Diposting pada 13/05/2018

Secara singkat: Jika ada perubahan dalam aktivitas profesional seorang karyawan, entri yang sesuai harus dibuat dalam dokumen yang mengonfirmasi masa kerja. Aturan untuk mengisi buku kerja oleh majikan ditetapkan dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia, dan untuk 2015-2016 sampelnya tetap tidak berubah.

Mengisi buku kerja dengan benar: mengapa diperlukan dan siapa yang membuat entri?

Buku kerja adalah dokumen yang memuat segala informasi tentang kegiatan profesional seorang karyawan. Setelah mencapai usia legal, digunakan untuk mendaftar dan menghitung pensiun. Majikan membutuhkan pembukuan bawahannya untuk menghitung berbagai pembayaran, sehingga sangat penting untuk mengisi semuanya dengan benar.

Terlepas dari tindakan apa yang diambil sehubungan dengan seorang karyawan, perubahan dilakukan di perusahaan oleh pengusaha perorangan atau di suatu perusahaan oleh spesialis di departemen personalia, departemen akuntansi, atau direktur itu sendiri. Aturan pengisian buku kerja tahun 2015-2016 dan contoh bagi pengusaha perorangan dan badan hukum adalah sama.

Perlu dicatat bahwa pengusaha perorangan atau LLC yang diwakili oleh direktur tidak boleh membuat dokumen ini untuk dirinya sendiri: dalam Art. 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia menetapkan bahwa hanya karyawan yang dapat memiliki buku, karena Masa kerja seorang pengusaha dihitung sejak pendaftaran pada Pelayanan Pajak dan penerimaan kas ke Dana Pensiun.

Pembukuan tersebut harus diselesaikan selambat-lambatnya seminggu sejak hari pertama bekerja, dan hanya jika pekerja tersebut telah bekerja selama 5 hari atau lebih, dan ini adalah pekerjaan utamanya. Jika ia hanya berencana untuk bergabung, maka pencatatan dibuat atas permintaannya dan berdasarkan dokumen yang merupakan konfirmasi resmi atas kegiatannya di perusahaan lain.

Apa yang harus tercermin dalam buku ini:

• Informasi tentang perekrutan.
• Menerima mutasi ke perusahaan lain atau jabatan lain.
• Perubahan nama lengkap sehubungan dengan peristiwa tertentu.
• Bertugas di jajaran Angkatan Darat Rusia, Kementerian Situasi Darurat, Kementerian Dalam Negeri, Layanan Pengawasan Obat Federal, dan lembaga pemerintah lainnya.
• Pelatihan lanjutan atau menerima penghargaan.
• Pemberhentian seorang karyawan.

Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April. Tahun 2005 Nomor 225 menetapkan aturan tersendiri untuk melakukan perubahan buku:

• Entri apa pun yang dibuat dengan tinta hitam atau biru dengan sangat rinci tidak diperbolehkan; Informasi tersebut diberi nomor seri tertentu sesuai dengan bagiannya.
• Rincian paspor karyawan ditunjukkan secara eksklusif pada halaman judul.
• Perubahan lebih lanjut dalam proses bisnis harus tercermin selambat-lambatnya tujuh hari sejak tanggal dikeluarkannya Perintah Direktur. Jika karyawan tersebut mengundurkan diri, maka informasi tersebut dimasukkan pada hari yang sama dengan mempertimbangkan teks Perintah, serta mengacu pada artikel Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Anda tidak dapat menunjukkan dalam dokumen informasi tentang bonus reguler, yang biasanya dibayarkan setiap bulan.

Buku kerja: contoh pengisian saat melamar pekerjaan

Halaman judul harus diisi terlebih dahulu dan setelah menunjukkan paspor.

Mengisi halaman judul buku kerja menggunakan sampel sangat mudah. Untuk melakukan ini, Anda perlu memasukkan data tertentu:

• Nama belakang, nama depan, patronimik.

  Cara mengisi buku kerja yang benar: contoh 2018

  Mereka dapat dilihat di paspor Anda atau dokumen identitas lainnya.

• Tanggal lahir ditunjukkan dengan angka: misalnya 02.10.1990.
• Pendidikan. Untuk memastikan ketersediaannya, diberikan ijazah, sertifikat, atau surat keterangan belum selesai pelatihan jika pegawai masih berstatus pelajar.
• Spesialisasi. Ini mengacu pada profesi yang diperoleh di lembaga pendidikan.
• Tanggal diisi. Itu dapat ditunjukkan secara lengkap dalam angka, atau secara terpisah berdasarkan bulan - dengan kata-kata.
• Tanda tangan: ditempatkan oleh spesialis yang dipekerjakan dan karyawan yang menyiapkan buku.
• Terakhir, pakar perusahaan atau pengusaha perorangan sendiri yang membubuhkan stempel.

Ekstrak dari buku kerja: contoh pengisian buku

Kolom “Informasi tentang pekerjaan” adalah ekstrak. Paling sering, karyawan meminta untuk membuat fotokopi beberapa halaman darinya, dan itu berisi informasi berikut:

• Tanggal dan nomor entri dalam angka.
• Informasi tentang penerimaan, pemberhentian, dll. Misalnya: LLC "Mercury", diterima di departemen perencanaan untuk posisi ekonom.
• Apa alasan entri seperti itu: biasanya merupakan penerbitan Perintah Eksekutif. Contoh : Surat Perintah No. 762 tanggal 11/10/2015.

Mengisi buku kerja pada saat pemberhentian: contoh 2015-2016

Jika seorang spesialis memutuskan untuk mengundurkan diri, maka ini juga dicatat pada baris setelah informasi sebelumnya:

• Seperti sebelumnya, nomornya ditunjukkan secara berurutan, dan tanggal hari kerja terakhir ditunjukkan dalam angka Arab.
• Alasan pemecatan: misalnya, jika ia berhenti atas kemauannya sendiri, maka perlu mengacu pada ayat 3 Seni. 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Stempel organisasi: harus dibubuhkan oleh direktur atau spesialis dari perusahaan yang berwenang menggunakannya. Anda juga perlu membubuhkan tanda tangan pada orang yang mengisinya, dan pada orang yang mengundurkan diri.

Mengisi buku kerja saat pindah ke posisi lain pada contoh

Dokumen yang sangat diperlukan bagi seorang spesialis mencakup penyesuaian bahkan ketika ia dipindahkan ke posisi lain:

• Nomor entri wajib dalam urutan prioritas.
• Tanggal terjemahan resmi dalam angka sederhana.
• Pada kolom ketiga, diberi nama “Informasi…”, data di mana transfer dilakukan dan ke posisi spesifik apa yang dimasukkan.
• Alasan pemindahan.

  Data Pesanan dimasukkan di sini.

Memasukkan informasi tentang penghargaan

Informasi tentang penghargaan yang diterima ditampilkan dalam beberapa kasus: ketika karyawan diberi ucapan terima kasih, bonus satu kali diberikan, dia dinominasikan untuk mendapatkan gelar, atau dianugerahi hadiah atau sertifikat yang berharga.

Cara mengisi data sebagai berikut:

• Entri tersebut diberi nomor seri, diikuti dengan tanggal pembuatannya.
• Di bawah nama perusahaan dan jabatan, tertulis entri yang kira-kira isinya sebagai berikut: “terima kasih atas pengembangan rencana ekonomi yang efektif untuk perusahaan.”
• Selanjutnya, Pesanan dan informasi tentangnya ditunjukkan: tanggal dan nomor.

Petunjuk pengisian buku kerja saat mengganti nama belakang

Jika karyawan tersebut menikah atau ada alasan lain untuk mengubah nama belakangnya, maka semua informasi dimasukkan berdasarkan paspor atau dokumen resmi lainnya yang dibawanya.

Bagaimana penyesuaian terjadi:

• Pada halaman judul, nama keluarga sebelumnya dicoret dengan garis padat, dan nama keluarga baru ditulis di sana di ruang kosong.
• Basisnya ditunjukkan pada sampul bagian dalam. Contoh: nama keluarga diubah menjadi nama keluarga Nesterenko berdasarkan Akta Nikah tertanggal 10.10.2015 No.I-PK

Duplikat buku kerja: contoh pengisian tahun 2015-2016.

Jika bukunya hilang atau salah letak, pekerja berhak mengajukan permohonan tertulis kepada pemberi kerja atau departemen personalia dari tempat kerja terakhirnya untuk penerbitan duplikatnya dalam waktu 15 hari. Jika perusahaan yang harus disalahkan atas kerugian tersebut, maka seluruh tanggung jawab restorasi menjadi tanggung jawabnya. Untuk membuat duplikat, diperlukan dokumen-dokumen berikut:

• Pesanan atau salinannya disertifikasi oleh manajemen tentang perekrutan, pemecatan, promosi, transfer.
• Surat keterangan dari Arsip Negara dalam hal perusahaan sebelumnya dilikuidasi.
• Kontrak kerja dan surat keterangan masa kerja dari tempat kerja sebelumnya.
• Pernyataan gaji.
• Akun pribadi seorang spesialis di perusahaan yang memerlukan konfirmasi aktivitas kerjanya.
• Ketika masa kerja telah dipulihkan di pengadilan, diperlukan keputusan yang tepat.

Pengisian buku kerja oleh pengusaha perorangan atau badan hukum: contoh ilustratif

Untuk memiliki pemahaman yang baik tentang pemformatan yang benar dari dokumen penting tersebut, disarankan untuk menonton video, yang menjelaskan semuanya secara detail.

Pada tanggal 1 Januari 2004, mulai berlaku buku catatan kerja bentuk baru. Cara menyusunnya dengan benar tercantum dalam instruksi Kementerian Tenaga Kerja yang baru-baru ini diterbitkan.

Hal. Shubnikova, pakar AG "RADA"

Bentuk baru buku kerja beserta sisipannya diatur dalam Keputusan Pemerintah No. 225 tanggal 16 April 2003. Dalam pengisiannya harus mengikuti petunjuk yang telah disetujui oleh Keputusan Menteri Tenaga Kerja No. 69 tanggal 10 Oktober 2003 (selanjutnya disebut disebut Keputusan Nomor 69).

Cara mendapatkan buku kerja baru

Buku kerja baru harus dikeluarkan ketika mempekerjakan warga negara yang belum memilikinya. Namun tidak perlu menukar buku lama dengan yang baru. Hanya perusahaan yang bisa membuat buku kerja untuk karyawan. Pengusaha tidak berhak melakukan hal itu. Buku kerja dikeluarkan untuk setiap pegawai yang telah bekerja di organisasi lebih dari lima hari. Bagi pegawai yang baru pertama kali mendapat pekerjaan, dibuatkan buku kerja di organisasinya kehadiran. Ini harus dilakukan dalam waktu seminggu sejak dia dipekerjakan. Dalam hal ini, karyawan tersebut dikenakan biaya. Itu sama dengan biaya pembelian formulir buku kerja.

Cara mengisi buku kerja

Buku kerja terdiri dari tiga bagian: – halaman judul – informasi tentang karya – informasi tentang penghargaan.

Halaman depan

Pada halaman judul Anda harus menunjukkan informasi berikut tentang karyawan: – nama belakang, nama depan, patronimik – tanggal lahir (hari, bulan, tahun);

– pendidikan, profesi, spesialisasi. Entri ini dibuat berdasarkan paspor atau dokumen identifikasi lainnya (misalnya, tanda pengenal militer), serta dokumen atau surat pendidikan yang menegaskan adanya pengetahuan khusus (misalnya, sertifikat). ). Di bagian bawah halaman judul dicantumkan tanggal pengisian buku kerja. Kebenaran informasi yang dimasukkan disertifikasi dengan tanda tangan karyawan itu sendiri dan orang yang bertanggung jawab menerbitkan buku kerja. Setelah ini, Anda perlu membubuhkan stempel perusahaan.

Bagian ini terdiri dari beberapa kolom: – Kolom 1 “Nomor catatan”; – Kolom 2 “Tanggal (hari, bulan, tahun)”; – Kolom 3 “Informasi tentang perekrutan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain, kualifikasi, pemberhentian”; 4 “Nama, tanggal dan nomor dokumen yang menjadi dasar pencatatan.” Pada saat melamar pekerjaan, pada Kolom 3 sebagai judul harus ditulis nama lengkap perusahaan. Selain itu, Anda dapat memasukkan nama singkatannya pada kolom ini. Nomor urut entri ditempatkan pada baris di bawah kolom 1. Kolom 2 menunjukkan tanggal karyawan tersebut dipekerjakan. Catatan posisi, spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi dimasukkan di kolom 3. Di kolom yang sama Anda perlu menunjukkan informasi tentang pemindahan ke pekerjaan tetap lain atau pemecatan karyawan tersebut. . Semua entri ini dimasukkan ke dalam buku kerja berdasarkan perintah manajer. Tanggal dan nomor pesanan ini harus dimasukkan pada kolom 4. Semua pencatatan dalam buku kerja harus dilakukan tanpa singkatan. Jika seseorang mengundurkan diri, maka pencatatannya harus dilakukan langsung pada hari pemberhentian. Dalam kasus lain, informasi harus tercermin dalam buku kerja dalam waktu seminggu sejak tanggal pembuatan pesanan. Harap dicatat bahwa informasi tentang pekerjaan paruh waktu dimasukkan ke dalam buku kerja hanya atas permintaan karyawan. Contoh Di CJSC Meridian pada tanggal 15 Januari 2004, Yu.V. Shevelev (perintah tertanggal 15 Januari 2004 No. 5/K). Pada tanggal 1 Juli 2004, beliau dipindahkan ke posisi kepala akuntan (Surat Perintah No. 25/K tanggal 1 Juli 2004). Seorang pegawai bagian personalia perusahaan mengisi bagian “Informasi Pekerjaan” sebagai berikut:

Detail pekerjaan

Nomor masuk.	Tanggal
	nomor	Bulan	tahun
1	2			3	4
				Perusahaan Saham Gabungan Tertutup "Meridian"
3	15	01	2004	Dipekerjakan sebagai akuntan	Surat Perintah Nomor 5/K tanggal 15 Januari 2004
4	01	07	2004	Dipindahkan ke posisi kepala akuntan	Surat Perintah No. 25/K tanggal 01.07.2004

– contoh akhir – Karyawan harus terbiasa dengan setiap entri baru yang dibuat dalam buku kerjanya. Setelah itu, ia harus menandatangani Bagian III dari kartu pribadinya (Formulir No. T-2) di seberang entri serupa. Hal ini telah disetujui oleh Keputusan Badan Statistik Negara tanggal 6 April 2001 No. 26. Contoh Kami menggunakan data dari contoh sebelumnya dalam kartu pribadi Yu.V. Sheveleva membuat catatan berikut:...

AKU AKU AKU. PEKERJAAN DAN TRANSFER KE PEKERJAAN LAIN

Tanggal	Divisi struktural	Profesi (jabatan), pangkat, kelas (kategori) kualifikasi	Gaji (tarif tarif), bonus, gosok.	Basis	Tanda tangan pemilik buku kerja
1	2	3	4	5	6
15.01.2004	Akuntansi	Akuntan	5000	Surat Perintah Nomor 5/K tanggal 15 Januari 2004	Sheveleva
01.07.2004	Akuntansi	Kepala akuntan	10 000	Surat Perintah No. 25/K tanggal 01.07.2004	Sheveleva

... -akhir contoh - Catatan pemecatan disertai dengan tautan ke artikel dan klausul Kode Perburuhan di mana karyawan tersebut diberhentikan. Itu disertifikasi dengan stempel organisasi atau departemen personalia dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan kerja. Selain itu, karyawan itu sendiri harus menandatanganinya. Dengan demikian, ia menegaskan bahwa ia telah membaca dan menyetujui semua entri yang dibuat dalam buku kerjanya selama bekerja di perusahaan. Vetrov bekerja sebagai manajer di Strela LLC. Pada tanggal 12 November 2003, ia dipecat karena ketidakhadiran (sub-paragraf “a”, paragraf 6, pasal 81 Kode Perburuhan). Pada hari yang sama, Surat Perintah No. 24 dibuat tentang hal ini. Direktur Jenderal Strela bertanggung jawab untuk memelihara catatan kerja karyawan perusahaan. Dia membuat entri berikut di buku kerja Petrov:

Detail pekerjaan

Nomor masuk.	Tanggal			Informasi tentang perekrutan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain, kualifikasi, pemecatan (menunjukkan alasan dan mengacu pada pasal, ayat undang-undang)	Nama, tanggal dan nomor dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri
	nomor	bulan	tahun
1		2		3	4
5	12	11	2003	Dipecat karena ketidakhadiran	Nomor Pesanan 24
				(subparagraf “a” paragraf 6	tanggal 12 November 2003
				Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia)
				Direktur Jenderal LLC
				"Strela": Yakovlev (Yakovlev)
				Diperkenalkan oleh: Vetrov (Vetrov)

–akhir contoh– Dalam hal seorang pekerja meninggal dunia, buku kerja, setelah dicatat di dalamnya tentang pemutusan kontrak kerja, diserahkan kepada salah satu kerabatnya dengan tanda tangan. Atas permintaan kerabat, dapat dikirim melalui pos.

Informasi tentang penghargaan

Pada bagian ini dibuat catatan tentang penyerahan penghargaan negara, sertifikat kehormatan kepada pegawai, tentang penganugerahan gelar, serta tentang berbagai insentif yang diatur dalam kesepakatan bersama. Jika perusahaan secara rutin membayar bonus yang diberikan kepada karyawannya karena menurut sistem pengupahan (peraturan pengupahan, kontrak kerja), hal ini tidak perlu dicatat dalam buku kerja. Kecuali, tentu saja, hal itu menjadi alasan untuk memberhentikan karyawan tersebut.

Melakukan perubahan dan koreksi

Informasi tentang perubahan nama belakang, nama depan, patronimik, tanggal lahir karyawan dimasukkan ke dalam buku kerja berdasarkan paspor, akta kelahiran, akta nikah, perceraian, dll. referensi ke nomor dan tanggal dokumen-dokumen ini. Informasi sebelumnya harus dicoret satu baris, dan informasi baru ditulis di sebelahnya. Tautan ke dokumen terkait dibuat di sampul bagian dalam buku kerja. Setiap tautan disertifikasi dengan tanda tangan kepala atau orang yang diberi wewenang khusus olehnya. Setelah ini, Anda perlu membubuhkan stempel perusahaan. Jika ditemukan entri yang salah di bagian “Informasi Pekerjaan” atau “Informasi Penghargaan”, maka harus diperbaiki. Anda tidak dapat mencoretnya. Harus ditulis bahwa itu tidak valid. Setelah ini, Anda perlu membuat entri yang benar. Contoh Koreksi dilakukan oleh perusahaan yang melakukan kesalahan. Dalam hal terjadi reorganisasi perusahaan, pencatatan yang benar akan dibuat di perusahaan tempat karyawan tersebut bekerja saat ini.

Detail pekerjaan

Nomor masuk.	Tanggal			Informasi tentang perekrutan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain, kualifikasi, pemecatan (menunjukkan alasan dan mengacu pada pasal, ayat undang-undang)	Nama, tanggal dan nomor dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri
	nomor	bulan	tahun
1	2			3	4
				Sopir R.G. Alexandrov dipekerjakan oleh JSC Beryozka pada tanggal 1 Mei 2003. Pada hari ini, manajer menandatangani perintah No. 52 tentang pengangkatannya untuk bekerja. Saat mengisi buku, spesialis SDM secara keliru mencantumkan tanggal yang salah di dalamnya - 11 Mei 2003. Pada hari yang sama, dia menemukan kesalahan ini dan memperbaikinya. Untuk melakukan ini, di buku kerja R.G. Alexandrov membuat catatan berikut:
8	01	05	2003		Perusahaan Saham Gabungan Tertutup "Beryozka"
9	01	05	2003	Surat Perintah Nomor 52 tanggal 11 Mei 2003
10	01	05	2003	Entri untuk No. 8 tidak valid	Dipekerjakan sebagai sopir

Surat Perintah Nomor 52 tanggal 01.05.2003

–akhir contoh– Informasi tentang seorang karyawan yang memperoleh profesi atau spesialisasi baru dimasukkan ke dalam buku kerja yang menunjukkan pangkat, kelas atau tingkat kualifikasinya. Misalnya, jika seorang akuntan menerima profesi pengacara, di bagian “Informasi Pekerjaan” di buku kerja disebutkan sebagai berikut: – di kolom 1 – nomor seri entri; – di kolom 2 – tanggal penerimaan profesi kedua; – pada kolom 3 – isian: “Profesi kedua telah didirikan.” pengacara” – pada kolom 4 – nama dokumen perolehan profesi baru, nomor dan tanggalnya nama. Entri tentang hal ini dibuat di kolom 3 bagian “Informasi tentang pekerjaan” di buku kerja: “Perusahaan ini dan itu telah diubah namanya menjadi ini dan itu.” Kolom 4 menunjukkan urutan (instruksi) manajer yang menjadi dasar penggantian nama perusahaan, serta nomor dan tanggalnya.

Buku kerja rangkap diterbitkan dalam hal-hal sebagai berikut: – buku kerja hilang; – berisi catatan pemecatan, yang dianggap tidak sah; – buku tersebut menjadi tidak dapat digunakan harus segera melaporkan hal ini kepada perusahaan yang memasukkannya ke dalam entri terakhir. Perusahaan ini akan menerbitkan duplikatnya. Untuk melakukan ini, hanya informasi yang dapat didokumentasikan yang dimasukkan ke dalam buku kerja baru. Catatan tidak dibuat untuk setiap tempat kerja sebelumnya. Anda hanya perlu menunjukkan jumlah tahun, bulan dan hari pengalaman kerja, serta informasi tentang tempat kerja terakhir. Perusahaan wajib menerbitkan buku kerja baru kepada karyawannya selambat-lambatnya 15 hari sejak tanggal pengajuan permohonan.

Jika ada pemberitahuan pemecatan di buku kerja yang dianggap tidak sah, atas permohonan karyawan, perusahaan akan menerbitkan duplikatnya. Ini mengulangi semua entri kecuali yang dinyatakan ilegal. Hal yang sama dilakukan jika buku kerja menjadi tidak dapat digunakan. Jika semua halaman salah satu bagian di buku kerja sudah terisi, maka perlu dibuat sisipan. Di buku kerja itu sendiri, stempel “Sisipkan diterbitkan” ditempatkan dan seri serta nomornya dicantumkan. Harap dicatat bahwa tanpa buku kerja, sisipan tersebut tidak valid.

Penyimpanan catatan kerja

Saat ini, pendaftaran buku kerja diatur oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia, Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225 “Tentang buku kerja” dan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. petunjuk pengisian buku kerja”. Namun peraturan ini mengandung cukup banyak kontradiksi, sehingga jika timbul situasi kontroversial, Anda perlu menerapkan dokumen yang memiliki kekuatan hukum terbesar - Kode Perburuhan. Nah, untuk membantu petugas HR, ada sedikit petunjuk cara mengisi buku kerja.

Aturan umum untuk mengisi buku kerja

Mari kita mulai dengan fakta bahwa sebuah dokumen disimpan untuk setiap karyawan organisasi yang telah bekerja lebih dari lima hari dan untuk siapa pekerjaan ini adalah pekerjaan utama. Karyawan tersebut juga termasuk pekerja musiman dan sementara, serta pekerja lepas, jika mereka tunduk pada asuransi sosial. Buku kerja pekerja paruh waktu disimpan di tempat kerja utamanya, dan jika hilang karena kesalahan pemberi kerja, akan diberikan duplikatnya.

Semua entri harus dibuat lengkap (tanpa singkatan), memiliki nomor urut tersendiri pada bagiannya, dan semua tanggal harus ditulis hanya dalam angka Arab. Dalam hal ini, angka ditulis dengan dua digit (misalnya 03, 24 atau 15), bulan dengan dua digit (misalnya 01, 10 atau 11), dan tahun dengan empat digit (misalnya 2014). .

Saat mempekerjakan seorang karyawan, keaslian buku kerjanya diperiksa berdasarkan karakteristik komparatif dan data pada halaman pertama sesuai dengan data paspor (harus benar-benar cocok). Selain itu, halaman judul harus memuat stempel organisasi pertama tempat karyawan tersebut bekerja. Tanpa segel, buku tersebut dianggap tidak sah. Jika pelanggaran atau tidak adanya buku kerja terdeteksi, pemberi kerja membuat yang baru. Dan bila pencatatan terakhir pekerjaan pegawai baru itu tidak ditutup (yaitu tidak ada catatan pemberhentian dari tempat kerja sebelumnya), maka pencatatan pengangkatan tidak dapat dibuat, karena tidak ada pengukuhan yang sah atas pemberhentian dari tempat kerja itu. tempat kerja sebelumnya.

Catatan tentang hukuman yang dikenakan kepada seorang karyawan, kecuali pemecatan, tidak dibuat dalam catatan ketenagakerjaan. Tetapi catatan tentang penetapan dinas terus-menerus atau tidak dimasukkannya jangka waktu tertentu dalam dinas terus-menerus dibuat sesuai dengan tata cara yang ditetapkan.

Bagian dari buku kerja

Hanya ada tiga bagian:

• informasi tentang karyawan tersebut;
• informasi tentang pekerjaan;
• informasi tentang penghargaan.

Bagian pertama terletak pada halaman judul dan berisi informasi tentang karyawan: nama belakang, nama depan, patronimik, tanggal lahir, informasi tentang pendidikan dan profesi (kekhususan). Semua data ini ditunjukkan secara lengkap, tanpa singkatan, inisial, berdasarkan paspor dan dokumen pendidikan. Setelah mengisi halaman judul, karyawan memeriksa kebenaran dan tanda-tandanya. Halaman judul juga ditandatangani oleh pegawai HR yang bertanggung jawab memelihara catatan kerja. Stempel resmi organisasi ditempatkan di bagian bawah lembaran. Bagian kedua diisi dengan informasi tentang pekerjaan, di mana catatan penerimaan, pemindahan dan pemberhentian dibuat, yang menunjukkan syarat, posisi dan nama organisasi. Setiap entri dikonfirmasi oleh nomor pesanan dan stempel atau stempel organisasi. Di bagian penghargaan, semua penghargaan dan insentif karyawan dicatat, yang menunjukkan tanggal, pencapaian dan penghargaan, serta dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri.

Jika salah satu bagian berakhir, karyawan departemen SDM membuat sisipan khusus di buku kerja.

Petunjuk pengisian langkah demi langkah

Saat mempekerjakan seorang karyawan, perwakilan departemen SDM harus memeriksa apakah dia memiliki buku kerja dan diisi dengan benar. Jika tidak ada dokumen seperti itu, maka harus dibuat. Instruksi yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 69 akan memberi tahu Anda cara mengisi buku kerja dengan benar, tetapi singkatnya, Anda perlu melakukan hal berikut:

Langkah 1: Periksa atau lengkapi halaman sampul

Halaman judul harus berisi informasi berikut:

• nama belakang, nama depan dan patronimik sesuai dengan data paspor;
• tanggal lahir seluruhnya ditulis dengan angka Arab;
• pendidikan, misalnya, “kejuruan menengah” atau “kejuruan tinggi”;
• spesialisasi (ditunjukkan dalam kasus nominatif, misalnya, “akuntan”);
• tanggal penyelesaian (selambat-lambatnya lima hari sejak tanggal pendaftaran tempat kerja pertama);
• tanda tangan pemilik;
• tanda tangan dan transkrip tanda tangan pegawai departemen HR;
• stempel organisasi.

Langkah 2. Membuat entri

Setelah memeriksa atau mengisi halaman sampul, Anda dapat mulai memasukkan informasi tentang perekrutan. Hal ini dilakukan dalam lima hari kerja pertama karyawan. Pertama (sebelum teks itu sendiri), Anda harus membubuhkan stempel organisasi, yang menunjukkan semua datanya, atau menulisnya dengan tangan. Kemudian Anda dapat melanjutkan mengisi kolom:

• kolom No.1 - nomor seri - ditempatkan di bawah stempel perusahaan atau namanya dan di seberang entri pada penerimaan (pemecatan, pemindahan);
• kolom No.2 – tanggal – diisi dengan angka Arab dan sepenuhnya sesuai dengan tanggal perekrutan (pemindahan, pemberhentian), terlepas dari hari apa buku kerja diisi; dalam hal ini hari penerimaan dianggap sebagai tanggal yang ditentukan dalam kontrak kerja, dan tanggal pemberhentian adalah hari kerja terakhir;
• kolom No.3 - informasi tentang perekrutan (pemindahan, pemecatan), penggantian nama perusahaan, departemen tanpa singkatan, misalnya, “diberhentikan karena berakhirnya kontrak kerja, paragraf 2 bagian pertama Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia” dan tanda tangan pemilik buku;
• Kolom Nomor 4 - dasar pembuatan entri - perintah, protokol, keputusan rapat umum, nomor dan tanggalnya, misalnya, "Perintah tanggal 12 Juni 2010 No. 148-ok".

Langkah 3. Penghargaan

Di bagian “Informasi tentang penghargaan” hanya entri yang dibuat tentang gelar kehormatan, penghargaan negara, penghargaan dengan sertifikat kehormatan, lencana atau diploma, yang diatur oleh undang-undang Federasi Rusia, piagam organisasi atau perjanjian bersama. Dalam hal ini, entri dibuat dengan cara yang sama seperti saat mengisi bagian “Informasi Pekerjaan”. Yaitu:

• di kolom No. 1 – nomor seri entri
• di kolom No. 2 – tanggal
• di kolom No. 3 - jenis penghargaan, oleh siapa dan untuk prestasi apa karyawan tersebut diberikan
• di kolom No. 4 - dasar (keputusan, perintah, resolusi).

Perlu dicatat bahwa bonus tunai dan hadiah berharga tidak termasuk dalam bagian penghargaan.

Mengisi sisipan

Jika semua halaman dari salah satu bagian telah selesai, maka sisipan dijahit ke dalam buku, yang dipelihara dan diisi sesuai dengan aturan yang sama. Sisipan, seperti buku kerja, adalah bentuk akuntansi yang ketat dan ketika dikeluarkan untuk seorang karyawan, stempel “Sisipkan dikeluarkan” ditempatkan di buku yang menunjukkan nomornya (entri tidak dapat dibuat dengan tangan, dan stempel biasanya ditempatkan pada halaman judul, tetapi dapat juga dilakukan pada sampul halaman ganda).

Sisipan itu sendiri tanpa buku kerja dianggap tidak sah, dan biasanya dijahit di antara halaman terakhir dan sampul (walaupun tidak ada petunjuk pasti dalam peraturan mengenai tempat menjahit). Penomoran halaman yang disisipkan meneruskan penomoran halaman. Dan stempel organisasi harus ditempelkan pada halaman judul sisipan.

Catatan paruh waktu

Secara hukum, buku kerja diisi di organisasi tempat orang tersebut bekerja sebagai pegawai utama. Tidak perlu membuat catatan pekerjaan paruh waktu. Tapi atas permintaan karyawan, mereka bisa ditambahkan. Bagaimana cara mengisi buku kerja dalam kasus ini? Hal ini harus dilakukan oleh karyawan departemen personalia suatu perusahaan di mana karyawan tersebut adalah karyawan utama, dan catatan dibuat berdasarkan dokumen yang diberikan karyawan tersebut dari tempat kerja paruh waktu. Jika seorang karyawan bekerja paruh waktu di perusahaan yang sama, maka pencatatannya dibuat berdasarkan dokumen internal. Prosedur untuk membuat entri adalah sebagai berikut:

• Kolom No. 1 – menunjukkan nomor seri entri;
• Kolom No. 2 – menunjukkan tanggal penerimaan pekerjaan paruh waktu;
• Kolom No.3 – dibuat entri tentang perekrutan pekerjaan paruh waktu, yang menunjukkan nama unit struktural organisasi, nama jabatan, profesi, yang menunjukkan kualifikasi;
• Kolom No. 4 – menunjukkan dokumen dengan nomor dan tanggal yang menjadi dasar pembuatan entri.

Jika seorang karyawan mengundurkan diri dari pekerjaan paruh waktu, pemecatan tersebut dicatat dengan cara yang sama, berdasarkan dokumen dari tempat kerja paruh waktu.

Koreksi pada entri pada halaman judul

Terkadang perlu dilakukan koreksi terhadap informasi pada halaman judul. Misalnya, jika setelah menikah seorang perempuan mengganti nama belakangnya atau sebaliknya, setelah bercerai ia kembali ke nama gadisnya. Apa yang dikatakan dalam Instruksi untuk memelihara catatan kerja tentang hal ini? Jawabannya sederhana: data sebelumnya dicoret dengan hati-hati dalam satu baris dan dicatat yang baru, sedangkan semua perubahan harus dilakukan berdasarkan dokumen (paspor, akta nikah, akta cerai, akta kelahiran, perubahan nama keluarga, nama , patronimik, tanggal lahir). Tautan ke dokumen terkait, yang diberikan karyawan ke departemen SDM, dibuat di sampul dalam buku kerja dan disertifikasi dengan stempel organisasi dan tanda tangan manajer atau orang yang bertanggung jawab.

Namun ada kalanya data pribadi karyawan pada halaman judul ditunjukkan dengan kesalahan (bukannya "Natalia" yang ditulis "Natalia" atau ada kesalahan pada tanggal lahir atau nama keluarga) dan ini hanya diketahui ketika karyawan tersebut mendapat pekerjaan baru dan karyawan departemen SDM memeriksa dokumen, menemukan ketidaksesuaian. Dalam hal ini, sesuai dengan Instruksi, Anda perlu menghubungi perusahaan Anda sebelumnya, yang harus memastikan bahwa kesalahan atau ketidakakuratan yang teridentifikasi diperbaiki.

Kesalahan umum saat mengisi buku kerja

Saat melakukan pengecekan, sering ditemukan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan HR saat mengisinya. Di antara yang paling populer:

• nama belakang, nama depan, atau patronimik yang salah disebutkan;
• tanggal lahir yang salah dicatat (saat mengisi halaman judul sebelum 11 November 2003, bulan lahir ditunjukkan dengan kata-kata, dan setelah 11 November 2003 - dengan angka Arab);
• kurangnya informasi tentang pendidikan (kolom tetap kosong, dan informasi tentang pendidikan digarisbawahi di bagian bawah dengan satu baris); jika seseorang pertama kali mengenyam satu pendidikan dan kemudian menerima pendidikan lain, informasi tentang dia dicatat di sebelah pendidikan pertama (dalam hal ini, tautan ke dokumen pada halaman ganda tidak boleh dibuat);
• informasi mengenai pendidikan tidak lengkap;
• profesi atau spesialisasi tidak disebutkan;
• tanggal penyelesaian tidak disebutkan;
• tanda tangan pemiliknya hilang;
• tidak ada stempel organisasi pada halaman judul;
• informasi tentang perekrutan dimasukkan setelah enam hari kerja atau lebih;
• pelanggaran tata cara pencantuman dasar pembuatan entri (pada kolom No. 4 harus ditulis terlebih dahulu nama lengkap dokumen, kemudian tanggalnya, kemudian nomor dokumen);
• membubuhkan stempel departemen SDM perusahaan setelah catatan pemecatan (menurut aturan yang berlaku, setelah pencatatan harus ada stempel resmi organisasi);
• ketidakhadiran setelah entri terakhir dari tanda tangan karyawan yang menyatakan bahwa ia telah membaca dan menyetujui semua entri;
• memasukkan informasi tentang pekerjaan ke bagian penghargaan.

Posting koreksi

Menurut Instruksi, tidak diperbolehkan mencoret entri yang tidak akurat di bagian “Informasi tentang pekerjaan” dan “Informasi tentang penghargaan”. Bagaimana cara memperbaiki entri di buku kerja? Entri yang salah harus dibatalkan dan entri yang benar harus dibuat.

Apabila penomoran isian salah, maka hanya dapat diperbaiki dengan menyatakan seluruh isian di bawah nomor yang bersangkutan tidak sah, kemudian mencantumkan nomor di mana isian semula seharusnya berada, dan pada kolom No. 3 tuliskan: “Entri bernomor (sebutkan nomornya) tidak sah.” Setelah ini, Anda perlu mengulangi perekaman lagi dengan nomor yang berbeda.

Penghancuran bentuk yang rusak

Bentuk buku kerja atau sisipan yang ketinggalan jaman atau rusak harus dimusnahkan. Ini harus dilakukan sesuai dengan aturan untuk bekerja dengan formulir akuntansi yang ketat, pembentukan komisi khusus yang akan mengkonfirmasi prosedur pemusnahan dengan menyusun tindakan yang sesuai. Undang-undang tersebut menunjukkan alasan pemusnahan formulir, serta nomor serinya. Semua anggota komisi menandatangani akta tersebut, dan akta tersebut disetujui oleh pimpinan organisasi.

Kasus khusus

Seringkali karyawan departemen HR dihadapkan pada pertanyaan: bagaimana mencerminkan informasi bahwa periode tertentu tidak termasuk dalam pengalaman kerja berkelanjutan. Hal ini terjadi jika seorang warga negara ditugaskan, misalnya, kerja pemasyarakatan. Dalam hal ini, entri berikut dibuat di buku kerja:

• kolom No. 1 – nomor urut catatan;
• Kolom No. 2 – tanggal masuk;
• kolom No.3 – isian berupa: “Waktu kerja dari (hari, bulan, tahun) sampai dengan (hari, bulan, tahun) tidak diperhitungkan dalam masa kerja terus menerus”;
• Kolom No. 4 - menunjukkan dasar pencatatan (perintah, perintah majikan, yang dikeluarkan sesuai dengan putusan atau putusan pengadilan), tanggal dan nomornya.

Kasus-kasus khusus antara lain perlunya membuat catatan pemberian pangkat, kategori, golongan baru kepada seorang pegawai, serta penetapan profesi kedua. Entri yang relevan dibuat di bagian “Informasi Pekerjaan” dengan cara yang ditentukan. Contoh pengisian buku kerja dengan susunan kata serupa dapat dilihat di bawah.

Jika selama bekerja seorang karyawan di organisasi namanya diubah, entri tentang hal itu juga dibuat di buku kerja. Hal ini merupakan hal yang sangat penting, karena setelah terjadi perubahan nama perusahaan maka stempel akan berubah dan apabila seorang pegawai diberhentikan maka stempel baru dengan nama baru akan dicatat. Dan jika tidak ada catatan penggantian nama tersebut, maka dana pensiun tidak akan menghitung masa kerja di perusahaan tersebut sebagai masa kerja. Hal yang sama berlaku untuk penggantian nama posisi di mana karyawan tersebut bekerja. Jika ada perubahan dalam tabel kepegawaian, hal itu juga harus tercermin.

Jika perusahaan tidak menyimpan dokumen tersebut, maka ini merupakan pelanggaran hukum yang serius.

Tidak mungkin membuktikan adanya pengalaman kerja untuk masa kerja tersebut, sehingga tidak diperhitungkan dalam penghitungan pensiun. Oleh karena itu, semua pekerja perlu mengetahui cara pengisian buku kerja.

Artikel tersebut memberikan petunjuk tentang tata cara pengisian buku kerja.

Kode Ketenagakerjaan adalah dokumen yang berkaitan dengan aktivitas kerja seseorang.

Segala permasalahan mengenai tata cara pelaksanaannya diatur dalam Kode Perburuhan dan Keputusan Pemerintah terkait (No. 225 tanggal 16 April 2003), Resolusi dan Surat Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia (No. 69 tanggal 10 Oktober , 2003, Pasal 5.27; No. 656-6-0 tanggal 18 Maret 2008).

Orang yang bertanggung jawab

Tanggung jawab atas ketersediaan buku kerja yang dikeluarkan untuk setiap karyawan perusahaan berada di pundak pimpinan perusahaan.

Manajer mengeluarkan perintah yang menunjuk seorang karyawan yang bertanggung jawab atas penyelesaian, pencatatan, dan penyimpanan dokumen-dokumen ini dengan benar.

Ia juga menunjuk pegawai lain yang dapat menggantikan penanggung jawab utama selama ia tidak ada. Biasanya ini adalah karyawan departemen personalia (SDM).

Persyaratan untuk memelihara buku catatan kerja

Informasi umum

Kode ketenagakerjaan dibuat untuk setiap karyawan yang telah bekerja di perusahaan minimal 5 hari. Bagi mereka, pekerjaan ini harus menjadi pekerjaan utama mereka.

Mereka juga merupakan pekerja musiman, sementara, dan lepas, yang juga dilindungi oleh asuransi sosial.

Entri dalam TC dibuat lengkap, tanpa singkatan (untuk menghindari salah baca), dengan font biru, ungu atau hitam.

• Setiap entri dimulai pada baris terpisah dan dilengkapi dengan nomor serinya sendiri. Tanggalnya ditampilkan seperti ini:
• hari dan bulan – 2 digit;

tahun – 4 digit. TC dilakukan dalam bahasa negara Federasi Rusia.

Dan di wilayah republik otonom, hal itu dapat dilakukan dalam dua bahasa - Rusia dan nasional.

• TC terdiri dari tiga bagian:
• Yang pertama - di halaman judul - mencerminkan informasi tentang karyawan - nama belakangnya, nama depan dan patronimiknya dalam kasus nominatif tanpa singkatan. Ini juga menunjukkan pendidikan, profesi atau spesialisasinya. Organisasi penerbit TC membubuhkan stempel pada lembar ini.
• Yang kedua adalah data tentang pekerjaan karyawan.

Yang ketiga berisi informasi tentang penghargaannya.

Dua bagian terakhir harus menunjukkan dokumen yang menjadi dasar pembuatan setiap entri. Biasanya ini adalah nomor pesanan yang sesuai dengan tanggalnya.

Aturan dan tata cara pengisian buku kerja

Di bagian "informasi pekerjaan", semua data tentang penerimaan, perpindahan, studi selama bekerja yang berkaitan dengan pelatihan lanjutan, dinas di tentara atau struktur khusus lainnya, dll.

Di sini juga ditampilkan informasi tentang penggantian nama suatu perusahaan atau struktur individualnya, informasi tentang pemecatan karyawan, dan lain-lain.

Selain itu, informasi terkini disertifikasi tidak hanya dengan tanda tangan penanggung jawab, tetapi juga oleh karyawan itu sendiri.

Bagian terakhir dari Kode Perburuhan mencakup penghargaan yang diatur dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia atau kesepakatan bersama organisasi. Pemberian insentif tersebut tidak bersifat wajib dan berkelanjutan. Nama perusahaan, jabatan karyawan dan jenis insentif dimasukkan pada kolom yang sesuai. Di dekatnya, di kolom berikutnya, tautan ke basis terkait diberikan. Penghargaan tidak tercermin di sini.

Situasi khusus

1. Jika selama masa kerja seorang karyawan di suatu perusahaan terjadi perubahan nama, atau perubahan struktural yang mempengaruhi divisi tertentu, maka hal ini harus tercermin dalam Kode Ketenagakerjaan dan disertifikasi dengan stempel baru organisasi tersebut.
2. Pada saat mengganti nama belakang pegawai, nama belakang lamanya dicoret dan yang baru ditulis di atasnya. Di dekatnya, pada sampulnya, diuraikan dasar penggantian catatan dengan stempel dan tanda tangan penanggung jawab. Ini adalah satu-satunya pencoretan yang dapat diterima dalam Kode Perburuhan.
3. Jika, setelah pemecatan seorang karyawan secara tidak sah, pengadilan mewajibkan majikan untuk mempekerjakannya kembali, maka dibuatlah entri yang membatalkan informasi sebelumnya tentang pemecatannya dengan mengacu pada dokumen yang membenarkan keputusan ini.
4. Dalam hal kematian seorang karyawan, informasi tentang pemutusan kontrak kerja tercermin, yang menunjukkan tanggal kematian dari sertifikat yang relevan.
5. Jika tidak ada cukup halaman untuk semua entri di TC, maka sisipan untuk itu akan dikeluarkan. Aturan pengisiannya tidak berbeda dengan aturan umum, dan diatur dalam Kode Ketenagakerjaan.

Mengisi Kode Ketenagakerjaan dengan cermat dan benar pada setiap tahap kehidupan kerja Anda akan sangat memudahkan proses pengajuan pensiun.

Penyimpanan dan pembukuan buku kerja

Buku kerja, sisipan dan formulirnya adalah dokumen dengan akuntabilitas yang ketat. Departemen SDM, tempat dokumentasi teknis disimpan, menyimpan buku catatan mereka.

Ini mencerminkan informasi lengkap tentang pergerakan semua dokumen ini, terlepas dari apakah dokumen tersebut baru atau dikeluarkan oleh organisasi lain.

Dengan kata lain, informasi tentang Kode Ketenagakerjaan seluruh pegawai suatu lembaga tertentu (mantan dan sekarang).

Buku ini diberi nomor, dibubuhi dan disertifikasi dengan stempel pimpinan organisasi. Akuntansi untuk formulir TC dikelola oleh departemen akuntansi perusahaan dengan cara yang sama.

TC disimpan secara permanen di departemen SDM. Dalam kasus luar biasa, mereka dapat dikeluarkan atas permintaan karyawan dengan tanda terima dan untuk jangka waktu yang ditentukan secara ketat.

Ketika seorang karyawan diberhentikan, itu diberikan kepadanya, yang dia tandatangani di buku registrasi. Jika, karena alasan yang tidak diketahui, karyawan tersebut tidak mengambil TC, maka TC tersebut tetap berada di OK selama 2 tahun berikutnya, disimpan terpisah dari semua dokumen lainnya. Setelah itu, dipindahkan ke arsip perusahaan, di mana disimpan selama 75 tahun ke depan.

Kesalahan saat mengisi: apa yang harus dilakukan?

Karena semua informasi dalam buku kerja dimasukkan secara manual, tidak ada jaminan tidak akan terjadi kesalahan dalam pencatatan.

Koreksi kesalahan yang dilakukan saat mengisi dokumen ini hanya dilakukan sesuai dengan aturan berikut:

1. Informasi yang salah dianggap tidak valid. Entri terkait dibuat tentang ini. Di bawah, di bawah nomor berikutnya, entri yang benar dibuat.
2. Jika penomoran informasi dilanggar, koreksi dilakukan dengan cara yang sama seperti di atas. Semua entri dengan nomor yang salah dianggap tidak valid. Dan kemudian diulangi dengan nomor baru.
3. Jika ada kesalahan kecil dalam informasi pribadi tentang seorang karyawan (surat dengan nama depan, nama belakang, dll.) yang ditemukan saat dia dipekerjakan di tempat kerja baru selama rekonsiliasi dokumen, itu diperbaiki dengan yang sebelumnya majikan atau di mana ketidakakuratan ini terjadi.
4. Entri yang salah pada halaman judul tidak diperbaiki. Dalam hal ini, formulir TC dianggap rusak dan dimusnahkan, yang kemudian dibuat laporan terkait. Dan sebagai imbalannya, karyawan tersebut diberikan Kode Tenaga Kerja baru dengan informasi yang benar.

Dilarang mencoret entri yang salah. Dokumen seperti itu dianggap tidak sah.

Mengisi duplikat TC

Dalam hal dokumentasi teknis hilang, kerusakannya, jika memuat catatan yang dibatalkan oleh keputusan pengadilan, jika terjadi bencana alam, keadaan darurat di suatu perusahaan, dll. ada kebutuhan untuk menerbitkan duplikat TC.

Dalam situasi normal, karyawan mengajukan permohonan ke layanan personalia untuk menerbitkan duplikat Kode Tenaga Kerja dan menunjukkan alasannya.

Dokumen tersebut dikeluarkan dalam waktu 15 hari kerja. “Duplikat” harus dicantumkan pada halaman judulnya.

Jika beberapa entri dalam dokumen yang rusak tidak dapat dipulihkan, diperlukan bukti dokumenter tentang masa kerja untuk waktu yang bersangkutan. Hanya dengan begitu dokumen tersebut dapat dipulihkan.

Saat mengeluarkan duplikat Kode Perburuhan, pegawai personalia membuat entri yang sesuai di buku catatan Kode Perburuhan.

Dalam situasi darurat, masa kerja yang diperlukan untuk mendaftarkan Kode Perburuhan ditentukan oleh komisi khusus, yang dilengkapi dengan semua dokumen yang diperlukan. Jika tidak mungkin mengembalikan fakta bahwa seseorang bekerja pada suatu waktu, informasi yang hilang dapat diisi dengan bantuan 2-3 keterangan saksi. Komisi menyusun tindakan terkait mengenai hal ini.

Kami menganalisis contoh buku kerja dan aturan pengisian dokumen dalam berbagai situasi. Dalam artikel tersebut Anda akan menemukan petunjuk langkah demi langkah untuk mengisi buku kerja karyawan dalam berbagai kasus: saat merekrut, kerja paruh waktu, dan pemecatan.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Jangan lewatkan: materi utama bulan ini dari spesialis terkemuka Kementerian Tenaga Kerja dan Rostrud

Ensiklopedia pendaftaran buku kerja turnkey dari Sistem Personalia.

Mempekerjakan: siapa yang mengisi buku kerja

Buku kerja adalah dokumen utama tentang aktivitas kerja dan masa kerja seorang karyawan (Bagian 1 Pasal 66 Kode Perburuhan). Untuk bentuk dan tata cara pengisian buku kerja, lihat Keputusan Pemerintah Nomor 225 tanggal 16 April 2003. Menurut undang-undang, perusahaan pemberi kerja wajib menyimpan dokumen untuk setiap pekerja yang telah bekerja lebih dari lima hari (Bagian 3 pasal 66 Kode Perburuhan).

Menurut aturan pengisian buku kerja, pengusaha-perusahaan dan pengusaha-pengusaha wajib menyimpannya. Pengusaha perseorangan yang tidak diakui sebagai pengusaha tidak berhak membuat catatan dalam buku kepegawaian.

Unduh dokumen dengan topik:

Saat melamar pekerjaan, seorang karyawan harus membawa sejumlah dokumen, termasuk informasi tentang aktivitas pekerjaannya dan masa kerja (ayat 3, bagian 1, pasal 65 Kode Perburuhan). Periksa seri dan tahun produksinya buku kerja. Contoh rangkaian formulir yang telah dikeluarkan di Rusia dan Uni Soviet sejak tahun 1974, lihat di bawah. Mereka tidak kehilangan validitasnya dan tidak perlu menggantinya dengan yang baru.

Kini perusahaan menggunakan formulir yang telah diperkenalkan sejak tahun 2004. Buku contoh baru telah disetujui berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan tanggal 22 Desember 2003 No.117n. Mari kita lihat cara mengisinya dalam berbagai kasus. Untuk setiap kasus, lihat contoh pengisian buku kerja baru.

Baru buku kerjapada tahun 2017: siapa dan kapan melamar

Saat membuat kontrak, Anda perlu membuat dan mengisi buku kerja (contoh di bawah) untuk karyawan yang:

• mulai bekerja untuk pertama kalinya (bagian 4 pasal 65 Kode Perburuhan);
• menyerahkan dokumen standar asing;
• dokumen rusak atau hilang (bagian 5 pasal 65 Kode Perburuhan).

Mempekerjakan:cara mengisi buku kerja dengan benar

Catat perekrutan karyawan di bagian “Informasi Pekerjaan”. Lihat di bawah untuk contoh pengisian buku kerja saat melamar pekerjaan. Pada kolom 3, masukkan nama perusahaan secara lengkap dan disingkat (klausul 3.1 Petunjuk). Misalnya, "Perusahaan Terbatas "Alpha" (LLC "Alpha").

Ajukan pertanyaan Anda kepada ahlinya

Saat mempekerjakan seorang direktur, kolom 3 pada bagian “Informasi Pekerjaan” harus diisi secara berbeda di buku kerjanya. Lihat di bawah untuk contoh formulir perekrutan direktur. Tulislah seperti ini: " Diangkat ke posisi direktur" Pada kolom 4 dicantumkan rincian dokumen, misalnya risalah rapat umum peserta.

Karyawan paruh waktu: cara mengisi buku kerja

Untuk pekerja paruh waktu, buatlah entri tentang pekerjaan tersebut atas permintaan mereka. Hanya pemberi kerja di tempat kerja utama yang dapat membuat entri. Jika karyawan tersebut membawa dokumen yang mengonfirmasi pekerjaan paruh waktu, buatlah entri di buku kerjanya. Lihat di bawah untuk contoh pengisian buku kerja untuk pekerja paruh waktu eksternal.

Membuat catatan bahwa pegawai tersebut telah dipindahkan ke pekerjaan tetap lain berdasarkan perintah direktur. Dan dalam waktu seminggu. Entri tersebut harus mengulangi kata-kata perintah dengan tepat (klausul 10 Peraturan). Misalnya, seorang karyawan bekerja sebagai asisten akuntan dan dipindahkan ke posisi akuntan junior.

Untuk contoh pengisian buku kerja sehubungan dengan perubahan jabatan pegawai, lihat di bawah ini.

Penghargaan

Catat penghargaan tersebut dalam dokumen jika karyawan tersebut diberikan penghargaan atau dorongan. Misalnya, mereka memberikan bonus atas pengabdiannya yang lama. Buatlah entri di bagian “Informasi tentang penghargaan” di buku kerja. Lihat di bawah untuk contoh pengisian buku kerja sehubungan dengan bonus.

Pada kolom 3 mencantumkan nama perusahaan secara lengkap dan disingkat. Pada baris di bawah kolom 1, masukkan nomor seri entri. Kolom 2 berisi tanggal pemberian penghargaan kepada karyawan. Pada kolom 3, mencerminkan siapa yang memberi penghargaan kepada karyawan tersebut, untuk apa dan dengan apa. Pada kolom 4, masukkan rincian urutan penghargaan seperti pada contoh buku kerja di bawah ini (klausul 10 Peraturan).

Situasi praktis

Apa yang harus ditulis di buku kerja untuk karyawan terbaik bulan ini

Jawabannya disiapkan bersama dengan redaksi majalah "

Elena VAVILOVA menjawab,
Kepala Departemen Administrasi SDM, Mile CIS LLC (Moskow)

Perusahaan membayar bonus tahunan kepada karyawannya dan menganugerahi mereka gelar “Karyawan Terbaik Bulan Ini”. Apakah informasi tentang hal ini perlu dimasukkan dalam buku kerja? Dengan menggunakan contoh, kami akan menganalisis apa yang harus dilakukan petugas personalia dan menghindari kesalahan.

Selain informasi tentang pekerjaan, pemberi kerja wajib memasukkan informasi tentang penghargaan atas keberhasilan dalam pekerjaan ke dalam buku kerja ( ). Pemeriksa GIT berhak memeriksa bagian “Informasi tentang penghargaan” di buku kerja, sehingga harus diisi dengan benar...

Jawaban lengkap tersedia setelah gratis

Pemutusan kontrak: cara mengisi buku kerja dengan benar pada saat pemecatan

Saat mengakhiri kontrak dengan seorang karyawan, buatlah catatan pemecatan dalam dokumennya di bagian “Informasi Pekerjaan”. Pada kolom 1, masukkan nomor seri entri. Di kolom 2 - tanggal pemberhentian (klausul 5.1 Instruksi). Untuk contoh pengisian buku kerja saat berangkat atas permintaan sendiri, lihat dibawah ini.

Cari tahu lebih detail alasannya akan disalahkan atas masalah pensiun karyawan.

Aturan pengisian umum
Isi dokumennya	Air mancur, gel atau pulpen
Gunakan pena dengan tinta	Tahan ringan dan air, hitam, biru atau ungu
Jika pena Anda kehabisan tinta	Selesaikan menulis dengan pena lain yang jenis dan warna tintanya sama.
Masukkan tanggal	Angka Arab
Jangan mempersingkat entri Anda	Jangan menulis "pr." bukannya "memesan"
Jangan mencoret entri dalam beberapa bagian	“Informasi tentang pekerjaan” dan “Informasi tentang penghargaan”
Anda dapat mengubah entri	Tentang nama belakang karyawan, nama depan, patronimik dan tanggal lahir.
Harap sebutkan dalam pemberitahuan pemecatan Anda	Jumlah klausa, bagian dan pasal Kode Ketenagakerjaan dalam angka atau kata
Jika perusahaan tidak memiliki departemen personalia, catatannya disertifikasi oleh
Jika perusahaan menggunakan stempel, sertifikasi dengan stempel	Entri pada halaman judul, catatan pemecatan dan penghargaan
Aturan baru pengisian buku kerja 2017
Jika perusahaan tidak menggunakan segel, catatannya disertifikasi	Direktur atau orang yang ditunjuk