených do útvaru a zodpovednosť zamestnancov útvaru, ktorá je ustanovená náplňou práce.
2.2 Náplň práce zamestnancov HR oddelenia
Pracovná náplň zamestnanca personálneho oddelenia, ako každá iná pracovná náplň, v súlade s odsekom 5 uznesenia Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 9.2.2004 č.9 „O schválení postupu pri podávaní žiadosti Jednotný kvalifikačný adresár pozícií manažérov, špecialistov a zamestnancov“ pozostáva z troch častí: „Pracovné povinnosti“, „Požiadavky na znalosti“ a „Kvalifikačné požiadavky“.
Povinnosti vedúceho oddelenia ľudských zdrojov sú:
· riadenie práce oddelenia;
· zabezpečenie vykonania práce;
· vypracovanie potrebnej dokumentácie, návrhov, odporúčaní, pokynov;
· zabezpečenie racionálneho využívania materiálnych, finančných a technických prostriedkov;
· vykonávanie prác na ochranu informácií tvoriacich obchodné tajomstvo;
· zabezpečenie racionálneho rozdelenia pracovnej záťaže medzi zamestnancov oddelenia;
· vytváranie podmienok pre pokročilú odbornú prípravu personálu;
· kontrola dodržiavania interných pracovných predpisov zamestnancami, bezpečnostných pravidiel a predpisov, výroby a pracovnej disciplíny;
· predkladanie návrhov na odmeňovanie významných zamestnancov a ukladanie pokút pre tých, ktorí porušujú výrobnú a pracovnú disciplínu;
· zabezpečenie prípravy štatutárneho výkazníctva.
Vedúci oddelenia ľudských zdrojov musí vedieť:
· uznesenia, príkazy, príkazy, iné riadiace a regulačné dokumenty vyšších a iných orgánov týkajúce sa činnosti rezortu;
· základy ekonomiky, organizácie práce a manažmentu;
· vnútorné pracovné predpisy;
· pravidlá a predpisy ochrany práce, bezpečnosti, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.
V rozpočtových organizáciách sú stanovené kvalifikačné požiadavky na stanovenie miezd. Napríklad vyššie odborné vzdelanie a minimálne 5 rokov praxe v príslušnom odbore. Pre komerčné organizácie môžu takéto požiadavky slúžiť len ako usmernenie pri stanovovaní miezd.
Pracovná tabuľka HR oddelenia obsahuje spravidla tieto pozície: vedúci HR oddelenia; HR inšpektor; psychológ; HR špecialista a ďalší.
2.3 Štruktúra a formy personálnej služby
Organizačné formy personálnej služby môžu byť nasledovné:
· personálne oddelenie;
· personálny manažment;
·HR oddelenie;
· personálne oddelenie;
personálne centrum
Kancelárske práce v personálnej službe môže vykonávať jedna osoba - personálny inšpektor (manažér) alebo sekretárka vedúceho.
Pri výbere organizačnej formy pre personálnu službu musí manažér pochopiť, že jeho rozhodnutie je určené úrovňou personálu organizácie.
V závislosti od počtu zamestnancov možno organizácie rozdeliť do troch kategórií:
)Veľké, keď má organizácia niekoľko stoviek (tisícov) zamestnancov;
)Stredná, keď počet zamestnancov nepresahuje tristo ľudí;
)Malý, pozostávajúci z niekoľkých zamestnancov.
Vo veľkých organizáciách, najmä v tých, ktoré majú dcérske spoločnosti v regiónoch Ruska, sa odporúča vytvoriť personálny manažment, personálny manažment av stredne veľkých - personálne oddelenia. V malých organizáciách môžu byť prácou s personálnou dokumentáciou poverení personálni inšpektori (manažéri) alebo sekretárky manažéra. V tomto prípade sa výkon tejto funkcie musí odraziť v pracovnej náplni kontrolóra alebo tajomníka.
Štruktúra personálnej služby a jej personálna úroveň závisia od viacerých faktorov, z ktorých hlavné sú:
odvetvová príslušnosť podniku;
miesto podniku v ekonomike (svetová úroveň, štátna, regionálna, miestna);
úroveň centralizácie riadenia;
typ podniku (miestna spoločnosť, holding);
definovanie ekonomických ukazovateľov;
počet zamestnancov podniku;
koncepcia personálneho manažmentu;
personálna politika (priority, stratégia, taktika);
stav regionálneho trhu práce;
dostupnosť regionálnej vzdelávacej infraštruktúry;
pohlavie a vek zamestnancov;
technologické vlastnosti výroby;
úroveň odbornej prípravy špecialistov personálnej služby.
V závislosti od veľkosti konkrétnej organizácie sa rozlišujú tieto organizačné formy personálnej práce:
· samostatná štrukturálna jednotka s priamou podriadenosťou vedúcemu organizácie alebo jeho zástupcovi;
· výkon funkcií HR jednotlivým zamestnancom organizácie;
· Vykonávanie HR funkcií v kombinácii s inou prácou.
V malých firmách (do 100 ľudí) stačia dvaja personalisti, v stredne veľkých organizáciách (do 500 ľudí), vo väčších spoločnostiach (nad 1500 ľudí) je vhodné vytvoriť HR oddelenie s tromi až štyrmi personalistami; ), sedem až desať zamestnancov obsluhy.
Obrázok 1 - Štruktúra podnikovej personálnej služby
V rámci interakcie s inými divíziami organizácie od nich personálna služba dostáva žiadosti o nábor pracovníkov a špecialistov, návrhy stimulov, plány dovoleniek atď.
Z personálnej služby sa na oddelenia posielajú:
) informácie o porušovateľoch pracovnej disciplíny;
2)kópie príkazov o prijímaní nových zamestnancov, pohybe v rámci organizácie, prepúšťaní zamestnancov;
)kópie príkazov na schválenie (novelizáciu) vnútorného pracovného poriadku;
)informácie súvisiace s otázkami dodržiavania pracovnej disciplíny.
Od účtovného oddelenia personálna služba dostáva rozvrhy zamestnancov, výpočty požiadaviek na prácu, platové listy na registráciu dôchodkov pre starobu, invaliditu, pozostalých atď.
Personálna služba zase predkladá účtovnému oddeleniu informácie o počte zamestnancov, neprítomnosti, fluktuácii zamestnancov, pracovných výkazoch, príkazoch na prijatie, premiestnenie a prepustenie, výkazy o dočasnej invalidite na platbu, informácie o pravidelných dovolenkách zamestnancov atď.
Personálna služba má spravidla tieto právomoci:
· požadovať od všetkých oddelení organizácie predloženie materiálov potrebných na jej prácu;
· prijímať zamestnancov a organizácie v otázkach premiestnenia a prepúšťania;
· komunikovať s inými organizáciami v otázke výberu personálu;
· požadovať od ostatných útvarov povinné vykonávanie tých pokynov, ktoré ustanovujú predpisy o personálnom útvare.
Predpisy o personálnom útvare ustanovujú zodpovednosť vedúceho personálneho útvaru za výkon funkcií pridelených útvaru a zodpovednosť zamestnancov útvaru, ktorá je ustanovená náplňou práce.
2.4 Pracovné normy pre zamestnancov HR
Pre zamestnancov personálnych služieb, ako aj pre zamestnancov iných štrukturálnych divízií organizácie Zákonník práce Ruskej federácie zaručuje:
· štátna pomoc systémovej organizácii regulácie práce;
· používanie systémov normalizácie práce určených zamestnávateľom s prihliadnutím na stanovisko voleného odborového orgánu alebo ustanovených v kolektívnej zmluve.
Pracovné normy (pracovné normy) sú normy pre výrobu, čas a služby. Zriaďujú sa pre pracovníkov v súlade s dosiahnutou úrovňou technológie, výroby a organizácie práce. Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť zamestnancom bežné podmienky na plnenie výrobných noriem. Zákonník práce Ruskej federácie (články 159, 160, 163) definuje, čo sa vzťahuje na tieto podmienky:
· dobrý stav priestorov, konštrukcií, strojov, technologických zariadení a zariadení;
· včasné poskytnutie technickej a inej dokumentácie potrebnej na prácu;
· správna kvalita materiálov, nástrojov, iných prostriedkov a predmetov potrebných na výkon práce, ich včasné poskytnutie zamestnancovi;
· pracovné podmienky, ktoré spĺňajú požiadavky na ochranu práce a bezpečnosť výroby.
Výrobné štandardy pre každého HR zamestnanca, v súlade s jeho pracovnými povinnosťami, ako aj počet HR zamestnancov možno vypočítať pomocou „Medziodvetvových konsolidovaných časových štandardov pre personálne a personálne účtovníctvo“.
V tejto kapitole sme zistili, že základ činnosti personálnej služby spočíva v organizovanej práci zamestnancov podniku, vrátane zamestnancov personálnej služby. Identifikovali sme funkcie, za ktoré zodpovedá personálna služba a vzťah s ostatnými oddeleniami v organizácii. Oboznámili sme sa aj s hierarchiou v personálnej službe.
3. Regulačné akty upravujúce otázky správy osobných záznamov v Rusku
Tabuľka 1 - Zákony upravujúce postup pri práci s personálnymi dokumentmi:
č Názov dokumentu a dátum jeho schválenia Užitočné informácie pre zamestnanca personálnej služby 1 Zákonník práce Ruskej federácie (Zákonník práce Ruskej federácie). Zákonník práce Ruskej federácie v oblasti dokumentácie, prijatý Štátnou dumou Ruskej federácie 21. decembra 2001: - Ustanovuje povinnú aplikáciu viacerých právnych aktov; vnútorný pracovný poriadok, rozvrh dovoleniek atď. (články 123, 190 atď.). - Určuje dokumenty, ktoré dokumentujú personálne postupy: nábor, prevod, ukončenie pracovných zmlúv, dovolenky, stimuly a pokuty pre zamestnancov (články 67, 68, 84 atď.). - Stanovuje lehoty na spracovanie podkladov a postup oboznamovania zamestnancov 9. čl. 14, 67, 68) - Zavádza povinné vypracovanie dokumentov, ktoré by mali upravovať postup pri prenose osobných údajov zamestnancov (článok 88). - Stanovuje postup schvaľovania dokumentov alebo zohľadnenia stanoviska zastupiteľského orgánu (články 8, 136, 190 atď.).2 Federálny zákon z 20. februára 1995 č. 24-FZ „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ (Zbierka zákonov Ruskej federácie. 1995 č. 8. čl. 609) Ustanovuje povinnosť dokumentovať informácie a ustanovuje povinnosť poskytovať informácie vládnym orgánom. Článok 5. Dokumentácia informácií Dokument prijatý z automatizovaného informačného systému nadobúda právnu platnosť po jeho podpísaní úradníkom spôsobom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie. Článok 15. Povinnosti a zodpovednosť vlastníka informačných zdrojov Vlastník informačných zdrojov je právne zodpovedný za porušenie pravidiel práce s informáciami spôsobom predpísaným legislatívou Ruskej federácie.3 Federálny zákon „O akciových spoločnostiach“ ( Článok 89) a federálny zákon „o spoločnostiach s ručením obmedzeným“ „(článok 50) určuje zodpovednosť spoločností za uchovávanie dokumentov a ich zloženie. Zákon ustanovuje nielen povinnosť uschovávať písomnosti v mieste jej výkonného orgánu, ale aj povinnosť odovzdať písomnosti do štátnej úschovne. „Spoločnosť je zodpovedná za organizáciu dokumentov a musí vykonať prácu na ich uchovaní v súlade s pokynmi a odporúčaniami archívnych orgánov Ruskej federácie.“4 Nariadenie vlády Ruskej federácie č. 225 zo 16. apríla 2003 "V pracovných knihách." Uznesenie Ministerstva práce a sociálneho rozvoja Ruskej federácie zo dňa 10.10.2003 č. 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie zošitov“ stanovuje pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, tvorbu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávatelia. Ustanovuje formu zošita a formu prílohy v zošite, ako aj všeobecný postup ich vedenia 5 Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené Federálnou archívnou službou Ruska 27. novembra , 2000. Návod obsahuje základné náležitosti formulárov dokumentov, skladbu podrobností a ich evidenciu Okrem pravidiel spracovania dokumentov sa tu rozoberajú otázky technológie spracovania a postupov ukladania. Využiteľné v komerčných organizáciách na vypracovanie interných pokynov pre kancelársku prácu 6 Album jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a platby. NIPI statinform Goskomstat of Russia, 2004. Jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie sa vzťahujú na právnické osoby všetkých organizačných a právnych foriem a foriem vlastníctva a na účtovanie o použití pracovného času a zúčtovanie s personálom na mzdy - na právnické osoby všetkých organizačné a právne formy a formy vlastníctva , okrem rozpočtových inštitúcií.7 Zoznam štandardných dokumentov vznikajúcich pri činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania. Rosarkhiv. 2000. Obsahuje zoznam takmer všetkých možných reorganizácií dokumentov s uvedením lehôt ich uloženia 8GOST R 6.30-2003 „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov.“ Má poradný charakter. Definuje všeobecné požiadavky na prípravu dokumentov a skladbu ich detailov9 Základné pravidlá pre fungovanie archívov organizácií. Schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo 6. februára 2002. Hlavný dokument, ktorým sa ustanovuje systém ukladania dokumentov v kancelárskej práci a archívoch. Upravujú technológiu uchovávania dokumentov, obsahujú požiadavky na názvoslovie spisov, ustanovujú postup pri ich zostavovaní, koordinácii, schvaľovaní, používaní a uchovávaní.10 Celoruský klasifikátor robotníckych profesií, zamestnaneckých pozícií a tarifných kategórií OK 016-94 ( OK PDTR umožňuje zakódovať dotazník- biografické údaje o zamestnancoch, informácie o vzdelaní, zastávanej pozícii a pod. Slúži na vyplnenie množstva účtovných formulárov (T-2) používaných v personálnom servise. Ruský klasifikátor vzdelávacích odborov OK 009-93 (OKSO) Určený na kódovanie informácií o odboroch, špecializáciách, oblastiach vedomostí (vedy), oblasti školenia 12 Celoruský klasifikátor informácií o populácii (OKIN). dotazníky, osobné hárky, osobné karty T2 a iné účtovné formuláre. Vyplnenie údajov o veku, štátnom občianstve, národnosti, jazykoch národov Ruskej federácie a cudzích jazykoch, stupni znalosti jazykov, rodinnom stave a pod. musí zodpovedať zneniu uvedenému v klasifikátore.13 Jednotný kvalifikačný adresár pozícií, manažérov, špecialistov a zamestnancov Vytvára podklady pre vypracovanie inštrukcií náplne práce.14 Medziodvetvové integrované časové štandardy pre personálne a personálne účtovné práce je do roku 1996, možno ho však použiť ako metodický základ pre výpočet potrebného počtu zamestnancov personálneho oddelenia. Ide o akúsi metodickú príručku na stanovenie ceny pracovného času za prácu vykonávanú personálnou službou. Slúži aj na zdôvodnenie počtu zamestnancov HR. Okrem toho obsahuje zoznam všetkých potrebných dokumentačných operácií, stanovuje postupnosť práce s dokumentmi, stanovuje technológiu evidencie dokumentov a postup ich uchovávania. Obsahuje odporúčané formuláre pre personálne obsadzovanie a evidenciu personálu, vrátane registrov na registráciu osôb zodpovedných za vojenskú službu.15 Uznesenie Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi zo 16. júla 2003 č. 03-33/PS o schválení predpisov o postupe a podmienky uchovávania dokumentov akciových spoločností. Určuje postup pri uchovávaní a likvidácii dokumentov v spoločenstvách akciových spoločností.16Spolkový zákon z 27. júla 2006 č osobných údajov právnickými osobami s použitím alebo bez použitia nástrojov automatizácie. Určuje postup pri prijímaní, uchovávaní, spracúvaní, používaní a prenose osobných údajov zamestnancov (vrátane).
Niektoré z týchto dokumentov sa vzťahujú na štátne a rozpočtové organizácie, ale pri absencii regulačného rámca sú odporúčané na použitie v komerčných organizáciách a môžu byť použité ako metodická pomoc pri príprave miestnych aktov organizácie.
Po procese oboznámenia sa s predpismi upravujúcimi problematiku riadenia personálnych záznamov v Rusku môžem konštatovať, že počet týchto aktov je úplne dostatočný na koordinovanú prácu organizácie personálnej služby.
vedenie personálnej evidencie účtovník úradník
4. HR dokumenty
Činnosť personálnej služby organizácie je neoddeliteľnou súčasťou tak dôležitej a mimoriadne zodpovednej oblasti, akou je dokumentačná podpora manažmentu. Existuje určitý regulačný a metodický rámec upravujúci správnosť vyhotovenia dokumentov, organizáciu toku dokumentov v organizácii atď.
Pojmy „personálna dokumentácia“ alebo „personálna dokumentácia“ znamenajú súbor dokumentov obsahujúcich informácie o zamestnancoch podniku a činnosti personálnej služby: osobné a účtovné dokumenty, organizačné a administratívne, plánovacie a výkaznícke a štatistické dokumenty. Personálna dokumentácia je primárnym zdrojom informácií o pracovných skúsenostiach občanov a v tomto smere priamo súvisí so zabezpečením ich ústavných práv.
Personálna dokumentácia patrí do kategórie dlhodobo uložených dokumentov.
HR dokumenty sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:
· Personálna dokumentácia (vzniká v procese, keď si personálna služba plní svoje povinnosti pri dokumentovaní práce s personálom. Personálna dokumentácia je vždy „viazaná“ na konkrétneho zamestnanca a odráža špecifiká jeho pozície (profesie), podmienky zamestnania, pracovné výsledky a pod. .
· Výkonné dokumenty (tento typ interných dokumentov zahŕňa príkazy a smernice vedúceho. Vedúci organizácie s ich pomocou vykonáva právomoci na riadenie organizácie stanovené stanovami tejto organizácie. Príkazy prvého funkcionára spoločnosti sú rozdelené do dvoch nezávislých skupín).
· Dokumenty potvrdzujúce pracovnú činnosť zamestnanca (účelom týchto dokumentov je čo najpresnejšie odrážať pracovné skúsenosti zamestnanca).
· Informačné a zúčtovacie doklady (vedené personálnou službou na evidenciu osobných údajov zamestnancov, na zabezpečenie informácií súvisiacich s ich pracovnou činnosťou).
Je tiež dôležité vedieť, že v súčasnosti sú v platnosti nasledujúce jednotné formuláre pre personálnu evidenciu, ktorých vedenie v súlade s bodom 2 uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. je povinné pre všetky organizácie pôsobiace na území Ruskej federácie bez ohľadu na formy vlastníctva:
pracovná zmluva;
č. T-1 - príkaz (pokyn) na prijatie zamestnanca;
č. T-1a - príkaz (pokyn) na prijímanie pracovníkov;
č. T-2 - osobná karta zamestnanca;
č T-2GS (MS) - osobná karta štátneho (obecného) zamestnanca;
č.T-3 - personálny stôl;
č. T-4 - evidenčný preukaz vedeckého, vedeckého a pedagogického pracovníka;
č. T-5 - príkaz (pokyn) na preradenie zamestnanca na inú prácu;
č. T-5a - príkaz (pokyn) o preradení pracovníkov na inú prácu;
č. T-6 - príkaz (pokyn) o poskytnutí dovolenky zamestnancovi;
č. T-6a - príkaz (pokyn) o poskytovaní dovolenky zamestnancom;
č. T-7 – plán dovoleniek“;
č. T-8 „Príkaz (pokyn) na ukončenie (skončenie) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď);
č. T-8a - príkaz (pokyn) na skončenie (skončenie) pracovnej zmluvy so zamestnancami (výpoveď);
č. T-9 - príkaz (pokyn) na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu;
č. T-9a - príkaz (pokyn) o vyslaní pracovníkov na pracovnú cestu;
č. T-10 - cestovný preukaz;
č. T-10a - služobné zadanie na vyslanie na pracovnú cestu a správa o jeho vykonaní;
č. T-11 - príkaz (pokyn) na povzbudenie zamestnanca;
č. T-11a - príkaz (pokyn) na povzbudzovanie zamestnancov;
č. T-12 - pracovný výkaz a výpočet miezd;
č. T-13 - časový výkaz;
č. T-49 - výkaz miezd;
č.T-51 - mzdový list;
č. T-53 - mzdový list;
č.T-53a - mzdová evidencia;
č. T-54 - osobný účet;
č. T-54a - osobný účet (svt);
č. T-60 - poznámka-výpočet o poskytnutí dovolenky zamestnancovi;
č. T-61 - výpočet poznámky pri ukončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď);
č. T-73 - zákon o prijatí práce vykonávanej na pracovnú zmluvu na dobu určitú uzatvorenú na dobu určitú.
4.1 Pracovná zmluva
Pracovná zmluva sa uzatvára písomne medzi zamestnancom a administratívou zastúpenou vedúcim podniku a obsahuje hlavné podrobnosti:
názov dokumentu;
miesto zostavenia;
Dohoda je vyhotovená v dvoch kópiách, jedna zostáva v podniku a druhá sa dáva zamestnancovi.
4.2 Objednávky pre personál
Personálne príkazy sú najdôležitejším dokumentom, ktorý sa vypracúva v procese dokumentovania funkcií personálnej služby. Príkazy formalizujú prijímanie, prevod a prepúšťanie zamestnancov; poskytovanie dovoleniek, služobných ciest; zmeny pracovných podmienok a odmeňovania, zaradenie do platových tried a zmeny osobných údajov; stimuly a pokuty.
Personálne príkazy sa vydávajú na základe písomného odôvodnenia (napríklad: vyhlásenie zamestnanca, sobášny list so zmenou priezviska zamestnanca, memorandum)
Osobné vyhlásenie zamestnanca o prijatí, preložení alebo prepustení je napísané rukou alebo na hlavičkovom papieri organizácie. V žiadosti sa uvedie: názov štruktúrneho celku, názov druhu písomnosti, dátum, adresát (funkcia, priezvisko, iniciály konateľa), text, vlastnoručný podpis, odpis podpisu. Ďalej sa k žiadosti pripojí uznesenie manažéra a poznámka, že dokument bol vyhotovený a odoslaný prípadu.
Text rozkazu pre personál nemá uvedenú časť (sloveso „nariaďujem“). Personálne príkazy začínajú administratívnym úkonom. Prijať, vymenovať, previesť, prepustiť, zmeniť priezvisko, udeliť dovolenku.
Existujú individuálne a konsolidované zákazky pre personál. Jednotlivé obsahujú informácie o jednom zamestnancovi, zatiaľ čo konsolidované obsahujú informácie o viacerých zamestnancoch bez ohľadu na to, pod aké riadiace činnosti spadajú. Konsolidované objednávky by nemali obsahovať informácie s rôznymi lehotami uchovávania. Je vhodné zvýrazniť objednávky na dovolenky a služobné cesty, ktoré majú krátku trvanlivosť. Príkazy o odmenách a trestoch sa vydávajú individuálne.
Každý odsek príkazu pre zamestnancov musí byť formulovaný v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie.
Pri prijímaní do zamestnania sa stanovuje výška odmeny (plat, prémia) a prípadne podmienky zamestnania: dočasne, so skúšobnou dobou.
Pri preložení na inú prácu sa uvádza nová pozícia a oddelenie, typ preloženia, dôvod preloženia (v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie) a zmena mzdy.
Pri prepustení dôvod prepustenia podľa článkov Zákonníka práce Ruskej federácie.
Pri poskytovaní dovolenky - jej druh, trvanie, dátum začiatku a konca.
Pri ceste na pracovnú cestu - dátum a trvanie pracovných ciest, miesto určenia, názov podniku.
Pre odmeny a tresty - dôvod a druh odmeny alebo trestu.
Každý odsek príkazu musí končiť odkazom na písomný podklad správnej žaloby.
Personálne príkazy dávame do pozornosti zamestnancovi proti podpisu. Víza na oboznámenie zamestnancov môžu byť umiestnené buď za textom každého odseku objednávky, alebo po podpise manažéra.
Návrh nariadenia o zamestnancoch sa dohodne s úradníkmi, ako je hlavný účtovník, vedúci štrukturálnych divízií a právny poradca.
Objednávky pre personál musia byť zaregistrované. Registračná kniha slúži ako registračný formulár. V registračnej knihe sa uvádza: dátum a číslo objednávky, kto objednávku podpísal. Vzhľadom na rozdielnu trvanlivosť objednávok pre personál sa odporúča ich číslovanie podľa nasledujúceho pravidla. K poradovému číslu zákazky sa pridáva písmenové označenie (na odlíšenie od zákazky na hlavnú činnosť).
Informácie obsiahnuté v objednávkach pre personál (informácie o práci a stimuloch) sa zapisujú do pracovných kníh.
Pracovný poriadok (pokyn) je jednou z jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie, ktorej používanie je povinné pre všetky organizácie. (Príloha č. 1)
Príkaz (pokyn) na preradenie na inú prácu (tlačivo č. T-5) sa používa pri evidencii prestupu zamestnanca z jednej stavebnej jednotky do druhej. Vyplní personalista v jednom vyhotovení. (Príloha č. 2)
Objednávku (pokyn) schvaľuje vedúci štrukturálnej jednotky predchádzajúceho a nového pracoviska a podpisuje vedúci organizácie. Na základe tejto objednávky si HR oddelenie robí poznámky do osobnej karty, zošita a iných dokumentov.
Na rubovú stranu sa vyhotovujú poznámky o neodovzdanom majetku a hmotnom majetku, ktorý patrí zamestnancovi na jeho predchádzajúcom pracovisku.
Príkaz (pokyn) o poskytovaní dovolenky (tlačivo č. T-6) slúži na formalizáciu riadnych a iných druhov dovoleniek poskytovaných zamestnancom v súlade so Zákonníkom práce, platnými právnymi predpismi a predpismi, kolektívnou zmluvou a rozvrhom dovoleniek. (Príloha č. 3)
Vypĺňa sa v dvoch kópiách: jeden zostáva na personálnom oddelení, druhý sa presunie do účtovného oddelenia. Podpísané vedúcim štrukturálnej jednotky a vedúcim organizácie.
Na základe príkazu na poskytnutie dovolenky urobí personálne oddelenie poznámky na osobnú kartu zamestnanca a účtovné oddelenie vypočíta mzdu za dovolenku. Pri poskytovaní dovolenky bez odmeny sa vedľa údaja o počte dní dovolenky uvádza „bez mzdy“. V časti „Časovo rozlíšené“ v stĺpci 1 prázdne riadky označujú mesiace, za ktoré boli mzdy časovo rozlíšené.
4.3 Osobná karta zamestnanca
Osobná karta (tlačivo č. T-2) sa vypĺňa v jednom vyhotovení na základe dokladov (príloha č. 4):
pasy;
vojenský preukaz;
pracovná kniha;
na základe prieskumu zamestnancov.
Voľné riadky môžu byť naplnené údajmi podľa uváženia organizácie. Po vyplnení časti „Všeobecné informácie“ osoba uchádzajúca sa o prácu podpíše osobnú kartu a uvedie dátum dokončenia.
V oddiele 1 sa uvádzajú aj názvy a dátumy skončenia druhej vzdelávacej inštitúcie vyššieho alebo stredného odborného vzdelávania.
Pri vypĺňaní oddielu 2 sa vojenská služba zaznamená s uvedením pozície.
V § 3 je správa povinná oboznámiť zamestnanca s každým zápisom vykonaným na základe príkazu proti prevzatiu.
Pri vypĺňaní časti 4 „Certifikácia“ osobnej karty sú vyplnené všetky stĺpce a stĺpce. Označujú:
· dátum certifikácie;
· rozhodnutie komisie, napríklad: „presunúť na pozíciu“, „poslať na ďalšie školenie“;
Stĺpec „Základ“ môže byť prázdny. Prípadne môže označovať príkaz organizácie na vyslanie zamestnanca na certifikáciu alebo príkaz na schválenie výsledkov certifikácie.
Údaje o zdokonaľovaní sa evidujú na základe dokladov predložených zamestnancom.
V časti 5 „Zvyšovanie kvalifikácie“ sa uvádza:
· dátumy začiatku a konca školenia;
· druh pokročilého školenia;
· názov vzdelávacej inštitúcie, fakulta zdokonaľovacieho vzdelávania na vysokej škole, fakulta zdokonaľovacieho vzdelávania na strednom odbornom vzdelávacom zariadení, ústav zdokonaľovacieho vzdelávania, zdokonaľovacie kurzy na ministerstve, zdokonaľovacie kurzy v podnikoch, výskumných a projekčných organizáciách, vyš. a stredoškolské odborné inštitúcie, vzdelávacie ústavy a ich odbory);
· druh dokladu (osvedčenie, identifikácia);
· Stĺpec „Základy“ môže zostať prázdny alebo môže znamenať príkaz organizácie poslať zamestnanca na pokročilé školenie.
Obdobne časť 6 obsahuje informácie o odbornej rekvalifikácii s uvedením špecializácie (smeru, profesie), v ktorej rekvalifikácia prebieha.
Pri vypĺňaní časti 7 Stimuly a odmeny musíte uviesť, aké druhy stimulov sa zamestnancovi uplatňujú (na organizačnej úrovni, ako aj na úrovni ministerstiev a oddelení), ako aj uviesť štátne vyznamenania.
V § 8 „Dovolenka“ sa vedie evidencia všetkých druhov dovoleniek poskytnutých zamestnancovi počas výkonu práce v organizácii. Podkladom na vykonanie zápisov sú príkazy na udelenie dovolenky.
Pri vypĺňaní tabuľky dovoleniek na základe objednávky sa zadáva len dátum nástupu na dovolenku. Dátum skončenia dovolenky sa zadáva po návrate zamestnanca z dovolenky. Dôvodom je skutočnosť, že ak je zamestnanec odvolaný z dovolenky alebo je prerušený, v stĺpci „Dátum ukončenia“ bude uvedený dátum, kedy sa zamestnanec vráti do práce, a nie plánovaný dátum skončenia dovolenky podľa objednávky.
Neplatené voľno musí byť uvedené v tej istej tabuľke. Zohľadňuje sa pri výpočte dĺžky služby, ktorá dáva nárok na ročnú základnú platenú dovolenku, keďže podľa čl. 121 Zákonníka práce Ruskej federácie nezahŕňa čas poskytnutia zamestnaneckej dovolenky bez odmeny, ak ich celková dĺžka presiahne 14 kalendárnych dní počas pracovného roka.
V časti 9 „Sociálne výhody“ by sa mal uvádzať zoznam výhod a ich dôvodov, ktoré zamestnancovi poskytuje federálny zákon, stanovy a miestne predpisy organizácie.
V prípade potreby sa vyplní oddiel 10 „Dodatočné informácie“:
· informácie o externom štúdiu (večer), korešpondencia, externé oddelenia inštitúcií vyššieho a stredného odborného vzdelávania (uveďte aj dátumy prijatia na vzdelávaciu inštitúciu a jej ukončenia);
· informácie o pracujúcej osobe so zdravotným postihnutím s uvedením osvedčenia, skupiny zdravotného postihnutia a dátumu jej vzniku (zmeny), príčiny zdravotného postihnutia;
· záver odbornej komisie o podmienkach a povahe práce.
Po prepustení zamestnanca z organizácie sa v oddiele XI vykonajú záznamy o dôvodoch prepustenia,“ kde sa uvádza rozpis dôvodov prepustenia zamestnanca v súlade s presným znením uvedeným v Zákonníku práce Ruskej federácie. dátum prepustenia a číslo rozhodnutia o prepustení.
Pri uzatváraní osobnej karty T-2 personalista podpíše svoj osobný podpis s jej prepisom a uvedením pozície. Rovnakým spôsobom sa podpisuje aj samotný zamestnanec. V tomto prípade podpis zamestnanca potvrdzuje súhlas so všetkými údajmi vykonanými na jeho osobnej karte.
4.4 Pracovný záznam
Podľa článku 66 Zákonníka práce Ruskej federácie je pracovná kniha zavedeného formulára hlavným dokumentom o pracovnej činnosti zamestnanca a dĺžke služby. Počas celého obdobia činnosti zamestnanca v organizácii sa informácie o ňom odrážajú v tomto dokumente. (Príloha č. 5)
Práca s pracovnými knihami a zapisovanie do nich je prísne regulovaná: podľa čl. 66 Zákonníka práce Ruskej federácie formu, postup vedenia a uchovávania pracovných zošitov, ako aj postup vytvárania tlačív pracovných zošitov a ich poskytovania zamestnávateľom stanovuje vláda Ruskej federácie.
Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“ schválilo formu pracovného zošita, formu prílohy v zošite a pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, výrobu prác a ich poskytovanie zamestnávateľom. Rezolúcia Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69 schválila pokyny na vypĺňanie pracovných zošitov.
Podľa týchto pravidiel je zamestnávateľ povinný viesť pracovnú knihu za každého zamestnanca, ktorý v organizácii odpracoval viac ako päť dní, ak ide o prácu pre zamestnanca hlavná. Zamestnanec, ktorý prvýkrát vstupuje do práce, dostane pracovnú knihu, ktorú vyplní za jeho prítomnosti najneskôr do týždňa od dátumu prijatia do zamestnania. Jednotlivý zamestnávateľ nemá právo vykonávať zápisy do pracovných kníh zamestnancov, ako aj vydávať pracovné knihy zamestnancom prijatým prvýkrát.
Na potlačenie používania falošných pracovných zošitov vláda Ruskej federácie zaviazala Ministerstvo financií Ruskej federácie, aby schválilo postup poskytovania nových formulárov pracovných zošitov a príloh v nich zamestnávateľom a aby zamestnávateľom zabezpečili účtovanie pracovné knihy, ako aj formuláre pracovného zošita a prílohy.
Do zošita sa zapisujú tieto informácie:
· o zamestnancovi;
· o práci, ktorú vykonáva;
· o preradení na iné trvalé zamestnanie;
· o prepustení zamestnanca;
· dôvody ukončenia pracovnej zmluvy;
· o oceneniach za úspech v práci.
Informácie o trestoch sa do zošita nezapisujú, s výnimkou prípadov, keď je disciplinárnym trestom prepustenie.
Na žiadosť zamestnanca sa informácie o práci na čiastočný úväzok zapíšu do zošita na hlavnom pracovisku na základe podporného dokumentu.
Všetky záznamy o prijatí do zamestnania, presune na iné trvalé pracovné miesto, prepustení, oceneniach a stimuloch administratíva zapíše do zošita po vydaní objednávky, najneskôr však do týždňa, v prípade prepustenia - v deň prepustenia. Zápisy v zošite musia zodpovedať textu objednávky. Záznamy o dôvodoch ukončenia pracovnej zmluvy sa musia robiť v prísnom súlade so znením Zákonníka práce Ruskej federácie alebo federálneho zákona a odkazom na príslušný článok, odsek.
Pri registrácii zošita sa najskôr vyplní titulná strana s údajmi o zamestnancovi. Priezvisko, meno a priezvisko a dátum narodenia sa uvádzajú na základe pasu alebo rodného listu.
Vzdelanie - stredné, odborné stredné alebo vyššie - sa uvádza na základe dokladov (vysvedčenie, vysvedčenie, diplom). Evidenciu o neukončenom stredoškolskom alebo neukončenom vysokoškolskom vzdelaní možno vyhotoviť aj na základe príslušných dokladov.
Profesia alebo špecializácia je zaznamenaná v pracovnej knihe na základe dokladu o vzdelaní.
Po uvedení dátumu vyplnenia zošita zamestnanec svojim podpisom potvrdí, že zadané informácie sú správne.
Prvú stranu zošita podpíše osoba zodpovedná za vydávanie zošitov a potom sa pripevní pečiatka organizácie, na ktorej je zošit vyplnený prvýkrát.
Zmeny v záznamoch o priezvisku, mene, patronymii a dátume narodenia v pracovných knihách vykonáva administratíva na poslednom pracovisku na základe dokumentov (pas, rodný list, manželstvo alebo rozvod, zmena priezviska, mena, patronyma. ) as odkazom na číslo a dátum dokladov.
Tieto zmeny sa vykonajú na prvej strane zošita. Napríklad predchádzajúce priezvisko sa prečiarkne jedným riadkom a zapíšu sa nové údaje.
Záznamy sa robia opatrne pomocou guľôčkového pera alebo čierneho, modrého alebo fialového atramentu.
V prípade, že sú vyplnené všetky strany príslušných oddielov v zošite, zošit sa vyplní vložkou.
Vložka je všitá do pracovného zošita, vyplnená a udržiavaná správou podniku na mieste výkonu práce v rovnakom poradí ako pracovný zošit.
Príloha bez pracovného zošita je neplatná.
Ku každej vydanej prílohe sa v hornej časti prvej strany zošita umiestni pečiatka s nápisom: „Príloha vydaná“ a je tu uvedená aj séria a číslo prílohy.
S každým zápisom vykonaným na základe objednávky do zošita alebo prílohy, o prijatí do zamestnania, preradení na inú stálu prácu a prepustení je vedenie organizácie povinné oboznámiť majiteľa knihy (vložky) s podpisom v osobnú kartu, formulár č. T-2, v ktorej musí byť presný záznam z pracovného zošita (vložiť).
Keď je zamestnanec prepustený, všetky pracovné záznamy zapísané do pracovnej knihy počas jeho práce v organizácii sú potvrdené podpisom vedúceho podniku alebo ním osobitne poverenej osoby a pečiatkou podniku. Správa je povinná v deň prepustenia vydať pracovníkovi alebo zamestnancovi jeho pracovnú knihu s oznámením o prepustení.
4.5 Účtovné a kontrolné denníky a interná úradná korešpondencia
Na evidenciu personálnej dokumentácie (personálne príkazy, pracovné knihy, osobné spisy, občianske preukazy) sa v organizácii vedú registratúrne denníky (knihy). Správne zaznamenanie dokumentu (s konkrétnym prideleným číslom a značkou v dátume registrácie) mu dáva právnu silu (dôkaznú silu), pomocou ktorej môže zamestnávateľ s istotou vyhrať pracovný spor so zamestnancom.
Personálne oddelenie eviduje doklady o zamestnancoch a používa tieto registračné formuláre alebo ich vedú iné oprávnené osoby:
· denník registrácie pracovných zmlúv;
· záznam objednávok na nábor, prevod a prepustenie zamestnancov;
· denník príkazov na udelenie dovolenky;
· denník objednávok na pracovné cesty zamestnancov;
· denník registrácie cestovných osvedčení;
· denník pracovných úloh;
· protokol registrácie miestnych predpisov;
· kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nim;
· kniha príjmov a výdajov na účtovanie tlačív zošitov a príloh v nej;
· denník príkazov na odmeny a uloženie disciplinárnych sankcií;
· časopis na vydávanie osvedčení pre personál;
· evidencia práceneschopnosti;
· denník priemyselných nehôd.
Formuláre niektorých časopisov a kníh schvaľujú úradné orgány, zatiaľ čo iné formy vypracúva samotná organizácia.
Napríklad forma knihy na zaznamenávanie pohybu pracovných kníh a príloh k nim bola schválená uznesením Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.2003. č. 69. Protokol osobných záležitostí alebo protokol lekárskych prehliadok nemá odporúčanú formu, preto si ho vypracúva organizácia sama podľa vlastného uváženia.
Pri organizácii uchovávania personálnych dokumentov sa v prvom rade zohľadňuje ich sociálno-právna povaha, pretože tieto dokumenty sa používajú najmä na uspokojovanie sociálnych a právnych potrieb občanov (najmä na potvrdenie pracovných skúseností).
Interná korešpondencia v rámci organizácie sa používa na dokumentáciu všetkých personálnych rozhodnutí. Napríklad, aby sa zamestnanec dostal k disciplinárnej zodpovednosti, je potrebné získať od zamestnanca vysvetlenie.
Ak hovoríme o odmene zamestnanca, jeho priamy nadriadený posiela návrh na odmenu zamestnanca vedúcemu organizácie.
Pomocou internej úradnej korešpondencie prebieha aj oficiálna výmena názorov medzi funkcionármi organizácie, medzi funkcionármi a vedením organizácie.
V tejto kapitole sa pracovalo na oboznámení sa s dokumentmi personálnej služby a tiež sa vykonal rozbor a popis týchto dokumentov.
Záver
Objem a včasnosť všetkých prác závisí od zabezpečenia pracovných zdrojov organizácií a efektívnosti ich využívania. Preto je úloha, ktorú zohráva HR oddelenie v organizácii taká dôležitá.
Jednou z najdôležitejších funkcií organizácie práce HR služby je funkcia evidencie dokumentov upravujúcich plnenie všetkých úloh, ktorým HR manažéri čelia.
Problém práce s elektronickými informáciami sa stáva naliehavým. Prvým krokom k skvalitneniu personálnej obsluhy je preto zavedenie informačných technológií do procesu riadenia, ktoré vytvoria archívy elektronických databáz a skombinujú toky elektronických dokumentov.
Kľúčom k úspechu organizácie je efektívny personál, a preto sú špecialisti žiadaní. Často sa HR manažér stáva dirigentom nových myšlienok, zoznamuje manažéra s pokročilými metódami personálneho manažmentu a rieši všetky organizačné problémy.
Pre HR oddelenie je dnes dôležité nielen správne vyplniť personálnu dokumentáciu, ale aj zabezpečiť včasné obsadzovanie voľných pracovných miest, aby sa objem výroby udržal na správnej úrovni. Systém personálneho manažmentu musí byť naplánovaný tak, aby neustále dosahoval nárast pracovnej sily podniku o tých ľudí, ktorí majú dobré vedomosti a zručnosti, a aby takýchto pracovníkov bolo stále viac.
V dôsledku práce boli dokončené tieto úlohy: identifikácia podstaty personálnej služby podniku; štúdium a analýza regulačných dokumentov upravujúcich činnosť HR oddelenia; štúdium vlastností personálnej dokumentácie.
Po splnení úloh bol dosiahnutý nasledujúci cieľ: analýza organizácie HR služby v podniku.
Zoznam použitých zdrojov
úradník pre vedenie personálnej evidencie
1.Ústava Ruskej federácie - M.: Yurist, 2005.- 63 s.
2. Zákonník práce Ruskej federácie. Text so zmenami a doplnkami k 1.9.2007. - M.: Eksmo, 2007. -272 s.
Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie. OK 011-93. Schválené vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 229. Upravené dňa 17.12.2007.
Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“
Verkhovtsev A.V. Evidencia v personálnej službe - M.:INFRA-M, 2001. - 35 s.
Vyalová L.M. Dokumentačná podpora činnosti personálnej služby. Učebnica pre stredné odborné vzdelávanie. - M.: Vydavateľstvo "Akadémia", 2007. -189 s.
Grudtsyna L.Yu. Personalista. 2. vydanie, rozšírené a prepracované. - M.: Eksmo, 2007. -304 str.
Kirsanová M.V. Pracovná kniha: nové pravidlá údržby a skladovania. 2. vyd., upravené. - M.: OMEGA-L, 2006. -58 s.
Krasavin A.S. Dokumentovanie pracovných činností zamestnancov. - M.: INFRA-M, 2006. -101 s.
Kuznecovová T.V., Kuznecov S.L. Vedenie personálnej evidencie - M.: Knižná služba, 2006. -144 s.
Mitrofanová V.V. Pripravujeme personálne dokumenty: cvičnú príručku. - vyd. 2., revidované a rozšírené. - M.: Vydavateľstvo "Alfa-Press". 2008. - 304 s.
Sankina L.V. Príručka vedenia personálnych záznamov. 3. vydanie, rozšírené a prepracované. - M.: M CFR, 2003. -98 rokov.
Personálna služba //Wikipedia, The Free Encyclopedia
Správa osobných záznamov //Siriniti. 2014
15. Osobná karta zamestnanca T-2 // Personálne záležitosti.
Metodické materiály //Svet biznisu.2014
Formulár T-5 „Príkaz na preloženie zamestnanca na inú pozíciu“ //HRMaximum
Organizačný personál ako predmet riadenia //ORGTM.ru. 2012
HR web // 2013.
Pracovné zdroje //Prvotné materiály online. 2014
Doučovanie
Potrebujete pomôcť so štúdiom témy?
Naši špecialisti vám poradia alebo poskytnú doučovacie služby na témy, ktoré vás zaujímajú.
Odošlite žiadosť s uvedením témy práve teraz, aby ste sa dozvedeli o možnosti získania konzultácie.
HR oddelenie je štruktúra v organizácii, ktorá sa zaoberá personálnym manažmentom.
HR oddelenie nie je len funkčnou jednotkou, je aj tvárou spoločnosti, keďže práve na HR oddelení sa každý uchádzač začína zoznamovať s organizáciou.
Účel HR oddelenia
Cieľom HR oddelenia je prispieť k dosiahnutiu cieľov podniku (organizácie) zabezpečením podniku potrebným personálom a efektívnym využitím potenciálu zamestnancov.
Výber pracovníkov sa uskutočňuje pomocou špeciálne vyvinutých stratégií: predkladanie informácií o voľných pracovných miestach médiám a službám zamestnanosti, používanie výberových metód, testovania, postupov na adaptáciu špecialistov a následné pokročilé školenia.
Úlohy HR oddelenia
Hlavnou úlohou oddelenia ľudských zdrojov je správne zohľadniť prácu zamestnancov, určiť počet pracovných dní, dní voľna a dní choroby na výpočet miezd, dovolenky a predloženie informácií účtovnému oddeleniu organizácie.
Hlavné úlohy HR oddelenia sú tiež:
organizovanie výberu, náboru a prijímania personálu s požadovanou kvalifikáciou a v požadovanom objeme. Výber pracovníkov sa uskutočňuje pomocou špeciálne vyvinutých stratégií: od podávania informácií o voľných pracovných miestach v médiách a službách zamestnanosti až po využitie metód výberu, testovania, postupov na adaptáciu špecialistov a následného rozšíreného vzdelávania;
vytvorenie efektívneho personálneho systému;
rozvoj kariérnych plánov zamestnancov;
rozvoj personálnych technológií.
Okrem toho musí personálne oddelenie poskytnúť informácie o zamestnancoch Penzijnému fondu Ruskej federácie, poisťovniam, daňovým a migračným službám.
Funkcie HR oddelenia
Hlavnou funkciou HR oddelenia v podniku je výber zamestnancov.
Medzi hlavné funkcie HR oddelenia v podniku patria:
určenie personálnych potrieb organizácie a nábor zamestnancov spolu s vedúcimi oddelení;
analýza fluktuácie zamestnancov, hľadanie metód boja proti vysokej fluktuácii;
zavedenie systémov motivácie práce;
príprava pracovného stola spoločnosti;
evidencia osobných spisov zamestnancov, vydávanie potvrdení a kópií dokladov na požiadanie zamestnancov;
vykonávanie operácií s pracovnými knihami (príjem, vydávanie, vypĺňanie a ukladanie dokumentov);
vedenie evidencie dovoleniek, zostavovanie harmonogramov a vybavovanie dovoleniek v súlade s platnou pracovnoprávnou legislatívou;
organizovanie certifikácií zamestnancov;
príprava plánov vzdelávania zamestnancov.
Štruktúra HR oddelenia
Štruktúru personálneho oddelenia podniku a jeho počet určuje riaditeľ každej spoločnosti v závislosti od celkového počtu zamestnancov a charakteristík činnosti.
V malých firmách (do 100 zamestnancov) stačí jeden alebo dvaja personalisti.
Zároveň v malých podnikoch nemusí byť samostatný zamestnanec a takúto prácu vykonáva hlavný účtovník alebo generálny riaditeľ.
V stredne veľkých organizáciách (od 100 zamestnancov do 500 ľudí) je vhodné vytvoriť personálnu personálnu službu troch až štyroch personalistov.
Vo veľkých podnikoch s 500 a viac zamestnancami môže mať personálne oddelenie od 7 do 10 zamestnancov.
Vzťahy medzi HR oddelením a ostatnými oddeleniami
Na efektívne vykonávanie svojich funkcií musí HR oddelenie neustále a úzko spolupracovať s ostatnými oddeleniami podniku:
Interakcia s účtovným oddelením organizácie
Personálne oddelenie spolupracuje s účtovným oddelením organizácie pri riešení otázok týkajúcich sa miezd.
Oddelenie ľudských zdrojov teda predkladá dokumenty a kópie objednávok o prepustení, prijímaní do zamestnania, služobných cestách, dovolenkách, stimuloch alebo sankciách pre zamestnancov účtovnému oddeleniu organizácie.
Interakcia s právnym oddelením
Právne oddelenie poskytuje personálnym pracovníkom informácie o najnovších zmenách v platnej legislatíve a poskytuje komplexnú právnu podporu.
Interakcia s ostatnými oddeleniami spoločnosti
V personálnych otázkach je personálne oddelenie neustále v kontakte so všetkými štrukturálnymi divíziami spoločnosti.
Máte ešte otázky týkajúce sa účtovníctva a daní? Opýtajte sa ich na fóre „Platy a personál“.
HR oddelenie: údaje pre účtovníka
- Prepustenie z dôvodu absencie: kontroverzné otázky
kolegovia) nepriniesli výsledky. Vedúca oddelenia ľudských zdrojov Ivanova S.N. Spoľahlivosť... L. Objednávku preverili: – vedúca oddelenia ľudských zdrojov Ivanova S.N.; – vedúci terapeutickej... neprítomnosti. Žiadame Vás o poskytnutie vysvetlivky vedúcej HR oddelenia S.N. Zostavila: vedúca personálneho oddelenia Ivanova S.N., za prítomnosti... zamestnanec tiež odmietol. Vedúca oddelenia ľudských zdrojov Ivanova S. N. Spoľahlivosť...
- Pracovný list: praktická aplikácia
Účtovnému oddeleniu (personálnemu oddeleniu) nepredloží podpísaný obchádzkový list. Pokiaľ ide o toto... nepredloží účtovnému oddeleniu (personálnemu oddeleniu) podpísaný obchádzkový list. Do akej miery je to... dlh na nedodaných knihách; na oddelení ľudských zdrojov o predložení politiky VHI; v... zaradiť také oddelenia ako účtovníctvo, personalistika, sklad a pod. Spravidla... žiadosti o prepustenie štátneho zamestnanca personálne oddelenie vystaví prepúšťanému hárok (príloha...
- Ako urobiť z brigádnika hlavného zamestnanca?
Práca Podľa dostupných informácií na personálnom oddelení končíte v hlavnom zamestnaní... Kód č. 20 Ruskej federácie. Špecialista HR oddelenia Koneva Spoločnosť s ručením obmedzeným... Kód č. 20 Ruskej federácie. Špecialista HR oddelenia Koneva Spoločnosť s ručením obmedzeným... Kód č. 20 Ruskej federácie. HR špecialista Koneva spoločnosť s ručením obmedzeným...
- Indexovanie tabuľky zamestnancov v „1C: Platy a riadenie ľudských zdrojov 8“
Pracovník HR oddelenia musí vykonať zmeny v aktuálnej tabuľke zamestnancov z dôvodu... Zamestnanec HR oddelenia musí vykonať zmeny v aktuálnej tabuľke zamestnancov z dôvodu...
- Ak spoločnosť nemá špecialistu na ochranu práce
Na jednej strane personalistka Anna Petrovna Petrova, označovaná ako... Personalistka Anna Petrovna Petrova 23. októbra 2017 plní úlohy... . Ivanov Objednávku posúdila: špecialistka HR oddelenia Petrova, 19.10.2017 A...
- Čo sa mení v dizajne pracovných zošitov
Toto: “Originálny dokument sa nachádza na personálnom oddelení (názov organizácie)”, ako v príklade... možno získať napísaním žiadosti na personálne oddelenie organizácie. Účtovník môže vystaviť fotokópiu...
09.06.2018 poskytnúť na HR potvrdenie zo zdravotníckeho zariadenia potvrdzujúce skutočnosť... vykonaním objednávky je poverená vedúca HR oddelenia V.D. Egorova.) (podpis) (F.I.O.) Vedúca HR oddelenia Egorova V.D. /___________________________ ... darovať krv a kontaktovala HR oddelenie s otázkou o...