Годовой отчет составлен и сдан, первый квартал закрыт. Самое время наверстать упущенное и подтянуть те участки учета, которые остались в списке грядущих дел.

Зачем это нужно?

Большинство главных бухгалтеров игнорируют или совсем скупо отражают информацию на забалансовых счетах. Безусловно, любой учет - это трудоемкий процесс, требующий времени, сил и затрат других ресурсов (в том числе денежных). И ведение бухучета не должно превратиться в компании в учет ради учета. Основная задача - контроль за имуществом/обязательствами компании и предоставление информации по ним руководителям. При этом должно соблюдаться главное правило - затраты на учет не должны быть больше, чем польза от него. Постановка и ведение забалансового учета в компании должны быть осуществлены в первую очередь с учетом этого правила.

В учете коммерческих организаций с конца 2000 года в забалансовых счетах изменений не происходило. Счетов, согласно типового плана счетов как было 11, так и осталось. А вот у коллег, работающих в бюджетной сфере, этот раздел учета ежегодно меняется и разрастается на глазах. На сегодняшний день бюджетники используют для ведения забалансового учета счета с 01 по 42. Кстати, именно в бюджетном учете можно подсмотреть методологию по некоторым участкам для своей компании. Например, если правила работы не определены для коммерческого учета и оставлены на откуп главного бухгалтера при составлении учетной политики.

У вас наверняка созрел вопрос - зачем это нужно главному бухгалтеру коммерческой организации и причем тут бюджетники? У тех компаний, деятельность которых не связана с жестким регламентом по ведению забалансового учета (например, комиссионная торговля), с первого взгляда, действительно, отсутствует необходимость в забалансовом учете. Это не так.

Во-первых, главные бухгалтеры, которые проходили аудиторскую проверку знают, что без должного состояния забалансового учета заключение аудиторов не будет идеальным.

Прямой ответственности за отсутствие забалансового учета нет. Зато есть административная ответственность за неотражение информации в учете по показателям, если они скрывают не менее, чем 10% значения. Штраф будет по ст. 15.11 КоАП РФ.

Во-вторых, в последнее время наметилась тенденция, что налоговики с особым пристрастием проверяют ведение забалансового учета. И это логично, их проверяет государство и ежегодно усиливает контроль по забалансовым счетам. Налоговики по аналогии со своими проверками по накатанным дорожкам начинают делать схожие запросы с поправкой на коммерческий учет.

От фискалов можно получить самые разнообразные вопросы. Где в балансе отражается помещение, в котором работают ваши сотрудники? Если его нет в учете, получается, что ваши сотрудники сидят на улице или работают из дома? А если нет в учете помещения, то как можно принимать в расходы по налогу на прибыль затраты по аренде? Нет имущества в балансе - нет расходов. Дальнейшие оправдания и возражения уже будут в судебном порядке. Сложившаяся судебная практика по вопросам забалансового учета не всегда на стороне налогоплательщиков.

В-третьих, ведение забалансового учета позволяет сблизить бухгалтерский и управленческий учет.

Руководство любит задавать бухгалтеру вполне логичные вопросы. Ноутбук, стоимостью менее 40 тысяч рублей не отражен в учете, так как он был списан в материалы, а потом на затраты. Значит ноутбук более не принадлежит компании и любой сотрудник может забрать его домой? Покупка пакета офисных программ была произведена несколько лет назад, а после того как она ушла со счета расходов будущих периодов в учете этой лицензии не стало. Но руководство хочет видеть количество и сроки этих лицензий в балансе.

С чего начать?

Для постановки забалансового учета необходимо определиться с кругом тех активов и обязательств, которые компания решит учитывать за балансом.

Правила ведения на забалансовых счетах должны быть утверждены в учетной политике. В идеале к учетной политике составляются корпоративные учетные принципы, в том числе, по забалансовым счетам.

Например, вводится корпоративный учетный принцип «Учет на забалансовых счетах», утвержденный главным бухгалтером компании. Где будет подробная инструкция для бухгалтера на данном участке по отражению информации за балансом.

Стартовой точкой для отражения информации в забалансовом учете является инвентаризация и подготовка соответствующих документов. Оформляется приказ, делается инвентаризация активов и обязательств, подлежащих отражению за балансом. На основании сличительной ведомости информация вводится в учет.

Напомню, что данные за балансом отражаются внесистемно. Поступление - по дебету, списание - по кредиту. Кредитового остатка, соответственно, на забалансовом счете быть не может. При этом данные на забалансовых счетах на сумму баланса влияния не оказывают. При составлении отчетности информация об имуществе за балансом отражается в Пояснениях. Каждая операция по забаласовым счетам должна быть документально подтверждена. А правила инвентаризации активов и обязательств распространяются и для забалансовых счетов.

Что обычно учитывается?

Предлагаю рассмотреть наиболее часто встречающиеся активы и обязательства, которые находят место для отражения за балансом. Данный перечень не является руководством к действию. Это наиболее распространенные ситуации, которые бывают у большинства компаний.

Счет 001 «Арендованные основные средства»

А) Отражаем помещения, которые арендуем. Основанием для отражения является акт приема-передачи помещения, который подписывается при заключении договора. Чаще всего информации о стоимости помещений в договоре нет. Можно запросить у арендодателя данные о стоимости, но скорее всего вы получите отказ. Смысла заказывать оценщика за деньги в данном случае нет, можно использовать условную оценку. Например, 1 руб. за каждый арендованный квадратный метр. Главное - прописать правила условной оценки в учетной политике или корпоративных учетных принципах.

Б) Имущество, переданное вместе с арендуемыми помещениями, согласно акта приема-передачи. Это могут быть кондиционеры, жалюзи, столы, шкафы и т.д.

В) Напольные кулеры, полученные от поставщиков за плату или бонусом полученные к воде, потребляемой в бутылях 18,9 л. Учет ведется по акту о приеме-передачи оборудования в момент получения кулера от поставщика. В этом акте, как правило, указывается залоговая стоимость, по которой кулер отражается за балансом.

Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Чаще всего здесь учитываются бутыли 18,9 л для кулера. В день привоза воды поставщик, кроме стандартной накладной прилагает приходную накладную на бутыли и расходную (или комбинированный вариант). Залоговая стоимость бутылей может быть указана либо в этих приходных-расходных накладных, либо в договоре.

Еще один наиболее часто встречающийся пример того, что учитывается на счете 002 - это коврики, которые принадлежат клининговой компании. Эти коврики регулярно меняются на основании актов приемки-сдачи.

Счет 006 «Бланки строгой отчетности»

Обычно БСО учитываются в условной оценке, а количество подлежащее отражению в учете, определяется методом прямого счета.

Типовые операции, которые учитываются на счете 006:

Чековые книжки, полученные организацией от банка;

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;

Абонементы, подлежащие выдаче;

Чистые бланки дипломов и удостоверений.

Менее тривиальные варианты использования счета 006:

Исполнительные листы на сотрудников (по которым уплачиваются алименты);

Больничные листы (те, что принесли сотрудники после закрытия больничного);

Учредительные документы (ИНН, ОГРН, листы записи и т.д).

Полезность данного учета заключается в возможности отслеживания ответственных лиц за хранение данных документов.

Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается списанная дебиторка. Срок отражения на счете - в течение 5 лет. Основанием для отражения в учете будет бухгалтерская справка и приказ о списании задолженности.

Счет 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»

Полученные гарантии, после получения документа, например, от банка, подтверждающего эти гарантии, должны быть отражены на счете 008. Чаще всего с банковскими гарантиями сталкиваются компании, у которых покупателями являются государственные компании.

Счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»

В случае, когда наша компания является поручителем - данная информация должна быть отражена по счету 009, в сумме данного поручительства. Основанием для отражения информации в учете будет договор.

Что обычно не учитывается?

После того как перечень типовых забалансовых счетов, утверждённых приказом 94н, закончился, компания может внести в рабочий план счетов свои забалансовые счета. Не забываем, что данные нововведения должны быть соответствующе оформлены в учетной политике. Предлагаю посмотреть возможные варианты использования дополнительных счетов.

Номер счета	Наименование счета	Что учитывается	Примеры отражения
012	Нематериальные активы, полученные в пользование по лицензионным (сублицензионным) договорам	Любые неисключительные права	А) Компания купила право на использование шрифта Б) Приобретение антивирусника В) Покупка программы для ведения учета
013	Корпоративные карты
013.1	Карты корпоративного клиента	Оформленные на сотрудников карты	А) Карта, которую оформляет магазин оптовой торговли для возможности совершения покупок Б) Карта в фитнес-клуб, оплаченная компанией В) ДМС полис, выданный сотруднику за счет компании
013.2	Топливные карты	Действующие топливные карты, выданные сотрудникам	Карты, дающие возможность заправки автомобилей
013.3	Пропуска	Электронные карты доступа сотрудников к рабочему месту	Пропуска, выданные сотрудникам
014	Материально-производственные запасы (срок полезного использования более 12 мес)
014.1	Инвентарь и хозяйственные принадлежности	Мебель и офисное оборудование, используемое сотрудниками, которое не учитывается в составе ОС на счете 01	Столы, стулья, ноутбуки, компьютеры, принтеры
014.2	Печати и штампы	Ответственные расписываются в журнале учета печатей и штампов	Факсимиле, печати, оттиски
014.3	Канцтовары	Канцтовары, списываемые со счета материалов, которые служат более 12 месяцев	Калькуляторы, дыроколы, брошюраторы
014.4	Rutoken, USB-ключи	Носители, содержащие ЭЦП	Ключи для банк-клиента, сдачи отчетности в электронном виде, доступа к электронным площадкам
014.5	Флеш-носители	Носители, предназначенные для записи	Съемные жесткие диски и флешки
015	Арендованные телекоммуникационные ресурсы
015.1	Доменные имена	Арендуемые компанией доменые имена	Наименования доменов
015.2	Городские телефонные номера	Список номеров, полученных компанией в пользование	Реестр номеров
015.3	Мобильные телефонные номера	Аналогично 015.2	Аналогично 015.2
015.4	Социальные сети	Список социальных сетей, официально имеющих аккаунт	Список в виде реестра
015.5	Электронные адреса	Список почтовых адресов, сформированных для пользования компании	Реестр рабочих e-mail
016	Периодические издания для пользования
016.1	Печатные периодические издания для пользования	Приобретаемый компанией библиофонд	Вестники, приобретаемые в случаях, когда необходима публикация объявлений о событиях в компании
016.2	Электронные периодические издания для пользования	Доступ компании к электронным журналам	Подписка на электронную версию журнала

Из таблицы видно, что в зависимости от поставленных задач и специфики компании, перечень счетов за балансом может разрастаться. Получаемая информация по забалансовым счетам позволяет руководству искать резервы. А сам забалансовый учет можно использовать как бюджетный инструмент усиления контроля за имеющимися ресурсами.

действующее законодательство о бухгалтерском учете предусматривает необходимость отражения за балансом (на счете 007) любой дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности должников (см. ниже План счетов и Инструкция по его применению). Поэтому на забалансовом сете 007 следует отражать, в том числе, и списанную дебиторскую задолженность сотрудников и списанную дебиторскую задолженность по налогам.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух»

Организация должна своевременно списывать безнадежную задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете .

Случаи возникновения дебиторской задолженности

В бухучете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отразите проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм. Если в течение года сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, разницу отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании разницы сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, нереальных для взыскания, не является аннулированием задолженности. Поэтому в течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 007
– отражена списанная дебиторская задолженность.*

В течение этого периода следите за возможностью ее взыскания при изменении имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94Н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»

Счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов"

Счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" предназначен для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности должников. Эта задолженность должна учитываться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.*

На суммы, поступившие в порядке взыскания ранее списанной в убыток задолженности, дебетуются

Как организации учесть технологическое, энергетическое и производственное оборудование, которое требует монтажа и предназначено для установки в строящихся или реконструируемых объектах?

Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению для обобщения информации о наличии и движении такого оборудования предназначен активный синтетический счет 07 «Оборудование к установке» ().

На этом счете учитывается также оборудование, которое вводится в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам, к полу, междуэтажным перекрытиям и прочим несущим конструкциям зданий и сооружений, а также комплекты запчастей такого оборудования.

Счет 07 или 08 «Вложения во внеоборотные активы»?

Если оборудование не требует монтажа, то на счете 07 оно не учитывается. Затраты на приобретение такого оборудования собираются непосредственно на счете 08 (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Примерами объектов, для которых счет 07 не используется, являются:

• транспортные средства;
• свободно стоящие станки;
• строительные механизмы;
• сельхозмашины;
• производственный инструмент;
• измерительные и другие приборы;
• производственный инвентарь.

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Приобретено оборудование к установке	07	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражены расходы подотчетного лица, связанные с приобретением оборудования к установке		71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Получено оборудование в качестве вклада в уставный капитал		75 «Расчеты с учредителями»
Получено безвозмездно оборудование к установке		98 «Доходы будущих периодов»
Оборудование передано в монтаж	08	07
Списана учетная стоимость проданного оборудования	91 «Прочие доходы и расходы»
Отражена выявленная в результате инвентаризации недостача оборудования к установке	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Счет Бухгалтерского Учета 007 Списанная В Убыток Задолженность Неплатежеспособных Дебиторов Словарь бизнес-терминов

СЧЕТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 007 "СПИСАННАЯ В УБЫТОК ЗАДОЛЖЕННОСТЬ НЕПЛАТЕЖЕСПОСОБНЫХ ДЕБИТОРОВ" - счет, предназначенный для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности источников. Эта задолженность должна учитываться за балансом в течение 5 лет с момента списания для… … Словарь бизнес-терминов

СЧЕТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 007 СПИСАННАЯ В УБЫТОК ЗАДОЛЖЕННОСТЬ НЕПЛАТЕЖЕСПОСОБНЫХ ДЕБИТОРОВ, ЗАБАЛАНСОВЫЙ - счет, предназначенный для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности источников. Эта задолженность должна учитываться за балансом в течение 5 лет с момента списания для… … Большой экономический словарь

Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи,… … Бухгалтерская энциклопедия

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за: полученные товарно материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление … Бухгалтерская энциклопедия

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно хозяйственные и прочие расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными … Бухгалтерская энциклопедия

Счет 20 «Основное производство» предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция (работы, услуги) которого явилась целью создания данной организации. В частности, этот счет используется для учета затрат: по выпуску… … Бухгалтерская энциклопедия

Счет 98 «Доходы будущих периодов» предназначен для обобщения информации о доходах, полученных (начисленных) в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, а также предстоящих поступлениях задолженности по недостачам, выявленным в … Бухгалтерская энциклопедия

Счет 23 «Вспомогательные производства» предназначен для обобщения информации о затратах производств, которые являются вспомогательными (подсобными) для основного производства организации. В частности, этот счет используется для учета затрат… … Бухгалтерская энциклопедия

Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» предназначен для обобщения информации о расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и обязательному медицинскому страхованию работников организации. К счету 69 «Расчеты… … Бухгалтерская энциклопедия

«Оборудование к установке» предназначен для различного оборудования, требующего монтажа. Монтаж — это сборка оборудования из формирующих частей, запчасти к этому оборудованию, прикрепление к несущим конструкциям и т.д. Счет используется в основном в строительных организациях.

Основные корреспонденции счета:

В работы по монтажу входят:

• сборка и установка оборудования на месте постоянной эксплуатации;
• технологическая подводка (воды, воздуха, монтаж кабелей и электропроводов и т. д.);
• проверка оборудования;
• изоляция и покраска;
• и т. д.

Оборудование может быть производственным, или энергетического, технологического характера и т. п. Главный признак такого оборудования — невозможность принять его в эксплуатацию без сборки (подключения, настройки). Все затраты по доставке, хранению, наладке и т. д. тоже учитываются на счете для определения фактической себестоимости оборудования.

Оборудование, не требующее сборки, нельзя учитывать на счете.

Принятие к учету от поставщиков

Пример

ООО «Альянс-Строй» приобрело оборудование стоимостью 2006000 рублей, в том числе НДС 306000 рублей. Для монтажа оборудования заключен договор подряда с ООО «АльфаПроект», стоимость работ составила 318000 рублей, в том числе НДС 48000 рублей.

Проводки

Бухгалтер ООО «Альянс-Строй» сделал проводки:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма	Документ
	60	Поступило оборудование, требующее монтажа	1700000	Счет-фактура
19	60	Отражена сумма НДС предъявленного	306000	Счет-фактура
68	19	НДС принят к вычету	306000	Книга покупок
08		Оборудование передано в монтаж	1700000	Акт приема-передачи ОС-15
08	60	Включены в стоимость монтажные работы	270000	Бухгалтерская справка
19	60	Сумма НДС, предъявленного подрядчиком	48000	Счет-фактура
68	19	НДС принят к вычету	48000	Книга покупок
60		Оплата по договору подряда и с поставщиком оборудования(2006000+318000)	2324000	Платежное поручение
01	08	Оборудование принято к учету как ОС(1700000+270000)	1970000	Бухгалтерская справка

Принятие к учету как вклад в уставный капитал

Оборудование, которое учредитель вносит в качестве , учитывается операцией Дт — Кт 75 «Расчеты с учредителями».

Выбытие оборудования

Иногда случается, что оборудование выбывает еще до передачи в монтаж. Например, из-за его кражи, порчи, передачи и т.д.

Выбытие вследствие технической непригодности

ООО «Альянс-Строй» оприходовало на счете техническое устройство стоимостью 10000 (без НДС). Устройство было украдено со склада, о чем составлен акт. В этом случае создаются проводки:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма	Документ
		Стоимость оборудования списана на недостачу	10000	Акт списания

Выбытие вследствие продажи

ООО «Альянс-Строй» после оприходования на Разумеется, возмещение налога возможно только для оборудования, используемого в деятельности, облагаемой НДС. То есть, если организация совмещает деятельность по основной системе налогообложения с ЕНВД, принять к возмещению НДС можно только по оборудованию, приобретенному для ОСНО.