Fungsi departemen SDM perusahaan manajemen. Tanggung jawab departemen SDM

Tanggung jawab departemen SDM, sebagai suatu peraturan, merupakan bagian integral dari keseluruhan fungsi layanan manajemen. Namun, orang tidak boleh memahami bahwa ini adalah semacam unit sekunder yang melakukan pekerjaan formal di bidang hubungan kerja. Tentu saja, mungkin di masa Soviet, tanggung jawab departemen SDM hanya terbatas pada pekerjaan kantor dan pelaporan, namun kenyataan modern memerlukan pendekatan yang berbeda dan lebih serius. Hal ini terutama disebabkan oleh konsep modern di bidang manajemen personalia dan penghapusan sistem pendistribusian lulusan lembaga pendidikan vokasi ke perusahaan.

Saat ini tanggung jawab departemen SDM telah menambah bidang kegiatan baru yang secara signifikan mempengaruhi kehidupan perusahaan. Pada saat yang sama, tidak ada yang menghapus tugas-tugas tradisional yang terkait dengan pemeliharaan dan persiapan dokumentasi administrasi, akuntansi dan pelaporan, penyelesaian kontrak kerja, dan sertifikasi karyawan. Selain itu, dokumen departemen personalia saat ini memiliki makna kualitatif yang berbeda sehubungan dengan peningkatan literasi hukum masyarakat. Ini belum pernah terjadi sebelumnya, ketika seseorang bekerja demi kebaikan negara, diilhami oleh ide-ide komunisme. Dalam hal ini, kesalahan dalam pencatatan kepegawaian tidak dapat diterima; hal ini dapat mengakibatkan litigasi, perintah dari otoritas pengawas, dan denda. Dan yang terpenting, jika terjadi pelanggaran, pimpinan organisasi dapat didiskualifikasi.

Tanggung jawab departemen SDM juga meningkat secara kuantitas, yang karenanya kita dapat “berterima kasih” kepada negara, yang berbagai departemennya terus-menerus menciptakan bentuk-bentuk baru dokumen pelaporan, memperumit prosedur, dan “meningkatkan” peraturan perundang-undangan. Semua ini mengarah pada peningkatan dokumen.

Di antara bidang kerja baru divisi organisasi ini, beberapa bidang terpenting harus disebutkan. Fungsi-fungsi departemen SDM ini terutama berhubungan dengan bekerja secara langsung dengan orang itu sendiri, dan bukan dengan berbagai makalah. Pertama, ini adalah seleksi personel. Sekarang hal ini sangat penting ketika kerja tim dan perusahaan secara keseluruhan yang terkoordinasi dengan baik, yang beroperasi dalam lingkungan yang agak tidak menguntungkan, bergantung pada kualifikasi karyawan. Faktor utama yang menentukan pentingnya bidang ini adalah kurangnya spesialis terlatih dan pekerja teknis. Mengharapkan personel yang memenuhi syarat akan ditemukan sendiri adalah salah; Anda perlu mencari mereka dan memilih mereka untuk tempat tertentu, dengan mempertimbangkan kekhususan yang ada.

Kedua, perencanaan dan pengelolaan cadangan personel. Pengembangan kualitas profesional karyawan secara sistematis dan terarah adalah cara paling efektif untuk memperoleh spesialis berkualifikasi tinggi yang terlibat secara maksimal dalam proses perusahaan. Hampir tidak mungkin atau sangat mahal untuk menyeleksi karyawan seperti itu hanya melalui rekrutmen eksternal. Bidang penting ketiga adalah pembentukan dan pengembangan budaya perusahaan. Dalam proses multifaset ini, departemen SDM juga memainkan salah satu peran utama, sering kali mengoordinasikan tindakan layanan lainnya.

Dalam struktur perusahaan modern mana pun, departemen SDM menempati salah satu posisi paling penting dan signifikan. Bahkan ada teori yang mengatakan bahwa departemen HR-lah yang menjadi wajah atau kartu panggil perusahaan, karena tempat pertama masuknya karyawan baru justru departemen ini.

Apa fungsi dan tugas departemen SDM suatu perusahaan?

Fungsi utama departemen SDM di suatu perusahaan adalah pemilihan personel dan kerja terus-menerus dengan tim. Jika tugas departemen ini hanya mencakup perekrutan langsung, tanpa mengumpulkan informasi tentang kehidupan kerja tim, perusahaan semacam itu tidak akan mencapai banyak hal dalam bisnisnya.

Saat ini, pekerjaan personel terdiri dari serangkaian tindakan organisasi dan langkah-langkah kompeten yang bertujuan untuk memaksimalkan penggunaan kemampuan profesional personel. Jika karyawan perusahaan memiliki motivasi yang baik dan tertarik untuk menjalankan tugasnya secara efektif, maka perusahaan akan mampu melakukan perjuangan yang produktif melawan pesaing. Saat ini sulit membayangkan sebuah perusahaan yang sukses tanpa departemen sumber daya manusia, yang tugasnya dalam suatu perusahaan adalah mengelola, mencatat, dan mendukung personel.

Fungsi utama departemen SDM pada suatu perusahaan antara lain:

• menentukan kebutuhan personel perusahaan dan merekrut personel bersama dengan kepala departemen;
• analisis pergantian staf, mencari metode untuk memerangi tingkat pergantian staf yang tinggi;
• penyusunan tabel kepegawaian perusahaan;
• pendaftaran arsip pribadi karyawan, penerbitan sertifikat dan salinan dokumen atas permintaan karyawan;
• serangkaian operasi dengan buku kerja (penerimaan, penerbitan, pengisian dan penyimpanan dokumen);
• mencatat hari libur, menyusun jadwal dan memproses liburan sesuai dengan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku;
• penyelenggaraan sertifikasi pegawai, penyusunan rencana karir personel;
• penyusunan rencana peningkatan keterampilan pekerja.

Struktur dan hubungan SDM

Struktur departemen SDM suatu perusahaan dan jumlahnya ditentukan oleh direktur masing-masing perusahaan, tergantung pada jumlah personel dan karakteristik kegiatannya. Keputusan tentang pembentukan atau likuidasi divisi struktural departemen personalia sendiri diambil oleh kepala departemen, dan dia juga menyetujui peraturan tentang kerja bersama divisi-divisi tersebut.

Untuk menjalankan fungsinya secara efektif, departemen SDM harus terus berinteraksi dengan departemen lain di perusahaan:

• masalah remunerasi diselesaikan dengan departemen akuntansi, dokumen dan salinan perintah pemecatan, perekrutan, perjalanan bisnis, liburan, insentif atau denda bagi karyawan juga diserahkan di sana;
• departemen hukum memberikan informasi kepada karyawan departemen SDM tentang perubahan terbaru dalam undang-undang saat ini dan memberikan dukungan hukum yang komprehensif;
• Mengenai masalah personalia, departemen terus berinteraksi dengan seluruh divisi struktural perusahaan.

Jika pekerjaan akuntansi personalia di suatu perusahaan dilakukan dengan buruk atau berkualitas buruk, hal ini menyebabkan konsekuensi yang paling serius - interaksi antara masing-masing departemen terganggu, dan pekerjaan departemen memburuk. Secara keseluruhan, hal ini menyebabkan penurunan efisiensi seluruh perusahaan.

Seorang karyawan HR yang berkualifikasi menyerupai seorang dokter keluarga, yang tanggung jawabnya mencakup menyelesaikan banyak masalah penting. Banyak manajer usaha kecil, dalam upaya menghemat uang, mempercayakan fungsi spesialis SDM kepada manajer SDM biasa. Keputusan ini pada dasarnya salah, karena pengelolaan pencatatan kepegawaian harus dipercayakan kepada ahli yang kompeten di bidangnya. Hanya petugas personalia yang berpengalaman yang dapat menentukan secara tepat waktu apakah karyawan tertentu cocok untuk posisi yang dipegangnya, dan akan memberi saran ke mana karyawan tersebut dapat dipindahkan. Keputusan berdasarkan informasi dari spesialis SDM memastikan organisasi kerja yang efektif di perusahaan dan pertumbuhan karier yang memadai bagi setiap karyawan.

Pekerjaan seorang spesialis CS terdiri dari mengetahui tugasnya dan kemampuan melakukan pekerjaan sehari-hari secara kompeten, yang sangat beragam. Dalam kondisi minimnya jumlah CS saat ini, karena pengangkatan petugas personalia yang masih muda dan “belum terjamah” biasanya kelebihan beban. Fakultas dan kursus HRM didominasi oleh akademis daripada praktik. Berdasarkan hal ini, semacam “kompas” diusulkan untuk mengembangkan arah langsung Anda menuju profesionalisme.

Bab. 1. Memasuki dan menguasai pekerjaan personalia.

• Menyediakan personel yang diperlukan. Perencanaan kebutuhan personel (kuantitas, kualitas, waktu) yang memenuhi tujuan bisnis saat ini dan masa depan.
• Pengembangan dan penerapan sistem pencarian dan seleksi personel: sumber seleksi, isi lamaran lowongan, teknologi seleksi massal.
• Pendaftaran perekrutan, pemberhentian, mutasi, dll.
• Penyimpanan tr. pembukuan dan pembukuannya, lembaran pribadi, pemeliharaan dokumentasi kepegawaian sesuai dengan nomenklatur arsip.
• Mengisi tr. buku, lembar pribadi, penerbitan sertifikat kepada karyawan.
• Pengetahuan tentang undang-undang perburuhan (Kode Perburuhan Federasi Rusia, Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia dan instruksinya) dan konsultasi mengenai masalah ini.
• Pengembangan dan pemeliharaan dokumen peraturan daerah: Tabel kepegawaian, Peraturan: Tentang personel, Tentang gaji, Tentang mengadakan kompetisi, dll., Peraturan ketenagakerjaan internal (ILR), dll.
• Bertemu dan menjalin hubungan bisnis dengan kepala departemen.

2. Pengenalan pekerjaan petugas personalia

Langkah pertama

Sejak awal, hubungan bisnis yang normal harus dibangun dengan kepala departemen. Buatlah aturan untuk mengunjungi mereka di lokasi mereka. Jangan menunggu seseorang datang kepadamu. Pada saat yang sama, ajukan beberapa pertanyaan untuk mereka, dan pertanyaan itu selalu ada. Hal ini berguna untuk mendapatkan saran mengenai beberapa hal, serta dengan bijaksana mengajukan pertanyaan tentang unit tersebut. Kemudian mereka akan menganggap Anda sebagai petugas personalia biasa, dan bukan pekerja kantoran, dan secara bertahap Anda akan beralih ke hubungan persahabatan. Mengenal orang dan departemen tidak kalah pentingnya dengan melakukan pekerjaan teknis dengan benar. Pekerjaan yang kompeten tidak hanya merupakan hasil dari profesionalisme, tetapi juga interaksi yang efektif dengan para manajer di semua tingkatan. Seringkali hubungan yang sulit berkembang dengan departemen akuntansi, yang telah “menutupi” dirinya sendiri.

Penting untuk diingat bahwa Anda berada di pintu masuk utama perusahaan. Dan yang penting di sini adalah organisasi Anda, ketidakberpihakan, kemampuan untuk menyusun percakapan dengan bijaksana, mendapatkan kepercayaan kandidat kepada Anda, memberi tahu dia tentang tanggung jawab utama, menyetujui tindakan lebih lanjut, dan mengakhiri pertemuan dengan cara yang bisnis dan penuh hormat. Sebelumnya, Anda perlu memiliki rencana percakapan di kepala Anda tentang perusahaan, tanggung jawab pekerjaan, dan masalah personalia.

Untuk memulai, Anda memerlukan yang berikut ini:

• tuliskan kata-kata dari Kode Perburuhan Federasi Rusia untuk kasus perekrutan dan pemecatan. Dengan demikian, akan lebih mudah untuk menguasai pasal-pasal utama Kode Perburuhan Federasi Rusia dan kata-kata yang diadopsi. Masalah pemecatan dijelaskan dalam Pasal 77 - 84 Kode Perburuhan Federasi Rusia.
• membiasakan diri Anda dengan prosedur perekrutan dan pemecatan;
• pendaftaran Pesanan dan Lembar Pribadi T2 dalam program 1C;
• memiliki “di tangan” Tabel Kepegawaian untuk melacak lowongan, bentuk Ketenagakerjaan dan kontrak lainnya, Lamaran (untuk pekerjaan, pemecatan, mutasi, liburan), Lamaran lowongan, Pengingat kepada kandidat tentang penyediaan dokumen, “Slider” untuk pemecatan, Sertifikat pekerjaan, formulir penerbitan kartu bank, informasi akuntansi. (Mungkin ada dokumen lain.)

Setelah menerima Lamaran, pastikan untuk mempelajarinya dan berbicara dengan penulisnya untuk mengklarifikasi rincian pekerjaan dan pertanyaan yang tidak jelas. Hal ini pada prinsipnya penting untuk memahami tugas utama lowongan dan menjalin kontak bisnis.

Dalam hal pemecatan diperlukan sikap hormat dan bijaksana terhadap orang tersebut, apalagi jika pemecatan tersebut bukan atas inisiatifnya. Lagi pula, “apa yang terjadi, ia akan meresponsnya.”

Pada hari pemutusan kontrak kerja, pemberi kerja wajib menerbitkan buku kerja kepada pekerja dan melakukan pembayaran kepadanya, Art. 140 TK.

Apabila tidak mungkin menerbitkan buku kerja kepada seorang pekerja karena ketidakhadirannya atau penolakannya untuk menerimanya, maka pemberi kerja wajib mengirimkan pemberitahuan kepada pekerja tentang perlunya muncul untuk buku kerja itu atau setuju untuk mengirimkannya melalui pos, Art . 84 TK. Tr yang belum diterima. buku-buku tersebut disimpan di Mahkamah Konstitusi bersama dengan Surat Perintah.

Penangguhan dari pekerjaan diatur oleh Art. 76 TK.

Perintah perekrutan harus diumumkan kepada karyawan dalam waktu tiga hari sejak tanggal mulai bekerja dengan tanda tangannya. Dalam waktu 2 minggu entri dibuat di Tr. buku atau yang baru dimulai jika hilang. Masalah perekrutan dijelaskan dalam Art. 67 – 71 TK. Munculnya hubungan kerja dibahas dalam Art. 16 – 20 TK.

Menurut Seni. 72 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, perubahan ketentuan kontrak kerja diperbolehkan dengan persetujuan para pihak dengan membuat perjanjian tambahan pada kontrak kerja.

Kelayakan untuk membuat kontrak hukum perdata (CLA) daripada kontrak kerja dapat ditemukan di “Paket Personalia”. Bentuk kerjasama yang umum didasarkan pada GAP berupa Perjanjian tentang jasa berbayar (atas pelaksanaan pekerjaan).

Saat melamar pekerjaan tambahan (pekerjaan paruh waktu, pelaksanaan tugas karyawan yang mangkir sementara tanpa pengecualian dari pekerjaan yang ditentukan dalam kontrak kerja, perluasan area layanan, peningkatan volume pekerjaan), perlu untuk mendokumentasikan kombinasi atau bagian -waktu kerja, lihat “Paket SDM”.

Menurut Seni. 91 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, majikan wajib mencatat waktu kerja sebenarnya oleh setiap karyawan. Formulir terpadu disetujui oleh Komite Statistik Negara tanggal 5 Januari 2004. Nomor 1 : Lembar pencatatan jam kerja dan penghitungan upah (Formulir N T-12), Lembar pencatatan jam kerja (Formulir N T-13).

Jika perusahaan menyelenggarakan kerja shift, maka diperlukan jadwal shift yang disetujui oleh kepala departemen dan ditandatangani oleh karyawan.

Pemindahan ke posisi dan divisi lain dilakukan atas dasar lamaran karyawan dengan persetujuan pimpinan kedua divisi dan perintah terkait.

3. Menguasai tugas-tugas petugas personalia

Tahap ini terkait dengan otomatisasi prosedur pendaftaran dan pemeliharaan PPK, perolehan gaya bebas bekerja dengan kandidat, dan menjalin kontak bisnis dengan manajer.

• Kuasai program 1C - perekrutan, pemberhentian, pengisian Lembar Pribadi, perubahan Lembar. Saat mempersiapkan penerbitan Surat Perintah Penerimaan/Pemberhentian, Anda harus segera “memasukkan” data ke dalam 1C untuk dicetak. Dalam hal ini, kandidat mempelajari dan menandatangani Tr. kontrak dalam 2 rangkap. (satu untuk dia, dan yang lainnya ada di File Pribadi bersama dengan salinan dokumen). Buatlah entri yang diperlukan dalam Jurnal Akuntansi Tenaga Kerja. buku. Dapatkan tanda tangan orang yang terlibat dalam semua dokumen. Tr buku dapat digabungkan dengan mempertimbangkan instruksi akun (TB, Instruksi Pratama, dll.)
• Guru mengisi Tr. buku, memperhatikan keakuratan entri sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia, karena ketidakakuratan selanjutnya dapat mempengaruhi penghitungan pensiun atau penerimaan tunjangan profesi. Tentang masalah ini dan amandemen Tr. buku, lihat “Paket Personil”.

Anda harus:

• menerbitkan Sertifikat Ketenagakerjaan atas permintaan karyawan, yang menunjukkan nomor Surat Penerimaan, jabatan dan gaji.
• kumpulkan lembar waktu dari semua departemen untuk memasukkan informasi yang diperlukan ke dalam Lembar Pribadi (tentang liburan, penyakit, perjalanan bisnis...) dan mentransfernya ke departemen akuntansi untuk penggajian.
• menasihati kepala departemen dan karyawan. Ini adalah aspek penting dari pekerjaan seorang spesialis CS.

Perencanaan kebutuhan personel harus mencakup tugas produksi saat ini dan tugas masa depan. Saat memastikan tugas jangka panjang, akan berguna untuk membuat cadangan berkualitas tinggi. Agar menjadi nyata dan fokus pada pekerjaan yang akan datang, orang-orang tersebut harus sudah bekerja di perusahaan dengan posisi yang sama.

4. Pekerjaan konten

Pekerjaan ini terutama terkait dengan dokumen peraturan daerah.

• Tabel kepegawaian adalah dokumen utama yang mencerminkan keseluruhan struktur organisasi perusahaan, daftar lengkap posisi di departemen, jumlah dan gajinya. Staf disetujui oleh direktur perusahaan. Perubahan dilakukan baik dengan penerapan Tabel Kepegawaian baru, atau dengan menerbitkan penambahan Tabel Kepegawaian (ini berlaku untuk struktur besar).
• Peraturan ketenagakerjaan internal (ILR) biasanya dikembangkan oleh CC, disepakati dengan manajemen perusahaan dan disetujui oleh direktur. PVTR membangun hubungan antara pemberi kerja dan pekerja serta rezim perburuhan. Isi PVTR di berbagai perusahaan mungkin berbeda secara signifikan. Peraturan ketenagakerjaan internal harus mematuhi: undang-undang saat ini, dokumen konstituen, kepegawaian.
• Berbagai Peraturan yang mengatur berbagai aspek kegiatan. Tapi mereka biasanya ditujukan untuk karyawan perusahaan. Oleh karena itu, pengembangan dan implementasinya dilakukan oleh CS. Diantaranya mungkin Peraturan: Tentang Kepegawaian, Tentang Gaji, Tentang Penilaian Kinerja, Tentang Penyelenggaraan Kompetisi, dll.

Bab. 2. Profesionalisasi SDM

Setelah melalui dan menguasai tahapan kerja dan latihan mandiri sebelumnya, Anda tidak akan mengalami kendala apapun dalam melaksanakan pekerjaan personalia saat ini. Dan Anda akan dapat menyelesaikan masalah dengan kepala departemen dan mengembangkan dokumen peraturan lokal di atas, termasuk. Shtadka dan PVTR. Dengan demikian, jangkauan minat Anda akan melampaui “rutin” dan akan mendekati tugas CS, yang jauh lebih luas daripada tugas seorang spesialis.

Untuk pengembangan profesional, Anda perlu menyimpulkan sendiri hasil dari masalah spesifik yang diselesaikan, memahami dalam keadaan apa hal itu mungkin terjadi atau mengapa ada kegagalan. Profesionalisme tumbuh ketika seseorang memahami apa yang telah dilakukan dan mengungkapkan apa yang bermakna dalam tulisan. Memang penting tidak hanya melakukannya, tetapi juga melihat apa yang ada di baliknya. Sering terjadi bahwa seseorang bekerja selama bertahun-tahun, tetapi tidak ada yang bisa dikatakan tentang hal itu - hanya tindakan spesifik tanpa adanya visi bersama.

Pada tahap ini, saatnya bekerja dengan berbagai publikasi yang memiliki kehadiran yang baik di Internet. Kami dapat merekomendasikan situs-situs berikut: Elitarium, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Business World. Ini sudah cukup jika Anda berlangganan di sana.

Dapatkan sendiri flash drive, pilih folder di dalamnya untuk topik yang Anda minati, dan isi folder tersebut sambil mempelajari setiap artikel. Awalnya, folder berikut diperlukan: Legal. konsultasi, PPK, Manajemen sumber daya manusia (SDM), Tata kelola perusahaan, Pekerjaan CS, Pekerjaan manajer, Dokumen peraturan lokal, Deskripsi kompetensi profesional, Psikologi pribadi, Praktik sosio-psikologis, Perubahan perusahaan, Seleksi personel, Penilaian personel, Stimulasi karyawan dan tim, Perkembangan saya, dll. Saat materi terakumulasi, bagian lain akan muncul.

Dalam beberapa tahun Anda akan dapat melakukan sendiri beberapa pengembangan tematik. Sementara itu, tuliskan pemikiran apa pun yang Anda miliki, simpanlah dan waktunya akan tiba.

Materi utama untuk pekerjaan saat ini adalah: situs web manajemen pencatatan personel “Paket SDM”, yang berisi jawaban atas berbagai pertanyaan; Kode Perburuhan Federasi Rusia dan Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia. Untuk pertanyaan lain, termasuk. rekrutmen - Situs internet SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, serta majalah personalia, yang banyak jumlahnya.

Sebagai kesimpulan, disarankan untuk dicatat bahwa praktik dan perbedaan yang ada secara objektif di antara orang-orang menunjukkan bahwa tidak semua orang bisa menjadi petugas personalia umum. Memang benar, mayoritas orang tertarik pada serangkaian tugas tertentu.

Aplikasi

KOMITE NEGARA FEDERASI RUSIA DALAM STATISTIK

RESOLUSI

TENTANG PERSETUJUAN DOKUMENTASI AKUNTANSI UTAMA DALAM BENTUK TERPADU AKUNTANSI KETENAGAKERJAAN DAN PEMBAYARANNYA

Untuk menerapkan persyaratan Kode Perburuhan Federasi Rusia tanggal 30 Desember 2001 N 197-FZ, Komite Negara Federasi Rusia untuk Statistik memutuskan:

1. Menyetujui bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk pencatatan tenaga kerja dan pembayarannya, disetujui oleh Kementerian Keuangan Federasi Rusia, Kementerian Pembangunan Ekonomi dan Perdagangan Federasi Rusia, Kementerian Tenaga Kerja dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia :

1.1. Untuk catatan personel:

N T-1 “Perintah (instruksi) perekrutan pegawai,” N T-1a “Perintah (instruksi) perekrutan pegawai,” N T-2 “Kartu pribadi pegawai,” N T-2GS (MS) “ Kartu pribadi pegawai pegawai negara (kota)", N T-3 "Meja kepegawaian", N T-4 "Kartu pendaftaran pekerja ilmiah, ilmiah dan pedagogi", N T-5 "Perintah (instruksi) tentang pemindahan seorang karyawan ke pekerjaan lain", N T-5a “Perintah (instruksi) pemindahan pegawai ke pekerjaan lain”, N T-6 “Perintah (instruksi) pemberian cuti kepada pegawai”, N T-6a “Perintah (instruksi) pemberian cuti kepada karyawan”, N T-7 “Jadwal liburan”, N T-8 “Perintah (instruksi) pemutusan (penghentian) kontrak kerja dengan karyawan (pemecatan)”, N T-8a “Perintah (instruksi) pemutusan hubungan kerja (pemutusan) kontrak kerja dengan karyawan (pemecatan)” ", N T-9 "Perintah (instruksi) pengiriman karyawan dalam perjalanan bisnis", N T-9a "Perintah (instruksi) pengiriman karyawan dalam perjalanan bisnis ", N T-10 "Surat keterangan perjalanan", N T-10a "Tugas kantor untuk pengiriman perjalanan bisnis dan laporan pelaksanaannya”, N T-11 “Perintah (instruksi) untuk mendorong karyawan”, N T- 11a “Perintah (instruksi) untuk mendorong karyawan”.

1.2. Untuk mencatat jam kerja dan penyelesaian dengan personel untuk pengupahan:

N T-12 “Lembar waktu kerja dan perhitungan upah”, N T-13 “Lembar waktu kerja”, N T-49 “Lembar penggajian”, N T-51 “Lembar penggajian”, N T-53 “Lembar penggajian”, N T-53a “Jurnal Pendaftaran Penggajian”, N T-54 “Rekening Pribadi”, N T-54a “Rekening Pribadi (swt)”, N T-60 “Catatan-perhitungan pemberian cuti kepada pegawai” , N T- 61 “Catatan-Perhitungan pada saat pemutusan (pengakhiran) kontrak kerja dengan seorang karyawan (pemecatan)”, N T-73 “Tindakan tentang penerimaan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan kontrak kerja jangka tetap yang dibuat untuk jangka waktu suatu pekerjaan tertentu. ”

2. Untuk memperluas bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama yang ditentukan dalam klausul 1.1 Resolusi ini ke organisasi, terlepas dari bentuk kepemilikannya, yang beroperasi di wilayah Federasi Rusia, dalam klausul 1.2 - ke organisasi, terlepas dari bentuk kepemilikannya , beroperasi di wilayah Federasi Rusia, kecuali lembaga anggaran.

3. Dengan diperkenalkannya bentuk-bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama yang ditentukan dalam paragraf 1 Resolusi ini, bentuk-bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama yang disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 06.04.2001 N 26 dinyatakan tidak berlaku.

Ketua Komite Statistik Negara Rusia

V.L.SOKOLIN

Melalui surat Kementerian Kehakiman Federasi Rusia tertanggal 15 Maret 2004 N 07/2732-UD, diakui tidak memerlukan pendaftaran negara.

Daftar kasusnya oke.

"Saya menegaskan"

Direktur perusahaan/Deputi oleh personel

" " _________ 201_

• Folder pesanan perusahaan.
• Perintah personel. Jika turnovernya tinggi, maka dibuat folder terpisah untuk penerimaan, pemberhentian, dan transfer. Alasannya terlampir pada pesanan, lebih nyaman.
• Folder pesanan liburan, perjalanan bisnis beserta alasannya.
• Perintah tentang insentif, sanksi, dll.
• Tr buku, serta tentang pengajaran Pratama, TB, Api. keamanan, dll.
• Folder dengan personel regulasi dan dokumen perusahaan (Tabel Kepegawaian, PVTR, berbagai Peraturan, dll).
• Folder karyawan (file): salinan dokumen, berbagai materi, sertifikasi, perjanjian tanggung jawab keuangan, tambahan pada tr. kontrak, dll.
• Folder kontrak: hukum perdata, bekerja dengan organisasi pihak ketiga, dll.
• Folder dengan materi tentang manajemen personalia dan berbagai materi metodologis.
• Folder dengan rencana pekerjaan perusahaan dan personalia.

Catatan

• Semua folder diberi nomor sesuai dengan Nomenklatur Kasus OK.
• Semua pesanan (pekerjaan, pemberhentian, transfer) dan tr yang belum diterima. buku disimpan selama 50 tahun. Dalam kasus perubahan perusahaan, dokumen-dokumen ini disimpan oleh penerusnya yang sah.
• Bahan personel lainnya biasanya disimpan selama 3 tahun. Materi dalam folder di atas disimpan sesuai dengan pedoman perusahaan selama 5-15 tahun.
• Materi OK sesuai dengan Nomenklatur Kasus dipindahkan sesuai dengan Sertifikat Pemindahan dan Penerimaan.

Fedotov Alexander Vasilievich

Pakar SDM independen

Perkenalan

1. Konsep, tugas dan fungsi pelayanan personalia

2. Dasar-dasar pelayanan SDM

2.1 Peraturan departemen SDM

2.2 Deskripsi pekerjaan karyawan departemen SDM

2.3 Struktur dan bentuk pelayanan personalia

2.4 Standar ketenagakerjaan bagi karyawan HR

3. Peraturan yang mengatur permasalahan Administrasi SDM di Rusia

4. Dokumen SDM

4.1 Kontrak kerja

4.2 Perintah untuk personel

4.3 Kartu pribadi karyawan

4.4 Catatan pekerjaan

4.5 Catatan akuntansi dan pengendalian serta korespondensi resmi internal

Kesimpulan

Daftar sumber yang digunakan

Perkenalan

Topik kursusnya adalah “Organisasi pekerjaan layanan personalia.”

Layanan SDM adalah ciri khas perusahaan. Langkah pertama seseorang dalam suatu perusahaan adalah layanan personalia. Dan sudah menjadi sifat manusia untuk mengingat awal dan akhir berbagai peristiwa. Hal ini telah dibuktikan oleh para psikolog. Untuk setiap orang Anda hanya perlu menemukan tempat Anda. Di satu sisi seorang karyawan tidak efektif, namun di sisi lain dia jenius. Di masing-masing orang dapat ditemukan kemampuan yang memungkinkan seseorang bekerja di bidang tertentu dengan efisiensi maksimum.

Relevansi topik dibenarkan oleh fakta bahwa rekrutmen personel yang diperlukan, rasionalitas seleksi dan rencana strategi personel, jumlah personel yang dibutuhkan akan bergantung pada organisasi yang benar dari kegiatan layanan personel, sehingga di masa depan mereka akan mampu menerapkan kebijakan personalia tanpa mengizinkan pengurangan atau pemecatan staf.

Tujuan dari kursus ini adalah untuk menganalisis organisasi layanan SDM di suatu perusahaan.

Untuk mencapai tujuan ini, tugas-tugas berikut perlu diselesaikan:

mengidentifikasi tugas dan fungsi layanan personalia perusahaan;

mempelajari dan menganalisis dokumen peraturan yang mengatur kegiatan departemen SDM;

jelajahi fitur dokumentasi personalia.

Objek kajiannya adalah pelayanan personalia organisasi.

Subyek pekerjaan adalah dokumen yang mengatur pekerjaan layanan personalia organisasi.

Pekerjaan kursus terdiri dari pendahuluan, empat bab, kesimpulan, daftar sumber yang digunakan, dan lampiran.

1. Konsep, tugas dan fungsi pelayanan personalia

Pelayanan personalia (personnel management service) adalah suatu unit struktural yang berwenang melaksanakan manajemen personalia dan manajemen organisasi dan metodologi kegiatan manajemen personalia yang dilaksanakan di perusahaan.

Saat ini, layanan HR dapat melakukan fungsi-fungsi berikut:

· perencanaan tenaga kerja - menentukan kebutuhan personel tergantung pada strategi organisasi, mencari spesialis, membuat cadangan personel;

· penyediaan personel - seleksi calon dan seleksi personel dari kelompok cadangan;

· organisasi pekerjaan kantor - persiapan dan pelaksanaan dokumen kepegawaian (kontrak, pesanan, buku kerja, dll.), organisasi kerja dengan mereka (pendaftaran, kontrol, penyimpanan saat ini, nomenklatur kasus, pemeriksaan nilai, persiapan dan transfer ke penyimpanan di arsip);

· melakukan sertifikasi pegawai organisasi;

· pelatihan, pelatihan ulang dan pelatihan lanjutan personel;

· analisis pergerakan dan pergantian staf;

· mengidentifikasi ketegangan sosial dalam tim dan menghilangkannya;

· koordinasi kerja untuk menstabilkan kondisi kerja dan mematuhi langkah-langkah keselamatan;

· manajemen disiplin.

Dalam beberapa tahun terakhir, telah diusulkan bahwa fungsi layanan personalia meliputi pengorganisasian remunerasi, yang berarti sertifikasi pekerjaan, penentuan struktur remunerasi dan struktur tunjangan, sistem indikator ketenagakerjaan, dan analisis. pasar tenaga kerja.

Tugas utama pekerjaan personel di suatu perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa bidang berikut:

.Arahan akuntansi dan pengendalian pekerjaan personel melibatkan penyelesaian tugas-tugas utama berikut:

· mempekerjakan pekerja di perusahaan;

· akuntansi karyawan;

· pemecatan karyawan;

· bekerja dengan karyawan perusahaan yang tidak hadir sementara (yang sedang berlibur, yang tidak hadir karena sakit, yang melakukan perjalanan bisnis, dll.).

2. Arah perencanaan dan peraturan:

· seleksi (pencarian dan seleksi) pekerja untuk perusahaan;

· penempatan pegawai perusahaan;

· relokasi pegawai perusahaan;

· masuk ke posisi dan adaptasi karyawan.

3. Pelaporan dan arahan analitis pekerjaan personel:

· studi karyawan;

· penilaian kinerja pegawai;

· pekerjaan analitis;

· persiapan laporan.

4. Arah koordinasi dan informasi:

· pelatihan profesional (pelatihan dan pelatihan ulang) pekerja;

· mengatur penerimaan karyawan perusahaan (untuk urusan resmi dan pribadi);

· bekerja dengan permintaan tertulis dari karyawan perusahaan;

· pekerjaan arsip dan referensi.

5. Arahan organisasi dan metodologi:

· mendokumentasikan kegiatan pegawai perusahaan;

· personel bekerja di departemen perusahaan;

· perencanaan SDM;

· manajemen pekerjaan personel.

Semua tugas departemen SDM ditentukan oleh kekhususan pekerjaan organisasi, dengan mempertimbangkan:

· ukuran organisasi;

· arah bisnis (produksi, perdagangan, penyediaan jasa kepada penduduk);

· tujuan strategis organisasi;

· tahap perkembangan organisasi;

· jumlah personel;

· tugas prioritas bekerja dengan personel.

Prinsip-prinsip membangun sistem manajemen personalia modern adalah:

· efisiensi seleksi dan penempatan pegawai;

· keadilan remunerasi dan motivasi, penghargaan tidak hanya atas prestasi individu tetapi juga pencapaian kolektif;

· promosi pegawai sesuai dengan hasil kerja, kualifikasi, kemampuan, kepentingan pribadi, dan kebutuhan organisasi;

· solusi cepat dan efektif untuk masalah pribadi.

Pekerjaan pelayanan personalia memiliki dua arah: taktis dan strategis.

Sebagai bagian dari arahan taktis, pekerjaan personel berkelanjutan dilakukan:

· analisis keadaan dan perencanaan kebutuhan personel, pengembangan tabel kepegawaian, rekrutmen, penilaian dan seleksi personel;

·pengujian;

· perencanaan perpindahan dan pemberhentian personel segera, akuntansi dan pengendalian saat ini, pelatihan, pelatihan ulang dan pelatihan lanjutan, pembentukan cadangan untuk promosi, promosi nilai-nilai organisasi dan pendidikan personel dalam semangat mereka.

Kegiatan utama layanan sumber daya manusia adalah pembentukan sumber daya tenaga kerja: merencanakan kebutuhannya dan mengatur kegiatan praktis untuk merekrut personel, menyelesaikan konflik, dan melaksanakan kebijakan sosial.

Hakikat pekerjaan personalia adalah menentukan apa sebenarnya, oleh siapa, bagaimana dan dengan bantuan apa yang harus dilakukan dalam praktek pada saat tertentu di bidang manajemen personalia. Penyelesaian tugas sehari-hari ini didasarkan pada metode administratif.

Arah strategis pekerjaan layanan personalia difokuskan pada pembentukan kebijakan personalia organisasi - suatu sistem pandangan teoritis, ide, persyaratan, kegiatan praktis di bidang pekerjaan dengan personel, bentuk dan metode utamanya.

Berdasarkan bab ini, kita dapat mengetahui bahwa pelayanan personalia merupakan mata rantai wajib dalam organisasi suatu perusahaan dan tugas pelayanan personalia bergantung pada bidang kegiatan perusahaan. Dan juga pengorganisasian manajemen pencatatan kepegawaian yang benar adalah kunci kemakmuran perusahaan, tetapi pekerjaan layanan kepegawaian tidak terbatas pada akuntansi dan statistik, karena ini adalah dasar untuk analisis dan perencanaan potensi perusahaan.

2. Dasar-dasar pelayanan SDM

1 Peraturan tentang departemen SDM

Salah satu tahapan awal dalam pengorganisasian pekerjaan suatu perusahaan adalah penyusunan peraturan tentang departemen personalia. Memuat tugas, fungsi, hak dan tanggung jawab personel organisasi.

· Peraturan Departemen SDM mencakup beberapa bagian:

· ketentuan umum;

tugas;

·struktur;

fungsi;

· hubungan dengan departemen lain dalam perusahaan;

hak;

· tanggung jawab.

Bagian “Ketentuan Umum” menunjukkan subordinasi departemen SDM kepada direktur perusahaan.

Bagian “Tugas” berisi bidang kegiatan departemen yang dirumuskan dengan jelas, yang paling penting adalah organisasi kerja untuk memastikan seleksi, penempatan, dan penggunaan pekerja dan spesialis; pembentukan tim kerja yang stabil; pembuatan cadangan; organisasi sistem akuntansi personalia.

Bagian “Struktur” menunjukkan prosedur untuk mengembangkan dan menyetujui struktur departemen, komposisi numeriknya, bidang kerja dan divisi yang ditugaskan pada departemen.

Bagian “Fungsi” membahas tanggung jawab fungsional di bidang pekerjaan personel:

· pengembangan rencana kepegawaian;

· pendaftaran penerimaan, mutasi dan pemberhentian pegawai sesuai dengan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan;

· akuntansi personel perusahaan;

· penyimpanan dan pengisian buku kerja, pemeliharaan dokumentasi pekerjaan kantor;

· kontrol atas pelaksanaan perintah dan instruksi untuk bekerja dengan personel oleh kepala departemen;

· mempelajari pergerakan personel, menganalisis pergantian staf, mengembangkan langkah-langkah untuk menghilangkannya;

· analisis komposisi dan kualitas bisnis para spesialis perusahaan untuk tujuan penggunaan rasional mereka;

· menciptakan kondisi untuk meningkatkan tingkat pendidikan dan kualifikasi spesialis;

· bekerja untuk membuat cadangan nominasi;

· penyiapan usulan perbaikan penempatan dan penggunaan tenaga kerja;

· penyiapan dan sistematisasi materi komisi pengesahan;

· penyiapan bahan pemberian insentif dan penghargaan bagi pekerja, tenaga ahli dan pegawai;

· mengambil tindakan untuk mencari pekerjaan bagi pekerja yang diberhentikan;

· memantau dan menginstruksikan karyawan departemen personalia;

· pengorganisasian kontrol atas keadaan disiplin kerja dan peraturan ketenagakerjaan internal;

· Memelihara semua pelaporan masalah personalia.

Bagian “Hubungan dengan divisi lain dalam perusahaan” berisi daftar dokumen yang diterima oleh departemen personalia, dan dokumen yang dikirim dari departemen personalia ke divisi lain.

Dari departemen lain, departemen personalia menerima permohonan perekrutan pekerja dan karyawan, usulan insentif, dan jadwal liburan.

Dari departemen SDM, informasi tentang pelanggar disiplin kerja, salinan perintah perekrutan, mutasi dalam perusahaan, pemecatan personel, perubahan peraturan ketenagakerjaan, dan informasi tentang masalah disiplin kerja dikirim ke departemen.

Bagian “Hak” menunjukkan wewenang utama departemen SDM:

· hak untuk meminta dari semua divisi perusahaan bahan-bahan yang diperlukan untuk pengoperasian penuh departemen SDM;

· hak menerima pegawai perusahaan dalam hal penerimaan, relokasi dan pemberhentian;

· hak untuk berkomunikasi dengan organisasi lain mengenai masalah seleksi personel;

· hak untuk menuntut dari departemen lain pelaksanaan wajib atas instruksi-instruksi yang diatur oleh peraturan tentang departemen personalia.

Bagian “Tanggung Jawab” menetapkan tanggung jawab kepala departemen personalia untuk pelaksanaan fungsi yang ditugaskan kepada departemen dan tanggung jawab karyawan departemen, yang ditetapkan oleh uraian tugas.

2.2 Deskripsi pekerjaan karyawan departemen SDM

Deskripsi pekerjaan seorang karyawan departemen SDM, seperti deskripsi pekerjaan lainnya, sesuai dengan paragraf 5 resolusi Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 9 Februari 2004 No. 9 “Atas persetujuan Prosedur untuk melamar Direktori Kualifikasi Terpadu Jabatan Manajer, Spesialis dan Karyawan” terdiri dari tiga bagian: “Tanggung Jawab Pekerjaan”, “Persyaratan Pengetahuan” dan “Persyaratan Kualifikasi”.

Tugas kepala departemen SDM adalah:

· pengelolaan pekerjaan departemen;

· memastikan pelaksanaan pekerjaan;

· pengembangan dokumentasi, proposal, rekomendasi, instruksi yang diperlukan;

· memastikan penggunaan sumber daya material, keuangan dan teknis secara rasional;

· melaksanakan pekerjaan untuk melindungi informasi yang merupakan rahasia dagang;

· memastikan distribusi beban kerja yang rasional antar karyawan departemen;

· menciptakan kondisi untuk pelatihan personel tingkat lanjut;

· memantau kepatuhan karyawan terhadap peraturan ketenagakerjaan internal, peraturan dan regulasi keselamatan, disiplin produksi dan tenaga kerja;

· membuat usulan untuk memberi penghargaan kepada pegawai yang berprestasi dan memberikan sanksi kepada pelanggar disiplin produksi dan kerja;

· memastikan persiapan pelaporan undang-undang.

Kepala departemen SDM harus mengetahui:

· resolusi, perintah, perintah, dokumen peraturan dan peraturan lainnya dari badan yang lebih tinggi dan badan lain yang berkaitan dengan kegiatan departemen;

· dasar-dasar ekonomi, organisasi dan manajemen buruh;

· peraturan ketenagakerjaan internal;

· peraturan dan regulasi perlindungan tenaga kerja, keselamatan, sanitasi industri dan perlindungan kebakaran.

V organisasi anggaran ada persyaratan kualifikasi untuk menetapkan upah. Misalnya memiliki pendidikan profesi yang lebih tinggi dan pengalaman kerja minimal 5 tahun di bidang yang relevan. Bagi organisasi komersial, persyaratan tersebut hanya dapat berfungsi sebagai pedoman dalam menetapkan upah.

Biasanya, tabel kepegawaian departemen SDM mencakup posisi-posisi berikut: kepala departemen SDM; inspektur SDM; psikolog; Spesialis SDM dan lain-lain.

2.3 Struktur dan bentuk pelayanan personalia

Bentuk organisasi pelayanan personalia dapat berupa sebagai berikut:

· departemen personalia;

· manajemen personalia;

·Departemen SDM;

· departemen personalia;

pusat personalia

Pekerjaan kantor di layanan personalia dapat dilakukan oleh satu orang - seorang inspektur personalia (manajer) atau sekretaris manajer.

Ketika memilih bentuk organisasi layanan personalia, manajer harus memahami bahwa keputusannya ditentukan oleh tingkat kepegawaian organisasi.

Berdasarkan jumlah karyawannya, organisasi dapat dibagi menjadi tiga kategori:

)Besar, bila organisasi mempunyai beberapa ratus (ribu) karyawan;

)Sedang, bila jumlah pegawai tidak melebihi tiga ratus orang;

)Kecil, terdiri dari beberapa karyawan.

Di organisasi besar, terutama yang memiliki anak perusahaan di wilayah Rusia, disarankan untuk membuat manajemen personalia, manajemen personalia, dan di organisasi menengah - departemen personalia. Dalam organisasi kecil, pekerjaan dengan dokumentasi personalia dapat dipercayakan kepada inspektur personalia (manajer) atau sekretaris manajer. Dalam hal ini pelaksanaan fungsi tersebut harus tercermin dalam uraian tugas pengawas atau sekretaris.

Struktur pelayanan personalia dan tingkat kepegawaiannya bergantung pada beberapa faktor, yang utama adalah:

afiliasi industri dari perusahaan tersebut;

tempat perusahaan dalam perekonomian (tingkat dunia, negara bagian, regional, lokal);

tingkat sentralisasi pengelolaan;

jenis perusahaan (perusahaan lokal, holding);

mendefinisikan indikator ekonomi;

jumlah karyawan perusahaan;

konsep manajemen personalia;

kebijakan personalia (prioritas, strategi, taktik);

keadaan pasar tenaga kerja regional;

ketersediaan infrastruktur pendidikan daerah;

jenis kelamin dan usia karyawan;

fitur teknologi produksi;

tingkat pelatihan profesional spesialis layanan personalia.

Tergantung pada ukuran organisasi tertentu, bentuk organisasi pekerjaan personel berikut ini dibedakan:

· unit struktural independen yang melapor langsung kepada pimpinan organisasi atau wakilnya;

· kinerja fungsi SDM oleh individu karyawan organisasi;

· Melaksanakan fungsi SDM yang dikombinasikan dengan pekerjaan lain.

Di perusahaan kecil (hingga 100 orang), dua karyawan SDM sudah cukup; di organisasi berukuran sedang (hingga 500 orang), disarankan untuk membuat departemen SDM yang terdiri dari tiga hingga empat spesialis SDM di perusahaan besar (lebih dari 1.500 orang). ), dari tujuh hingga sepuluh personel karyawan layanan.

Gambar 1 - Struktur layanan personalia perusahaan

Selama interaksi dengan divisi lain dalam organisasi, layanan personalia menerima dari mereka aplikasi untuk mempekerjakan pekerja dan spesialis, proposal insentif, jadwal liburan, dll.

Dari layanan personalia, berikut ini dikirim ke departemen:

) informasi tentang pelanggar disiplin kerja;

2)salinan perintah penerimaan pegawai baru, perpindahan dalam organisasi, pemberhentian pegawai;

)salinan perintah persetujuan (perubahan) peraturan internal ketenagakerjaan;

)informasi terkait masalah kepatuhan disiplin kerja.

Dari departemen akuntansi, layanan personalia menerima tabel kepegawaian, perhitungan kebutuhan tenaga kerja, sertifikat gaji untuk pendaftaran pensiun hari tua, cacat, penyintas, dll.

Pada gilirannya, layanan personalia menyerahkan ke departemen akuntansi informasi tentang jumlah karyawan, ketidakhadiran, pergantian staf, lembar waktu, perintah penerimaan, pemindahan dan pemberhentian, lembar cacat sementara untuk pembayaran, informasi tentang liburan rutin karyawan, dll.

Layanan personalia, sebagai suatu peraturan, diberi wewenang berikut:

· mewajibkan semua departemen organisasi untuk menyerahkan bahan-bahan yang diperlukan untuk pekerjaannya;

· menerima karyawan dan organisasi mengenai masalah relokasi dan pemecatan;

· berinteraksi dengan organisasi lain dalam masalah rekrutmen personel;

· menuntut dari departemen lain pelaksanaan wajib instruksi-instruksi yang diatur oleh peraturan tentang departemen personalia.

Peraturan tentang departemen personalia menetapkan tanggung jawab kepala departemen personalia atas pelaksanaan fungsi yang diberikan kepada departemen dan tanggung jawab karyawan departemen, yang ditetapkan dengan uraian tugas.

2.4 Standar ketenagakerjaan bagi karyawan HR

Untuk karyawan layanan personalia, serta karyawan divisi struktural organisasi lainnya, Kode Perburuhan Federasi Rusia menjamin:

· bantuan negara untuk organisasi sistem peraturan ketenagakerjaan;

· penggunaan sistem standardisasi ketenagakerjaan yang ditentukan oleh pengusaha dengan memperhatikan pendapat badan serikat pekerja/buruh yang dipilih atau ditetapkan dalam kesepakatan bersama.

Standar tenaga kerja (labor standard) adalah standar produksi, waktu, dan pelayanan. Mereka ditetapkan untuk pekerja sesuai dengan tingkat teknologi, produksi dan organisasi buruh yang dicapai. Pengusaha wajib menyediakan kondisi normal bagi pekerja untuk memenuhi standar produksi. Kode Perburuhan Federasi Rusia (Pasal 159, 160, 163) mendefinisikan apa yang berlaku untuk kondisi berikut:

· kondisi bangunan, struktur, mesin, peralatan dan aksesori teknologi yang baik;

· penyediaan dokumentasi teknis dan lainnya yang diperlukan untuk pekerjaan secara tepat waktu;

· kualitas bahan, peralatan, sarana dan barang lain yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, penyediaannya tepat waktu kepada karyawan;

· kondisi kerja yang memenuhi persyaratan perlindungan tenaga kerja dan keselamatan produksi.

Standar produksi untuk setiap karyawan HR, sesuai dengan tanggung jawab pekerjaannya, serta jumlah karyawan HR dapat dihitung dengan menggunakan “Standar waktu konsolidasi antar industri untuk pekerjaan akuntansi kepegawaian dan personalia”.

Dalam bab ini, kami menemukan bahwa dasar kegiatan layanan personalia terletak pada kerja terorganisir dari karyawan perusahaan, termasuk karyawan layanan personalia. Kami mengidentifikasi fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawab layanan personalia dan hubungannya dengan departemen lain dalam organisasi. Kami juga berkenalan dengan hierarki dalam layanan personalia.

3. Peraturan yang mengatur masalah manajemen catatan personalia di Rusia

Tabel 1 - Tindakan yang mengatur prosedur untuk bekerja dengan dokumen kepegawaian:

Nama dokumen dan tanggal persetujuannya Informasi yang berguna untuk karyawan layanan personalia 1 Kode Perburuhan Federasi Rusia (Kode Perburuhan Federasi Rusia). Diadopsi oleh Duma Negara Federasi Rusia pada tanggal 21 Desember 2001, Kode Perburuhan Federasi Rusia di bidang dokumentasi: - Menetapkan penerapan wajib sejumlah tindakan hukum; peraturan ketenagakerjaan internal, jadwal liburan, dll. (Pasal 123, 190, dll). - Menetapkan dokumen yang mendokumentasikan prosedur kepegawaian: perekrutan, mutasi, pemutusan kontrak kerja, liburan, insentif dan denda bagi karyawan (Pasal 67, 68, 84, dst). - Menetapkan tenggat waktu untuk memproses dokumen dan prosedur untuk membiasakan karyawan dengan Seni ke-9. 14, 67, 68) - Memperkenalkan pengembangan wajib dokumen yang harus mengatur tata cara pemindahan data pribadi pegawai (Pasal 88). - Menetapkan prosedur untuk menyetujui dokumen atau dengan mempertimbangkan pendapat badan perwakilan (Pasal 8, 136, 190, dll.).2Hukum Federal tanggal 20 Februari 1995 No. 24-FZ “Tentang informasi, informatisasi dan perlindungan informasi” (Kumpulan Perundang-undangan Federasi Rusia. 1995 No. 8. Pasal 609) Menetapkan kewajiban untuk mendokumentasikan informasi dan menetapkan kewajiban untuk memberikan informasi kepada instansi pemerintah. Pasal 5. Dokumentasi informasi Sebuah dokumen yang diterima dari sistem informasi otomatis memperoleh kekuatan hukum setelah ditandatangani oleh pejabat dengan cara yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia. Pasal 15 Pasal 89) dan Undang-Undang Federal “Tentang Perseroan Terbatas” "(Pasal 50) Menentukan tanggung jawab perusahaan untuk menyimpan dokumen dan komposisinya. Undang-undang tidak hanya menetapkan kewajiban untuk menyimpan dokumen di lokasi badan eksekutifnya, tetapi juga kewajiban untuk memindahkan dokumen ke penyimpanan negara. “Perusahaan bertanggung jawab untuk mengatur dokumen dan harus melakukan pekerjaan untuk melestarikannya sesuai dengan instruksi dan rekomendasi dari otoritas arsip Federasi Rusia.”4 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225 tanggal 16 April 2003 “Di buku kerja.” Resolusi Kementerian Tenaga Kerja dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 69 “Atas persetujuan instruksi pengisian buku kerja” Menetapkan aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan menyediakannya kepada majikan. Menetapkan bentuk buku kerja dan bentuk penyisipan dalam buku kerja, serta prosedur umum pemeliharaannya.5 Instruksi standar untuk pekerjaan kantor di otoritas eksekutif federal, disetujui oleh Layanan Arsip Federal Rusia pada 27 November , 2000. Petunjuk tersebut memuat persyaratan dasar formulir dokumen, susunan rincian dan pendaftarannya Selain aturan pemrosesan dokumen, masalah teknologi pemrosesan dan prosedur penyimpanan juga dibahas di sini. Dapat digunakan dalam organisasi komersial untuk mengembangkan instruksi internal untuk pekerjaan kantor 6 Album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi dan pembayaran tenaga kerja. Statinform NIPI Goskomstat Rusia, 2004. Bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama berlaku untuk badan hukum dari semua bentuk organisasi dan hukum serta bentuk kepemilikan, dan untuk akuntansi penggunaan waktu kerja dan penyelesaian dengan personel untuk upah - untuk badan hukum semua bentuk organisasi dan hukum serta bentuk kepemilikan , kecuali lembaga anggaran.7 Daftar dokumen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan. Rosarkhiv. 2000. Berisi daftar hampir semua kemungkinan reorganisasi dokumen, yang menunjukkan periode penyimpanannya. 8GOST R 6.30-2003 “Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan penyiapan dokumen.” Bersifat penasehat. Mendefinisikan persyaratan umum untuk persiapan dokumen dan komposisi rinciannya9 Aturan dasar untuk pengoperasian arsip organisasi. Disetujui dengan keputusan Dewan Rosarkhiv pada tanggal 6 Februari 2002. Dokumen utama yang menetapkan sistem penyimpanan dokumen dalam pekerjaan kantor dan arsip. Mereka mengatur teknologi penyimpanan dokumen, memuat persyaratan untuk nomenklatur file, menetapkan prosedur kompilasi, koordinasi, persetujuan, penggunaan dan penyimpanan.10 Pengklasifikasi profesi pekerja, posisi karyawan, dan kategori tarif Seluruh Rusia OK 016-94 ( OK PDTR). Memungkinkan Anda untuk menyandikan kuesioner- informasi biografi tentang karyawan, informasi tentang pendidikan, posisi yang dipegang, dll. Digunakan untuk mengisi sejumlah formulir akuntansi (T-2) yang digunakan dalam layanan personalia.11 ​​Semua- Pengklasifikasi spesialisasi Rusia dalam pendidikan OK 009-93 (OKSO). Dirancang untuk mengkodekan informasi tentang spesialisasi, spesialisasi, bidang pengetahuan (sains), bidang pelatihan. 12 Pengklasifikasi Informasi Kependudukan Seluruh Rusia (OKIN). menyiapkan kuesioner, lembar pribadi, kartu T2 pribadi dan formulir akuntansi lainnya. Mengisi informasi tentang usia, kewarganegaraan, kebangsaan, bahasa masyarakat Federasi Rusia dan bahasa asing, tingkat pengetahuan bahasa, status perkawinan, dll. harus sesuai dengan kata-kata yang termasuk dalam pengklasifikasi.13 Direktori kualifikasi terpadu dari posisi, manajer, spesialis dan karyawan. Menciptakan dasar untuk pengembangan instruksi deskripsi pekerjaan.14 Standar waktu terintegrasi antar-industri untuk pekerjaan akuntansi kepegawaian dan personalia. Masa berlakunya hingga tahun 1996, namun dapat digunakan sebagai dasar metodologis untuk menghitung jumlah karyawan departemen personalia yang dibutuhkan. Ini adalah semacam panduan metodologis untuk menentukan biaya waktu kerja untuk pekerjaan yang dilakukan oleh layanan personalia. Ini juga berfungsi untuk membenarkan jumlah karyawan HR. Selain itu, ini berisi daftar semua operasi dokumentasi yang diperlukan, menguraikan urutan pekerjaan dengan dokumen, menetapkan teknologi pendaftaran dokumen, dan prosedur penyimpanannya. Berisi formulir yang direkomendasikan untuk penempatan staf dan pencatatan personel, termasuk daftar untuk mendaftarkan mereka yang bertanggung jawab untuk dinas militer.15 Resolusi Komisi Federal untuk Pasar Sekuritas tanggal 16 Juli 2003 No. 03-33/PS tentang persetujuan peraturan tentang tata cara dan ketentuan penyimpanan dokumen perusahaan saham gabungan. Menentukan tata cara penyimpanan dan pemusnahan dokumen di perusahaan saham gabungan.16 Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 152-FZ “Tentang Data Pribadi.” data pribadi oleh badan hukum dengan menggunakan atau tanpa menggunakan alat otomatisasi. Menentukan tata cara penerimaan, penyimpanan, pemrosesan, penggunaan, dan pemindahan data pribadi karyawan (termasuk).

Beberapa dari dokumen ini berlaku untuk organisasi negara dan anggaran, namun jika tidak ada kerangka peraturan, dokumen tersebut direkomendasikan untuk digunakan dalam organisasi komersial dan dapat digunakan sebagai bantuan metodologis dalam persiapan tindakan lokal organisasi.

Setelah proses pengenalan dengan peraturan yang mengatur masalah manajemen pencatatan kepegawaian di Rusia, saya dapat menyimpulkan bahwa jumlah tindakan ini cukup memadai untuk pekerjaan terkoordinasi dari organisasi layanan kepegawaian.

pejabat akuntansi manajemen catatan personalia

4. Dokumen SDM

Kegiatan layanan personalia suatu organisasi merupakan bagian integral dari bidang yang penting dan sangat bertanggung jawab seperti dukungan dokumentasi manajemen. Ada kerangka peraturan dan metodologi tertentu yang mengatur kebenaran pelaksanaan dokumen, organisasi aliran dokumen dalam organisasi, dll.

Konsep "dokumentasi personalia" atau "dokumentasi personalia" berarti serangkaian dokumen yang berisi informasi tentang karyawan suatu perusahaan dan kegiatan layanan personalia: dokumen pribadi dan akuntansi, organisasi dan administrasi, perencanaan dan pelaporan serta dokumen statistik. Dokumentasi kepegawaian merupakan sumber informasi utama tentang pengalaman kerja warga negara dan dalam hal ini berkaitan langsung dengan menjamin hak konstitusional mereka.

Dokumentasi kepegawaian termasuk dalam kategori dokumen penyimpanan jangka panjang.

Dokumen SDM dibagi ke dalam kategori berikut:

· Dokumentasi personel (dibuat dalam proses layanan personalia memenuhi tanggung jawabnya untuk mendokumentasikan pekerjaan dengan personel. Dokumentasi personel selalu “terikat” dengan karyawan tertentu dan mencerminkan secara spesifik posisinya (profesi), kondisi kerja, hasil kerja, dll. .

· Dokumen eksekutif (dokumen internal jenis ini mencakup perintah dan arahan kepala. Dengan bantuan mereka, kepala organisasi menjalankan kekuasaan untuk mengelola organisasi yang ditentukan oleh piagam organisasi ini. Perintah dari pejabat pertama perusahaan adalah dibagi menjadi dua kelompok independen).

· Dokumen yang mengkonfirmasi aktivitas kerja karyawan (tujuan dari dokumen ini adalah untuk mencerminkan pengalaman kerja karyawan seakurat mungkin).

· Dokumen informasi dan penyelesaian (dipelihara oleh bagian personalia untuk mencatat data pribadi karyawan, untuk mengamankan informasi terkait aktivitas pekerjaannya).

Penting juga untuk mengetahui bahwa formulir terpadu untuk catatan personel berikut ini saat ini berlaku, yang pemeliharaannya, sesuai dengan klausul 2 Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 5 Januari 2004 No.1, wajib bagi semua organisasi yang beroperasi di wilayah Federasi Rusia, apa pun bentuk kepemilikannya:

kontrak kerja;

No T-1 - perintah (instruksi) untuk mempekerjakan seorang karyawan;

No T-1a - perintah (instruksi) tentang perekrutan pekerja;

No T-2 - kartu pribadi karyawan;

Nomor T-2GS (MS) - kartu pribadi pegawai negara bagian (kota);

No T-3 - meja kepegawaian;

No T-4 - kartu registrasi pekerja ilmiah, ilmiah dan pedagogis;

No T-5 - perintah (instruksi) untuk memindahkan karyawan ke pekerjaan lain;

No T-5a - perintah (instruksi) tentang pemindahan pekerja ke pekerjaan lain;

No T-6 - perintah (instruksi) tentang pemberian cuti kepada karyawan;

No T-6a - perintah (instruksi) tentang pemberian cuti kepada karyawan;

No.T-7 - jadwal liburan";

T-8 “Perintah (instruksi) tentang pemutusan (pengakhiran) kontrak kerja dengan seorang karyawan (pemecatan);

No T-8a - perintah (instruksi) tentang pemutusan (penghentian) kontrak kerja dengan karyawan (pemecatan);

No.T-9 - perintah (instruksi) untuk mengirim seorang karyawan dalam perjalanan bisnis;

No T-9a - perintah (instruksi) pengiriman pekerja dalam perjalanan bisnis;

Nomor T-10 - sertifikat perjalanan;

No T-10a - tugas resmi untuk pengiriman perjalanan bisnis dan laporan pelaksanaannya;

No T-11 - perintah (instruksi) untuk mendorong karyawan;

No T-11a - perintah (instruksi) untuk mendorong karyawan;

No T-12 - lembar waktu dan perhitungan upah;

No.T-13 - lembar waktu;

No T-49 - pernyataan penggajian;

No T-51 - penggajian;

No T-53 - penggajian;

No T-53a - daftar penggajian;

Nomor T-54 - akun pribadi;

No T-54a - akun pribadi (svt);

No T-60 - catatan perhitungan pemberian cuti kepada karyawan;

T-61 - nota penyelesaian pada saat pemutusan (pemutusan) kontrak kerja dengan seorang karyawan (pemecatan);

No T-73 - tindakan penerimaan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan kontrak kerja jangka tetap yang dibuat selama jangka waktu pekerjaan tertentu.

4.1 Kontrak kerja

Kontrak kerja dibuat secara tertulis antara karyawan dan administrasi yang diwakili oleh pimpinan perusahaan dan memuat rincian utama:

judul dokumen;

tempat kompilasi;

Perjanjian itu dibuat dalam rangkap dua, satu tetap pada perusahaan, dan yang kedua diberikan kepada pekerja.

4.2 Perintah untuk personel

Perintah kepegawaian merupakan dokumen terpenting yang dibuat dalam proses pendokumentasian fungsi pelayanan kepegawaian. Perintah meresmikan perekrutan, pemindahan dan pemberhentian karyawan; pemberian liburan, perjalanan bisnis; perubahan kondisi kerja dan remunerasi, penetapan nilai dan perubahan data pribadi; insentif dan penalti.

Perintah personel dikeluarkan atas dasar pembenaran tertulis (misalnya: surat pernyataan karyawan, akta nikah yang menunjukkan perubahan nama belakang karyawan, memo)

Pernyataan pribadi seorang karyawan tentang penerimaan, pemindahan atau pemberhentian ditulis dengan tangan atau di atas kop surat organisasi. Permohonan harus mencantumkan: nama unit struktural, nama jenis dokumen, tanggal, penerima (jabatan, nama keluarga, inisial pengelola), teks, tanda tangan pribadi, transkrip tanda tangan. Selanjutnya, permohonan tersebut dibubuhi keputusan manajer dan catatan yang menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah dilaksanakan dan dikirim ke kasus tersebut.

Teks perintah personel tidak memiliki bagian yang menyatakan (kata kerja “Saya memesan”). Perintah personel dimulai dengan tindakan administratif. Menerima, mengangkat, memindahkan, memberhentikan, mengubah nama belakang, memberikan cuti.

Ada pesanan personel individu dan konsolidasi. Yang individual berisi informasi tentang satu karyawan, sedangkan yang konsolidasi berisi informasi tentang beberapa karyawan, terlepas dari tindakan manajemen apa yang mereka lakukan. Pesanan konsolidasi tidak boleh berisi informasi dengan periode penyimpanan yang berbeda. Dianjurkan untuk menyoroti pesanan untuk liburan dan perjalanan bisnis yang memiliki umur simpan pendek. Perintah tentang imbalan dan hukuman dikeluarkan secara individual.

Setiap paragraf perintah personel harus dirumuskan sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Saat merekrut, jumlah remunerasi (gaji, bonus) dan, jika perlu, kondisi kerja ditetapkan: sementara, dengan masa percobaan.

Saat pindah ke pekerjaan lain, posisi dan departemen baru, jenis transfer, alasan transfer (sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia), dan perubahan upah ditunjukkan.

Setelah pemecatan, alasan pemecatan, sesuai dengan pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Saat memberikan cuti - jenisnya, durasi, tanggal mulai dan berakhir.

Saat bepergian dalam perjalanan bisnis - tanggal dan durasi perjalanan bisnis, tempat tujuan, nama perusahaan.

Untuk imbalan dan hukuman - alasan dan jenis imbalan atau hukuman.

Setiap paragraf perintah harus diakhiri dengan acuan dasar tertulis untuk tindakan administratif.

Perintah mengenai personel diberitahukan kepada karyawan dengan tanda tangan. Visa pengenalan karyawan dapat ditemukan setelah teks setiap paragraf perintah, atau setelah tanda tangan manajer.

Rancangan tatanan kepegawaian disepakati dengan pejabat, seperti kepala akuntan, kepala divisi struktural, dan penasihat hukum.

Pesanan untuk personel harus didaftarkan. Buku pendaftaran digunakan sebagai formulir pendaftaran. Buku pendaftaran menunjukkan: tanggal dan nomor pesanan, siapa yang menandatangani pesanan. Karena perbedaan umur simpan pesanan personel, disarankan untuk memberi nomor sesuai aturan berikut. Penunjukan huruf ditambahkan pada nomor urut pesanan (untuk membedakannya dengan pesanan kegiatan utama).

Informasi yang terdapat dalam pesanan personel (informasi pekerjaan dan insentif) dimasukkan ke dalam buku kerja.

Perintah kerja (instruksi) adalah salah satu bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama, yang penggunaannya wajib bagi semua organisasi. (Lampiran No.1)

Perintah (instruksi) pemindahan ke pekerjaan lain (Formulir No. T-5) digunakan pada saat mendaftarkan perpindahan pegawai dari satu unit struktural ke unit struktural lainnya. Diisi oleh karyawan HR dalam satu rangkap. (Lampiran No.2)

Perintah (instruksi) tersebut disahkan oleh pimpinan unit struktural tempat kerja lama dan baru dan ditandatangani oleh pimpinan organisasi. Berdasarkan perintah tersebut, bagian HR membuat catatan pada kartu pribadi, buku kerja dan dokumen lainnya.

Di sisi sebaliknya dibuat catatan tentang harta benda dan harta benda yang belum terkirim, yang didaftarkan pada karyawan di tempat kerja sebelumnya.

Perintah (instruksi) pemberian cuti (Formulir No. T-6) digunakan untuk meresmikan cuti tahunan dan jenis cuti lainnya yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan Kode Ketenagakerjaan, peraturan perundang-undangan yang berlaku, kesepakatan bersama dan jadwal cuti. (Lampiran No.3)

Itu diisi dalam dua rangkap: satu tetap di departemen SDM, yang lain ditransfer ke departemen akuntansi. Ditandatangani oleh pimpinan unit struktural dan pimpinan organisasi.

Berdasarkan perintah pemberian cuti, bagian HR membuat catatan pada kartu pribadi karyawan, dan bagian akuntansi menghitung gaji yang harus dibayar untuk cuti tersebut. Ketika memberikan cuti tanpa bayaran, di samping indikasi jumlah hari cuti, ditunjukkan “tanpa bayaran”. Di bagian “Yang Masih Harus Dibayar” di kolom 1, baris kosong menunjukkan bulan-bulan di mana upah diperoleh.

4.3 Kartu pribadi karyawan

Kartu pribadi (formulir No. T-2) diisi dalam satu rangkap berdasarkan dokumen (Lampiran No. 4):

paspor;

tanda pengenal militer;

buku kerja;

berdasarkan survei karyawan.

Jalur bebas dapat diisi dengan data sesuai kebijaksanaan organisasi. Setelah mengisi bagian “Informasi Umum”, orang yang melamar pekerjaan menandatangani kartu pribadi dan mencantumkan tanggal penyelesaian.

Bagian 1 juga mencantumkan nama dan tanggal kelulusan lembaga pendidikan kedua pendidikan kejuruan tinggi atau menengah.

Saat mengisi bagian 2, dinas militer dicatat dengan indikasi posisi.

Dalam Bagian 3, administrasi berkewajiban untuk membiasakan karyawan dengan setiap entri yang dibuat berdasarkan perintah terhadap tanda terima.

Saat mengisi bagian 4 “Sertifikasi” kartu pribadi, semua kolom dan kolom terisi. Mereka menunjukkan:

· tanggal sertifikasi;

· keputusan komisi, misalnya: “dipindahkan ke suatu posisi”, “dikirim untuk pelatihan lanjutan”;

Kolom “Dasar” mungkin kosong. Alternatifnya, ini mungkin menunjukkan perintah dari organisasi untuk mengirim karyawan untuk sertifikasi atau perintah untuk menyetujui hasil sertifikasi.

Data pelatihan lanjutan dicatat berdasarkan dokumen yang diserahkan oleh karyawan.

Bagian 5 “Peningkatan kualifikasi” menunjukkan:

· tanggal mulai dan berakhirnya pelatihan;

· jenis pelatihan lanjutan;

· nama lembaga pendidikan, fakultas pelatihan lanjutan pada lembaga pendidikan tinggi, fakultas pelatihan lanjutan pada lembaga pendidikan kejuruan menengah, lembaga pelatihan lanjutan, kursus pelatihan lanjutan di kementerian, kursus pelatihan lanjutan di perusahaan, organisasi penelitian dan desain, lebih tinggi dan lembaga pendidikan kejuruan menengah, lembaga pelatihan lanjutan dan cabang-cabangnya);

· jenis dokumen (sertifikat, identifikasi);

· kolom “Dasar” mungkin kosong, atau mungkin menunjukkan perintah dari organisasi untuk mengirim karyawan untuk pelatihan lanjutan.

Demikian pula, bagian 6 berisi informasi tentang pelatihan ulang profesional, yang menunjukkan spesialisasi (arah, profesi) di mana pelatihan ulang berlangsung.

Saat mengisi bagian 7 “Insentif dan Penghargaan”, Anda harus menunjukkan jenis insentif yang diterapkan kepada karyawan (baik di tingkat organisasi maupun di tingkat kementerian dan departemen), serta mencantumkan penghargaan negara.

Bagian 8 “Liburan” mencatat semua jenis liburan yang diberikan kepada karyawan selama masa kerja di organisasi. Dasar pembuatan entri adalah perintah pemberian cuti.

Saat mengisi tabel liburan berdasarkan pesanan, yang dimasukkan hanya tanggal mulai liburan. Tanggal akhir liburan dimasukkan setelah karyawan kembali dari liburan. Hal ini disebabkan jika seorang karyawan dipanggil kembali dari liburan atau diganggu, kolom “Tanggal berakhir” akan menunjukkan tanggal karyawan tersebut kembali bekerja, dan bukan tanggal akhir liburan yang direncanakan sesuai pesanan.

Cuti tanpa dibayar harus dicatat dalam tabel yang sama. Hal ini diperhitungkan ketika menghitung masa kerja yang memberikan hak atas cuti dasar tahunan yang dibayar, karena menurut Art. 121 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, tidak termasuk waktu pemberian cuti kepada karyawan tanpa bayaran jika total durasinya melebihi 14 hari kalender selama tahun kerja.

Bagian 9 “Tunjangan sosial” harus menunjukkan daftar tunjangan dan dasar-dasarnya yang diberikan kepada karyawan berdasarkan Undang-undang Federal, anggaran rumah tangga, dan peraturan lokal organisasi.

Bagian 10 “Informasi tambahan” diisi jika perlu:

· informasi tentang belajar paruh waktu (malam), korespondensi, departemen eksternal lembaga pelatihan kejuruan tinggi dan menengah (tanggal masuk ke lembaga pendidikan dan kelulusannya juga harus dicantumkan);

· keterangan tentang penyandang disabilitas yang bekerja dengan menunjukkan sertifikat, kelompok disabilitas dan tanggal pendiriannya (perubahan), penyebab disabilitas;

· kesimpulan komisi ahli tentang kondisi dan sifat pekerjaan.

Setelah seorang karyawan diberhentikan dari organisasi, entri dibuat di bagian XI tentang alasan pemecatan,” yang menunjukkan perincian alasan pemecatan karyawan tersebut sesuai dengan kata-kata persis yang diberikan dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia, the tanggal pemberhentian, dan nomor perintah pemberhentian.

Saat menutup kartu pribadi T-2, pegawai HR membubuhkan tanda tangan pribadinya beserta transkripnya dan indikasi jabatannya. Karyawan itu sendiri menandatangani dengan cara yang sama. Dalam hal ini, tanda tangan karyawan menegaskan persetujuannya dengan semua entri yang dibuat dalam kartu pribadinya.

4.4 Catatan pekerjaan

Menurut Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia, buku kerja dalam bentuk yang ditetapkan adalah dokumen utama tentang aktivitas kerja dan masa kerja karyawan. Selama seluruh periode aktivitas karyawan dalam organisasi, informasi tentang dirinya tercermin dalam dokumen ini. (Lampiran No.5)

Bekerja dengan buku kerja dan membuat entri di dalamnya diatur secara ketat: menurut Art. 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, bentuk, prosedur pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja, serta prosedur pembuatan bentuk buku kerja dan pemberiannya kepada pemberi kerja ditetapkan oleh Pemerintah Federasi Rusia.

Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225 “Tentang buku kerja” menyetujui bentuk buku kerja, bentuk penyisipan dalam buku kerja dan aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, menghasilkan pekerjaan formulir buku dan memberikannya kepada pemberi kerja. Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 69 menyetujui instruksi pengisian buku kerja.

Menurut aturan tersebut, pemberi kerja wajib membuat buku kerja bagi setiap pekerja yang telah bekerja di organisasi lebih dari lima hari, jika pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan utama bagi pekerja tersebut. Seorang pegawai yang baru pertama kali masuk kerja diberikan buku kerja, yang diisi di hadapannya dalam waktu paling lama seminggu sejak tanggal masuk kerja. Pengusaha perorangan tidak berhak membuat pencatatan dalam buku kerja pekerjanya, serta menerbitkan buku kerja kepada pekerja yang baru pertama kali dipekerjakan.

Untuk menekan penggunaan buku kerja palsu, Pemerintah Federasi Rusia mewajibkan Kementerian Keuangan Federasi Rusia untuk menyetujui prosedur untuk menyediakan formulir baru buku kerja dan sisipan di dalamnya kepada pemberi kerja, dan bagi pemberi kerja untuk memastikan akuntansi buku kerja, serta bentuk buku kerja dan sisipannya.

Informasi berikut dimasukkan ke dalam buku kerja:

· tentang karyawan;

· tentang pekerjaan yang dilakukannya;

· tentang perpindahan ke pekerjaan tetap lain;

· tentang pemecatan seorang karyawan;

· alasan pemutusan kontrak kerja;

· tentang penghargaan atas keberhasilan dalam bekerja.

Keterangan mengenai sanksi tidak dimasukkan ke dalam buku kerja, kecuali dalam hal sanksi disiplin berupa pemecatan.

Atas permintaan karyawan, informasi tentang pekerjaan paruh waktu dimasukkan ke dalam buku kerja di tempat kerja utama berdasarkan dokumen pendukung.

Semua entri tentang perekrutan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain, pemecatan, penghargaan dan insentif dimasukkan oleh administrasi ke dalam buku kerja setelah mengeluarkan perintah, tetapi selambat-lambatnya seminggu, dalam hal pemecatan - pada hari pemecatan. Entri dalam buku kerja harus sesuai dengan teks pesanan. Catatan tentang alasan pemutusan kontrak kerja harus dibuat sesuai dengan kata-kata dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia atau undang-undang federal dan dengan mengacu pada artikel atau paragraf yang relevan.

Saat mendaftarkan buku kerja, halaman judul yang berisi informasi tentang karyawan diisi terlebih dahulu. Nama belakang, nama depan dan patronimik serta tanggal lahir ditunjukkan berdasarkan paspor atau akta kelahiran.

Pendidikan - menengah, menengah khusus atau lebih tinggi - ditunjukkan berdasarkan dokumen (sertifikat, sertifikat, diploma). Catatan pendidikan menengah yang tidak lengkap atau pendidikan tinggi yang tidak lengkap juga dapat dibuat berdasarkan dokumen yang relevan.

Suatu profesi atau spesialisasi dicatat dalam buku kerja berdasarkan dokumen pendidikan.

Setelah mencantumkan tanggal pengisian buku kerja, pegawai menyatakan dengan tanda tangannya bahwa informasi yang dimasukkan adalah benar.

Halaman pertama buku kerja ditandatangani oleh penanggung jawab penerbitan buku kerja, dan setelah itu dibubuhi stempel organisasi tempat buku kerja pertama kali diisi.

Perubahan entri dalam buku kerja tentang nama keluarga, nama depan, patronimik dan tanggal lahir dilakukan oleh administrasi di tempat kerja terakhir berdasarkan dokumen (paspor, akta kelahiran, perkawinan atau perceraian, perubahan nama keluarga, nama, patronimik. ) dan dengan mengacu pada nomor dan tanggal dokumen.

Perubahan ini dilakukan pada halaman pertama buku kerja. Misalnya nama keluarga sebelumnya dicoret dengan satu baris dan data baru ditulis.

Entri dibuat dengan hati-hati, menggunakan pulpen atau tinta hitam, biru atau ungu.

Dalam hal semua halaman bagian yang relevan dalam buku kerja terisi, buku kerja diisi dengan sisipan.

Sisipan tersebut dijahit ke dalam buku kerja, diisi dan dipelihara oleh administrasi perusahaan di tempat kerja dengan cara yang sama seperti buku kerja.

Sisipan tanpa buku kerja tidak valid.

Untuk setiap sisipan yang diterbitkan, stempel ditempatkan di bagian atas halaman pertama buku kerja dengan tulisan: “Sisipkan yang diterbitkan” dan seri serta nomor sisipan juga ditunjukkan di sini.

Dengan setiap entri yang dibuat berdasarkan pesanan dalam buku kerja atau sisipan, tentang perekrutan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain dan pemberhentian, administrasi organisasi wajib membiasakan pemilik buku (sisipan) dengan tanda tangan di kartu pribadi, Formulir No. T-2, yang isinya persis sama dengan buku kerja (sisipan).

Apabila seorang pegawai diberhentikan, semua catatan kerja yang dimasukkan ke dalam buku kerja selama ia bekerja di organisasi itu disahkan dengan tanda tangan pimpinan perusahaan atau orang yang diberi wewenang khusus olehnya dan stempel perusahaan. Administrasi wajib menerbitkan buku kerjanya kepada pekerja atau pegawai pada hari pemberhentian dengan catatan pemberhentian di dalamnya.

4.5 Catatan akuntansi dan pengendalian serta korespondensi resmi internal

Jurnal pendaftaran (buku) dipelihara dalam organisasi untuk mencatat dokumentasi personel (pesanan personel, buku kerja, arsip pribadi, kartu identitas). Pencatatan yang benar atas suatu dokumen (dengan nomor tertentu yang ditetapkan dan tanda pada tanggal pendaftaran) memberinya kekuatan hukum (kekuatan pembuktian), yang dengannya pemberi kerja dapat dengan percaya diri memenangkan perselisihan perburuhan dengan seorang karyawan.

Departemen SDM mendaftarkan dokumen kepegawaian dan menggunakan formulir pendaftaran berikut atau disimpan oleh orang lain yang berwenang:

· jurnal pendaftaran kontrak kerja;

· log perintah untuk mempekerjakan, memindahkan dan memberhentikan karyawan;

· log perintah pemberian cuti;

· log pesanan perjalanan bisnis karyawan;

· jurnal pendaftaran surat perjalanan;

· log tugas pekerjaan;

· log pendaftaran peraturan daerah;

· buku akuntansi pergerakan buku kerja dan sisipannya;

· buku penerimaan dan pengeluaran untuk pembukuan formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya;

· log perintah pemberian penghargaan dan penjatuhan sanksi disiplin;

· jurnal penerbitan sertifikat bagi personel;

· daftar cuti sakit;

· daftar kecelakaan industri.

Bentuk beberapa jurnal dan buku disetujui oleh badan resmi, sedangkan bentuk lainnya dikembangkan oleh organisasi itu sendiri.

Misalnya, bentuk buku pencatatan pergerakan buku kerja dan sisipannya telah disetujui dengan resolusi Kementerian Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 Oktober 2003. 69. Catatan riwayat hidup pribadi atau catatan pemeriksaan kesehatan tidak mempunyai bentuk yang direkomendasikan, oleh karena itu dibuat oleh organisasi itu sendiri atas kebijakannya sendiri.

Saat mengatur penyimpanan dokumen kepegawaian, pertama-tama, sifat sosio-hukumnya diperhitungkan, karena dokumen-dokumen ini terutama digunakan untuk memenuhi kebutuhan sosial dan hukum warga negara (khususnya, untuk mengkonfirmasi pengalaman kerja).

Korespondensi internal dalam suatu organisasi digunakan untuk mendokumentasikan semua keputusan personel. Misalnya, untuk membawa seorang karyawan ke tanggung jawab disipliner, perlu mendapat penjelasan dari karyawan tersebut.

Jika kita berbicara tentang memberi penghargaan kepada seorang karyawan, atasan langsungnya mengirimkan usulan untuk memberi penghargaan kepada karyawan tersebut kepada pimpinan organisasi.

Melalui korespondensi resmi internal juga terjadi pertukaran pendapat resmi antar pengurus organisasi, antara pejabat dan pengurus organisasi.

Dalam bab ini, pekerjaan dilakukan untuk membiasakan diri dengan dokumen-dokumen layanan personalia, dan analisis serta deskripsi dokumen-dokumen ini juga dilakukan.

Kesimpulan

Volume dan ketepatan waktu semua pekerjaan tergantung pada penyediaan sumber daya tenaga kerja bagi organisasi dan efisiensi penggunaannya. Oleh karena itu peran departemen HR dalam suatu organisasi sangatlah penting.

Salah satu fungsi terpenting dalam penyelenggaraan pekerjaan bagian personalia adalah fungsi pencatatan dokumen yang mengatur pelaksanaan seluruh tugas yang dihadapi manajer personalia.

Masalah bekerja dengan informasi elektronik menjadi mendesak. Oleh karena itu, langkah awal dalam rangka meningkatkan pelayanan kepegawaian adalah pengenalan teknologi informasi ke dalam proses manajemen, yang akan membuat arsip database elektronik dan menggabungkan aliran dokumen elektronik.

Kunci keberhasilan suatu organisasi adalah staf yang efektif, itulah sebabnya spesialis sangat dibutuhkan. Seringkali, manajer SDM menjadi penyampai ide-ide baru, memperkenalkan manajer pada metode manajemen personalia tingkat lanjut, dan menyelesaikan semua masalah organisasi.

Saat ini, penting bagi departemen SDM tidak hanya untuk mengisi dokumentasi personel dengan benar, tetapi juga untuk memastikan pengisian lowongan tepat waktu untuk mempertahankan volume produksi pada tingkat yang tepat. Sistem manajemen personalia harus direncanakan sedemikian rupa agar dapat terus-menerus mencapai peningkatan jumlah tenaga kerja di perusahaan dari orang-orang yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik dan untuk memastikan bahwa jumlah pekerja tersebut semakin banyak.

Sebagai hasil dari pekerjaan tersebut, tugas-tugas berikut diselesaikan: mengidentifikasi esensi dari layanan personalia perusahaan; mempelajari dan menganalisis dokumen peraturan yang mengatur kegiatan departemen SDM; mempelajari fitur dokumentasi personalia.

Setelah menyelesaikan tugas, tujuan berikut tercapai: analisis organisasi layanan SDM di perusahaan.

Daftar sumber yang digunakan

pejabat manajemen catatan personalia

1.Konstitusi Federasi Rusia - M.: Yurist, 2005.- 63 hal.

2. Kode Perburuhan Federasi Rusia. Teks dengan perubahan dan penambahan mulai 1 September 2007. - M.: Eksmo, 2007. -272 hal.

Pengklasifikasi dokumentasi manajemen seluruh Rusia. Oke 011-93. Disetujui dengan Keputusan Standar Negara Federasi Rusia tanggal 30 Desember 1993 No.229. Diedit pada 17/12/2007.

Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225 “Tentang Buku Kerja”

Verkhovtsev A.V. Pencatatan di bidang personalia - M.:INFRA-M, 2001. - 35 hal.

Vyalova L.M. Dukungan dokumentasi kegiatan pelayanan personalia. Buku teks untuk pendidikan kejuruan menengah. - M.: Penerbitan "Akademi", 2007. -189 hal.

Grudtsyna L.Yu. Petugas personalia. Edisi ke-2, diperluas dan direvisi. - M.: Eksmo, 2007. -304pp.

Kirsanova M.V. Buku kerja: aturan baru untuk memelihara dan menyimpan. edisi ke-2, diedit. - M.: OMEGA-L, 2006. -58 hal.

Krasavin A.S. Mendokumentasikan aktivitas kerja karyawan. - M.: INFRA-M, 2006. -101 detik.

Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Manajemen pencatatan personalia - M.: Book Service, 2006. -144 detik.

Mitrofanova V.V. Kami menyiapkan dokumen kepegawaian: buku pegangan latihan. - ed. 2, direvisi dan diperluas. - M.: Rumah Penerbitan Alfa-Press. 2008. - 304 hal.

Sankina L.V. Buku Pegangan Manajemen Catatan Personil. Edisi ke-3, diperluas dan direvisi. - M.: M CFR, 2003. -98 detik.

Layanan personalia //Wikipedia, Ensiklopedia Gratis

Manajemen catatan personalia //Siriniti. 2014

15. Kartu pribadi karyawan T-2 // Masalah personalia.

Materi metodologis //Dunia bisnis.2014

Formulir T-5 “Perintah untuk memindahkan karyawan ke posisi lain” //HRMaximum

Personil organisasi sebagai objek manajemen //ORGTM.ru. 2012

Situs web SDM // 2013.

Sumber daya tenaga kerja //Bahan awal online. 2014

bimbingan belajar

Butuh bantuan mempelajari suatu topik?

Spesialis kami akan memberi saran atau memberikan layanan bimbingan belajar tentang topik yang Anda minati.
Kirimkan lamaran Anda menunjukkan topik saat ini untuk mengetahui kemungkinan mendapatkan konsultasi.

departemen SDM adalah suatu struktur dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan manajemen personalia.

Departemen SDM bukan hanya sekedar unit fungsional, tetapi juga merupakan wajah perusahaan, karena di departemen SDM lah setiap pelamar mulai mengenal organisasi.

Tujuan departemen SDM

Tujuan dari departemen SDM adalah untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan (organisasi) dengan menyediakan personel yang diperlukan bagi perusahaan dan menggunakan potensi karyawan secara efektif.

Seleksi pekerja dilakukan dengan menggunakan strategi yang dikembangkan secara khusus: penyampaian informasi tentang lowongan ke media dan layanan ketenagakerjaan, penggunaan metode seleksi, pengujian, prosedur adaptasi spesialis dan pelatihan lanjutan selanjutnya.

Tugas Departemen SDM

Tugas utama departemen SDM adalah memperhitungkan dengan benar pekerjaan karyawan, menentukan jumlah hari kerja, hari libur dan hari sakit untuk menghitung upah, liburan dan menyampaikan informasi ke departemen akuntansi organisasi.

Selain itu, tugas utama departemen SDM adalah:

penyelenggaraan seleksi, rekrutmen dan perekrutan personel dengan kualifikasi yang dibutuhkan dan dalam jumlah yang dibutuhkan. Seleksi pekerja dilakukan dengan menggunakan strategi yang dikembangkan secara khusus: mulai dari penyampaian informasi tentang lowongan di media dan layanan ketenagakerjaan hingga penggunaan metode seleksi, pengujian, prosedur adaptasi spesialis dan pelatihan lanjutan selanjutnya;

menciptakan sistem kepegawaian yang efektif;

pengembangan rencana karir karyawan;

pengembangan teknologi personel.

Selain itu, departemen SDM harus menyampaikan informasi tentang karyawan ke Dana Pensiun Federasi Rusia, perusahaan asuransi, Layanan Pajak dan Migrasi.

fungsi SDM

Fungsi utama departemen SDM dalam suatu perusahaan adalah pemilihan personel.

Fungsi utama departemen SDM pada suatu perusahaan antara lain:

menentukan kebutuhan personel organisasi dan merekrut personel bersama dengan kepala departemen;

analisis pergantian staf, mencari metode untuk memerangi tingkat pergantian staf yang tinggi;

pengenalan sistem motivasi kerja;

penyusunan tabel kepegawaian perusahaan;

pendaftaran arsip pribadi karyawan, penerbitan sertifikat dan salinan dokumen atas permintaan karyawan;

melakukan operasi dengan buku kerja (penerimaan, penerbitan, pengisian dan penyimpanan dokumen);

mencatat hari libur, menyusun jadwal dan memproses liburan sesuai dengan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku;

organisasi sertifikasi karyawan;

penyusunan rencana pelatihan karyawan.

Struktur departemen SDM

Struktur departemen SDM suatu perusahaan dan jumlahnya ditentukan oleh direktur masing-masing perusahaan, tergantung pada jumlah personel dan karakteristik kegiatannya.

Di perusahaan kecil (hingga 100 karyawan), satu atau dua karyawan HR sudah cukup.

Pada saat yang sama, di perusahaan kecil mungkin tidak ada karyawan yang terpisah, dan pekerjaan tersebut dilakukan oleh kepala akuntan atau direktur umum.

Dalam organisasi menengah (dari 100 karyawan hingga 500 orang), disarankan untuk membuat layanan personalia yang terdiri dari tiga hingga empat spesialis personalia

Di perusahaan besar yang mempekerjakan 500 orang atau lebih, departemen SDM dapat terdiri dari 7 hingga 10 karyawan.

Hubungan antara departemen HR dan departemen lainnya

Untuk menjalankan fungsinya secara efektif, departemen SDM perlu berinteraksi secara konstan dan erat dengan departemen lain di perusahaan:

Interaksi dengan departemen akuntansi organisasi

Departemen SDM berinteraksi dengan departemen akuntansi organisasi untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan upah.

Dengan demikian, departemen SDM menyerahkan dokumen dan salinan perintah pemecatan, perekrutan, perjalanan bisnis, liburan, insentif atau denda bagi karyawan ke departemen akuntansi organisasi.

Interaksi dengan departemen hukum

Departemen Hukum memberikan informasi kepada karyawan HR tentang perubahan terbaru dalam undang-undang saat ini dan memberikan dukungan hukum yang komprehensif.

Interaksi dengan departemen lain di perusahaan

Mengenai masalah personalia, departemen SDM senantiasa berinteraksi dengan seluruh divisi struktural perusahaan.

Masih ada pertanyaan tentang akuntansi dan pajak? Tanyakan kepada mereka di forum "Gaji dan Personalia".

Departemen SDM: detail untuk seorang akuntan

• Pemberhentian karena ketidakhadiran: isu kontroversial

  Rekan kerja) tidak membuahkan hasil. Kepala Departemen SDM Ivanova S.N. Keandalan... L. Perintah tersebut telah ditinjau oleh: – Kepala Departemen SDM Ivanova S.N.; – kepala terapi... ketidakhadiran. Kami meminta Anda untuk memberikan catatan penjelasan kepada kepala departemen SDM, S.N. Ivanova. Jika secara tertulis... untuk melakukan audit internal.” Disusun oleh: kepala departemen SDM, Ivanova S.N., di hadapan... karyawan juga menolak. Kepala Departemen SDM Ivanova S.N. Keandalan...

• Lembar Kerja: aplikasi praktis

  Dia tidak akan menyerahkan lembar bypass yang ditandatangani ke departemen akuntansi (departemen SDM). Sejauh ini... dia tidak akan menyerahkan lembar bypass yang ditandatangani ke departemen akuntansi (departemen SDM). Sejauh mana ini... hutang atas buku-buku yang tidak terkirim; di bagian SDM tentang pengajuan kebijakan VHI; di... termasuk departemen seperti akuntansi, sumber daya manusia, gudang, dll. Sebagai aturan... permohonan pemberhentian pegawai negeri, bagian personalia mengeluarkan walk-through sheet kepada orang yang diberhentikan (Lampiran...

• Bagaimana cara menjadikan pekerja paruh waktu sebagai karyawan utama?

  Pekerjaan Menurut informasi yang tersedia di departemen SDM, Anda berhenti dari pekerjaan utama Anda... Kode No. 20 dari Federasi Rusia. Spesialis Departemen SDM Perusahaan Perseroan Terbatas Koneva... Kode No. 20 Federasi Rusia. Spesialis Departemen SDM Perusahaan Perseroan Terbatas Koneva... Kode No. 20 Federasi Rusia. Spesialis SDM Koneva Perseroan Terbatas...

09/06/2018 memberikan kepada departemen SDM sertifikat dari institusi medis yang mengkonfirmasi fakta... pelaksanaan perintah dipercayakan kepada kepala departemen SDM V.D. Egorova. (F.I.O.) Kepala departemen SDM Egorova V.D. __________ /___________________________ ... mendonorkan darah dan menghubungi departemen SDM dengan pertanyaan tentang...

• Mengindeks tabel kepegawaian di “1C: Gaji dan Manajemen SDM 8”

  Pegawai departemen HR harus melakukan perubahan pada tabel kepegawaian saat ini karena... Pegawai departemen HR harus melakukan perubahan pada tabel kepegawaian saat ini karena...

• Jika perusahaan tidak memiliki spesialis perlindungan tenaga kerja

  Di satu sisi, spesialis SDM Anna Petrovna Petrova, disebut sebagai... Pada tanggal 23 Oktober 2017, spesialis SDM Anna Petrovna Petrova melaksanakan tugas... . Ivanov Perintah tersebut ditinjau oleh: Spesialis Departemen SDM Petrova, 19/10/2017 A...

• Apa yang berubah dalam desain buku kerja

  Ini: “Dokumen asli terletak di departemen HR (nama organisasi)”, seperti pada contoh... dapat diperoleh dengan menulis lamaran ke departemen HR organisasi. Seorang akuntan dapat menerbitkan fotokopi...