Deskripsi contoh siklus bisnis tunggal. Deskripsi proses bisnis: mengejar kesederhanaan

Apa itu proses bisnis? Contoh-contoh akan memungkinkan kita untuk lebih memahami subjek ini, sehingga kita akan menggunakannya secara aktif.

Informasi umum

Pertama, mari kita cari tahu apa itu proses bisnis. Ini adalah nama yang diberikan untuk keseluruhan rangkaian tindakan tertentu yang bertujuan untuk mengubah sumber daya yang diterima pada masukan menjadi produk jadi yang memiliki nilai bagi konsumen pada keluarannya. Berkat definisi ini, Anda dapat memahami bahwa ada proses bisnis dalam setiap organisasi. Apakah mereka diformalkan atau tidak, tidak masalah. Ingat: Anda dapat menemukan proses bisnis di mana saja. Contohnya akan diberikan nanti di artikel.

Mari kita lihat contoh rumah tangga. Ada ibu rumah tangga yang ingin mencuci piring (proses bisnis). Dia mendelegasikan tugas ini ke mesin pencuci piring. Di pintu masuk kami memiliki piring kotor. Air, deterjen, dan listrik akan digunakan selama proses tersebut. Dan pada akhirnya kita akan mendapatkan piring bersih. Proses bisnis dibangun menurut skema serupa. Contoh-contoh yang akan diberikan nanti hanya akan menegaskan kata-kata ini.

Pendekatan fungsional

Karena kita tertarik pada (contoh spesifik), jangan tunda pertimbangannya, tetapi segera mulai bisnisnya. Katakanlah kita memiliki perusahaan yang menangani masalah manajemen. Menurutnya, suatu perusahaan adalah sekumpulan divisi. Selain itu, masing-masing bekerja untuk menjalankan fungsi spesifiknya. Namun dalam kasus seperti ini, ketika masing-masing departemen fokus pada pencapaian indikator mereka, kinerja perusahaan secara keseluruhan sering kali terganggu.

Mari kita lihat salah satu proses konflik yang umum. Bagian penjualan memerlukan peningkatan jangkauan semaksimal mungkin untuk meningkatkan omset. Di saat yang sama, mereka juga ingin memastikan bahwa produk selalu tersedia. Sedangkan bagian suplai berencana membeli dalam jumlah kecil dan dalam jumlah banyak. Memang, dalam kasus seperti itu mereka akan bekerja secara efisien, dan indikator utamanya akan meningkat (lebih tepatnya, harga dari pemasok akan turun). Artinya, ada proses implementasi bisnis yang dilihat oleh departemen secara berbeda.

Pendekatan proses

Ia memandang segala sesuatu yang terjadi sebagai serangkaian proses. Ada yang dasar dan pendukung. Setiap proses memiliki tujuan spesifiknya sendiri, yang tunduk pada tugas yang dihadapi seluruh perusahaan. Selain itu, ada pemilik yang mengelola sumber daya dan bertanggung jawab atas pelaksanaan segala sesuatu yang diperlukan. Juga harus ada sistem untuk pengendalian kualitas dan koreksi kesalahan. Jelaslah bahwa tidak ada proses yang dapat berjalan tanpa sumber daya. Dan daftar komponen dilengkapi dengan sistem indikator yang digunakan untuk menilai proses bisnis. Apa saja contohnya, karena dijanjikan akan ada beberapa? Sekarang mari kita lihat satu.

Bayangkan sebuah peta. Di bagian paling tengahnya adalah Ini dibagi menjadi beberapa komponen terpisah. Mereka disertai dengan proses manajemen dan dukungan yang memastikan bahwa semuanya dijalankan sesuai kebutuhan. Ini akan menjadi pendekatan proses. Ketika pekerjaan satu elemen selesai, pekerjaannya dipindahkan ke elemen berikutnya.

Deskripsi proses bisnis

Contohnya dapat dilihat secara umum di seluruh artikel. Namun dokumentasi lengkap seringkali memiliki ketebalan yang sebanding dengan buku kecil (atau bahkan buku besar jika pekerjaan sebuah perusahaan raksasa sedang dipelajari).

(contohnya juga diberikan di sini) mengharuskan semua operasi perusahaan sejelas dan setransparan mungkin. Ini akan memungkinkan mereka untuk dianalisis dengan cara terbaik dan mengidentifikasi berbagai masalah sebelum gagal. Harus diingat bahwa tugas utama deskripsi adalah memahami interaksi unit-unit yang berbeda, memantau apa dan kepada siapa mereka mentransfernya pada setiap tahap tugas. Berkat ini, ketergantungan stabilitas perusahaan pada faktor manusia yang tidak stabil dapat disederhanakan secara signifikan. Selain itu, dengan pendekatan yang kompeten, deskripsi proses bisnis dapat membantu. Contoh optimasi tersebut dapat ditunjukkan oleh manajer di hampir semua perusahaan sukses.

Urutan pengembangan

Mari kita lihat contoh praktis proses bisnis di suatu perusahaan. Awalnya kita perlu mengurus tim kerja proyek. Itu terbentuk dari karyawan perusahaan. Seringkali, satu tim kerja saja tidak cukup. Lalu apa yang bisa dilakukan? Untuk menutupi kekurangan kekuatan, Anda dapat menarik kelompok sementara. Tidak ada salahnya juga untuk membuat deskripsi tentang bagaimana proses tersebut berfungsi pada titik waktu tertentu. Pada saat yang sama, seseorang harus berusaha untuk mengidentifikasi semua hubungan antara tindakan, dan tidak mencatat detail terkecil.

Untuk menghindari penyimpangan, Anda dapat menggunakan peta dan formulir proses standar. Saat mengembangkan proses, disarankan untuk menggunakan metode perkiraan yang berurutan. Dengan kata lain, siklus tindakan perbaikan perlu diulang sampai diperoleh hasil yang dapat diterima.

Apa yang harus Anda perhatikan?

Anda harus fokus pada bagian berikut:

Bentuk standar.
Peta.
Rute.
Matriks.
Diagram alur.
Deskripsi sendi.
Deskripsi pendukung.
Dokumentasi.
Deskripsi rinci.
Pengertian indikator dan indikator.
Peraturan pelaksanaan.

Gagasan terbaik tentang elemen-elemen yang diperlukan dapat diberikan dengan contoh nyata - rekayasa ulang proses bisnis perusahaan yang ada. Namun dalam kasus seperti itu, Anda harus siap menghadapi kenyataan bahwa Anda harus membiasakan diri dengan sejumlah besar dokumentasi.

Katakanlah sedikit tentang kartu

Jadi, kita telah melihat apa itu proses bisnis dan contohnya dalam kehidupan nyata. Sekarang mari kita lihat dokumentasi teknisnya, yang seharusnya ada jika kita membutuhkan deskripsi yang akurat dan jelas. Jadi, awalnya saya ingin memperhatikan peta proses bisnisnya. Ini adalah representasi grafis yang dirancang seperti diagram blok. Dalam hal ini, perlu dipastikan bahwa setiap peserta memiliki kolom tersendiri. Interval waktu dimasukkan ke dalam baris. Kartu yang lengkap memungkinkan Anda memeriksa apakah transaksi telah disinkronkan.

Anda juga dapat memantau apakah dan bagaimana informasi mengalir antar departemen berbeda di perusahaan. Untuk mendapatkan hasil terbaik, Anda harus mengajukan beberapa pertanyaan. Siapa yang melakukan operasi ini? Mengapa hal itu perlu dilakukan? Siapa dia? Kapan operasi harus dilakukan? Dimana pelaksanaannya? Saat memperbaiki proses yang ada, Anda juga harus bertanya apakah proses tersebut dapat ditingkatkan.

Matriks

Mereka diperlukan untuk menyoroti proses bisnis yang paling penting dalam perusahaan. Ketika menyusunnya, keterkaitan segala sesuatu yang terjadi, serta tingkat pengaruh timbal balik, diperhitungkan.

Saat menganalisis rantai proses, mudah untuk menemukan bahwa pertukaran informasi bergerak dari kiri atas ke kanan bawah. Artinya, bentuk matematis ini menggambarkan hubungan antara pemasok dan konsumen, disajikan dalam bentuk persegi panjang. Di setiap sel matriks, semua persyaratan yang diperlukan untuk tindakan yang telah/sedang/akan dilakukan ditunjukkan. Mereka adalah semacam model dua dimensi yang dengannya seseorang dapat menilai apa yang sedang dilakukan dan bagaimana hal itu dilakukan serta tujuan apa yang sedang dicapai. Kesulitan dalam menyusun matriks di sini adalah untuk menghitung dengan akurasi maksimum seringkali diperlukan penggunaan data dalam jumlah besar. Dan ini menyiratkan adanya sejumlah besar data. Dalam kasus seperti itu, biasanya informasi digital digunakan, yang seringkali masih harus dihitung.

Struktur proses bisnis standar (Kerangka Proses) dikembangkan oleh Grup Perusahaan Teknologi Manajemen Modern sebagai dasar metodologis untuk membangun model proses bisnis perusahaan nyata. Struktur umum disediakan dalam format PDF untuk referensi dan dalam format XML untuk digunakan di Business Studio (tersedia untuk diunduh di halaman Paket Unduhan Mandiri).

Penyediaan layanan (PDF)

Kegiatan proyek (PDF)

Produksi (PDF)

Perusahaan manajemen (PDF)

Peluang unik

Anda dapat mendiagnosis perusahaan Anda berdasarkan struktur proses yang umum untuk mengidentifikasi area yang paling bermasalah. Diagnostik dilakukan menggunakan sistem diagnostik organisasi online BIZDIAGNOSTICS.

Model proses bisnis dibuat di Business Studio

Bagian ini berisi contoh proses bisnis - model pendidikan dan model proses bisnis perusahaan nyata, yang dibuat dalam sistem Business Studio.

Model dipublikasikan dalam format publikasi HTML, yang dibuat secara otomatis oleh Business Studio. Publikasi HTML berisi diagram proses bisnis perusahaan, dokumen peraturan utama (Peraturan Proses, Peraturan Prosedur, Peraturan Divisi, Deskripsi Pekerjaan) dan informasi manajemen dengan kemampuan untuk menavigasi antar dokumen melalui hyperlink.

Perhatian!

Templat dokumen yang digunakan dalam model bisnis hanya untuk tujuan demonstrasi. Format, struktur, dan komposisi informasi dalam dokumen keluaran Business Studio yang dihasilkan saat membangun model bisnis dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tertentu.

Model pabrik manufaktur

Karakteristik perusahaan

Kegiatan utama:

Produksi dan penjualan profil aluminium;
Produksi dan penjualan komponen mobil.

Jumlah personel: 1200 orang.

Deskripsi model

Model tersebut merupakan lokalisasi dari model normatif 8 proses proses bisnis organisasi. Tujuan pembuatan model adalah persiapan untuk mengotomatisasi proses bisnis (menciptakan model “sebagaimana adanya”, dengan mempertimbangkan penggunaan sistem informasi masa depan), membuat spesifikasi teknis untuk otomatisasi.

Modelnya meliputi:

Model proses dan prosedur bisnis;
Struktur organisasi perusahaan;
Daftar dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan proses bisnis perusahaan;
Daftar fungsi sistem informasi masa depan.

Untuk merencanakan otomatisasi, model menetapkan hubungan antara proses dan fungsi sistem informasi. Hasilnya, dihasilkan secara otomatis, termasuk:

Daftar proses bisnis perusahaan yang diotomatisasi;
Daftar dokumen dan laporan yang harus diperoleh dengan menggunakan sistem informasi;
Daftar seluruh fungsi sistem informasi;
Daftar pekerjaan yang direncanakan.

Spesifikasi teknis untuk otomatisasi

Model peraturan 8-proses aktivitas perusahaan manufaktur

Model ini dikembangkan oleh perusahaan BKG dan secara pribadi oleh spesialis Rusia terkemuka di bidang pengembangan organisasi perusahaan T.R. Kadyev. Dapat digunakan sebagai dasar untuk lokalisasi selanjutnya di perusahaan tertentu.

Modelnya meliputi:

Model proses bisnis yang menggambarkan aktivitas suatu perusahaan;
Struktur organisasi perusahaan, dibangun berdasarkan prinsip proses (lintas fungsi);
Daftar dokumen yang digunakan dalam proses bisnis perusahaan.

Prinsip membangun model bisnis adalah mengidentifikasi objek manajemen utama dari sistem bisnis dan merancang proses untuk mengelola objek tersebut: (proses bisnis, strategi pengembangan).

Hasil dari pelaksanaan proses tingkat pertama adalah objek kontrol dibawa ke keadaan yang diperlukan. Proses tingkat pertama didekomposisi menjadi subproses yang diperlukan untuk transformasi berurutan dari keadaan objek kontrol dari awal ke yang diperlukan. Untuk setiap subproses, ditetapkan tujuan yang harus dicapai dalam subproses. Pohon tujuan yang diperoleh dengan cara ini memberikan penguraian tujuan strategis perusahaan hingga ke tingkat pelaku tertentu.

Model perusahaan yang bergerak di bidang desain, instalasi dan pemeliharaan sistem rekayasa.

Modelnya meliputi:

Model proses dan prosedur bisnis, termasuk tujuan dan indikator proses;
Struktur organisasi perusahaan;
Struktur keuangan perusahaan;
Struktur anggaran perusahaan;
Bagian SMM yang memuat persyaratan ISO 9001:2000 dan ISO/TU 16949, Manual Mutu;
Struktur sistem informasi dan kerangka acuan otomatisasi.

Model ini terdapat dalam versi demo sistem Business Studio.

Model kegiatan produksi sesuai standar ISO 9001:2000

Meningkatnya persaingan antara perusahaan Barat dan domestik untuk mendapatkan hak mendominasi pasar barang dan jasa Rusia memaksa perusahaan tersebut untuk lebih aktif menggunakan metode manajemen modern, khususnya, pembangunan sistem manajemen mutu (QMS) yang memenuhi persyaratan ISO 9001 :2000. Standar ini adalah seperangkat persyaratan untuk subsistem manajemen mutu produk manufaktur atau penyediaan layanan kepada organisasi. SMM yang berfungsi memungkinkan kita untuk menegaskan bahwa organisasi mampu menghasilkan produk berkualitas tinggi (menyediakan layanan) secara teratur, dan oleh karena itu memiliki keunggulan besar dibandingkan pesaing. Namun, membangun SMM bukanlah tugas yang mudah, sering kali mengharuskan organisasi untuk melakukan perubahan signifikan terhadap produksi dan aktivitas ekonomi serta proses bisnis perusahaan. Untuk memudahkan pemahaman tentang persyaratan standar ISO 9001:2000 itu sendiri, serta sebagai contoh konstruksi SMM, diusulkan model kegiatan organisasi yang memproduksi produk. Model ini mencakup semua proses standar, mulai dari desain hingga layanan purna jual produk.

Notasi pemodelan fungsional IDEF0 digunakan untuk menggambarkan model organisasi. Proses tingkat atas model ini sesuai dengan bagian utama standar ISO 9001:2000, kemudian didekomposisi menjadi subproses tingkat lebih rendah yang secara langsung berkaitan dengan produksi dan aktivitas ekonomi organisasi. Dengan demikian, model tersebut mewakili serangkaian proses bisnis suatu organisasi dengan persyaratan ISO 9001:2000 yang terintegrasi ke dalamnya. Pada saat yang sama, terdapat keterbatasan dalam menafsirkan persyaratan standar (menerjemahkannya ke dalam aktivitas organisasi). , karena fakta bahwa organisasi yang cukup konvensional diambil sebagai basis , tanpa spesifik industri apa pun. Dalam hal ini, dalam praktiknya, model seperti itu dapat digunakan sebagai dasar untuk menganalisis kepatuhan kegiatan perusahaan (menurut bidang tanggung jawab - bagian standar) dengan persyaratan ISO 9001:2000, serta sebagai normatif. model untuk pengembangan dan implementasi SMM.

Konsep “bisnis” dan “kekacauan” tidak sejalan dan hidup berdampingan tidak dapat diterima. Bisnis adalah proses yang direncanakan dengan cermat yang dipandu oleh metode pengendalian dan manajemen. Manajemen proses bisnis adalah sejenis seni, yang jika dikuasai, keuntungan komersial yang besar menanti Anda.

Deskripsi proses bisnis

Jadi, proses bisnis adalah gabungan tindakan berurutan yang saling berhubungan yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan yang menjadi kekuatan pendorong perusahaan mana pun. Untuk menciptakannya, setiap perusahaan harus memiliki sekelompok profesional yang berkompeten di bidang ini. Tugas kelompok “tempur” ini adalah mengatur proses secara efektif dan benar yang dimulai dengan permintaan pelanggan dan diakhiri dengan kepuasannya. Harus diingat bahwa persaingan suatu perusahaan dan posisi keuangannya secara langsung bergantung pada efisiensi proses bisnis.

menjadikan perusahaan transparan, karena membantu menjawab pertanyaan tentang apa, melakukan apa, siapa yang bertanggung jawab, dan sejauh mana.

Ada tiga aturan dasar untuk menggambarkan proses bisnis:

Jelaskan hanya proses yang ada dalam kenyataannya, dalam cara dan algoritma yang Anda gunakan saat ini untuk melakukan tugas yang dihadapi perusahaan Anda.
Jangan mencoba menggambarkan proses bisnis Anda dengan cara yang agak abstrak atau sangat rinci; tugas Anda adalah menemukan jalan tengah sehingga inti prosesnya jelas.
Tetap berpegang pada tingkat detail yang Anda pilih; semua proses Anda harus dirinci pada tingkat yang sama.

Mari beralih ke petunjuk langkah demi langkah untuk menjelaskan proses bisnis suatu perusahaan:

Pertama, tentukan nama proses yang jelas dan ringkas. Ini bisa berupa “Melayani pengunjung di kafe.” Dalam hal ini, kami memahami tentang apa rencana bisnis kami dibuat.
Langkah kedua dalam mendeskripsikan proses bisnis adalah menentukan titik “masuk” dan titik “keluar” ke dalam proses. Dengan demikian, diperoleh rumusan pelayanan pelanggan di sebuah kafe mulai dari pertemuan hingga penagihan.
Langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan proses. Dalam contoh kita, hal ini mungkin berarti mendapatkan kepuasan pelanggan maksimum dan profitabilitas maksimum dari setiap pelanggan.
Sangat penting untuk menunjuk seorang manajer proses untuk setiap tahapan proses, yang akan menjalankan fungsi manajemen dan memberikan kepemimpinan.
Pastikan untuk menentukan “keluaran” dari proses tersebut; hal itu dapat berbentuk material dan tidak berwujud. Hasil materi adalah keuntungan perusahaan atau kafe dalam kasus kami, dan hasil tidak berwujud adalah klien yang paling puas dengan senyum lebar di bibirnya. Inilah dua alternatif “output” yang bisa Anda terapkan di perusahaan Anda.
Jika ada "keluar" dari suatu proses, jelas harus ada "masukan" - ini semua adalah manfaat dan nilai material yang diperlukan agar proses tertentu dapat berjalan.

Bentuk penyajian proses yang paling mudah dan umum adalah bentuk diagram alur. Ini dimulai dari atas ke bawah dan menjelaskan algoritma tindakan berurutan. Hasilnya, semuanya menjadi benar-benar logis dan dapat dimengerti: skema dan algoritme pekerjaan seseorang yang terlibat dalam proses bisnis tertentu.

Deskripsi contoh proses bisnis : kedatangan pengunjung → pertemuan dan lokasinya → pemesanan → pelaksanaan pesanan → pengaturan meja → pelayanan kepada pengunjung → imbalan finansial → mengantar pengunjung → pengunjung yang puas.

2.3. Model proses bisnis root dan penggunaannya

Beras. 2.3.1. Petunjuk penggunaan model root proses bisnis

Di mana kita harus mulai menjelaskan proses bisnis? Praktek telah membentuk tiga pendekatan, atau dua pilihan untuk menjawab pertanyaan ini (Gbr. 2.3.2).

Pilihan 1. Mulailah dengan zona percontohan, pilih beberapa proses prioritas terbatas, tetapkan batasan deskripsi dan pemodelan, jelaskan secara rinci, coba, pelajari cara mendeskripsikan proses bisnis, evaluasi hasil yang diperoleh dan, berdasarkan itu, buat keputusan tentang urutan pekerjaan . Ini adalah pendekatan pemodelan dari bawah ke atas. Dari objek awal dilakukan perluasan deskripsi dan zona pemodelan secara berurutan.

pilihan 2. Ini melibatkan deskripsi dari atas: pertama, model proses tingkat atas dibuat, komponen-komponennya ditentukan, dan kemudian masing-masing komponen dirinci tergantung pada arah penerapannya.

Pilihan 3. Jelaskan secara iteratif dari bawah (secara detail) ke atas (secara agregat), dan kemudian sebaliknya.

Penerapan pendekatan “deskripsikan dari atas - dari akar model BP” memungkinkan kita untuk secara bersamaan memecahkan masalah berikut dan memenuhi persyaratan terkait:

Secara sistematis, secara agregat menyajikan organisasi kegiatan seluruh perusahaan - model bisnis akar memberikan deskripsi pekerjaan utama dan gagasan tentang bagaimana pekerjaan ini terkait satu sama lain (lihat Gambar 2.3.1);

Menunjukkan secara visual pembagian wilayah tanggung jawab antar departemen perusahaan untuk pelaksanaan pekerjaan utama (model pembagian wilayah tanggung jawab utama);

Menghubungkan strategi dan proses satu sama lain (menjalin korespondensi antara strategi perusahaan dan proses yang mendukungnya dan selama implementasi strategi tersebut dilaksanakan);

“mendigitalkan” strategi, untuk itu perlu disajikan tidak hanya arah kegiatan, tetapi juga, dengan menggunakan indikator sasaran kuantitatif, menelusuri proyeksi strategi ke dalam proses; juga dimungkinkan untuk membuat proyeksi indikator kuantitatif ke dalam proses (indikator kinerja kaskade). Hasilnya, model tingkat atas memungkinkan Anda menentukan indikator kinerja utama yang terkait dengan proses bisnis utama perusahaan;

Secara sistematis beralih ke deskripsi yang lebih rinci.

Beras. 2.3.2. Bagaimana menjelaskan proses bisnis?

Memang akar model bisnis mengandung bibit-bibit berbagai uraian rinci tentang urutan pelaksanaan proses – uraian proses bisnis dalam bentuk fungsi (deskripsi fungsional), dalam bentuk algoritma, diagram alur, aliran objek-objek yang ada. terbentuk di perusahaan selama operasinya (aliran sumber daya material, sumber daya informasi dan sumber daya keuangan).

Komentar yang berguna untuk memperluas persepsi. Arus keuangan dan modelnya digunakan dalam proses “digitalisasi keuangan” dan dalam penyusunan anggaran operasional perusahaan. Sistem anggaran operasional perusahaan mewakili proses bisnis utama yang terdigitalisasi, dan kombinasi anggaran operasional menjadi anggaran keuangan (anggaran pendapatan dan pengeluaran (I&C), anggaran neraca (BBL), anggaran arus kas (CDB) memungkinkan pembuatan laporan keuangan standar (Gbr. 2.3 .3). Oleh karena itu, penganggaran sering kali dimulai dengan membangun model bisnis dasar.

Beras. 2.3.3. Skema “digitalisasi keuangan” proses bisnis

2.4. Ilustrasi arahan penggunaan model proses bisnis root

Beras. 2.4.1. Petunjuk untuk menggunakan model proses tingkat atas

Model root BP dapat memainkan peran sebagai "deskripsi peluncuran" untuk menyusun pengklasifikasi proses.

Dengan perincian lebih lanjut, uraian BP ini terdiri dari model proses terperinci, prosedur dan peraturan interaksi, uraian BP yang terdokumentasi dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM).

Proses bisnis dalam standar ISO. Dapat diingat bahwa salah satu dari delapan prinsip standar ISO yang menentukan konstruksi SMM adalah pengakuan akan pentingnya orientasi perusahaan terhadap penggunaan pendekatan proses. Hal ini, khususnya, mengasumsikan bahwa perusahaan memiliki deskripsi terdokumentasi tentang proses bisnis utama, yang disepakati oleh manajer dan disetujui sebagai standar perusahaan. Selain itu, perusahaan memiliki pengklasifikasi proses dan fungsi bisnis yang disetujui, disepakati, dan dikomunikasikan kepada manajer dan spesialis. Perusahaan juga memiliki gambaran urutan proses yang dijalankan, baik dalam bentuk teks (standar tidak memerlukan format deskripsi), atau dalam bentuk tabel, atau dalam bentuk grafik, atau keduanya. Perusahaan mendukung analisis, audit dan perbaikan proses bisnis sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan dalam kebijakan SMM. Hasilnya, Anda dapat menelusuri rantai berikut: model akar BP – pengklasifikasi proses – tabel dengan deskripsi BP – peta teknologi – diagram alur BP – QMS.

Arus informasi dan arus dokumen. Jika kita terus merinci deskripsi proses dan beralih dari tingkat deskripsi algoritmik ke identifikasi dan penyajian arus informasi yang digunakan selama pelaksanaan proses bisnis, maka deskripsi yang lebih rinci memungkinkan kita untuk membuat diagram aliran data dan membentuk aliran dokumen.

Konstruksi diagram aliran data berperan sebagai spesifikasi teknis awal untuk menyiapkan sistem informasi manajemen, yang harus mendukung aliran data ini menggunakan perangkat lunak.

Harmonisasi Peraturan divisi dengan model proses bisnis. Cabang penting lainnya mencerminkan penggunaan model akar BP untuk pengembangan Peraturan mengenai perusahaan (jika merupakan suatu kelompok), atau pada suatu perusahaan atau divisi-divisinya. Sebagai bagian dari penggunaan ini, berdasarkan model root BP dan pengklasifikasi BP, pengklasifikasi fungsi yang dilakukan oleh perusahaan ditentukan. Pengklasifikasi fungsi dibandingkan dengan unit organisasi (divisi). Perbandingan tersebut dapat dilakukan dalam bentuk membangun matriks korespondensi “tautan fungsi”, di mana baris menunjukkan fungsi, kolom mencerminkan hubungan, dan tanda silang menunjukkan korespondensi antara fungsi dan hubungan (fungsi dilampirkan pada tautan tertentu. ). Pemodelan sepanjang rantai “fungsi – tautan – matriks kepatuhan” memungkinkan Anda membuat Peraturan tentang divisi, yang mencerminkan fungsi setiap divisi perusahaan. Karena deskripsi fungsi diselaraskan melalui model akar BP, ketika model akar BP dirinci menjadi fungsi, model fungsional perusahaan yang terintegrasi dapat dibuat, di mana fungsi berbagai departemen dikoordinasikan satu sama lain berdasarkan nama, dengan tipologi, dan model tanggung jawab fungsional.

Proses bisnis sebagai bagian dari arsitektur perusahaan. Model root BP adalah salah satu komponen kunci arsitektur korporat suatu perusahaan. Dari sudut pandang gambaran menyeluruh tentang kegiatan perusahaan secara keseluruhan, proses bisnis, proyek, fungsi (proses, proyek dan model fungsional pengorganisasian kegiatan), dan bagan organisasi (organizational model), dan pembagian tanggung jawab (responsibility model) , dan sistem manajemennya harus saling terkait, dan hanya bersama-sama mereka menentukan prosedur operasi yang bisa diterapkan bagi perusahaan.

Jadi, bergantung pada tujuan akhir, spesialis menggunakan berbagai teknik untuk bekerja dengan proses bisnis (Gbr. 2.4.2).

Beras. 2.4.2. Kasus Penggunaan untuk Model Proses Bisnis

2.5. Contoh model proses bisnis root

Beras. 2.5.1. Contoh model proses bisnis utama suatu perusahaan manufaktur

Dalam praktik bisnis, selama bekerja di perusahaan konsultan dan perusahaan IT, berbagai model akar referensi standar proses bisnis telah dibentuk. Tidak ada pengklasifikasi atau pustaka tunggal untuk model-model ini, dan ratusan, bahkan mungkin ribuan model semacam ini sekarang digunakan. Mereka terbentuk baik di tingkat sistem maupun di tingkat industri. Penting bagi spesialis yang tertarik untuk mengingat contoh model semacam ini yang dikembangkan oleh perusahaan lain. Sisi menarik yang jelas dari model standar adalah bahwa model tersebut sudah ada “di sini dan saat ini” dan dapat digunakan sebagai solusi pendukung untuk perusahaan serupa.

Kelemahan perpustakaan model akar BP modern adalah perpecahan, keragaman, dan kurangnya integrasi. Para penulis model-model ini bertindak secara independen satu sama lain selama pengembangannya, karena tidak adanya standar deskripsi yang diterima oleh semua pihak. Model-model tersebut dikembangkan dalam sistem koordinat konseptual yang berbeda dan tidak berkorelasi baik satu sama lain, mewakili proses bisnis yang sama secara berbeda, mencerminkan objek dan tingkat detail secara berbeda, mengelompokkan proses bisnis serupa secara berbeda dan bahkan mendefinisikan batas-batas proses bisnis serupa secara berbeda.

Oleh karena itu, ketika berbicara tentang perpustakaan model standar, kita tidak boleh melebih-lebihkan atau meremehkan pentingnya hal tersebut. Ada baiknya perpustakaan ini ada, ada baiknya (atau sampel individual dari perpustakaan ini) dapat digunakan sebagai solusi referensi, tetapi penggunaan langsung, tanpa modifikasi, tanpa menyesuaikan solusi dengan kondisi perusahaan tertentu, hampir tidak efektif.

Beras. 2.5.2. Contoh model khas proses bisnis utama dan pendukung suatu perusahaan manufaktur dan perdagangan

Model perusahaan manufaktur. Gambar 2.5.1 menunjukkan salah satu model tipikal berikut; model ini menampilkan proses akar pada tingkat sistem tanpa mengacu pada industri tertentu dan terdiri dari enam subproses:

Pasar, riset pasar (pemasaran).

Desain produk, barang, jasa.

Perencanaan dan organisasi produksi.

Merencanakan dan mengatur penyediaan volume produksi tertentu.

Produksi produk (jasa).

Penjualan produk.

Dengan pendekatan ini, proses utama mencakup semua proses yang secara langsung mempengaruhi nilai tambah produk (jasa) yang diberikan oleh bisnis.

Ini menunjukkan rantai proses yang mempengaruhi biaya akhir dan sifat konsumen dari produk (jasa) yang dihasilkan.

Proses tambahan mencakup proses yang membentuk infrastruktur perusahaan dan melayani proses utama. Tentu saja, dapat dicatat bahwa pembagian proses menjadi pendukung dan proses utama tidak ketat dan merupakan subjek kesepakatan, yaitu model akar dari proses bisnis, komposisi proses bisnis dan urutan klasifikasinya adalah pokok perjanjian dalam pengurus perusahaan.

Model perusahaan produksi dan perdagangan(lihat Gambar 2.5.2). Proses utama dalam model lain yang sering disebutkan mencakup BP berikut:

Pemasaran;

Pengembangan produk dan layanan;

Pembuatan produk;

Manajemen pasokan, penjualan dan pengiriman;

Manajemen penjualan dan layanan pelanggan.

Dapat dilihat bahwa nama-nama BP ini dalam beberapa hal berkorelasi, terhubung dalam beberapa hal, dan dalam beberapa hal menyerupai nama proses dari model sebelumnya, dan memang demikian adanya.

Proses pendukung dalam model ini antara lain:

Peningkatan kegiatan (dengan kata lain dapat disebut rekayasa bisnis);

Pengelolaan Lingkungan Hidup;

Manajemen hubungan eksternal;

Manajemen keuangan;

Manajemen Pelayanan Perusahaan;

Manajemen personalia;

Manajemen infrastruktur perusahaan;

Manajemen pelayanan hukum;

Perencanaan kegiatan, pelaksanaan siklus manajemen (pengumpulan informasi, perencanaan, pengorganisasian pelaksanaan, akuntansi, pengendalian, analisis, regulasi);

Memasok;

Pengembangan dan pemeliharaan sistem (teknologi).

Dengan demikian, model ini mengidentifikasi lima proses utama dan sebelas proses pendukung.

Secara umum, sehubungan dengan lima dan sebelas, seseorang dapat berdebat atau membuat beberapa usulan mengenai nama, namun perselisihan dan usulan ini hanya masuk akal jika menyangkut perbaikan perusahaan tertentu sehubungan dengan usulan perubahan tertentu pada model ini.

Model bertindak sebagai model referensi, namun model tersebut bukan satu-satunya model yang benar dan tidak dapat ditiru dalam arti bahwa, secara umum, model tersebut tidak dapat ditransfer secara langsung.

Beras. 2.5.3. Contoh tipikal model proses bisnis utama dan pendukung suatu perusahaan distribusi

Model perusahaan distribusi. Model (lihat Gambar 2.5.3) mencakup tujuh unit catu daya utama dan enam unit pendukung (model sebelumnya memiliki lima dan sebelas). BP utama meliputi:

Pengembangan strategi;

Perencanaan bisnis, yaitu memperjelas strategi dan perencanaan rinci kegiatan perusahaan;

Organisasi peluncuran produk (jasa) ke pasar;

Organisasi penjualan dan penciptaan kondisi yang diperlukan untuk persediaan penjualan;

Layanan pelanggan purna jual;

Pemantauan bisnis terhadap kegiatan pendukung.

Catu daya pendukung pada model tersebut antara lain:

Manajemen Sumber Daya Manusia;

Pengelolaan sumber daya keuangan;

dukungan TI;

Memastikan keamanan;

Manajemen perbaikan dan perubahan (apa yang dalam model sebelumnya disebut “meningkatkan aktivitas perusahaan”, atau “rekayasa bisnis”);

BP pendamping dan kantor lainnya.

Setiap perusahaan, setelah mempertimbangkan dan merenungkan model ini dengan cermat, dapat meminjam sesuatu dari model ini untuk dirinya sendiri, dan menambahkan atau mengubah sesuatu.

Model proses bisnis utama perusahaan konstruksi dan teknik(Gbr. 2.5.4 dan 2.5.5). Jika kita berbicara tentang teknik universal untuk membangun model bisnis, maka beberapa teknik dapat didemonstrasikan dengan menggunakan contoh perusahaan konstruksi dan teknik.

Model root BP mencakup dua blok (masing-masing Gambar 2.5.4 dan 2.5.5). Satu blok adalah proses utama. Mereka ditentukan berdasarkan analisis dan deskripsi tahapan utama pembuatan objek di berbagai industri. Berikut tahapan pembuatan objek dalam bidang teknik dan konstruksi (lapisan proses pada Gambar 2.5.4):

Rekayasa konseptual (penataan investasi dan investasi);

Membuat sebuah objek;

Pengoperasian fasilitas;

Perubahan, pengembangan atau pembuangan suatu objek.

Masing-masing proses ini dapat dirinci atau berisi subproses yang lebih spesifik, seperti yang ditunjukkan pada Gambar. 2.5.4. Ini adalah gambaran proses utama pembuatan suatu objek, yang dapat berfungsi sebagai pendukung atau template untuk mewakili proses utama perusahaan konstruksi dan teknik.

Beras. 2.5.4. Solusi referensi untuk membangun model proses bisnis utama perusahaan konstruksi dan teknik

Namun pertimbangan model sebelumnya (Gambar 2.5.2–2.5.3) dalam hal mendukung BP dapat digunakan untuk menyiapkan template atau solusi referensi untuk mendukung proses bagi perusahaan konstruksi atau teknik. Varian dari blok proses pendukung tersebut ditunjukkan pada Gambar. 2.5.4.

Model akar proses bisnis perusahaan energi. Kegiatan perusahaan energi dikelompokkan menjadi empat bidang (Gambar 2.5.5).

1. Ruang lingkup pengelolaan perusahaan secara keseluruhan.

2. Bidang pembangunan.

3. Ruang lingkup kegiatan utama.

4. Ruang lingkup kegiatan pendukung.

Contoh pembuatan dan penggunaan model proses tingkat atas untuk perusahaan energi diberikan dalam topik berikut di Navigator ini (lihat elemen 10.3.6).

Beras. 2.5.5. Bidang kegiatan perusahaan energi (contoh)

Beras. 2.5.6. Solusi referensi untuk membangun model proses bisnis pendukung tingkat atas untuk perusahaan konstruksi dan teknik

Secara umum, pendekatan untuk membangun model bisnis root dapat dirumuskan sebagai berikut (Gbr. 2.5.7):

Kenali contoh model root BP, pelajari praktik deskripsi yang ada.

Tentukan suatu industri (misalnya, teknik atau konstruksi), rumuskan siklus utama produk dalam industri ini dan, berdasarkan ini, identifikasi proses utama yang diperlukan untuk menciptakan produk.

Kaitkan proses-proses dasar tersebut dengan kondisi atau profil perusahaan yang bersangkutan.

Dengan menggunakan templat standar, pilih proses utama dan pendukung dan buat pengklasifikasi yang sesuai.

Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, perlu direncanakan sumber daya waktu tertentu untuk memastikan pembentukan model itu sendiri, koordinasi, pemeriksaan dan persetujuan dokumentasi model.

Beras. 2.5.7. Bagaimana mempersiapkan untuk menggambarkan proses bisnis suatu perusahaan

2.6. Contoh. Diagram pemodelan proses bisnis “dari bawah”

Beras. 2.6.1. Contoh urutan pemodelan proses bisnis

Gambar 2.6.1 menunjukkan contoh rangkaian pemodelan catu daya. Ini hanyalah sebuah contoh, salah satu opsi yang memungkinkan. Ada banyak algoritme berbeda yang mungkin berbeda satu sama lain, memiliki kemampuannya sendiri, dan terikat dengan kondisi perusahaan tertentu, tim tertentu, visi, presentasi, dan prioritas tim yang menjelaskan prosesnya.

Dalam contoh yang dipertimbangkan, algoritma pemodelan mengasumsikan tindakan berikut.

Mendefinisikan sudut pandang dan menggambarkan proses bisnis. Proses bisnis adalah model yang disusun untuk penerapan praktis. Tidak ada penerapan seperti itu - dasar pemilihan model yang digunakan tidak jelas. Oleh karena itu, tujuan deskripsi adalah awal mula pemodelan BP. Posisi pengamat, yaitu perspektif yang menggambarkan BP, adalah penting. Perspektif inilah yang menentukan tujuan deskripsi. Deskripsi proses bisnis melibatkan pada tahap pertama (setelah menetapkan sudut pandang dan tujuan) deskripsi tujuan tertentu dari proses bisnis, tipologinya dan tempatnya dalam tipologi yang diketahui (misalnya, setiap proses bisnis dapat diklasifikasikan sebagai proses utama atau pendukung, proses utama atau manajemen).

Menetapkan lingkungan proses bisnis. Sehubungan dengan suatu unit bisnis, ada gunanya untuk menentukan lingkungannya, yaitu memberi nama unit bisnis yang terhubung pada input dan output, untuk memberi nama produk dan layanan yang dimasukkan ke unit bisnis ini.

Konstruksi struktur fungsional. Di sini kita berbicara tentang mendefinisikan sekumpulan fungsi yang membentuk konten BP. Deskripsi fungsi (model fungsional BP) memungkinkan Anda membangun model tanggung jawab fungsional dan mengembangkan atas dasar ini Peraturan departemen dan deskripsi pekerjaan, dan, jika perlu, deskripsi peran pekerjaan otomatis dalam implementasi sistem informasi.

Deskripsi struktur arus di BP. Jika kita berbicara tentang pembuatan sistem informasi, inilah aliran informasi dan aliran dokumen. Jika kita berbicara, misalnya, tentang penggunaan sistem ERP (perencanaan sumber daya), maka ini mungkin aliran sumber daya material. Semuanya ditentukan oleh sudut pandang pengembang dan tujuan menggambarkan BP.

Membangun diagram alur proses bisnis. Paragraf ini mengasumsikan bahwa notasi proses yang dipilih menggambarkannya tidak hanya sebagai model tekstual, tetapi juga sebagai model grafis, yang ditampilkan dalam bentuk diagram alur.

Seiring dengan pembuatan diagram alir, hal ini juga diasumsikan membangun algoritma BP, yaitu logika eksekusi fungsi dan kondisi logis yang menentukan logika eksekusi fungsi ini. Semua ini dicatat dalam bentuk algoritma eksekusi proses.

Beras. 2.6.2. Pemodelan proses bisnis langkah demi langkah (langkah 1 dan 2)

Membangun struktur organisasi, yang melengkapi urutan pemodelan yang disajikan, melibatkan penentuan unit eksekutif yang berpartisipasi dalam proses bisnis dan menugaskan mereka fungsi, pekerjaan, tindakan, dan alur yang dijelaskan dalam proses bisnis.

Di bawah ini hanyalah salah satu contoh pembuatan rangkaian pemodelan catu daya. Jika masalah ini diselesaikan untuk proses tertentu di perusahaan tertentu, kemungkinan besar algoritma ini perlu disempurnakan dan dilokalisasi.

Skema pemodelan proses bisnis langkah demi langkah.

Pekerjaan apa yang perlu dilakukan?– Langkah 1 (Gbr. 2.6.2). Pada langkah ini, perlu untuk menentukan komposisi tindakan, membuat pengklasifikasinya, menyepakati nama tindakan dan mengelompokkannya berdasarkan pengklasifikasi hierarki.

Bagaimana urutan (urutan) pelaksanaannya? Langkah alami berikutnya (langkah 2) berfokus pada penentuan urutan dan urutan tindakan. Jika tindakan ditentukan, maka urutan pelaksanaannya harus dicatat. Hasil dari tahap ini adalah pembuatan diagram alur untuk melakukan tindakan (lihat Gambar 2.6.2).

Apa hasil dari setiap tindakan? Sumber daya apa yang diperlukan untuk hal ini? Jika pekerjaan ditentukan, jika urutan tindakan ditentukan, maka perlu untuk menentukan dan memperjelas masukan dan keluaran dari setiap tindakan (Gbr. 2.6.3, langkah 3).

Jika tidak hanya satu pelaku, tetapi beberapa, berpartisipasi dalam uraian proses bisnis, maka ini akan menjadi prosedur untuk mengoordinasikan sudut pandang para pelaku atau pandangan mereka tentang hasil tindakan. Misalnya, apa yang merupakan masukan bagi satu pemilik atau pelaksana suatu proses merupakan keluaran bagi pemilik atau pelaksana lainnya (lihat Gambar 2.6.3, langkah 4). Prosedur untuk mengoordinasikan input dan output dapat memakan waktu yang cukup lama dan sangat penting untuk keberhasilan bisnis selanjutnya.

Oleh karena itu, model BP harus dipahami dan diterima oleh para pelaku utamanya.

Beras. 2.6.3. Pemodelan proses bisnis langkah demi langkah (langkah 3 dan 4)

Siapa yang melakukan pekerjaan apa? Siapa yang bertanggung jawab atas apa? Dapat dianggap bahwa model BP mencerminkan pengetahuan yang teragregasi dan sistematis tentang urutan pelaksanaan tindakan oleh pelaku utamanya. Oleh karena itu, pada langkah ini, perhatian difokuskan pada identifikasi pelaku tindakan individu (lihat Gambar 2.6.4, langkah 5). Di sini ditentukan siapa yang melakukan tindakan dan siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Di persimpangan antara tindakan 1 dan tindakan 2, terjadi hasil antara.

Koordinasi hasil, pandangan terhadap hasil yang ditentukan oleh divisi 1 dan 2 merupakan poin utama dari tahap sebelumnya koordinasi produk dan layanan internal BP dan tanggung jawab horizontal atas pelaksanaannya.