Contoh proses bisnis suatu perusahaan manufaktur. Apa proses bisnis perusahaan

Stanislav Tulchinsky

Direktur Umum dan Mitra LLC "b2b.Development Technologies"

Dalam praktik kerja saat ini, terutama setelah perekonomian keluar dari fase akut krisis, perusahaan kami seringkali harus menghadapi permintaan bantuan dari klien potensial dalam menjelaskan proses bisnis. Gagasan untuk melakukan pekerjaan tersebut, seperti upaya perubahan lainnya, dapat membawa manfaat besar bagi mereka yang memulai perubahan ini, dan juga memiliki efek samping yang tidak menyenangkan. Perusahaan kami memiliki pengalaman luas dalam mengembangkan dan meningkatkan perusahaan, dan oleh karena itu kami berusaha mengklasifikasikan dan menjelaskan beberapa fitur organisasi kerja dan pendekatan yang digunakan. Ada kemungkinan bahwa pekerjaan kami akan membantu mereka yang memutuskan untuk meningkatkan aktivitas perusahaan mereka untuk menghindari kesalahan paling umum ketika mulai menjelaskan proses bisnis, belum lagi optimalisasi selanjutnya dan implementasi praktis dari proses yang diubah.

Di mana hal ini paling sering dimulai?

Seperti yang telah disebutkan, pengorganisasian kerja yang salah untuk mendeskripsikan, mengoptimalkan, dan menerapkan perubahan proses bisnis pada akhirnya dapat membawa hasil positif bagi perusahaan yang memulai pekerjaan tersebut dalam pergerakannya menuju masa depan yang lebih cerah, atau kerugian finansial, moral, dan kekecewaan mendalam bagi semua orang yang mengambil. bagian dalam hal ini. Mengapa proyek seperti itu tetap dimulai?

Ada beberapa alasan paling umum mengapa manajemen (pemilik) suatu organisasi sampai pada gagasan bahwa mereka perlu menggambarkan proses bisnis mereka. Kalau saya sendiri, saya bagi menjadi tiga kelompok.

Yang pertama dijelaskan oleh para manajer perusahaan dalam percakapan awal seperti ini: “Bisnis kami baru-baru ini berkembang pesat (meningkat), tetapi sesuatu di dalamnya mulai terjadi secara berbeda dari biasanya.” Masalah paling umum yang disebutkan kira-kira sama:

Jumlah konflik yang hanya dapat diselesaikan dengan keterlibatan pemilik (manajer puncak) semakin meningkat;
Biaya telah meningkat secara tidak proporsional terhadap pertumbuhan bisnis, namun alasannya sama sekali tidak jelas;
Jumlah masalah yang berkaitan dengan produksi dan layanan pelanggan semakin meningkat, seperti tenggat waktu yang terlewat, cacat, ketidakpedulian, kekasaran staf kantor depan;
Perusahaan mulai kalah dari pesaingnya yang lebih kecil dalam hal kualitas dan kecepatan memperkenalkan produk baru ke pasar.

Kelompok kedua digambarkan kira-kira sebagai berikut: “Sangat sulit untuk memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa yang ada di perusahaan, apa yang dimotivasi olehnya; jika terjadi krisis di dalam perusahaan, sangat tidak mungkin untuk memahami siapa yang harus disalahkan dan apa yang perlu dilakukan untuk mencegah hal ini terjadi lagi. Kita perlu meningkatkan pengelolaan dan transparansi bisnis.”

Kelompok ketiga digambarkan seperti ini: “Kami memutuskan untuk meningkatkan sistem informasi kami secara signifikan (menerapkan yang baru), inilah yang seharusnya memberikan dorongan yang signifikan bagi perkembangan bisnis kami.”

Daftar ini mungkin dapat diperluas. Kesimpulan penting dari diagnosis mandiri tersebut adalah kesimpulan yang diambil perusahaan untuk dirinya sendiri: kita perlu menggambarkan proses bisnis kita saat ini (“sebagaimana adanya”) untuk menghilangkan masalah yang teridentifikasi dalam diri kita.

Beberapa catatan tentang rumusan masalah

Dalam rumusan masalah sudah ada beberapa titik “lemah” yang dapat menimbulkan akibat yang tidak menyenangkan.

Pertama-tama, deskripsi proses bisnis dalam banyak kasus dianggap oleh pelanggan sebagai mantra ajaib yang pasti akan membuat hujan turun. Ada pendapat bahwa Anda hanya perlu menjelaskan proses bisnis, dan masalah akan teratasi dengan sendirinya. Faktanya, hal ini jauh dari kasusnya. Deskripsi proses bisnis dapat membantu memecahkan masalah di atas (dan sering kali merupakan hal yang harus Anda gunakan), namun ini bukanlah solusi ajaib. Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu program tindakan, pendekatan terpadu, yang salah satu komponennya dapat berupa gambaran proses bisnis.

Masalah kedua dari pernyataan masalah di atas adalah tidak adanya masalah bisnis di dalamnya. Dan sebenarnya, mengapa mengubah sesuatu jika perusahaan bekerja dan menghasilkan keuntungan yang cocok untuk semua orang. Ya, ada beberapa kesulitan dalam komunikasi dan pemecahan masalah, tapi itu hanya masalah pekerjaan. Deskripsi proses bisnis akan memerlukan investasi (dan seringkali lebih dari yang terlihat di awal) dalam perangkat lunak, pelatihan spesialis, pelaksanaan pekerjaan, dan gangguan karyawan perusahaan. Jika perusahaan tidak menetapkan tujuan untuk meningkatkan indikator bisnis, maka proyek ini hanya akan menurunkan efisiensi perusahaan (biaya hanya akan meningkat).

Masalah ketiga adalah harapan bahwa program baru MRP, ERP, CRM, SCM, BPM, DFM, dll., dll. (seringkali menjadi unggulan perekonomian Barat), yang (menurut penjualnya) merupakan sumber kebijaksanaan yang tidak ada habisnya. dan referensi model bisnis, setelah implementasi akan menghasilkan keajaiban. Dan bisnis itu sendiri akan berubah ke arah yang “benar”. Pendapatan akan meningkat, segmen pasar yang tepat akan dipilih, biaya dan konflik antar karyawan akan berkurang. Namun, seperti yang dikatakan penjual program “ajaib”, untuk mengimplementasikannya, Anda perlu menjelaskan prosesnya.

Pengalaman menunjukkan bahwa akhir suatu proyek yang mencakup kelalaian seperti itu kemungkinan besar akan sangat tidak pasti. Mengambil proyek seperti itu seperti bermain rolet Rusia dengan pistol TT—peluangnya sangat kecil.

Catatan penting tentang optimasi

Seperti yang telah disebutkan, seringkali gagasan untuk mendeskripsikan proses dianggap sebagai obat mujarab, dan manajemen perusahaan tidak memikirkan mengapa perlu mendeskripsikan proses bisnis yang ada? Apa gunanya hal ini (selain makalah yang muncul)? Apakah tanda tangan pada deskripsi pekerjaan baru benar-benar merupakan kekurangan perusahaan dalam mewujudkan “bahagia selamanya”? Kemungkinan besar hal ini tidak terjadi. Ada sejumlah kecil tugas yang secara langsung akan menerima dampak signifikan hanya dengan mendeskripsikan proses; dalam semua kasus lainnya, hal ini memerlukan optimalisasi proses awal.

Namun bahkan ketika pelanggan menyebutkan optimalisasi proses bisnis dalam pernyataan masalahnya, sering kali hal tersebut tampak seperti leksem yang sudah mapan, tidak lebih. Misalnya, Internet penuh dengan lowongan untuk spesialis dalam “menggambarkan dan mengoptimalkan proses bisnis”, yang sebenarnya hanya perlu menggambar dan menggambar ulang gambar (melukisnya dengan warna berbeda - dan ini bukan lelucon) dalam notasi tertentu dari kata-kata rekan mereka yang lain. Penambahan kata tentang “optimasi” kini berbunyi seperti “kebab-mashlyk”, “kapur hijau”, meninggalkan kesan kata-kata gulma yang tidak membawa beban lain selain emosional.

Dan masalahnya bukan pada kata “optimasi” itu sendiri yang rumit dan tidak dapat dipahami. Gagasan tentang perbaikan (optimasi), yang seharusnya membawa pembebasan, dan selanjutnya, “siapa memiliki apa,” jelas bagi semua orang. Masalahnya adalah kriteria pengoptimalan itu penting: apa sebenarnya dan seberapa banyak Anda ingin meningkatkan melalui perubahan yang dapat diterima. Dan, sebagai aturan, jika tidak ada masalah dengan “apa yang harus ditingkatkan” (biasanya setelah diingatkan): “tepatnya, kita perlu mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis, biayanya, meningkatkan kualitas layanan, ” maka dalam banyak kasus, hal lainnya menjadi sangat sulit.

Mari kita mulai dengan fakta bahwa memutuskan “seberapa banyak yang perlu ditingkatkan” bisa jadi sangat sulit, karena dalam sebuah organisasi, sebagai suatu peraturan, “hal-hal kecil” yang menunjukkan “apa yang harus ditingkatkan” biasanya tidak diukur dengan cara apa pun. Bahkan yang paling sederhana sekalipun (seperti biaya, waktu, atau varians proses bisnis). Oleh karena itu, tidak mungkin menentukan “berapa” tanpa pengalaman dan pengetahuan khusus. Tanpa ini, bagaimana Anda dapat menentukan bahwa ada perbaikan, dan perbaikan tersebut sesuai dengan pelanggan (sepadan dengan usaha yang dikeluarkannya) - hanya “secara kasat mata”, berdasarkan perasaan? Namun, anehnya, bagian tersulit dari teka-teki “optimasi” bukanlah “berapa banyak”, melainkan “perubahan yang diperbolehkan”. Karena keinginan yang paling umum adalah: “berubah di sana, dalam proses bisnis Anda, Anda juga dapat mengubahnya di TI, tetapi dalam bisnis, produk, pasar, dalam hubungan, di bidang tanggung jawab orang-orang yang dihormati, Anda tidak perlu melakukannya sentuh apa pun.” Dengan kata lain, Anda perlu mengoptimalkan hanya dengan menggunakan perubahan kosmetik.

Jalan buntu logis yang dijelaskan dapat memberi “salib” besar pada gagasan menggambarkan proses bisnis (kartrid kedua dimasukkan ke dalam klip untuk ukuran yang baik). Meskipun sebenarnya situasi perubahan selama optimasi tidak separah yang dilihat pelanggan. Dimungkinkan untuk memilih solusi yang, dalam kerangka batasan yang ada (bukan batasan imajiner), akan memungkinkan pencapaian tujuan tertentu. Tinggal menentukan rasio harga/kualitas - apakah sesuai dengan pelanggan.

Transisi ke proses baru (dioptimalkan).

Seperti yang telah disebutkan, gambaran proses bisnis kemungkinan besar akan mengarah pada perlunya perubahan sesuatu dalam perusahaan. Entah cara kerja karyawan, hubungan mereka, tatanan komunikasi, atau produk/layanan, atau pasar, atau klien perusahaan, dan kemungkinan besar, dalam proporsi tertentu, semua hal di atas. Dan seringkali ini menjadi berita yang tidak menyenangkan. Proses bisnis yang dijelaskan tidak berjalan dengan sendirinya. Namun pelanggan itu sendiri, karyawan perusahaan, dan terutama para manajer perusahaan belum siap dan tidak berusaha untuk melakukan hal lain yang perlu dilakukan. Memang baik atau buruk, perusahaan bekerja, menghasilkan sesuatu, tetapi apa jadinya jika semuanya berubah? Tidak ada yang tahu. Dan ini diperparah oleh kenyataan bahwa tugas awal “hanya menggambarkan proses bisnis” tidak mencakup pengembangan program untuk transisi ke proses baru, atau program untuk mengelola proses bisnis di masa depan. Ada pendapat yang disederhanakan: “mari kita adopsi peraturan baru dengan satu perintah untuk perusahaan sejak hari pertama, dan semuanya akan berjalan.” Pada saat deskripsi proses selesai, menjadi jelas bahwa pesanan tidak akan berhasil. Ada banyak perubahan, tidak semua orang memahaminya, tidak semua orang siap, banyak komponen transisi yang hilang (misalnya, perlu mengubah sistem TI, melakukan perubahan pada alat, perlengkapan, infrastruktur, melatih kembali staf ). Dan investasi dalam deskripsi dan optimalisasi proses bisnis dihapuskan sebagai kerugian.

Memilih alat dan metodologi untuk menggambarkan proses

Seringkali masalah ini tidak mendapat perhatian sama sekali ketika memutuskan deskripsi proses bisnis. Hal ini menyiratkan (secara keliru) bahwa tidak ada perbedaan dalam perangkat lunak dan metodologi apa yang digunakan.

Anehnya, faktor penentu dalam pemilihan metodologi dan perangkat lunak untuk mendeskripsikan dan mengoptimalkan proses bisnis haruslah merupakan tujuan terkenal yang telah ditetapkan oleh bisnis itu sendiri. Ada dua rumusan masalah yang diametris yang menentukan metodologi deskripsi proses mana yang paling dapat diterima.

Mungkin rumusan masalahnya terdengar seperti ini: “untuk memecahkan masalah yang diberikan, perlu dibuat, dalam salah satu tahap, model fungsional (proses) perusahaan yang menampilkan struktur, hubungan, dan fungsi sistem. , serta arus informasi dan objek material yang menghubungkan fungsi-fungsi ini.” Dalam hal ini, penekanannya adalah pada pembuatan deskripsi sistem, identifikasi dan deskripsi objek kontrol, pelacakan hierarki kontrol, dan pelacakan wajib koneksi antar proses.

Atau tugas yang sedikit berbeda mungkin terjadi, yang mungkin terdengar seperti ini: “diperlukan deskripsi algoritma (skenario) untuk menjalankan proses. Pertama-tama, penting untuk mengidentifikasi hubungan sebab-akibat dan urutan tindakan sementara, kombinasi peristiwa dan fungsi yang teratur.” Dalam hal ini penekanannya adalah pada mendeskripsikan urutan tindakan, mengidentifikasi peristiwa awal dan akhir, mengidentifikasi peserta, pelaku, aliran material dan dokumenter.

Perlu dicatat bahwa, secara umum, pernyataan masalah ini tidak saling eksklusif; situasi mungkin terjadi ketika ada kebutuhan untuk menyelesaikan kedua masalah tersebut, namun dalam kasus ini, ada baiknya beralih dari yang umum ke yang spesifik: pertama modelkan perusahaan. bisnis, dan kemudian gunakan model ini untuk penjelasan lebih lanjut tentang masing-masing algoritma.

Mungkin karena persoalan ini terkesan sangat terspesialisasi, sehingga tidak mendapat perhatian sama sekali, dan sia-sia. Pendekatan yang ada untuk menggambarkan proses bisnis, seperti perangkat lunak yang ada, dengan pengecualian yang jarang terjadi, bersifat khusus dan kurang cocok untuk menyelesaikan tugas-tugas yang awalnya tidak dimaksudkan untuk itu. Misalnya, sebuah perusahaan telah memutuskan untuk meningkatkan efisiensinya, dan untuk itu perusahaan akan menciptakan model bisnis yang saling berhubungan dan konsisten untuk seluruh perusahaan, yang menggambarkan sistem proses bisnis, yang masing-masing dihubungkan satu sama lain melalui hasil kerja, setiap peserta dalam proses memiliki indikator KPI, setiap divisi perusahaan memiliki rencana dan anggaran yang ditujukan untuk mencapai tujuan strategis bersama. Dalam hal ini, keputusan untuk menggunakan metodologi dan perangkat lunak yang dirancang terutama untuk menggambarkan algoritma dan hubungan tingkat operasional akan menjadi sangat sulit, mahal dan memakan waktu bagi perusahaan. Oleh karena itu, dengan menyerahkan solusi masalah ini kepada spesialis (teknis) yang sempit, perusahaan berisiko mengalami situasi yang tidak menyenangkan: sumber daya keuangan yang signifikan, waktu, tenaga terbuang percuma, dan hasil formal yang diperoleh tidak memberikan efek yang diharapkan. .

Analisis dangkal terhadap Internet menunjukkan bahwa topik ini (pilihan metodologi dan alat) tidak cukup tercakup (analisis META Group tidak hanya lebih fokus pada solusi TI, tetapi juga secara praktis tidak memperhitungkan kekhasan pasar Rusia, mengingat hanya perwakilan tipikal dari pasar Barat yang sudah mapan). Artikel yang paling umum membandingkan metodologi ARIS dan IDEF. Tema umum lainnya adalah membuat daftar kekuatan dan kelemahan (biasanya metodologi) tanpa mempertimbangkan masalah yang menjadi dasar analisis kekuatan tersebut. Agak aneh: apakah benar, misalnya, daya angkut truk selalu menjadi keunggulan yang tak terbantahkan, apa pun tujuan saya memilih mobil?

Analisis rinci tentang alat (metodologi, perangkat lunak) yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis merupakan topik untuk pertimbangan terpisah. Kami mencoba memberikan gambaran singkat (bukan untuk spesialis) hanya dari pengalaman pribadi penulis dan rekan-rekannya. Oleh karena itu, daftar di bawah ini bersifat spesifik dan tidak menyeluruh. Tanpa menjelaskan secara mendalam, kami akan memberikan gambaran umum produk berdasarkan tugas yang dijelaskan di atas:

CA ERwin Data Modeler (sebelumnya AllFusion Data Modeler, BPwin). Kemampuan untuk mendeskripsikan model kompleks yang saling berhubungan paling berhasil diterapkan; tugas mendeskripsikan algoritma dan urutan tindakan diimplementasikan dengan kurang baik. Notasi deskripsi sederhana (ringkas). Tugas tambahan sulit atau tidak dilaksanakan sama sekali (menghubungkan tujuan dan proses, membuat pohon indikator, melakukan pemodelan simulasi);
ARIS (seperangkat perangkat lunak, modul dari IDS Scheer). Namanya sendiri (Arsitektur Sistem Informasi Terpadu) menunjukkan bahwa perangkat lunak ini awalnya difokuskan pada pemecahan masalah dalam menggambarkan algoritma dan urutan tindakan. Segala sesuatu yang lain dapat dilakukan di ARIS, namun akan sangat sulit. Untuk mendeskripsikan proses bisnis, Anda harus menggunakan sejumlah besar model (ada lebih dari 80 model di ARIS, dan jumlahnya terus bertambah) dengan semantik yang cukup kompleks, yang bahkan penganutnya yang paling bersemangat pun akan bingung. Tanpa pengalaman luas dan pemikiran ulang yang signifikan mengenai dasar-dasar metodologi, tidak mudah untuk menerapkan deskripsi kompleks dari model-model yang saling berhubungan;
Corporate Modeler (Casewise Systems) dalam banyak hal merupakan analogi ARIS yang lebih muda dari Inggris - bukan dalam metodologi dan solusi, tetapi dalam ide perangkat lunaknya. Juga fokus pada bantuan dalam menjelaskan proses bisnis untuk pengembangan perangkat lunak selanjutnya. Namun rata-rata biayanya lebih murah;
iGrafx Enterprise Central (sebuah divisi dari Corel Inc) masih kurang dikenal di Rusia, namun solusi yang sangat bagus dari Kanada. Mencakup seluruh rangkaian modul untuk deskripsi, pemodelan proses, aplikasi untuk perencanaan dan manajemen mutu serta manajemen risiko. Kerugian signifikannya adalah kurangnya distribusi;
Studio Bisnis (GK "Teknologi Manajemen Modern"). Perkembangan Rusia paling terkenal dari keluarga perangkat lunak yang dimaksud. Mungkin (menurut pendapat pribadi kami), ini berhasil menggabungkan (sejauh mungkin) beberapa fitur BPwin dan ARIS yang paling berguna, agak mengingatkan pada iGrafx dalam solusinya (tetapi tidak dalam biaya). Jika rasio harga/fitur penting bagi pelanggan, ini mungkin pilihan terbaik bagi perusahaan Rusia. Ini memiliki satu kelemahan, karena terintegrasi sangat erat dengan MS Office (Word, Excel, Visio), dan oleh karena itu semua sisi buruk dari solusi ini secara otomatis ditransfer ke Business Studio.

Apa yang bisa diterima pelanggan?

Biasanya, pelanggan tidak memperhitungkan apa yang dijelaskan di atas. Sangat sering dia didorong oleh gagasan bahwa perlu untuk menggambarkan proses yang tidak diperolehnya dengan susah payah, tetapi “jatuh” padanya dari luar:

Dari buku pintar (bagaimanapun juga, “Porter menulis sesuatu tentang ini, tetapi kami tidak memilikinya!”) atau selama pelatihan, misalnya, pada gelar MBA yang sekarang modis;
Dari direktur IT atau penjual sistem informasi yang mahal (“program ini pasti akan menyelesaikan semua masalah, lihat daftar perusahaan sukses yang menggunakannya, inilah kelebihan program ini, tetapi untuk mengimplementasikannya Anda perlu menjelaskan prosesnya” );
Dari seorang deputi muda dan energik yang juga mendengarnya di suatu tempat dan berhasil “menjual program untuk proses bisnis” kepada atasannya tanpa menyampaikan nuansa terpentingnya.

Dalam hal ini, tugas akhirnya berbunyi seperti ini: “kita perlu mendeskripsikan proses bisnis kita, mari kita mencari spesialis dalam mendeskripsikan dan mengoptimalkan proses bisnis.” Jika Anda mulai bertanya-tanya mengapa, kemungkinan besar jawabannya secara logis sangat tidak berhubungan dengan tugas akhir. Dan kemudian ada dua pilihan yang berbeda secara mendasar.

Yang pertama, pelaku, tanpa pertanyaan yang tidak perlu yang membuat bingung pelanggan, dengan cermat mulai menjelaskan prosesnya. Setiap orang, atau mereka yang ditawari kepadanya: “mari kita mulai dengan proses penerbitan dan pengembalian dokumen pendukung kepada kontraktor, bagian akuntansi yang meminta hal tersebut.” Sebagai aturan, notasi deskripsi prosedur yang familiar dan sederhana (atau diagram silang, atau EPC) digunakan. Pekerjaan berlangsung sangat cepat, tanpa pertanyaan yang tidak perlu (kami menjelaskan apa yang akan mereka katakan atau bagaimana). Namun pada akhirnya, hasilnya tidak rumit. Seperti yang dikatakan pakar IT: “Saat Anda mencoba mengotomatiskan kekacauan, Anda akan mendapatkan kekacauan otomatis,” namun dengan proses, hasilnya akan lebih buruk lagi – kekacauan. Proses yang dijelaskan, yang digambarkan persis seperti yang terjadi dalam kehidupan dan di atas kertas, sangatlah rumit dan membingungkan. Langkah selanjutnya pemain dapat mencoba meningkatkan sesuatu (sayangnya, mereka menyebutnya dengan lantang - optimalkan). Tetapi pada saat yang sama, sebagai suatu peraturan, ini memperhitungkan sudut pandang sekelompok orang terbatas, tidak memperhitungkan semua kemungkinan hubungan dengan proses lain, karakteristik budaya perusahaan, dan oleh karena itu, pada kenyataannya, tidak memperhitungkan tidak memperbaiki apa pun. Namun pada saat yang sama, sejumlah besar waktu dan sumber daya telah dihabiskan. Setelah itu, kemungkinan besar, pelanggan memutuskan bahwa deskripsi proses tidak membantu.

Opsi kedua biasanya kurang umum. Pelaku mulai mengajukan pertanyaan: mengapa perlu dijelaskan, dan apa yang ingin Anda dapatkan pada akhirnya, dan bagaimana hal ini terkait satu sama lain melalui hubungan sebab-akibat, dan apa kriteria optimasinya. Dan di sini, kemungkinan besar, pelaku yang “tepat” dapat menerima tanggapan negatif yang serius dari pelanggannya. Dan bukan hanya karena dia tidak memiliki jawaban atas pertanyaannya, tetapi karena tugas yang dipromosikan pelanggan “menggantung” di udara, tidak didasarkan pada rantai tugas sebab-akibat yang nyata. Tiba-tiba sejumlah detail menarik mulai muncul, yang sebenarnya tidak menyenangkan bagi pelanggan:

Tidak mungkin untuk mendeskripsikan proses di perusahaan “sebagaimana adanya” (dan ini adalah aksioma bagi perusahaan yang baru pertama kali berpikir untuk mendeskripsikan proses) hanya karena perusahaan sering kali tidak memilikinya. Kegiatan dilakukan berdasarkan pengalaman karyawan (dan berbeda untuk setiap orang), keputusan tugas dibuat secara situasional (dan oleh karena itu, keputusan tersebut juga tidak sama dalam kasus yang berbeda). Bahkan proses yang dilakukan secara teratur - dan proses yang ada di perusahaan dilakukan bukan dengan cara yang dipikirkan oleh manajemen, tetapi dengan cara yang nyaman bagi para pelakunya (seringkali, tidak seperti yang dipikirkan oleh para manajer). Oleh karena itu, yang perlu dilakukan bukanlah mendeskripsikan, tetapi menciptakan serangkaian proses sebagai aktivitas yang berulang dan terstandar;
Ketika dijelaskan proses-prosesnya, ternyata usaha yang ada pada hakekatnya belum optimal (misalnya tidak ada indikator sasaran, sebagian kegiatan yang diperlukan tidak dilaksanakan, dan ada pula yang dilakukan secara kurang optimal, sistem motivasi yang salah. , tidak ada akuntansi biaya yang kompeten);
Bisnis secara signifikan terkena risiko eksternal dan/atau internal;
Saat mendeskripsikan proses bisnis, perlu dilakukan perubahan signifikan pada model bisnis (misalnya, dalam bidang tanggung jawab, tugas yang dilakukan, hubungan antara departemen dan orang, sistem motivasi).

Selain itu, tiba-tiba mungkin terjadi bahwa jika proses yang dijelaskan agak dimodifikasi dan tidak secara akurat mencerminkan kenyataan yang ada (dan kemungkinan besar hal ini akan terjadi kecuali pelaku memutuskan untuk “menipu” secara terbuka), maka diperlukan proyek lain: implementasi perubahan proses dalam praktik penerapannya di perusahaan pelanggan. Dan proyek ini akan membutuhkan upaya yang lebih besar untuk benar-benar mengubah cara kerja orang-orang di perusahaan: dari cara hidup yang biasa dan mapan menjadi cara hidup yang baru - tidak biasa, bukan diciptakan oleh mereka.

Bukan solusi terbaik

Dihadapkan dengan semua pertanyaan yang dijelaskan di atas, ketika Anda tidak hanya perlu menjelaskan proses tetapi juga perlu mengubah bagian penting dari bisnis, ternyata tidak setiap pelanggan memiliki motif internal untuk hal ini. Dalam hal ini, penting bagi pelaku untuk terlebih dahulu menemukan hal ini - motif terkenal ini. Jika tidak, pekerjaan untuk menjelaskan proses mungkin tidak akan dimulai. Apakah ini baik atau buruk? Jika Anda tidak mencari “kebenaran universal”, maka itu mungkin baik, dan untuk kedua belah pihak:

Pelanggan yang gagal tidak membuang waktu atau uang untuk mengejar fatamorgana. Terlebih lagi, pada saat dia mungkin sudah matang dalam memahami mengapa dia sebenarnya membutuhkan deskripsi proses bisnis, dia tidak akan memiliki pengalaman negatif di masa lalu yang dapat menyeretnya ke bawah seperti batu, menghalanginya untuk memulai pekerjaan yang mungkin bermanfaat baginya;
Pelaku yang gagal tidak akan menerima uang untuk pekerjaannya, tetapi pada saat yang sama dia tidak akan menerima proyek yang jelas-jelas bermasalah, yang tidak akan menghilangkan sebagian besar nyawa, kegelisahan, reputasinya, tetapi akan memungkinkan dia melakukan sesuatu yang lebih bermanfaat. . Dan kerjasama yang gagal akan menjadi mungkin ketika pelanggan yang gagal siap untuk melaksanakan pekerjaannya.

Meskipun, tentu saja, ini merupakan solusi memuaskan yang meminimalkan risiko langsung, namun tidak membawa keuntungan bagi siapa pun dalam jangka panjang. Solusi yang lebih baik membutuhkan lebih dari sekedar kemampuan untuk menggambarkan proses bisnis. Bagaimanapun, mendeskripsikan proses bisnis adalah tugas yang tidak hanya membutuhkan pengalaman dan pengetahuan dari pelaku langsung, tetapi juga pengetahuan, kesiapan dan keinginan untuk melewati jalan yang sulit ini dari pelanggan.

Bagaimana caranya agar Anda tidak melakukan kesalahan yang dijelaskan dalam artikel? Ini sangat sederhana. Anda tidak harus melakukan itu. Mari kita coba uraikan lebih detail apa yang perlu dilakukan, dari sudut pandang penulis. Di bawah ini adalah daftar tugas yang harus diselesaikan (atau mulai diselesaikan) sebelum uang utama (sumber daya) dialokasikan dan perangkat lunak khusus dibeli, orang-orang baru muncul dan menggambar “kotak” pertama, tuliskan baris pertama peraturan. Karena ini hanyalah permulaan dari kemungkinan proyek perubahan, tidak ada yang menghentikan kami untuk menghabiskan lebih banyak waktu daripada biasanya dan memikirkan tentang apa dan bagaimana perusahaan ingin mendapatkan dan berapa banyak yang bersedia mereka bayarkan. Untuk melakukannya, Anda setidaknya harus melakukan hal berikut:

Tentukan dengan tepat tujuan bisnis (indikator bisnis) apa yang ingin ditingkatkan oleh bisnis. Apa yang sebenarnya ingin dicapai pelanggan ketika mempertimbangkan perubahan pada bisnisnya? Untuk melakukan hal ini, mungkin perlu memikirkan kembali visi bisnis;
Tentukan kriteria pengoptimalan untuk proses bisnis: apa yang ingin ditingkatkan perusahaan dan seberapa banyak yang perlu ditingkatkan. Poin penting dalam tugas ini adalah memahami batasan yang jelas (bukan imajiner) - apa yang jelas-jelas tidak dapat diterima dalam organisasi, dan apa yang pasti tidak bisa diubah;
Tentukan program tindakan untuk mencapai tujuan, yang mungkin mencakup atau tidak mencakup deskripsi proses bisnis. Sangat penting untuk menguraikan secara rinci tindakan untuk transisi ke proses baru (yang dioptimalkan) dalam program;
Pilih seperangkat alat yang diperlukan (terutama perangkat lunak yang diperlukan) yang cukup untuk program tindakan yang dipilih dan tujuan yang ditetapkan (terutama perangkat lunak yang diperlukan), yang paling sesuai dengan tujuan yang ditetapkan;
Hanya setelah pekerjaan yang dijelaskan di paragraf pertama selesai, carilah pelaku yang layak untuk tugas tersebut.

Seperti dapat dilihat dari daftar tugas yang diberikan, pemrakarsa perubahan pada tahap pertama bahkan tidak memerlukan seorang ahli teknis dalam deskripsinya, tetapi seorang lawan bisnis, sampai batas tertentu “pendukung setan”, bahkan mungkin bukan seorang karyawan tetap. perusahaan. Orang yang dapat mengajukan pertanyaan yang tepat, mengajukan keberatan di suatu tempat, dan berdebat dengan pelanggan, namun mengizinkannya melihat perusahaan dan tugasnya dari luar (“dengan pandangan terbuka”), akan membantu pelanggan menghindari keputusan salah yang dijelaskan. dalam artikel dalam gerakannya menuju perbaikan.

1 “Untuk setiap produk yang ada, analog yang sama akan dikembangkan, diintegrasikan dengan solusi SAP. Ini akan ditangani oleh divisi terpisah di perusahaan kami. Oleh karena itu, kami dapat mengatakan bahwa kami memasuki segmen pasar baru dalam skala global - pelanggan SAP akan menjadi klien kami.” Dari wawancara dengan Bernard Fisher, Presiden Casewise.

Dasar dari proses bisnis, seperti halnya esensi dari bisnis itu sendiri, adalah optimalisasi tindakan untuk memaksimalkan keuntungan. Untuk mencapai keuntungan finansial, perlu diterapkan teknik yang efektif, sistem dan urutan yang masuk akal dan logis untuk menciptakan dan mempromosikan nilai, yang permintaannya di pasar akan cukup tinggi. Hasil terbaik dapat dicapai jika Anda menerapkan jenis proses bisnis saat ini. Namun, kesulitan sering kali dimulai ketika semua proses utama telah diformalkan sepenuhnya, namun perusahaan perlu memperbarui pendekatan kerjanya. Anda tidak boleh berhenti ketika menghadapi kesulitan: penting untuk terus berupaya memperbarui aktivitas bisnis dan meningkatkan langkah-langkah yang menyusunnya. Hanya penggunaan bidang kegiatan perusahaan yang berkorelasi dengan proses bisnis keuangan yang akan membantu mencapai hasil terbaik.

Membentuk nilai-nilai baru

Inti dari proses bisnis, yang merupakan hal mendasar bagi perusahaan mana pun, adalah: produk dikembangkan, dipromosikan di antara khalayak yang berminat, dan didukung melalui layanan purna jual. Ide dari pekerjaan tersebut adalah untuk menciptakan nilai yang penting bagi klien. Dalam hal ini, nilai dapat dihitung sebagai rasio manfaat yang diterima melalui suatu objek dengan biaya yang terkait dengan perolehan akses terhadap objek tersebut.

Ketika seseorang menerima layanan atau produk, dia memperkirakan berapa banyak uang yang dikeluarkannya, berapa banyak waktu yang dihabiskan, serta sumber daya lainnya, jika ada. Faktanya, nilai-nilai tersebut ditukar dengan suatu layanan atau produk. Optimalisasi struktur proses bisnis bertujuan untuk mengurangi biaya dan pengorbanan di pihak klien. Pada saat yang sama, mengelola proses tersebut dan mempertimbangkan informasi yang diperoleh melalui umpan balik, jika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan peningkatan nilai. Efisiensi suatu perusahaan (dari mana alat proses bisnis dapat dinilai) dapat dihitung dengan membandingkan seberapa sedikit sumber daya yang dibutuhkan klien untuk menerima layanan saat ini dibandingkan sebelumnya.

Pengiriman dan nilai pelanggan

Contoh proses bisnis yang dijelaskan, termasuk produksi suatu produk, penjualan dan dukungannya, dapat dibagi menjadi urutan tingkat yang lebih rendah yang mempertimbangkan masing-masing poin secara terpisah. Kategori bertingkat seperti ini penting untuk memahami logika kerja perusahaan; melalui kategori inilah aktivitas ekonomi perusahaan dioptimalkan.

Salah satu elemen yang sangat penting bagi perusahaan adalah rantai pasokan. Misalnya, proses bisnis dapat disusun sebagai urutan perolehan material, proses manufaktur, dan distribusi barang yang disiapkan untuk dijual melalui jaringan. Mengingat hal di atas, menjadi jelas bahwa pengiriman bukan hanya sekedar pengangkutan barang tertentu, tetapi juga merupakan elemen yang membentuk nilai produk dan layanan bagi klien akhir. Untuk proses bisnis ini, tahapannya harus dioptimalkan melalui pendekatan cerdas dari logistik, yang membantu menyinkronkan seluruh bagian rangkaian.

Apakah sesederhana itu?

Pada saat yang sama, nilai produk bagi klien juga terbentuk melalui kemampuan pengusaha dalam menjelaskan kepada masyarakat umum mengapa produknya dibutuhkan oleh pembeli. Proses bisnis ini, misalnya, juga tidak sesederhana kelihatannya; dapat dibagi menjadi beberapa tahapan yang berurutan. Dalam penerapannya, Anda akan memerlukan bantuan seorang pemasar yang mampu merumuskan ide kampanye untuk menarik perhatian sedemikian rupa sehingga membentuk visi merek yang positif di kalangan calon audiens.

Penerapan yang benar dari semua proses bisnis yang diberikan sebagai contoh membantu memaksimalkan keuntungan organisasi, meningkatkan efisiensi kegiatan bisnis, dan juga meningkatkan posisi perusahaan terhadap para pesaingnya. Perlu dipahami bahwa “memasuki jalur” didahului dengan perhitungan biaya-biaya yang akan menyertai pelaksanaan rencana tersebut. Perusahaan harus memiliki sumber daya, mengembangkan sistem manajemen proses bisnis, beradaptasi dengan kebutuhan pasar terkini, dan memperluas kemampuan.

Peluang adalah kuncinya

Dua organisasi berbeda dengan sumber daya yang kurang lebih sama dapat menghasilkan produk yang sangat berbeda, meskipun proses bisnis dalam perusahaan tersebut memiliki kesamaan tertentu. Hal ini disebabkan oleh kemampuan yang dimiliki suatu badan hukum. Istilah tersebut biasanya dipahami sebagai kemampuan seorang wirausahawan dalam memahami bagaimana meningkatkan pengelolaan proses bisnis, meningkatkan kualitas produk, meminimalkan biaya produksi, dan mengurangi kemungkinan kesalahan. Hal ini membantu organisasi menonjol di pasar, meskipun terdapat banyak perusahaan pesaing.

Semakin banyak peluang yang dimiliki suatu perusahaan, biasanya semakin baik pula proses manajemen dan logistik yang terorganisir, sehingga menciptakan sebuah siklus: pengendalian yang cermat dan pergerakan posisi memberikan kondisi awal yang baik untuk mengenali dan menerapkan peluang baru dan perbaikan untuk mengoptimalkan aktivitas bisnis.

Fitur yang paling penting

Ketika memodelkan proses bisnis yang mempertimbangkan pengiriman dan penciptaan nilai bagi pembeli, perhatian khusus diberikan pada kemampuan untuk menciptakan jenis produk yang dibutuhkan klien. Spesialis perusahaan harus menciptakan barang unik yang memiliki karakteristik yang sesuai dengan klien. Untuk melakukan ini, Anda perlu menganalisis pasar, mengidentifikasi tidak hanya tren saat ini, tetapi juga memprediksi perubahan dalam waktu dekat untuk memberikan spesifikasi teknis yang benar kepada desainer. Setiap perubahan harus diasimilasikan “on the fly”; hanya dengan demikian perusahaan akan mampu bersaing dan beradaptasi terhadap perubahan kondisi tanpa mengalami kerugian.

Untuk memodelkan proses bisnis yang terkait dengan analisis kebutuhan klien, Anda dapat menggunakan alat dan sistem otomatis. Seringkali, informasi disajikan dalam bentuk bagan dan grafik, yang membuat data lebih visual. Berdasarkan informasi yang terstruktur dengan cara ini, kita dapat dengan tepat menyimpulkan apa yang dibutuhkan pasar saat ini, tren apa yang sedang terjadi, apa yang akan diminati di masa depan, pekerjaan apa yang perlu dimulai hari ini agar “berada di puncak gelombang” ” di masa depan.

Pengembangan produk

Anda dapat memberikan gambaran berikut tentang proses bisnis pengembangan produk: perumusan konsep, siklus produksi, pelepasan sejumlah barang percobaan. Ada dua pilihan penerapan rantai yang digunakan: fleksibel, tradisional. Mereka berbeda satu sama lain dalam cara mereka melewati tahap pengembangan, dan dinilai berdasarkan jumlah prototipe dan ide.

Penjelasan lebih lengkap mengenai proses bisnis adalah sebagai berikut:

pembuatan konsep;
pengembangan solusi desain;
pembuatan prototipe;
manufaktur;
kampanye pemasaran;
layanan.

Fleksibilitas perusahaan

Konsep proses bisnis itu sendiri mengandaikan keteraturan operasi yang terkait dengan suatu produk. Saat ini, pasar dipenuhi dengan sistem perangkat lunak yang memungkinkan sistematisasi pekerjaan perusahaan mana pun dengan otomatisasi tingkat tinggi. Tidak mungkin membangun proses kerja yang benar jika organisasi memiliki ratusan orang staf yang dipaksa untuk berinteraksi satu sama lain. Pada saat yang sama, tidak mungkin berhasil di pasar tanpa bersikap fleksibel.

Ketika berbicara tentang fleksibilitas dalam hubungannya dengan badan hukum, mereka mengasumsikan kemampuan perusahaan untuk beradaptasi ketika situasi pasar berubah secara tajam dan tidak dapat diprediksi. Men-debug semua proses bisnis dalam suatu perusahaan sedemikian rupa sehingga, sambil mempertahankan efisiensi tinggi, organisasi tetap fleksibel akan memungkinkan Anda mencapai kesuksesan, pada saat yang sama memerlukan tindakan yang berlawanan satu sama lain. Oleh karena itu, efisiensi akan mencapai puncaknya jika semua proses ditetapkan dengan jelas, akurat, dan tidak dapat diubah melalui sistem otomatis, namun hal ini berdampak negatif terhadap fleksibilitas. Hal ini juga berlaku sebaliknya. Sekolah-sekolah bangunan bisnis paling modern di zaman kita sedang mengembangkan pendekatan yang tepat yang memungkinkan kita menemukan “jalan emas” ketika sebuah perusahaan, sambil mempertahankan fleksibilitas, dapat membangun aktivitas bisnis yang efektif. Namun, jelas bahwa hal ini dapat dicapai dengan mengubah proses, dan ketika membentuk struktur suatu perusahaan, peluang seperti itu perlu disertakan.

Berubah dengan tetap menjaga esensinya

Dilihat dari definisinya, proses bisnis adalah rangkaian peristiwa yang mengakibatkan suatu layanan atau produk ditawarkan kepada pengguna. Untuk selalu mendapatkan apa yang dibutuhkan klien, Anda harus siap mengubah struktur perusahaan. Hal ini sangat bergantung pada kemampuan setiap karyawan perusahaan untuk terus berupaya memecahkan masalah tertentu. Staf perlu memahami sebab dan akibat dari segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan organisasi. Penting bagi karyawan untuk tertarik pada peningkatan kinerja operasional, kemudian mereka akan secara kolektif mencari pendekatan yang paling efektif terhadap tugas tersebut.

Jika Anda melakukan beberapa perubahan pada produk, hal ini mungkin memerlukan penyesuaian pada pekerjaan pemasok dan distributor, pelanggan mungkin memberikan respons yang berbeda dari sebelumnya; Untuk alasan apa produk tersebut menjadi seperti sekarang ini, dan bagaimana semua proses yang terkait dengan produk berubah? Personil harus mengatasi permasalahan tersebut, memperluas pada tingkat operasional jumlah informasi yang kemudian diterapkan oleh manajer dalam merumuskan keputusan manajemen. Perkembangan suatu perusahaan sebagian besar didasarkan pada kemampuan untuk mengatur analisis yang beragam, termasuk aspek interaksi rantai pasokan. Jika ide-ide terbaik yang dikembangkan diwujudkan, hal ini sekaligus akan meningkatkan efisiensi kegiatan usaha dan meningkatkan fleksibilitas perusahaan, sehingga memperkuat posisinya di pasar.

Pasar menentukan arah

Jika suatu perusahaan ingin sukses, maka harus mampu menyesuaikan proses bisnisnya agar produk yang dihasilkan memenuhi harapan pelanggan dan kebutuhan pasar. Penting untuk memahami nilai-nilai apa yang diminati pembeli; ini akan memungkinkan, pada tahap pembuatan konsep, untuk memasukkan apa yang dibutuhkan ke dalam produk, yang kemudian akan dikirim ke produksi massal. Pada saat yang sama, suatu produk atau jasa harus dilakukan sesuai dengan harapan konsumen, sedangkan kesalahan dalam pemberian nilai menjadi indikator rendahnya kualitas.

Setiap kegagalan harus diperhatikan tepat waktu dan, jika mungkin, tindakan harus diambil untuk mencegah terjadinya kegagalan. Pengambilan sampel adalah alat yang paling efektif pada langkah pekerjaan ini. Penciptaan nilai sebagai suatu proses dibagi menjadi beberapa tahap, masing-masing diukur, dan kemudian indikator produk manufaktur dibandingkan, yang memungkinkan kita memperkirakan frekuensi terjadinya produk cacat. Jika indikatornya dalam batas normal berarti proses kerja sudah memadai, jika tidak maka perlu segera dicari penyebabnya, dan jika ditemukan, tawarkan ide untuk menghilangkan masalah tersebut. Untuk mengumpulkan data sebanyak mungkin tentang proses tersebut, Anda perlu menggunakan sumber yang berbeda. Ini adalah pernyataan, keluhan yang ditulis oleh pelanggan yang berbeda, mitra yang memberikan umpan balik mengenai produk, departemen internal yang membuat analisis. Interpretasi yang benar atas informasi yang diterima akan membantu menghasilkan ide kerja untuk mengoptimalkan dan mengembangkan proses bisnis yang ada.

Apakah mungkin untuk menerapkannya?

Perusahaan tidak selalu memiliki sumber daya yang cukup untuk menerapkan metode yang ditemukan untuk meningkatkan proses kerja. Secara umum penyesuaian aktivitas bisnis dan berbagai operasi yang termasuk dalam proses bisnis ditentukan oleh ketersediaan basis informasi, konsep, dan kemampuan. Jika sebuah perusahaan berusaha meningkatkan peluangnya untuk mendapatkan posisi pasar baru, maka mewujudkan teori tentang peningkatan produksi menjadi kenyataan mungkin merupakan hal yang mudah. Dengan tidak adanya peluang, perusahaan memiliki sedikit peluang untuk meningkatkan produk dan mendapatkan posisi yang lebih stabil serta kecintaan pelanggan.

Untuk membangun proses produksi seefisien mungkin, untuk memastikan bahwa Anda memiliki kesempatan untuk mengimplementasikan rencana Anda, Anda perlu memahami bagaimana semua proses dalam perusahaan saat ini bekerja. Peraturan khusus, metrik, data tentang indikator yang melaluinya situasi dipantau dan hasilnya dianalisis dapat membantu. Keberhasilan terbesar dicapai oleh perusahaan yang memiliki alat informasi dan sistem otomatis.

Tidak kalah pentingnya adalah memiliki potensi manusia – personel yang berkualitas yang dapat bersatu untuk mencapai tujuan mereka. Poin penting lainnya adalah efisiensi. Segera setelah menjadi jelas bahwa perubahan diperlukan, maka perlu untuk merencanakan dan melaksanakannya sesegera mungkin, dan mengukur hasil operasinya. Jika tidak, acara akan terlambat dan situasinya tidak akan terselamatkan, atau teknik baru dapat digunakan yang masih perlu ditemukan. Efisiensi, kohesi dan kontrol maksimal atas proses bisnis memungkinkan perusahaan untuk berubah sambil tetap menempati posisi stabil di pasar.

Pengiriman sebagai proses bisnis

Sampai batas tertentu, ini adalah contoh paling jelas dari sebuah proses bisnis, cukup banyak untuk menarik untuk dipertimbangkan, pada saat yang sama, banyak tahapannya yang intuitif bahkan untuk pengusaha pemula. Perlu dipahami dengan jelas bahwa men-debug proses bisnis pengiriman berkualitas tinggi adalah kunci kemampuan perusahaan untuk bersaing dengan pesaing di pasar. Rantai tersebut harus dirancang dengan baik dengan mempertimbangkan area di mana perusahaan menawarkan jasa atau memproduksi barang.

Manajemen logistik adalah pengiriman bahan habis pakai, pembuatan produk, distribusi melalui jaringan dan selanjutnya servis produk yang dibeli oleh pelanggan. Ide utama dari proses bisnis ini adalah untuk meningkatkan efisiensi operasi bisnis, sedangkan produk atau layanan harus sepenuhnya memenuhi harapan klien dalam hal nilai posisi. Untuk mencapai hal ini, perlu dilakukan penataan persediaan dan menjamin kualitas komunikasi internal. Seringkali perlu untuk mengerjakan ulang beberapa elemen rantai yang membentuk suatu proses bisnis, atau mengubahnya sepenuhnya untuk meningkatkan efisiensi kerja.

Di mana memulainya?

Tahap pertama penyesuaian proses bisnis yang dianggap sebagai contoh adalah pengerjaan topologi, yang melibatkan identifikasi node utama dari rangkaian dan penentuan parameternya. Banyak hal di sini bergantung pada pasar apa yang menjadi fokus perusahaan dan tujuan apa yang ditetapkan manajemen organisasi untuk dirinya sendiri. Penting untuk memikirkan di mana paling menguntungkan untuk menyimpan inventaris, bagaimana memformalkan prosedur yang terkait dengannya, serta menyusun kebijakan transportasi, memilih rekanan, menghitung rute, dan skema kerja sama yang akan membantu mengoptimalkan proses.

Jadi apa yang harus saya lakukan?

Ada tiga strategi utama yang terlibat dalam memperoleh produk. Opsi pertama melibatkan perencanaan proses produksi, dan dalam kerangka strategi tersebut, dihitung berapa banyak persediaan yang dibutuhkan, dan dibawa ke gudang terlebih dahulu. Pilihan kedua adalah membeli langsung dari pemasok bahan sebanyak yang dibutuhkan untuk memproduksi produk yang dipesan oleh klien.

Pendekatan yang paling maju adalah pendekatan intelektual, yang melibatkan penggabungan dua pendekatan yang dijelaskan. Jika proses bisnis logistik melibatkan penggunaan bahan ini, maka selalu ada stok bahan yang relatif kecil di gudang, dan jumlah ini tidak pernah turun hingga nol. Pekerjaan ini memerlukan respons yang cepat dan jelas dari semua pekerja yang terkait dengan departemen pasokan dan pesanan; hubungan dalam rantai logistik harus terkoordinasi. Pelanggaran dan kegagalan tidak dapat diterima; Sangat mudah menggunakan sistem otomatis untuk mengimplementasikan proses bisnis. Untuk semua mitra, Anda dapat membuat akun dan halaman pribadi yang dapat digunakan untuk memantau status pekerjaan saat ini. Pendekatan ini menyederhanakan manajemen proses bisnis, pengendalian, dan juga memberikan pemahaman yang jelas tentang strategi yang dianut perusahaan.

Kesimpulannya

Transformasi yang benar dalam proses bisnis logistik dan pasokan memungkinkan Anda meningkatkan efisiensi operasi bisnis, dan produk akan lebih memenuhi harapan konsumen, sehingga memungkinkannya mendapatkan pijakan di pasar. Artinya, memahami esensi proses bisnis sangatlah penting bagi setiap pengusaha modern yang tertarik mengembangkan bisnisnya.

Kovalev Sergei Mikhailovich
Kovalev Valery Mikhailovich
(Jurnal “Konsultan Direktur”, No. 12 Juni 2004)

Tujuh aturan “emas” untuk menggambarkan proses bisnis

Metodologi untuk menggambarkan proses bisnis itu sendiri cukup sederhana, namun penerapannya yang efektif dalam praktik bukanlah tugas yang mudah. Perangkap yang muncul ketika menggambarkan proses bisnis suatu perusahaan dapat mengurangi efektivitas pekerjaan ini menjadi sia-sia. Munculnya pitfalls terkait dengan faktor manusia, karena sebagian besar karyawan perusahaan tidak tertarik untuk melakukan pekerjaan tersebut di organisasinya.

Deskripsi proses bisnis memberikan jawaban atas pertanyaan siapa melakukan apa di perusahaan dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Hal ini menjadikan perusahaan transparan dan akuntabel kepada manajemen. Transparansi terutama menguntungkan para pemimpin organisasi, namun memaksa seluruh karyawan untuk bekerja mencapai tujuan organisasi dengan merugikan kepentingan pribadi mereka. Selain itu, deskripsi proses bisnis dan peningkatan transparansi memungkinkan untuk mengidentifikasi kelebihan sumber daya keuangan dan waktu yang telah “disimpan” oleh karyawan untuk keadaan darurat, oleh karena itu, sebagian besar karyawan tidak tertarik dengan pekerjaan ini dan ketika menjelaskan aktivitas perusahaan, penolakan terus-menerus muncul. mencegah mereka memperoleh informasi sebenarnya tentang siapa yang melakukan apa di perusahaan dan siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Untuk mengurangi resistensi pihak-pihak yang tidak berkepentingan terhadap deskripsi proses bisnis, perlu menggunakan aturan “emas” yang diperoleh dari pengalaman praktis dalam melakukan pekerjaan serupa.

Aturan 1. Buatlah, klarifikasi, konfirmasi diagram bersama dengan “pemilik”/”peserta” proses bisnis.

Saat menjelaskan proses bisnis, perlu melibatkan spesialis secara aktif yang berpartisipasi dalam proses ini dan bertanggung jawab atas efektivitas implementasinya. Pertama, hal ini akan mempercepat pekerjaan dan meningkatkan kualitas hasil, karena selain peserta proses itu sendiri, tidak ada orang lain yang lebih mengetahui bagaimana proses bisnis sebenarnya terjadi. Kedua, berdasarkan uraian yang dikembangkan, kedepannya akan dilakukan optimalisasi dan perubahan proses bisnis. Salah satu aturan utama untuk menerapkan perubahan secara efektif adalah dengan melibatkan karyawan yang terlibat dalam proses pada tahap awal dan yang aktivitasnya akan terpengaruh oleh perubahan tersebut.

Aturan 2. Gunakan pendekatan visual untuk menggambarkan proses bisnis yang membantu meningkatkan efisiensi kerja dalam kelompok.

Saat menjelaskan proses bisnis, Anda perlu mencatat dan memvisualisasikan informasi yang diterima dengan cepat. Saat bekerja dalam kelompok, Anda dapat menggunakan flipchart atau papan tulis, di mana deskripsi proses bisnis akan dikembangkan dan dicatat selama kerja kelompok kerja. Pendekatan yang sangat efektif terkait dengan penggunaan proyektor multimedia, yang dengannya gambar diagram proses bisnis yang dikembangkan menggunakan perangkat lunak khusus ditampilkan di layar secara real time.

Aturan 3. Gunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh “pemilik”/”peserta” proses bisnis.

Saat menjelaskan proses bisnis, Anda perlu menggunakan bahasa dan terminologi yang diterima di organisasi. Setiap perusahaan memiliki kekhasannya masing-masing, memiliki nama sendiri untuk proses bisnis, fungsi, dokumen, dan departemen. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan terminologi yang sudah ada. Hal ini akan membuat diagram proses bisnis dapat dimengerti oleh semua partisipan dalam proses, sehingga menghemat banyak waktu saat mengoordinasikan, menganalisis, dan mengoptimalkannya.

Aturan 4. Buat diagram aktivitas, bukan struktur organisasi.

Saat mendeskripsikan proses bisnis, Anda perlu “melupakan” struktur organisasi yang ada dan tidak menggunakannya sebagai sarana untuk menyoroti proses dan aktivitas bisnis. Proses bisnis dibangun berdasarkan strategi, dan struktur organisasi beradaptasi dengannya, namun tidak sebaliknya. Itulah sebabnya struktur organisasi dijelaskan dan ditumpangkan pada proses bisnis pada saat-saat terakhir. Fakta bahwa ia tidak berinteraksi dengan proses menunjukkan bahwa ia tidak optimal. Jika kita mengabaikan aturan ini dan menggunakan struktur organisasi saat ini sebagai sarana untuk menyoroti proses bisnis dan pekerjaan, maka kemungkinan deskripsi proses bisnis yang dikembangkan akan terdistorsi jika struktur organisasi tidak optimal, cukup tinggi.

Mari kita lihat contoh sebuah perusahaan di mana karyawannya menggambarkan proses bisnis “Pengiriman barang dari pemasok.” Saat melaksanakan pekerjaan ini, muncul pertanyaan apa yang menjadi batasan dari proses bisnis ini. Sekelompok ahli mengusulkan untuk mempertimbangkan sebagai batas akhir dari proses bisnis “Pengiriman” fakta bahwa barang yang dikirim dijual gratis dan departemen penjualan dapat menjualnya. Spesialis dari departemen pembelian, yang lebih terlibat dalam proses bisnis ini, mencoba untuk "menarik" proses bisnis ini di bawah batas-batas organisasi tanggung jawab departemen mereka dan berpendapat bahwa batas dari proses "Pengiriman" adalah kenyataan bahwa barang tersebut dibeli dan dikirim ke gerbang gudang. Dalam opsi kedua untuk menentukan batasan proses bisnis “Pengiriman”, struktur organisasi saat ini digunakan sebagai sarana, yang tidak benar, karena pada tahap ini tidak ada yang diketahui tentang tingkat optimalitasnya.

Aturan 5. Hindari detail proses bisnis yang berlebihan, terutama pada diagram “apa adanya”.

Salah satu permasalahan yang muncul saat mendeskripsikan proses bisnis adalah pelanggaran tingkat detail yang optimal, yang menyebabkan peningkatan jumlah pekerjaan secara signifikan. Pada saat yang sama, perincian yang berlebihan tidak hanya tidak memberikan efek tambahan menurut undang-undang Pareto 20 hingga 80, tetapi juga menimbulkan konsekuensi negatif yang terkait dengan kelebihan informasi peserta proyek, menurunkan kualitas hasil pekerjaan dan sering kali menyebabkan kegagalan proyek. keseluruhan acara.

Dalam hal ini, Anda perlu mengingat satu aturan lagi - semakin besar perubahan yang direncanakan untuk dilakukan saat mengoptimalkan proses bisnis, semakin kurang rinci deskripsi proses bisnis “sebagaimana adanya” yang harus dikembangkan.

Aturan 6: Hindari membuat diagram proses bisnis demi pembuatan diagram yang tidak mengarah pada analisis dan tindakan lebih lanjut.

Alat deskripsi proses bisnis yang telah dibahas hanyalah alat untuk mencapai tujuan yang lebih tinggi yaitu mengoptimalkan dan meningkatkan proses bisnis. Saat melakukan pekerjaan ini, Anda harus selalu mengingat tujuan sebenarnya, dan tidak terpaku pada alat dan pengembangan skema.

Situasi berikut ini cukup sering terjadi. Perusahaan mulai mendeskripsikan proses bisnis, semua orang sangat menyukai pekerjaan ini, semua orang membuat diagram proses bisnis dan struktur organisasi, dan tidak ada yang mau menghentikan aktivitas yang menarik dan menyenangkan ini. Dalam hal ini, penekanannya beralih dari pemecahan masalah ke pengembangan sirkuit. Oleh karena itu, Anda harus selalu ingat bahwa tujuan akhir adalah optimasi, dan deskripsi merupakan alat yang harus diperhatikan sebagai sarana untuk mencapai tujuan tersebut.

Mari kita lihat contoh penggambaran proses bisnis di suatu perusahaan dalam rangka mempersiapkan perusahaan untuk penerapan sistem informasi terintegrasi. Saat menjelaskan proses bisnis, metodologi IDEF0 digunakan. Para spesialis yang terlibat dalam deskripsi proses bisnis menghabiskan waktu lama untuk memilah-milah hubungan satu sama lain, menyelesaikan masalah kontroversial yang muncul - apa yang harus disertakan dalam faktur yang disertakan dengan barang dari pemasok ketika menggambarkan lingkungan proses bisnis “Kwitansi barang”. Beberapa orang percaya bahwa faktur adalah masukan untuk proses bisnis, yang lain percaya bahwa itu adalah manajemen. Perselisihan ini memakan waktu dua minggu, sementara semua orang masih belum yakin.

Aturan 7. Jangan bingung dengan konsep “sebagaimana adanya”, “sebagaimana mestinya”, “sebagaimana adanya”.

Saat mendeskripsikan proses bisnis, konsep “sebagaimana adanya”, “sebagaimana mestinya”, dan “sebagaimana adanya” tidak boleh tertukar. Menurut teknologi optimasi proses bisnis, langkah pertama adalah deskripsi proses "sebagaimana adanya". Oleh karena itu, yang perlu dijelaskan hanyalah pekerjaan-pekerjaan tersebut, hanya struktur organisasi yang benar-benar ada, terlepas dari “kelengkungan” pekerjaan tersebut. Seringkali saat wawancara, karyawan yang aktivitasnya digambarkan mulai berfantasi dan menceritakan hal-hal yang sangat berbeda dengan kenyataan. Ketika Anda bertanya kepada mereka mengapa mereka bertindak seperti ini, mereka menjawab karena menurut pendapat mereka memang demikianlah seharusnya. Akibatnya, diagram proses bisnis yang dibangun tidak sesuai dengan kenyataan, sehingga mendistorsi informasi dan mengurangi kemungkinan optimalisasi proses bisnis yang efektif.

instruksi

Yang pertama adalah merumuskan secara akurat nama proses yang dijelaskan, yang harus dapat dipahami dan mencerminkan esensi umum dari urutan tindakan yang membentuk proses tersebut. Misalnya, alih-alih “Mengirimkan aplikasi untuk produksi dan memantau pelaksanaannya”, cukup memberi nama proses tersebut “Kontrol Produk”. Hal kedua adalah dengan benar memecah seluruh proses yang dijelaskan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil (“atom”) atau fungsi subproses dan menentukan urutan eksekusinya. Dengan pembagian seperti itu, proses yang dijelaskan akan menjadi proses tingkat atas. Tingkat detail dari proses tingkat atas mungkin berbeda-beda, namun harus cukup untuk dipahami oleh audiens yang akan menggunakan deskripsi Anda.

Ada beberapa cara untuk menggambarkan proses bisnis. Yang paling populer adalah grafis, menggunakan, dibuat dalam berbagai notasi (notasi adalah sekumpulan simbol untuk menunjukkan sesuatu).
Jenis notasi yang paling umum untuk menggambarkan proses bisnis adalah IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), dll.
Sebagai contoh, mari kita lihat diagram yang dibuat di BPMN (Business Process Modeling Notation) menggunakan alat CASE PowerDesigner (Gbr. 1). Elemen utama dalam diagram adalah:
1. "Proses" (fungsi) - persegi panjang yang dibulatkan di sudut-sudutnya;
2. "Transisi" - panah yang menghubungkan proses;
3. “Keputusan” - berlian berisi pertanyaan yang hanya bisa dijawab “Ya” atau “Tidak”;
4. Kondisi - ekspresi teks di mana terjadi transisi dari suatu fungsi ke fungsi lainnya. Ketentuan selalu diapit tanda kurung siku. Terkadang berguna untuk membaginya menjadi “Jalur” - bagian vertikal atau horizontal yang menunjukkan divisi perusahaan atau karyawan yang bertanggung jawab untuk menjalankan fungsi tertentu. Dalam hal ini, fungsi ini harus ditempatkan di dalam bagiannya. Selain elemen-elemen yang terdaftar, ini juga dapat berisi daftar data yang merupakan input atau output untuk proses tersebut, serta tautan ke peraturan atau regulasi yang sesuai dengan fungsi tertentu yang dijalankan. Contoh deskripsi proses bisnis “Pengendalian produksi produk” ditunjukkan pada Gambar 1. Sangat mudah untuk melihat bahwa diagram ini sangat mirip dengan diagram alur algoritma untuk memecahkan masalah.

Gambaran grafis suatu proses juga dapat dilengkapi dengan deskripsi tekstual fungsi-subprosesnya dalam bentuk tabel yang berisi kolom-kolom berikut: nama proses, departemen (pemilik proses), deskripsi proses, hasil pelaksanaan proses. Contoh deskripsi tersebut ditunjukkan pada Gambar 2. Jika optimasi lebih lanjut dari proses bisnis yang dijelaskan diharapkan, maka kolom lain dapat ditambahkan ke tabel yang menjelaskan kesulitan atau kekurangan dari fungsi-subproses yang sedang dilakukan.

Saran yang berguna

Selalu patuhi aturan notasi grafis yang dipilih untuk menggambarkan proses bisnis.

Sumber:

M. Rybakov. Optimalisasi proses bisnis.
cara membuat proses bisnis

Proses sebagai suatu fenomena merupakan perubahan kualitatif yang terjadi pada objek pengamatan selama beberapa waktu. Oleh karena itu, bahkan sebelum memulai deskripsi, Anda harus menunjukkan objek dan jangka waktu pengamatan.

instruksi

Pertama, Anda perlu mendeskripsikan esensi proses, dengan kata lain, perubahan kualitatif yang Anda amati. Misalnya terbakar, terbakar, padam (inti peristiwanya adalah proses pembakaran). Perubahannya bisa terlihat secara lahiriah (seluruh korek api berubah menjadi batang), struktur benda, sistem koneksi bisa berubah, tergantung pada apa sebenarnya yang Anda lacak. Bagaimanapun, saat menjelaskan perubahan, Anda juga perlu menunjukkan waktu dan kecepatan (misalnya, korek api menyala selama 20 detik, kecepatan hangus adalah 2 milimeter per detik). Terkadang karakteristik proses seperti “siklusitas” ditambahkan ke dalamnya (perubahan yang Anda amati terjadi sekali atau secara berkala).

Setelah menunjukkan esensi perubahan, mereka biasanya menggambarkan proses tersebut sebagai rangkaian “keadaan”. Untuk tujuan ini, biasanya sepanjang waktu pengamatan