Hogyan kell helyesen elvégezni a személyzetet. Egy költségvetési szervezet létszámtáblázata

Ahhoz, hogy megtudja, milyen szakmák léteznek, és mennyit keresnek a bennük dolgozó alkalmazottak, meg kell néznie a személyzeti táblázatot. Ez a dokumentum a vállalkozásnál az egyik fő dokumentum, amely nemcsak a fizetést, hanem a tevékenységhez szükséges alkalmazottak számát is rögzíti. A dokumentum fontossága miatt a 2019-es létszámtáblázat minden szabály szerint készül.

A T-3 űrlapon szereplő személyzeti táblázat egy helyi szabályozási aktus, amely meghatározza a vállalkozás szervezeti felépítését.

Valamint a cégnél meglévő szakmák listája, feltüntetve a tevékenységhez szükséges létszámot. Valójában a dokumentum teljes egészében egy táblázatból áll, ahol az adatok osztályok szerint vannak csoportosítva.

Ebben a munkabér egy naptári hónapra vonatkozik, alkotórészekre bontva. Ezen mutatók alapján határozzák meg a vállalat bérmunka bevonására fordított kiadásait, különféle terveket készítenek, és meghozzák a legfontosabb döntéseket a cégvezetés területén.

A személyzeti táblázat az adatok alkalmazottakba történő bevitelének irányítására szolgál - ennek a megállapodásnak tartalmaznia kell a munkavállaló szakmájának nevét, amely megfelel a szigorúan jóváhagyott személyzeti táblázatnak, valamint egy bizonyos fizetési összeget.

E dokumentum alapján a személyzeti szakember meg tudja határozni az üres álláshelyek elérhetőségét is. Ehhez össze kell hasonlítaniuk a létszámtáblázat adatait a felvett munkavállalók tényleges számával. Igény esetén a személyzeti ellenőr kérelmet nyújt be a munkaügyi szolgálathoz.

Figyelem! A jogszabályok nem rögzítik ezt a helyi törvényt azon kötelező szabványok részeként, amelyekkel minden vállalatnak rendelkeznie kell. Ha azonban a vállalkozás úgy dönt, hogy az állam által meghatározott eljárásokat végrehajtja (például létszámleépítés miatti elbocsátás), akkor a létszámtáblázatnak léteznie kell.

Ezenkívül a társaság egyéb helyi törvényei előírhatják a társaságban való kötelező jelenlétét. Először is ez rájuk vonatkozik. És az is, hogy szükség van egy személyzeti asztal meglétére a vállalkozásnál, a munkavállalóval kötött munkaszerződésben hivatkozva állapítható meg.

Ugyanakkor minden vezetőnek emlékeznie kell arra, hogy cége nem a létszámtáblázat hiányáért, hanem annak helytelen végrehajtásáért vonható felelősségre.

LLC és egyéni vállalkozó – kiből álljon a személyzet?

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve a kötelező feltételek szabályozása szempontjából megállapítja, hogy a szerződésben meghatározott szakmának és a megfelelő fizetésnek meg kell felelnie a gazdasági társaság személyzeti táblázatának adatainak.

Ebből arra következtethetünk, hogy egy cégnek, vállalkozónak munkaszerződése esetén rendelkeznie kell létszámtáblázattal.

Így ha egy egyéni vállalkozó önállóan, alkalmazottak felvétele nélkül dolgozik, ne készítsen létszámtáblázatot. Az előadóművészek polgári szerződés alapján történő alkalmazása szintén nem igényli e helyi aktus végrehajtását.

Az LLC-knek és a jogi személy egyéb szervezeti formáinak, amelyek legalább megállapodást kötöttek a társaság igazgatójával, már ki kell dolgozniuk és használniuk kell a személyzeti táblázatot.

A személyzeti táblázat létrehozását a vállalatoknál főként a személyzeti iroda szakemberei bízzák meg, akik számos tevékenységet végeznek a törvényben meghatározott egyes szakmák munkaerőköltségének meghatározására. A kapott kutatások alapján meghatározzák a szükséges alkalmazotti létszámot, hogy a vállalkozás el tudja végezni tevékenységét.

Ha a vállalkozásnál elenyésző az alkalmazottak száma, akkor ezt a felelősséget könyvelőre, közgazdászra, ügyvédre vagy magára a vezetőre lehet bízni.

Dokumentumkövetelmények

A törvény a létszámbeosztásra vonatkozóan külön szabályt nem ír elő, kivéve, hogy az abban meghatározott munkakörnek, szakmának meg kell felelnie azoknak a munkaköröknek, szakmáknak, amelyeket a munkáltató az egyes munkavállalókkal kötött munkaszerződésekben rögzít.

Javasoljuk, hogy kövesse a Rosstat által megállapított személyzeti űrlapot (T-3 űrlap).
A helyi törvényt a vezető utasításával kell jóváhagyni.
Személyzeti táblázatot több lapra is lehet készíteni, de nem szükséges aláírással és pecséttel befűzni és lezárni. A lapokat egyszerűen rögzítheti egy gemkapoccsal.
Bizonyos helyzetekben a létszámtáblázatban szereplő szakmáknak szükségszerűen meg kell felelniük a szakmák és beosztások jegyzékeinek, és a néven kívül kódjaiknak is tükröződniük kell a dokumentumokban (például veszélyes és káros tényezőkkel rendelkező szakmák jelenléte) .
A személyzeti asztalon a céges pecsét jelenléte nem kötelező.
A személyzeti táblázat megváltoztatásakor, ha azok kisebbek, egyszerűen megrendelheti ezeket a módosításokat, és magát a személyzetet hagyja úgy, ahogy van.

Töltse le az űrlapot és a 2019-es T-3 űrlap kitöltési példáját

Példa a létszámtáblázat kitöltésére

A személyzeti táblázat elkészítéséhez egy speciális T-3 nyomtatványt fejlesztettek ki. Alkalmazása azonban nem szigorú - a cég saját igényei alapján változtathat, vagy saját maga fejlesztheti a szükséges részleteket felhasználva. A 2019. évi létszámtáblázatot minden szabálynak megfelelően, az alábbi utasítások szerint készítjük el.

Az információk bevitele a személyzeti táblázatba a cég nevének feltüntetésével kezdődik, és a jobb oldalon egy speciális mezőben - a címtár szerint.

Ezután adja meg az aktuális létszámtábla számát. Az idén korábban felhasznált dokumentumok száma alapján kell hozzárendelni. Mellé van írva az ütemterv összeállításának dátuma.

A következő az a dátum, amelytől a dokumentum hatályba lép. Hasonló lehet az összeállítás dátumához, de lehet, hogy később is. Elfogadhatatlan azonban, hogy a művelet kezdő dátuma korábbi legyen, mint a dokumentum végrehajtásának napja.

Ettől a mezőtől jobbra olyan oszlopok találhatók, amelyekben a dokumentumot jóváhagyó megrendeléssel kapcsolatos információk (száma és dátuma), valamint a benne lévő személyzeti egységek teljes száma szerepel.

Maga a dokumentum úgy néz ki, mint egy nagy táblázat.

Számol táblázatok "Strukturális felosztás" tartalmaznia kell az osztály nevét, a kialakított szervezeti felépítésnek megfelelően. Abban az esetben, ha a tanszék írásos megjelölése mellett digitális megjelölést is megadnak, azt a következő oszlopban kell feltüntetni.

A kód általában számokból vagy az osztály nevének kezdőbetűiből áll. Ha azonban a cégnek több fióktelepe vagy külön részlege van, akkor az osztálykód tartalmazhatja a városmegjelölést, régiókódot stb.

BAN BEN "Pozíció" oszlop Fel kell írni a cégnél jelenlévő pozíciók nevét. Nagyon fontos, hogy a bizonylat szerkezetét úgy rendezzük el, hogy az előző oszlopban a tanszék nevének feltüntetése után egy oszlopban szerepeljenek az abban szereplő beosztások.

A munkakörök megadásakor javasolt az OKPDTR könyvtár használata. De a kereskedelmi társaságok számára ez a szabály nem kötelező. Ugyanakkor a költségvetési intézményeknek csak ebből a jegyzékből kell feltüntetniük a beosztásokat a létszámtáblázatban, és ezenkívül meg kell jelölniük a munkavállaló beosztását vagy osztályát.

bukhproffi

Fontos! A kereskedelmi társaság köteles feltüntetni azon beosztások besorolását és besorolását, amelyek károsnak vagy veszélyesnek minősülnek. Ez a tény fontos a kedvezményes szolgálati idő és a korkedvezményes nyugdíjazás időpontjának megállapításakor.

BAN BEN „Személyzeti egységek száma” oszlop be kell írni, hogy hány alkalmazottat kell felvenni erre a pozícióra. Ha részmunkaidős munkavállalók felvételét is előírja, akkor számukat a fizetett díj mértékének megfelelő törtkifejezésben írják - például 0,5.

BAN BEN "Bér összege" oszlop azt a fizetést rögzítik, amelyet a munkavállaló az ebben a beosztásban végzett munka során kap. Emlékeztetni kell arra, hogy a munkavállalóval kötött munkaszerződésben pontosan ugyanaz a fizetés szerepel.

A következőket is figyelembe kell vennie:

Ha a vállalkozás vagy egy adott pozíció darabdíjas fizetési módot alkalmazott, akkor ebben az oszlopban a tarifakulcs és a havi megtermelt termékek mennyiségének szorzata által elért kereset összege kerül rögzítésre.
Ha ehhez a pozícióhoz órabér került megadásra, akkor ebben az oszlopban rögzítheti az órabér összegét. Ezt követően ugyanabban a sorban, de a „Megjegyzés” oszlopban kell feltüntetni az „Órabéret”, és hivatkozni kell arra a közigazgatási dokumentumra is, amely ezt a szolgáltatást létrehozta.

Az alábbiakban több oszlop található, amelyeket egyetlen „Kiegészítések” alcím egyesít. Itt kell rögzítenie a különféle ösztönző kifizetésekről szóló információkat, ha vannak ilyenek, és amelyeket a Bérezési Szabályzat, a Bónuszszabályzat vagy más belső törvények határoznak meg. A prémium nagysága nem csak fix összegként írható fel, hanem százalékban, együtthatóban stb.

Az ehhez a pozícióhoz tartozó teljes fizetési alap az „Összesen” oszlopban kerül rögzítésre. Ezt úgy számítják ki, hogy a fizetést megszorozzák az alkalmazottak számával.

BAN BEN "Megjegyzés" oszlop különféle magyarázó megjegyzéseket kell beírni. Például, ha egy új személyzeti táblázat regisztrálásakor bármely pozícióra van üresedés, akkor ezt a tényt ebben az oszlopban kell tükrözni.

A bizonylat a teljes létszám és a teljes béralap megszámlálásával és feltüntetésével készül.

Ezt követően a hiánytalanul kitöltött bizonylatot a főkönyvelőnek és a lebonyolításáért felelős személyzeti felelősnek alá kell írnia.

A létszámtáblázat jóváhagyásának eljárása

1. lépés Fejlessze elő a dokumentumot

Mindenekelőtt meg kell határozni a szervezet összes személyzeti igényét, és ki kell dolgozni egy mérlegelésre javasolt személyzeti űrlapot.

2. lépés: Adjon ki egy megbízást a menedzsertől

A létszámtábla érvénybe léptetése megbízással történik, amelyet a cégvezető hagy jóvá. Nincs kötelező nyomtatvány hozzá – egy ilyen megbízás céges fejléces papírra bármilyen formában elkészíthető. A lényeg, hogy a létszámtáblázatot jóváhagyó végzés tartalmazza az új dokumentum hatálybalépésének dátumát.

Ezen túlmenően egy ilyen dátum vagy megegyezhet a végzés elfogadásának időpontjával, vagy észrevehetően később is előfordulhat. A létszámtáblázatot azonban visszamenőleg nem lehet életbe léptetni. A megrendelésben nem lehet olyan időpontot feltüntetni, amely annak elfogadásakor már elmúlt.

Ha a cég elfogadja, hogy minden évben minden jelentős dokumentum számozása újra kezdődik, akkor a létszámtáblázat számozása ugyanezen elv szerint történhet. Sőt, ez lesz a legmegfelelőbb, ha a létszámtáblázat minden évben nagymértékben változik - ez a jövőben kiküszöböli a nagy dokumentumszámokat.

Figyelem! Ha új létszámtáblázat kerül életbe, akkor célszerű belefoglalni a régi törlési záradékát, amely addig a személyi szolgálatot irányította.

3. lépés: Ismertesse meg a vállalat alkalmazottait az elfogadott dokumentummal

A vállalat által felvett összes alkalmazottnak ismernie kell a munkaügyi tevékenységet érintő hatályos helyi előírásokat. Ez a dokumentum közvetlenül nem érinti a munkatevékenységet, és Rostrud szerint nem szükséges megismertetni vele a munkavállalókat.

Figyelem! Ha egy munkaszerződésben vagy kollektív szerződésben a munkavállalók fizetését a cég által jóváhagyott létszámtáblázat alapján állapítják meg, akkor azt minden munkavállalónak meg kell ismernie. Ehhez használhatja.

A létszámtáblázat módosításának eljárása

Ennek a dokumentumnak mindig aktuálisnak kell lennie. Mivel az ellenőrzések során a kormányhivatalok időnként felkérik a személyzetet, időben változtatásokat kell végrehajtani.

A személyzeti táblázat módosításának eljárása közvetlenül attól függ, hogy hány változtatást kell tükröznie a dokumentumban:

Ha sok van, akkor könnyebb teljesen törölni a régi személyzeti táblázatot, és bevezetni egy új dokumentumot, amely figyelembe veszi az összes szükséges változtatást.
Ha a létszámtáblázaton végrehajtandó változtatások száma kicsi, akkor a legjobb, ha a felelős alkalmazott utasítást készít a létszámtáblázat módosítására.

Általában a következő helyzeteket azonosíthatja, amelyekben módosítania kell egy dokumentumot:

Új osztályok vagy részlegek létrehozása;
Új pozíciók szervezése;
Meglévő pozíciók címének megváltoztatása;
Változások az alkalmazottak fizetésében vagy tarifáiban;
Osztály, részleg, személyzeti egység bezárása.

Ha a személyi állomány változása a munkavállaló munkakörülményeinek változását vonja maga után (módosítás a fizetésben, beosztásban stb.), akkor feltétlenül szükséges előzetes írásbeli hozzájárulása. Az új dokumentum hatályba lépése után a munkavállalóval egy további megállapodást kötnek a szerződéshez, amely figyelembe veszi az összes változtatást.

Az új rendet meg kell ismertetni mindazokkal a munkavállalókkal, akik ezután részt vesznek a szükséges dokumentumok elkészítésében. Az ismerkedési listára felveheti azokat az alkalmazottakat is, akiket közvetlenül érintenek a végrehajtandó változtatások.

Ha a megrendelés új pozíciókat vezet be, akkor meg kell adni a nevüket, valamint azt, hogy hány személyzeti egységet szerveznek. Ezt a dokumentumot azonnal elfogadják, ha az nem érinti a már felvett alkalmazottak érdekeit.

Figyelem! Ha az egységek számát csökkentik, akkor az elkészített dokumentumba fel kell írni a nevet, a visszavont létszámot és a megrendelés hatálybalépésének dátumát. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a csökkentési folyamat hosszú folyamat, amelyben mind a munkavállalókat, mind az illetékes hatóságokat időben értesíteni kell.

A felmondási idő az elbocsátottak számától függően 2-3 hónap is lehet. Emellett a törvény meghatározza azokat a munkavállalókat, akiket nem lehet elbocsátani.

A dokumentumok elkészítésének és tárolási időszakainak gyakorisága

A létszámtáblázatot jellemzően egy évre állítják össze, és ezen időszak alatt érvényes. Ha azonban a szervezet kicsi, és a személyzet mozgása nagyon ritkán fordul elő, akkor ez a dokumentum több évre előre is elfogadható.

A létszámtáblázat módosításait követően az előző dokumentum érvényét veszti és jogi ereje megszűnik. Ezt azonban bizonyos ideig a vállalkozásnál kell tárolni, ezért szokás szerint az ellenőrzések több korábbi időszakot is érintenek. És ez általában legfeljebb 2-3 év.

Figyelem! Van egy szabály, amely szerint az érvénytelen létszámtáblázatot a lejárattól számítva még legalább 3 évig az archívumban kell őrizni. Ugyanez a szabály vonatkozik a létszámtáblázat módosítására használt dokumentumokra is.

A létszámtábla egyértelműen igazolja, hogy a szabályzatokat néha nem a törvény előírásai szerint dolgozzák ki, hanem azért, mert az üzleti érdek. Igen, igen, ennek a dokumentumnak a meglétét a törvény nem írja elő. És mégis, sok, különösen nagy cégnél létezik. Ebben a cikkben fontos kérdéseket vizsgálunk meg: miért van szükségünk személyzeti táblázatra, hogyan kell helyesen elkészíteni, kinek kell jóváhagynia, hogy meddig érvényes, és ami a legfontosabb, valóban lehetséges-e „személyzeti táblázat” nélkül dolgozni.

Ebből a cikkből megtudhatja:

Miért van szüksége munkaerőre egy szervezetben?

„A személyzet dönt mindenről” – mondták a szovjet időkben, de ez nem vesztette el jelentőségét a modern üzleti világban. Valóban, ha összehasonlítunk egy szervezetet egy élő szervezettel, akkor a személyzeti táblázat vázként fog szolgálni benne - egy olyan struktúra, amelyre a személyzet „épül”: dolgozók, vezetők, vezetők különböző szinteken.

Összesen hány alkalmazottra van szüksége a cégnek? Hánynak kellene közülük vezető pozícióban lenni? Hány egység szükséges? Mik a növekedési kilátások? Mennyit kell fizetni ezeknek az embereknek? Ha kaotikusan tesz fel ilyen kérdéseket, nehéz lesz egy vállalkozást vezetni. De ha van személyzet, sokkal tisztább lesz a kép. Tehát a „személyzet” felállításának első oka praktikus, ez segít:

Alakítsa ki a szervezet világos struktúráját.
Toborozzon hatékony csapatot, és mindig időben reagáljon az üresedésekre.
Kezelje a bérszámfejtést és ellenőrizze a béreket.

A HR-ben nem szükséges feltüntetni az alkalmazottak konkrét nevét. Ez egy strukturális dokumentum, amely alapján a foglalkoztatási szolgálat munkatársakkal tölti fel az állományt. A munkavállaló felvételekor vagy távozása után az alapbeosztás nem változik.

Egy másik fontos ok az esetleges ellenőrzésekhez kapcsolódik. A Munka Törvénykönyve első ránézésre nem kötelezi a munkáltatókat munkaszerződés megkötésére: munkaszerződésbe foglalhatják a munkaköri megnevezéseket, a munkaköri feladatokat és a fizetéseket. Másrészt számos olyan jogalkotási aktus létezik, amelyek előírásait létszámtábla nélkül meglehetősen nehéz betartani.

Például a Munka Törvénykönyve 15. és 57. cikkéből egyértelműen kitűnik, hogy ha egy munkaszerződés alapján a munkavállaló egy bizonyos munkakörhöz kapcsolódó feladatokat lát el, akkor ennek a pozíciónak meg kell felelnie az ShR-nek. Más szóval, ha a szerződésben az szerepel, hogy egy személyt irodavezetőnek vettek fel, a személyzetnek tartalmaznia kell ezt a pozíciót. Ha igen, érdemes kellő figyelmet fordítani erre a dokumentumra.

A HR jelenléte bizonyos kötelezettségeket ró a személyzeti szolgálatra. Tehát, ha egy pozíció szerepel az ütemtervben, akkor hozzá kell rendelni egy alkalmazottat. Ha egy pozíció betöltetlen, a HR osztálynak tudnia kell róla, és keresnie kell egy személyt. Ellenkező esetben az ellenőrzés során szankciókra lehet számítani, mert ezzel sérti az 1991. április 19-i 1032-1. számú törvény előírásait.

Azt is érdemes megjegyezni, hogy a létszámtáblázat az elsődleges számviteli bizonylatokra vonatkozik. Adóellenőrzéskor lehet kérni, mivel kényelmesen használható fizetések és bérszámfejtés ellenőrzésére.

Aki fejleszt és összeállít

A HR-fórumok egyik leggyakrabban feltett kérdése, hogy kinek kell kialakítania a létszámbeosztást. És ez nem meglepő, mert az SR-re vonatkozóan nincsenek jogilag jóváhagyott szabványok. Ennek alapján még egy szakmai vicc is megjelent: „A létszámtáblázatot az állítja össze, aki a létszámtáblázat szerint a megfelelő pozíciót tölti be.”

De komolyan, figyelembe kell vennie ennek a dokumentumnak a sajátosságait - egyesíti a személyi kérdéseket a pénzügyi kérdésekkel. Ezért logikus, hogy a szervezeti felépítést és a munkakörök megnevezését HR-szakértõk írják le, a tarifakulccsal, pótlékokkal és egyéb pénzügyi kérdésekkel kapcsolatos rovatokkal pedig közgazdászok vagy könyvelõk foglalkozzanak.

A kérdés témája

Olvasson arról is, hogyan fizethet biztonságosan a munkaszüneti napokon és szabadnapokon, hogyan viselkedjen a GIT-ellenőrzés során, és milyen feltételeket kell sürgősen törölni az alkalmazottak munkaszerződéséből.

Kitöltési jellemzők

Ha a cég sajátosságai ideiglenes vagy idénymunkások igénybevételével járnak, érdemes az SR-t a „Munkaidőtartam” oszloppal kiegészíteni. Ha vannak olyan alkalmazottak, akik veszélyes körülmények között dolgoznak, akkor a munkakörüknek meg kell egyeznie a kormányzati besorolásokban és egyéb előírásokban felsoroltakkal.

Ha a létszámtáblázatot összeállítják és jóváhagyják, a munkaszerződésekben szereplő pozíciók nevének meg kell egyeznie az SR-ben meghatározottakkal.

Felosztások a létszámtáblázatban

A létszámtáblázatban célszerű a szervezet minden részlegét megadni: az osztályoktól a fiókokig. Ez azt jelenti, hogy ha egy cégnek fióktelepei vannak, beleértve a különböző városokat is, akkor nem szükséges külön dokumentumokat készíteni azokhoz, alapvetően elég, ha az ShR minden részlegnél kitölti az 1-től 10-ig terjedő oszlopot.

Hogyan kell jóváhagyni

A létszámtáblázatot a cég vezetője vagy egy ilyen jogosultsággal rendelkező alkalmazott hagyja jóvá (ezt fel kell tüntetni az alapító okiratokban).

A létszámtáblázat jóváhagyásáról végzést kell kiadni, és az okiratba a jóváhagyási bélyegzőbe bele kell írni a megrendelésre vonatkozó információkat: annak számát és a hatálybalépés időpontját.

Szavatossági idő

A társaság többi szervezeti és szabályozási dokumentumához hasonlóan a személyzeti táblázatnak is van bizonyos eltarthatósági ideje. Ennek a dokumentumnak a megőrzési idejére történő meghatározásához a Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i 558. sz. Számos ShR-hez kapcsolódó pozíciót tartalmaz:

A személyzeti ütemterveket és az azokban bekövetkezett változásokat a rendszer véglegesen tárolja, ha azokat ugyanazon a vállalaton dolgozzák ki. Ha az oldalon, akkor az eltarthatóság csak 3 év.
ShR projektek és munkadokumentumok az ilyen dokumentáció elkészítéséhez - 5 év.
Az ShR változásaival kapcsolatos belső levelezést a változtatások elfogadásától számított 3 évig meg kell őrizni.
A kapcsolódó dokumentumot (személyzeti megállapodások) 75 évig meg kell őrizni.

Helló! Hallottál már olyan dokumentumról, mint „Egy szervezet személyzeti ütemterve”? De ez egy dokumentum, amely alapján kiszámítják a béreket, valamint felvesznek és elbocsátják az alkalmazottakat. Most megpróbálunk részletesen beszélni arról, hogy milyen funkciókat lát el az SR, és hogyan kell helyesen összeállítani.

Mi az a „személyzeti ütemterv”

Mindannyian jártak már életében legalább egyszer valamelyik vállalat HR osztályán. Valószínűleg számtalan alkalmazotti mappát és személyes fájlt látott már. Bizonyára sokakat érdekelt, hogy ennek az osztálynak az alkalmazottai hogyan gyűjtik és emlékeznek az összes pozícióra, alkalmazottakra stb.

És minden nagyon egyszerű. Van egy dokumentumuk, amelyet személyzeti táblázatnak neveznek.

Személyzeti asztal (SH)- ez egy szabályozó dokumentum, amely tájékoztatást nyújt a vállalkozás összes pozíciójáról, a teljes munkaidőben foglalkoztatottak számáról, a tarifák nagyságáról és a juttatások összegéről.

Más szóval, ez egy olyan dokumentum, amely általános információkat tartalmaz a vállalkozás alkalmazottainak számáról és a rendelkezésre álló pozíciókról. Ezen túlmenően a létszámtáblázat az egyes pozíciókra vonatkozó fizetést jelzi, figyelembe véve az összes vonatkozó juttatást.
Ez a dokumentum nagyon gyakran segít a vállalatvezetőknek a jogi eljárások során. Például a létszám kényszerű leépítése miatt elbocsátottak egy dolgozót, aki beperelte a volt vezetőket. Ebben az esetben az ShR közvetlen bizonyítéka az alperes cselekményeinek jogszerűségének.

Jelen dokumentum fontossága miatt minden oldal számozott, befűzött és lepecsételt.

Töltse le a rendelési mintát a létszámtáblázat jóváhagyásához

Töltse le az N T-3 személyzeti űrlapot

Személyzeti funkciók

Mint minden dokumentum, az ShR is számos funkciót lát el. A főbbek a következők:

Lehetőség a munkatársak munkaidejének megszervezésére;
Az alkalmazottak havi fizetésének kiszámítása;
Az újonnan felvett alkalmazottak hivatalos nyilvántartásba vétele;
A belső napi rutin szabályainak betartása;
Regisztrált alkalmazottak áthelyezése egyik pozícióból a másikba stb.

A személyzeti táblázat kötelező dokumentum

Minden vállalkozás nagy mennyiségű dokumentációval rendelkezik. Vannak dokumentumok, amelyeket hiba nélkül karbantartanak, és vannak, amelyeket szükségből hoznak létre. Arra a kérdésre, hogy „Kötelező dokumentum-e az ShR?” lehetetlen határozott választ adni.

Ez annak köszönhető, hogy a munka törvénykönyve nem írja elő a munkaerő jelenlétét a vállalkozásnál. De ha ezt a kérdést a Roskomstat követelményei alapján vizsgáljuk, akkor kiderül, hogy erre a dokumentumra azért van szükség, mert a bérkifizetések elszámolásának elsődleges dokumentációja.

Bár a jogszabályok sehol nem írnak elő egyértelmű szabályokat, a legtöbb szervezet vezeti ezt a fajta dokumentációt. Végül is a kormányzati ellenőrzések nagy része az SR tanulmányozásával kezdődik.

Valójában ennek a dokumentumnak a jelenléte nemcsak az ellenőrök, hanem a vezetők, az emberi erőforrások és a számviteli osztályok életét is megkönnyíti.

Mi a létszámtábla érvényességi ideje?

Egyetlen hivatalos dokumentum sem jelzi az ShR pontos érvényességi idejét. Maga a vezető jogosult megjelölni a dokumentum elkészítésének időszakát. Leggyakrabban minden évben átdolgozzák, és január 1-jén lép életbe. Az ShR elkészítésekor fel kell tüntetni az érvényességi dátumot. De ha nem ad meg dátumot, akkor a dokumentum korlátlannak minősül, és nem kell újra elkészíteni.

Mennyit és hol tárolják a személyzeti táblázatot?

A Szövetségi Levéltár rendelete alapján az ShR-t a lejárat után 3 évig a vállalatnál kell tárolni. A személyzeti megállapodások eltarthatósága pedig 75 év.

Személyzeti megállapodás– vállalkozásonként választható dokumentum, amely a létszámtáblázat alapján készül. Ez a HR mobil változata, és részletesebb információkat tartalmaz a cég alkalmazottairól (fel van tüntetve a dolgozók teljes neve, rokkantsági csoportja stb.).

Ki alkotja

A dokumentum létrehozásának megkezdése előtt a vezető utasítást ad ki a személyzeti táblázat megváltoztatására, ahol kijelöl egy alkalmazottat, aki elkészíti.

Ez lehet a szervezet bármely alkalmazottja. De leggyakrabban az ilyen munkát a személyzeti osztály, a számviteli osztály vagy a munkaügyi mérnökök alkalmazottaira bízzák.

Az ShR-ből hány példány legyen gyártásban?

Az SR összeállításakor egy másolat készül. Így az eredetit és a másolatot a HR és számviteli osztályon kell őrizni.

Személyzetváltás

Néha módosítani kell a meglévő SR-t. Ez több esetben történik:

Ha a társaság átszervezésére kerül sor;
Ha szükséges a menedzsment apparátus munkatevékenységének optimalizálása és javítása;
Ha a jogszabályi változások az ShR kötelező módosítását teszik szükségessé;
Létszámváltozás esetén ;
Változások a beosztásban a létszámtáblázatban;
Fizetési változások a létszámtáblázatban.

Ha a változtatások csekélyek és nem igényelnek új HR létrehozását, akkor a vezető elrendeli a létszámtáblázat módosítását. Ezt követően a felelős alkalmazott módosítja az aktuális dokumentumot.

A létszámtáblázat módosításakor a vezetőségnek nem kell írásban értesítenie az alkalmazottakat.

A módosítások második módja egy új ShR létrehozása.

Az SR bármilyen módosítása esetén módosítani kell a munkavállalók munkakönyveit és személyi kártyáit. Mielőtt ezt megtenné, ehhez írásos engedélyt kell kérnie az alkalmazottaktól.

Például, ha egy munkakör megnevezése kismértékben megváltozik, a munkavállalót írásban kell értesíteni. Csak ezt követően hajtanak végre változtatásokat a munkakönyvében.

Ha változás a bérek összegét érinti, ebben az esetben a munkavállalót 2 hónappal korábban írásban értesítik. Ezeket a módosításokat egyidejűleg a munkaszerződésben is megtörténik.

Van-e kötelező személyzeti adatlap?

Az SR összeállításához leggyakrabban az egységesítettet használják. Ez egy űrlap - egy táblázat, amelybe adatokat kell bevinni.

A legtöbb szervezet a T-3 űrlapot veszi alapul, és „testreszabja” a vállalkozásának megfelelően. Ez megengedett, azaz jelen dokumentum egységes formája nem kötelező.

Azokban az esetekben, amikor a vállalkozás állami irányítási formával rendelkezik, a személyzeti táblázatot az összes szabály szerint állítják össze.

A szervezet létszámtáblázatának felépítése

Az SR egy „fejlécből”, egy táblázatból és azon személyek adataiból áll, akik ezt a dokumentumot aláírták.

A dokumentumok első része a következő információkat tartalmazza:

A szervezet neve, az alapító okiratok szerint;
Az ShR kezdő dátuma, száma és érvényességi ideje. A számozás tetszőlegesen rendelhető.
A létszámtáblázatot jóváhagyó végzés kelte és száma;
Teljes létszám.

A második rész az összes pozícióra vonatkozó adatgyűjtemény. Kicsit később megnézzük.

A harmadik rész a dokumentumot aláíró személyek nevét és beosztását tartalmazza. Leggyakrabban ez a személyzeti osztály vezetője és a főkönyvelő.

Hogyan készítsünk személyzeti ütemtervet

Reméljük, senkinek nem volt kérdése a „fejléc” kitöltésekor, ezért térjünk át magára a táblázat kitöltésére.

1 oszlop . A szerkezeti egység neve. Ezeket alárendeltségi sorrendben kell felsorolni. Például adminisztráció, titkárság, pénzügyi osztály, számvitel stb.;

2 számít. Osztály kódja. Az osztásokat felülről lefelé számozzuk (01,02,03 stb.);

3 számít. Munka megnevezése. Az adatokat rövidítések nélküli névelőben, egyes számban, minősítési és tarifajegyzékek alapján kell megadni;

4 számít . Személyzeti egységek száma. Ez az oszlop azt jelzi, hogy egy pozícióból hány emberre van szüksége a vállalkozásnak. Ez az érték lehet egész szám vagy tört. Például a 2,5 azt jelentheti, hogy 2 alkalmazott teljes munkaidőben, egy pedig részmunkaidőben dolgozik;

5. gróf . A fizetés, tarifa vagy bónusz összege. Rubelben jelezve minden pozícióhoz. Ha például 2 könyvelő dolgozik, de a vezető különböző fizetéseket fizet nekik, akkor a létszámtáblázatban egy fizetés, a pótlék oszlopban pedig a pótlékok szerepelnek. Vagyis az azonos pozícióban dolgozók fizetése azonos legyen;

6, 7, 8 oszlop . Speciális munkakörülmények után járó juttatások. Előfordulhat, hogy nem léteznek, akkor kötőjelek kerülnek az oszlopokba. De ha egy alkalmazott éjszaka, ünnepnapokon dolgozik, vagy takarítja a fürdőszobát. csomók stb., akkor a törvény szerint bizonyos kártérítést kell fizetnie;

9. gróf. Mindössze egy hónap múlva. Az 5, 6, 7, 8 oszlopok adatait összegzik, majd megszorozzák az egyes beosztások létszámával;

10. gróf . Jegyzet. Meg lehet jelölni helyi szabályozási aktust, amely alapján bért fizetnek;

Az adatok megadása után összegezni kell az eredményeket 4 És 9 oszlop. Így megtudjuk a létszámtáblázat létszámát és a havi béralapot.

A létszám jóváhagyása

A létszámtáblázat jóváhagyására vonatkozó szabályok szerint az összes adat összeállítása és ellenőrzése után a HR-t a vezető, a főkönyvelő és a személyzeti osztály vezetője írja alá. Ezt követően a vállalkozás vezetője utasítást ad ki a jelen dokumentum hatályba lépésére.

Következtetés

Az SR nem kötelező, de nagyon fontos dokumentum minden szervezet számára. Ez alapján vagy elfogadhat egy újat. Ezen kívül segítségével a cég dolgozóinak bért számítanak ki.

Ez a dokumentum nem szigorúan szabályozott, így minden szervezet számára „testreszabható”, és szükség esetén módosítható. Ez életmentő egy vezető számára a kormányzati szervek által végzett ellenőrzések során.

Bár a létszámtáblázat kitöltési kötelezettsége nincs jogszabályban rögzítve, az ellenőrző szervek ennek hiányát túlnyomórészt jogszabálysértésnek tekintik. A félreértések elkerülése érdekében a vezetők ne hanyagolják el ezt a fontos elsődleges dokumentumot. Már csak azért is, mert sok szempontból hasznos a vállalkozások számára. Találjuk ki, melyek azok, és röviden nézzük meg a T-3 űrlap kitöltésének szabályait.

A létszámtábla egy normatív dokumentum, amelynek kitöltésének helyességét a 2004. január 5-én kelt, „A munkaerő elszámolására és kifizetésére vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról” szóló határozat rögzíti.

A határozatban használt kifejezéseket az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve írja elő. A személyzet egy adott szervezet alkalmazottainak összetétele, amely a tervek szerint meghatározott ideig rendelkezésre áll.

Ezért a személyzeti táblázat a következő pontokat tükrözi:

vállalati struktúra (az egyes részlegek hierarchikus alárendeltsége vagy horizontális interakció);
személyzet (a vállalkozás normál működéséhez szükséges pozíciók listája);
Alkalmazottak száma;
a nekik járó bérek és prémiumok összege.

Miért van szüksége személyzetre?

Nézzünk meg néhány pozitív pontot:

a személyzeti táblázat megkönnyíti a vállalkozás személyi elemzését;
lehetővé teszi, hogy teljes képet lásson az alkalmazottak javadalmazásáról;
az alkalmazottak felvétele vagy elbocsátása a létszámtáblázatnak megfelelően történik;
az alkalmazottak számának csökkentésével vagy a foglalkoztatás megtagadásával kapcsolatos vitás kérdéseket bíróságon oldják meg;
a munkaszerződést a személyzeti adatok alapján állítják össze (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, 15. és 57. cikk).

Példa egy személyzeti táblázatra a T-3 űrlapon

T-3 űrlap: hogyan kell kitölteni?

Hogyan kell helyesen kitölteni a T-3 űrlapot? A létszámtáblázat „sapkája” vagy teteje a következő elemeket tartalmazza:

cégnév. Pontosan meg kell egyeznie a szervezet alapító okirataiban megadott névvel;
OKPO kód;
Dokumentum szám. Minden vállalkozás használhatja saját dokumentumszámozási rendszerét. És ez alól a személyzet sem kivétel. A szám tartalmazhat alfanumerikus jelölést vagy egyszerűen numerikus számot;
összeállítás dátuma (nem tévesztendő össze a kezdő dátummal – lásd a következő bekezdést);
érvényességi idő (általában egy év személyzeti állomány esetén);
a létszámtáblázat hatálybalépéséről szóló végzés dátuma és száma.

A rovatok kitöltésének sorrendje (a tételszám megegyezik a T-3 nyomtatvány táblázatában szereplő rovatszámmal).

A 6–8. oszlopok rubelben vagy százalékban vannak kitöltve. Ezek az oszlopok mindenféle fizetésemelésre vonatkozó adatokat tartalmaznak. A juttatás nagysága számos tényezőtől függ, például:

bizonyos (káros) munkakörülmények;
nem szabványos üzemmód;
bónusz- és ösztönzőrendszerek egy adott vállalkozásnál;
az Orosz Föderáció jogszabályai által megállapított normák.

A 9. oszlopot számítjuk ki. A 4. oszlopban szereplő adatok szorzatát és az 5–8. oszlopban szereplő adatok összegét tartalmazza.

A T-3 nyomtatvány elkészítésének és jóváhagyásának eljárása

Az álláshelyek képesítési jegyzéke a létszámtáblázat elkészítését a munkaügyi közgazdászra ruházza. Az ilyen pozíció gyakori hiánya miatt a vállalkozásnál ezt a dokumentumot néha a HR osztály alkalmazottja állítja össze. Azoknál a vállalkozásoknál, ahol nincs humánerőforrás, a T-3 nyomtatványt általában a számviteli alkalmazottak, vagy akár a vezető töltik ki.

Függetlenül attól, hogy ki töltötte ki és állította össze a létszámtáblázatot, azt a főkönyvelőnek és a vállalkozás vezetőjének hitelesítenie és alá kell írnia.

Az elkészített dokumentumot a vállalkozás vezetője hagyja jóvá. Ehhez megrendelés kibocsátása szükséges. A rendelési szám a T-3 nyomtatvány külön oszlopába kerül beírásra. Ez az oszlop egyben a vállalkozás létszáma és a havi bérszámfejtési összeg is. A végzésben szerepel a létszámtáblázat hatálybalépésének időpontja.

A T-3 formanyomtatványt általában egy évre kell kiállítani. Nagyvállalatoknál azonban ez az időszak egy évnél is rövidebb lehet. Ezen túlmenően, annak érdekében, hogy a létszámtáblázatot év közben ne készítsék el, a társaságnak jogában áll a már elkészített dokumentumot módosítani. Az ilyen változtatásokat a menedzser utasítása határozza meg. A megrendelésben fel kell tüntetni a változtatások indokait, például a termelés átszervezését, csökkentését vagy bővítését.

A személyzeti osztály dolgozói rengeteg dokumentumot készítenek - mindenféle megrendelést, megállapodást az alkalmazottakkal, menetrendeket, helyi előírásokat stb. Az intézmény tevékenységét nagymértékben befolyásoló dokumentumok egyike a személyzeti táblázat. Ezzel összhangban van a béralap tervezése (az ütemezés a bérrendszert megalapozó dokumentumokra vonatkozik), az intézmény létszám- vagy létszámleépítésének bizonyítékává is válhat, és mindenképpen igényelni fogják ellenőrzési és felügyeleti tevékenység, valamint munkaügyi vita esetén. Ma a személyzetről fogunk beszélni.

Kötelező személyzet

számú határozattal jóváhagyott, a munkaerő elszámolására és kifizetésére vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatok kérelmezésére és kitöltésére vonatkozó Útmutató (a továbbiakban: Utasítás) szerint a struktúra formálására a létszámtáblázatot használják, a szervezet létszáma és létszáma az alapszabálynak (a rá vonatkozó szabályzatnak) megfelelően. Tartalmazza a szerkezeti egységek jegyzékét, a beosztások, szakok, szakmák megnevezését a végzettség megjelölésével, a létszámra vonatkozó információkat.
Mondjuk rögtön, hogy a Munka Törvénykönyvében nincs olyan szabály, amely a munkáltatót létszámtáblázat kidolgozására és jóváhagyására kötelezné, de mégis van említés. Különösen az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikke szerint a munkaszerződésbe való felvétel kötelező feltétele többek között a munkakör - a személyzeti táblázatnak, a szakmának, a szakmának megfelelő pozícióban történő munkavégzés, a képesítés megjelölésével; a munkavállalóra bízott konkrét munkatípus... Ha az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvével, más szövetségi törvényekkel összhangban a kompenzáció és juttatások nyújtása vagy a korlátozások jelenléte bizonyos beosztásokban végzett munkavégzéshez kapcsolódik, szakmák, szakterületek vagy korlátozások fennállása esetén e beosztások, szakmák vagy szakterületek nevének és a rájuk vonatkozó képesítési követelményeknek meg kell felelniük az Orosz Föderáció kormánya által megállapított módon jóváhagyott képesítési referenciakönyvekben meghatározott elnevezéseknek és követelményeknek.
A létszámtáblázatot a Munka Törvénykönyve mellett más szabályzat is említi. Különösen az Orosz Föderáció Szövetségi Biztosítási Szolgálatának 04/04-i határozatával jóváhagyott Módszertani utasítások 91. pontja, amely a kötelező társadalombiztosítási kötvénytulajdonosok kijelölésére, dokumentált helyszíni ellenőrzésére és azok eredményei alapján tett intézkedésekre vonatkozik. 07/2008 N 81 előírja, hogy a Társadalombiztosítási Alap a kötelező társadalombiztosítási díjak számításának helyességének megerősítése érdekében megköveteli a munkáltatótól az alapító és szervezeti dokumentumok benyújtását, beleértve a létszámtáblázatot is. Az FSS ezt is megköveteli az üzemi balesetek és foglalkozási megbetegedések elleni kötelező társadalombiztosítás biztosítási díjainak kiszámításának helyességének ellenőrzésekor.
A létszámtáblázat megléte a Nyugdíjpénztár számára is szükséges, amely a biztosított munkavállalók szolgálati idejére vonatkozó információk gyűjtése során erre a dokumentumra hivatkozik az intézmény szerkezeti részlegeinek megnevezésének és a munkaköri megnevezések megfelelésének megállapításához.
A létszámtáblázatot az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i N 69. sz. határozatával jóváhagyott, a munkafüzetek kitöltésére vonatkozó útmutató is említi. Az utasítások 3.1. pontja különösen megjegyzi, hogy a végzettséget jelző beosztás (munka), szakterület, szakma a szokásos módon a szervezet létszámrendjének megfelelően történik.
A fenti előírások alapján egy intézményben egyszerűen szükséges a létszámtábla. Vegye figyelembe, hogy egyes intézmények esetében a kötelező létszámtáblázatot közvetlenül a rendeletek határozzák meg:
— Az Orosz Föderáció Rendkívüli Helyzetek Minisztériumának 2008. szeptember 24-i, N 563 számú rendelete jóváhagyta a szükséghelyzeti minisztérium költségvetési és állami tulajdonú intézményei alkalmazottai személyzeti ütemtervének elkészítésére, koordinálására, jóváhagyására és nyilvántartására vonatkozó szabályokat és feltételeket. A Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma mentő katonai alakulatainak helyzete és civil személyzete;
— Az Orosz Föderáció 2010. december 3-án kelt, N 540 sz. Spetsstroy-rendelete meghatározza a Spetsstroy alá tartozó katonai alakulatok és szervezetek polgári személyi állományának létszámtervének elkészítésének, felülvizsgálatának, jóváhagyásának és nyilvántartásának eljárását és feltételeit, amelyeket költségvetési előirányzatok terhére tartanak fenn.

Személyzeti forma és az összeállítás szabályai

A T-3 számú személyzeti táblázatot az 1. számú határozat hagyta jóvá. Ez a nyomtatvány 10 oszlopot tartalmaz, és az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1999. március 24-i 20. számú határozata alapján „Az eljárás jóváhagyásáról” az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáit használva”, újak hozzáadhatók, de a meglévők nem törölhetők.
Megjegyzés: bár a jelen határozattal jóváhagyott formanyomtatványok tulajdonosi formától függetlenül a szervezetekre vonatkoznak, egyes költségvetési és kormányzati intézmények a tanszéki szabályzatban jóváhagyott formában készítik azokat. Például a Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma költségvetési és állami intézményeinek személyzeti táblázatot kell készíteniük az Orosz Föderáció Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma 2008. szeptember 24-i N 563 számú rendeletének 2. függeléke szerint.
Mindenesetre a dokumentum fejlécének kitöltése során nehézségek nem merülhetnek fel, ezért térjünk át közvetlenül az űrlap táblázatos részére.
Az 1. „Név” és a 2. „Kód” oszlop határozza meg a szervezet szerkezeti felosztását. A legtöbb különböző költségvetési szintből finanszírozott szervezet általában önállóan választja meg a strukturális részlegek nevét, az általánosan elfogadott koncepciók alapján. Általában először az adminisztráció szerkezeti részlegeit (igazgatóság, számviteli, személyzeti osztály, szervezési és jogi osztály stb.), majd a termelési részlegeket, végül a szerviz- és kisegítő részlegeket (igazgatási osztály, javítási szolgáltatások stb.) tüntetik fel. . Minden részleghez hozzá van rendelve egy kód, amely segít meghatározni ennek a részlegnek vagy csoportnak a helyét a szervezet általános struktúrájában (a 2. oszlopban van megadva).
A 3. „Beosztás (szak, szakma), beosztás, szakképesítési osztály (kategória)” oszlopba a beosztás (szak, szakma) megnevezését kell megadni. Megjegyezzük, hogy az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. §-a szerint, ha bizonyos pozíciókban, szakmákban, szakterületeken végzett munka kompenzációval és juttatással vagy korlátozások fennállásával jár, akkor ezen beosztások, szakmák vagy szakterületek neve és a képesítés a rájuk vonatkozó követelményeknek meg kell felelniük a képesítési segédkönyvekben meghatározott elnevezéseknek és követelményeknek. Különösen jelenleg még mindig használják a munkavállalók, alkalmazotti beosztások és tarifaosztályok összoroszországi osztályozóját OK 016-94, valamint a Szovjetunió Állami Munkaügyi Bizottságának határozatával jóváhagyott termelési, üzletek, szakmák és pozíciók listáját. és a Szakszervezetek Összszövetségi Központi Tanácsának Elnöksége 1974. október 25-én kelt N 298/P-22, amelynek foglalkoztatása kedvezményes öregségi nyugdíjra jogosít.

Tájékoztatásképpen. Ha például a személyzeti táblázat „vezető” pozíciót ír elő, és a munkavállaló forgalomirányítói feladatokat lát el, akkor elveszíti a kedvezményes öregségi nyugdíjhoz való jogát.

Emellett figyelembe kell venni a munkakörök, szakkörök és szakmák elnevezésének megállapítására vonatkozó szabályokat tartalmazó egyéb előírásokat is. Például az Orosz Föderáció Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériumának 2012. március 28-i N 278n számú rendelete alapján a plazmaközpont vezetőjének (vezetőjének) beosztásának megnevezése kiegészíthető a a „transzfuziológus” orvosi munkakör, figyelembe véve a szerkezeti egység profilját és az egészségügyi ágazatban felsőfokú és posztgraduális orvosi és gyógyszerészi végzettséggel rendelkező szakorvosok szaknómenklatúrája által biztosított szakterületet.
A helyi önkormányzati szerv létszámtáblázatának, az önkormányzat választási bizottságának apparátusának összeállításakor és jóváhagyásakor az Orosz Föderációt alkotó egységben az önkormányzati szolgálati beosztások nyilvántartásában szereplő önkormányzati szolgálati beosztások megnevezését kell használni. (A 2007. március 2-i N 25-FZ „Az Orosz Föderáció önkormányzati szolgálatáról” szóló szövetségi törvény 6. cikkének 3. szakasza).

Jegyzet! Ha az intézménynek meghatározott időre munkavállalót kell felvennie, akkor az ő beosztása is rögzítésre kerül a létszámtáblázatban. Ehhez módosítania kell az aktuális létszámtáblázatot, és a T-3 űrlap 10. „Megjegyzés” oszlopában meg kell adnia a pozíció bevezetésének időszakára vonatkozó információkat.

A 3. oszlop kitöltésének sorrendje minden egyes szerkezeti egység esetében egyedi, figyelembe véve az adott szervezet sajátosságait. Úgy gondoljuk azonban, hogy kényelmesebb hierarchikus sorrendben kitölteni: szerkezeti egység vezetője, helyettesek, főszakemberek, vezető szakemberek stb.
Az alkalmazotti egységek számát beosztás, szakma vagy szakterület szerint a 4. oszlop tartalmazza. Ez az oszlop tartalmazhat egész számokat - 1 (teljes munkaidős alkalmazottak esetén), valamint részmunkaidős számokat - 0,25, 0,5 stb. (részmunkaidős munkavállalók számára). Javasoljuk, hogy ez az oszlop ne csak a meglévő, hanem a betöltetlen állásokat is tükrözze, mivel új munkatársakat csak a létszámtáblázatban meghatározott nyitott pozíciókra lehet felvenni.
Vegyük észre, hogy a különböző költségvetési szintekből finanszírozott szervezetek létszámát a magasabb szintű szervezetek határozzák meg. Így a személyzeti normák:
- a szabadságvesztés formáját öltő büntetőjogi szankciókat végrehajtó intézmények (a büntetés-végrehajtási intézetek kivételével), valamint a különleges gazdasági tevékenységi feltételekkel rendelkező intézetek személyi állománya a bennük tartott elítéltek éves átlaglétszámának százalékában - jóváhagyta az Orosz Föderáció kormányának 1994.12.08-i N 922 rendelete;
- állami és önkormányzati kulturális és szabadidős intézmények és könyvtárak alkalmazottai - az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2011. szeptember 1-jei N 906 számú rendeletével jóváhagyva;
- az aneszteziológiai és újraélesztési csoport, az egészségügyi szervezet aneszteziológiai és újraélesztési osztályának egészségügyi és egyéb személyzetét - a minisztérium rendeletével jóváhagyott, a felnőtt lakosság aneszteziológiai és újraélesztési ellátásának rendje 2. és 5. számú melléklete tartalmazza. Az Orosz Föderáció Egészségügyi és Szociális Fejlesztéséről szóló 2011. április 13-i N 315n;
- pszichoneurológiai rendelő (pszichiátriai kórház ambulanciája), helyi pszichiáter rendelője, aktív ambuláns megfigyelő és ambuláns kötelező kezelési rendelő - jóváhagyva az Orosz Föderáció Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériumának május 17-i rendeletével, 2012 N 566n.
Egyes osztályok jóváhagyják a személyzeti létszám kiszámításának módszereit. Például ezt tette a Szövetségi Levéltári Szolgálat, amely a 2004. január 14-i 9. számú rendelettel jóváhagyta az állami levéltári intézmények megfelelő módszertanát.
Egyes intézményeknek a beosztások elnevezésének és számának meghatározásakor a tanszéki szabályzatban jóváhagyott, szabványos létszámtervre kell támaszkodniuk. Különösen az Orosz Föderáció Szövetségi Büntetés-végrehajtási Szolgálatának 2012. január 23-i N 24. sz. rendeletének 2. függeléke hagyta jóvá a büntetőjogi korrekciós szemle standard személyzeti ütemtervét (a büntetés-végrehajtási rendszer becslésének költségére fenntartva), amely szerint a Szövetségi Büntetés-végrehajtási Szolgálat területi szerveinek meg kell hozniuk az alárendelt bűnügyi javító-ellenőrzések létszámtervét.
Az 5. oszlopban „Díjszabás (bér) stb. a havi fizetést rubelben tüntetik fel a tarifakulcs (illetmény), a tarifatáblázat, a bevétel százalékos aránya, a nyereség részesedése vagy százaléka, a munkavállalási együttható (KTU), az elosztási együttható stb. a szervezet az Orosz Föderáció hatályos jogszabályainak, a kollektív szerződéseknek, a munkaszerződéseknek, a megállapodásoknak és a szervezet helyi előírásainak megfelelően (az Útmutató 1. szakasza).
Ennek az oszlopnak a kitöltésekor a leggyakoribb hiba a fizetési tartomány megállapítása, vagyis az azonos végzettségű munkavállalók eltérő fizetése. Ez helytelen: minden pozíciónak csak egy fizetése legyen. Az egyetlen kivétel az a helyzet, amikor a pozíciók különböző szerkezeti felosztásban vannak. Valamelyik alkalmazott számára magasabb fizetés megállapítása prémiumok vagy egyéb pótlékok megállapításával érhető el (Rostrud 2011.04.27. N 1111-6-1. sz. levele).
Vegyük észre, hogy a díjazás mértékének meghatározásakor figyelembe kell venni a hatósági és a tanszéki aktusokat. Például a munkavállalói szakmák fizetését és az állami futárszolgálat területi szervei és alárendelt szervezetei alkalmazottainak fizetését az Orosz Föderáció Állami Pénzügyi Szolgálatának 2008. augusztus 29-i N 262 rendelete állapítja meg.
A 6-8. oszlop a juttatásokat, ösztönzőket és kompenzációs kifizetéseket tartalmazza: kiegészítő kifizetéseket és kompenzációs jellegű juttatásokat, bónuszokat és egyéb ösztönző kifizetéseket. Azaz, ha a munkavállalók veszélyes munkakörülmények között végzik munkájukat, akkor ezen oszlopok egyikét „Veszélyes munkakörülmények között végzett munkáért járó pótlék” elnevezéssel kell ellátni, és alább jelezni kell ennek a pótléknak a konkrét összegét.

Tájékoztatásképpen. Az Orosz Föderáció kormányának 2008. november 20-i N 870 „A csökkentett munkaidő megállapításáról, az éves kiegészítő fizetett szabadságról, a nehéz munkát végző munkavállalók bérének emeléséről, a káros és (vagy) veszélyes és egyéb különleges munkakörülmények” az ilyen körülmények között munkát végző személyek számára a munkahelyi bizonyítvány eredménye alapján a normál munkakörülmények között végzett különféle munkákra megállapított tarifa (illetmény) legalább 4%-ának megfelelő béremelést garantálnak. .

A személyzeti táblázatban szereplő juttatások rubelben, százalékban vagy együtthatóban állíthatók be. Ha ez utóbbi mérete megváltozik, akkor a megfelelő oszlopokba kötőjeleket helyezhet, és a 10. „Megjegyzés” oszlopban hivatkozást készíthet a módosítást szabályozó dokumentumra. Például a Távol-Északon dolgozók százalékos bónusza az „északi” munkatapasztalataik hosszától függően változik. Ezért a létszámtáblázat kitöltésekor a „További befizetések” oszlopba kötőjelet lehet tenni (ha nincs más juttatás), a 10. oszlopban pedig hivatkozni lehet arra a vonatkozó jogszabályra, amely szabályozza a pótlékok megállapítását. százalékos béremelés a távol-északi alkalmazottak esetében. Ez lehetővé teszi, hogy ne módosítsa a személyzeti ütemtervet minden alkalommal, amikor az változik.
A 9. oszlop az egyes beosztásokhoz tartozó hivatali illetmény és pótlékok összegét tartalmazza. A 10. „Megjegyzés” oszlop pedig a legtöbb esetben üres marad, de vannak esetek, amikor ki kell tölteni. Ez azokra a munkavállalókra vonatkozik, akiknek nincs fix bérük – darabmunkásokra, munkaidőben dolgozókra stb.
Hogyan kell helyesen feltüntetni a munkavállaló órabérének összegét a létszámtáblázatban? A méretére vonatkozó feltételt az 5. oszlopban „Várammal (bérrel) stb.” tüntettük fel, amely az óradíjat tükrözi (___ rub./óra). Ugyanakkor a megjegyzéssel ellátott oszlopban ez szerepel: „Időalapú bérrendszer”, és a „Havi összesen, dörzsölje” oszlopban. meg kell adni azt a számot, amelyet a munkáltató által megállapított díj (___ rub./óra) és a havi átlagos munkaórák számának szorzatával kapunk.
Ha a munkavállalónak darabbére van, akkor azt feltételezzük, hogy az 5. oszlopban „Tarifa (fizetés) stb. dörzsölje”. kötőjelet kell tenni, és a 10-es „Megjegyzés” oszlopban tüntesse fel a „Drabbér/Drab-bónusz bérek” szöveget (attól függően, hogy a munkavállaló milyen bérrendszer szerint dolgozik), valamint hivatkozást kell adni az összeget szabályozó belső dokumentumra. (például a javadalmazásra vagy a javadalmazásra és anyagi ösztönzőkre vonatkozó szabályozások).
A táblázat alján egy „Összesen” sor található. A 4. oszlop „Személyzeti egységek száma” és a 9. „Havi összesen, dörzsölés” oszlop szerint kell kitölteni. Az összesített létszámot a létszámtáblázat tetején a „Létszám mennyiségben” sorban kell feltüntetni. A 9. oszlopban szereplő végösszeg a szervezet béralapját jelenti, és felfelé (hétvégi munkavégzés vagy túlóra esetén) vagy lefelé (ha az alkalmazottak betegszabadságon, saját költségükön szabadságon stb.) változhat.
A személyzeti táblázat több lapból is állhat. Az aláírók csak a megfelelő sor utolsó lapján írnak alá. Ha minden egyes lapot alá kell írni, a nyomtatvány aláírásra szolgáló sorokkal egészül ki. Ez az eljárás alkalmazható abban az esetben is, ha a fióktelep létszámtáblázatát az anyaszervezettől külön-külön jóváhagyják.

A létszámtáblázat jóváhagyásának és módosításának eljárása

A létszámtáblázatot főszabályként a szervezet vezetője vagy az általa meghatalmazott személy által aláírt végzéssel (utasítással) hagyják jóvá. Ezt az Útmutató tartalmazza. A megrendelés adatait - dátumot és számot - a bizonylat fejlécében a külön erre szolgáló sorokba kell beírni. Felhívjuk figyelmét, hogy a szabályzat külön eljárást írhat elő a létszámtáblázat jóváhagyására. Így az Orosz Föderáció Rendkívüli Helyzetek Minisztériuma költségvetési és kormányzati intézmények alkalmazottai, valamint a mentő katonai egységek polgári személyi állománya személyzeti ütemtervének jóváhagyására vonatkozó eljárás 10. pontja alapján a kidolgozott létszámterveket jóváhagyásra és nyilvántartásba vételre benyújtják. :
- állami intézmények (kivéve a központi alárendeltségű állami intézmények, a Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma Állami Tűzoltóság területi osztályai és a Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma Kishajók Állami Felügyelősége) - a polgári védelmi regionális központok vezetői, vészhelyzetek és katasztrófaelhárítás;
- központi alárendeltségű kormányzati intézmények - az Orosz Föderáció polgári védelemért, rendkívüli helyzetekért és katasztrófaelhárításért felelős miniszterhelyettesének, a Rendkívüli Helyzetek Minisztériuma Szervezeti és Mobilizációs Osztályán keresztüli alárendeltség szerint;
- a Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma Állami Tűzoltóságának területi osztályai és a Vészhelyzetek Minisztériuma Kishajók Állami Felügyelősége - a Sürgősségi Helyzetek Minisztériumának fő osztályainak vezetői az Orosz Föderációt alkotó egységekben.
Ezen túlmenően, ha megállapítást nyer, hogy a jóváhagyásra és nyilvántartásba vételre benyújtott létszámtáblázatokban olyan beosztásokat és szakmákat vezetnek be, amelyek nem szerepelnek a létszámjegyzékben vagy a létszámszabványban, helytelenül kerültek megállapításra a hatósági fizetések (tarifakulcsok), vagy egyéb hiányosságokat állapítanak meg, a nyilvántartásba vétel. A személyzeti táblázatokat csak ezeknek a jogsértéseknek a megszüntetése után hajtják végre (22. o. Eljárás a költségvetési és kormányzati intézmények alkalmazottai, valamint az Orosz Föderáció Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma mentő katonai egységeinek polgári személyzetének személyzeti ütemterveinek jóváhagyására).
Felhívjuk figyelmét, hogy a létszámtáblázatok nyilvántartása úgy történik, hogy a jobb felső sarokban feltüntetik az ütemezést a létszámnyilvántartásban szereplő számról, a regisztrált állások számáról és a fizetési alapról. A nyilvántartásba vételt és a létszámnyilvántartásba való felvételt követően a nyilvántartott beosztások (első példányok) a tulajdonuk szerint visszakerülnek.
Ami a létszámtáblázat módosításait illeti, az is a szervezet vezetőjének, vagy az általa meghatalmazott személynek a parancsára (utasítására) történik. A változtatások során felmerülhet a kérdés: kell-e ezeket egyeztetni a szakszervezeti szervvel? Találjuk ki. Art. alapján Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke értelmében a munkáltatók a munkajoggal összhangban saját hatáskörükön belül munkajogi normákat tartalmazó helyi előírásokat fogadhatnak el. Azonban bizonyos esetekben, amelyeket a Munka Törvénykönyve, más szövetségi törvények és az Orosz Föderáció egyéb szabályozási jogi aktusai, kollektív szerződések, megállapodások állapítanak meg, a munkáltatónak a helyi szabályozás elfogadásakor figyelembe kell vennie a munkavállalók képviselő-testületének véleményét. ha van ilyen).
A létszámtábla egy helyi szabályozási aktus, amely nemcsak a szerkezeti egységeket, a beosztások, szakterületek, szakképzettséget megjelölő szakmák megnevezését, a létszámra vonatkozó információkat, hanem a fizetések (tarifakulcsok), a pótlékok és juttatások összegét is tartalmazza. És az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 135. cikke értelmében a javadalmazási rendszereket, beleértve a tarifák nagyságát, a fizetéseket (hivatalos fizetések), a kiegészítő kifizetéseket és a juttatásokat, többek között helyi szabályozás állapítja meg. Mivel a létszámtáblázat a megállapított eljárási rend szerint megkötött kollektív szerződés főbb rendelkezéseit vagy a bérekre vonatkozó szabályokat tükrözi, amelyeket a munkavállalók képviselő-testületének véleményének figyelembevételével fogadtak el, a létszámtáblázat jóváhagyásakor nem kell figyelembe venni. a szakszervezet véleménye.
Ha azonban a kollektív szerződés vagy szerződések előírják a helyi szabályozás elfogadását a munkavállalók képviseleti testületével egyetértésben, akkor kötelező a személyzeti táblázat egyeztetése a szakszervezettel (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 8. cikkének 3. része). ).
Néhány intézmény létszámtáblázatának jóváhagyása után megállapítást nyert a nyilvántartásba vételük szükségessége. A regisztráció úgy történik, hogy a címlap jobb felső sarkában fel kell tüntetni, hogy ez a létszámtábla milyen számmal van nyilvántartva a létszámnyilvántartásban, a nyilvántartott állások létszáma és a béralap (tarifatarifa).
Szükséges-e az intézmény bélyegzőjét ráhelyezni a T-3 nyomtatványra? Nem, az egységes formanyomtatvány nem írja elő a jóváhagyott létszámtáblázat bélyegzését.

Személyzet a fiókokban

Kezdjük azzal, hogy a fióktelep nem jogi személy, így nem lesz munkáltatója a munkavállalók számára. Mivel a kirendeltségek, akárcsak az osztályok, ágazatok vagy más részlegek, egy intézmény szerkezeti részei, a létszámtáblázat részenkénti elkészítése (külön az anyaszervezet és a fiókok beosztásaira) helytelen, mert a létszámtábla formalizálja az intézmény szerkezetét. az egész szervezet.
A fiókvezetők azonban továbbra is megkaphatják a fióki létszámtáblázat jóváhagyásának jogát, és akkor saját ütemtervük lesz. Ilyen jogosultság megadása esetén a „Szervezet neve” oszlopban nem a fióktelep, hanem az anyaszervezet nevét kell feltüntetni a jogszabályi dokumentumoknak megfelelően. A „Strukturális felosztás” oszlopban megjelenik az ág neve, ami lényegében az. A helyi szabályozásban pedig ajánlatos előírni egy eljárást az információátadásra (például a fióktelep létszámtáblázatának hiteles másolatának vagy az abból készült kivonatnak az anyaszervezethez történő átadásával).

Szavatossági idő

Az állami szervek, önkormányzatok és egyéb szervezetek tevékenysége során keletkezett dokumentumok tárolási idejét az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i N 558-as rendeletével jóváhagyott szabványos kezelési archív dokumentumok listája határozza meg. Az említett lista 71. pontjának „a” alpontja előírja, hogy a szervezetek létszámtáblázatait és azok módosításait a fejlesztés és jóváhagyás helyén tartósan tárolják.
Előfordul, hogy az intézmények létszámtáblázat-tervezeteket készítenek a strukturális egységek számára, amelyeket aztán egyetlen intézményi létszámtáblázatba állítanak össze. Az ilyen projekteket is meg kell őrizni, de csak öt évig (A szabványos kezelési archív dokumentumok jegyzékének 72. pontja).
A projektek kidolgozása mellett lehetőség van levelezést folytatni egy adott pozíciónak az osztály struktúrájába való felvételéről stb. Az ilyen levelezés tárolási ideje még rövidebb, és három év - a szabványos kezelési lista 73. levéltári dokumentumok.