«В первую очередь нужно делать либо самые важные дела, либо те, которые тормозят действия других людей

Инна Иголкина, бизнес-тренер www.timesaver.ru

Кто в Вашем понимании организованный и эффективный человек?

— Организованный эффективный человек - это такой человек, который успевает сделать все главные дела вовремя. Очень часто люди путают понятие «эффективность» с понятием «быстрота». Можно не бегать сломя голову по офису, но в то же время быть эффективным. Например, если секретарь несет чашку кофе важному гостю, то делать это надо аккуратно и элегантно. Эффективность - это результат, деленный на затраты. Поэтому в каждом отдельном деле желательно понять, в чем эта эффективность заключается, определить минимально необходимый уровень качества и постоянно его удерживать. Например, если в компании действует стандарт того, что каждому позвонившему отвечают не позднее чем после трех гудков, легко проверить, было ли это правило соблюдено или нет. Эффективный человек не только соблюдает правила, но и сам их задает и стандартизирует, а также помогает делать это другим.

Каких личностных и деловых качеств недостает секретарям (ассистентам руководителей), а чего в избытке?

— Всех первоклассных помощников руководителя объединяет одно - они являются настоящими профессионалами своего дела. Что это означает? Они решают практически любые вопросы, в том числе те, которые обычные люди считают неразрешимыми. Некоторым секретарям не хватает умения найти общий язык со сложным руководителем: вовремя промолчать, «переждать бурю», успокоить, иногда просто налить чашку чая или кофе в нужный момент.

Примерно 20 % секретарей почему-то стесняются такой банальной вещи, как принести чай или кофе. Некоторые считают это ниже своего достоинства. Обычно это сильно мешает работе, т. к. гордыня редко когда приводит к успеху, особенно в профессии, связанной с постоянным общением с людьми. Иногда коммуникабельность становится «камнем преткновения» - если она слишком сильно развита, то девушке бывает сложно прекратить разговор (девушки в профессии работают чаще, чем юноши). Недостаточное умение общаться вообще малосовместимо с профессией, но изредка оно тоже встречается.

Самое необходимое для помощника руководителя качество - умение настоять на своем, заставить сотрудников выполнять указания начальника, даже если сотрудники не хотят это делать и пытаются переложить работу на самого помощника.

Иногда в избытке бывает желание помочь. Ассистент руководителя должен постоянно проводить границы между собой, своими интересами и другими людьми. Если этого не делать, то со временем эти границы либо совсем стираются (и у секретаря не остается личной жизни, возможности отдохнуть и восстановить свои силы), либо заходят дальше, чем это бы хотелось (возникают отношения, выходящие за рамки рабочих). Даже такое простое и позитивное качество, как участливость, может привести к тому, что какой-нибудь пенсионер будет часами «висеть на телефонной трубке» и жаловаться на свою жизнь, если у него есть шанс выпросить какие-то материальные блага у организации, отнимая время, необходимое для выполнения другой работы.

Ваши советы по выстраиванию отношений с непосредственным руководителем и коллегами. Что не стоит делать никогда и ни в каком случае?

— Главный актив помощника руководителя - это доверие его непосредственного начальника. Иногда ассистенту руководителя приходится делать нелегкий выбор: кому ассистент больше предан - компании или непосредственно человеку. Желательно, чтобы отношения с руководителем строились на взаимном доверии и возможности задавать вопросы в случае необходимости. Доверие не приходит само собой. Необходимо ежедневно доказывать, что вы его достойны, и тогда зона вашей ответственности будет постепенно расширяться.

Помощник руководителя (секретарь, ассистент) обычно владеет огромным количеством информации. С одной стороны, эту информацию необходимо дозированно передавать (это и составляет смысл работы), с другой стороны, часть информации должна быть сохранена в тайне. Сотрудники обычно знают, что именно помощник руководителя «имеет доступ к телу», поэтому пытаются манипулировать помощником руководителя - просят подписать бумаги в неурочное время, раскрыть какую-то информацию, которая не должна разглашаться и т. д.

Ни в коем случае помощник руководителя не должен делать чего-либо, что подорвет доверие руководителя к нему. Все остальное, возможно, простят, но если случится это, то практически единственный выход - увольнение. Или восстановление доверия, но это очень сложный и длительный процесс. Еще одна вещь, которую нельзя делать, - нарушать интересы той компании, в которой работаешь. Иногда это случается по недомыслию, неумению предвидеть все возможные последствия, казалось бы, простого дела.

Что касается коллег, с одной стороны, желательно, чтобы отношения с ними были дружескими (это упрощает работу и делает ее более приятной), с другой стороны, нельзя допускать панибратства. Помощник руководителя обычно держится немного в стороне от остального коллектива, потому что прежде всего он помогает самому руководителю и лишь потом, по мере возможности - всем остальным. Это создает определенную дистанцию, которую необходимо уметь соблюдать.

Как доложить шефу о проблеме (в какой момент, лично, по телефону, письменно и пр. и кто это должен делать)? Что больше всего раздражает руководителей?

— Если проблема срочная и важная, то лучше всего доложить лично и как можно быстрее. Если же проблему можно решить без непосредственного участия руководителя, то желательно именно так и сделать. Больше всего руководителей раздражает паника секретаря по какому-нибудь незначительному поводу. В идеале желательно докладывать об уже решенных проблемах (если, конечно, они не выходят на такой уровень, когда вмешательство самого руководителя неизбежно). Еще руководителей раздражает, когда кто-то из сотрудников начинает вместо работы выяснять отношения между собой, перекладывать на кого-то вину и т. д. В идеале поручение, которое дает руководитель, должно быть выполнено четко и в срок. Если этого не случилось, то форму, в которой будет сообщено о проблеме, необходимо выбирать исходя из ситуации. Если руководителя нет на месте, а вопрос срочный, то руководителю сообщают об этом по телефону. Обычно сообщение дублируется в письменном виде - например, по электронной почте (чтобы потом в случае необходимости это письмо можно было поднять и проверить). Если есть человек, ответственный за данный участок работы, то этот человек тоже может напрямую сообщить о проблеме начальнику, однако некоторые руководители предпочитают, чтобы общение шло через секретаря, это дает возможности отложить ответ и некоторые другие.

Что в общении с шефом необходимо выводить «за кадр» (эмоции, жесты, какие-то интонации+)?

— В идеале помощник руководителя - это человек всегда позитивный, энергичный, выспавшийся, стрессоустойчивый и т. д. Однако в реальности таких людей практически не существует. Поэтому, если вас что-то вывело из себя, желательно не показывать это на людях. Существуют специальные методики стресс-менеджмента, которым желательно обучиться.

Работа руководителя обычно и так довольно напряженная, и чаще всего ему не хочется слышать о ссорах между разными сотрудниками. Большинству руководителей не нравится, когда секретарь плачет или оправдывается. Лучше просто стоять и молчать, не делая никаких жестов или движений.

Отдельный разговор - про интонации. В русском языке они могут полностью изменить смысл того, что вы хотите сказать. Поэтому, если необходимо сообщить о чем-то крайне важном и неприятном, - если есть возможность, лучше сначала потренироваться, можно даже записать себя на видео и посмотреть дома вместе с кем-то из домашних, что получилось. Отрабатывайте свою мимику, жесты и голос, это очень помогает стать настоящим профессионалом.

Какие типажи руководителей Вы бы вывели? А секретарей? Кому противопоказан данный вид деятельности?

— Есть несколько типов руководителей.

1. Первый (идеальный), к счастью, иногда встречается в природе, но не так часто, как хотелось бы секретарям. Идеальный руководитель всегда четко дает задание, сам следит за его выполнением, не ругает, если секретарь с чем-то не справилась, готов отправить своего помощника на повышение квалификации, если чувствует в этом необходимость, периодически самостоятельно повышает зарплату. Иногда - даже говорит комплименты.

2. Руководитель обыкновенный. Обладает некоторыми недостатками (которые обычно можно простить). Эти недостатки они с помощником обычно скрывают от других сотрудников. Например, может быть сентиментален или, наоборот, временами выходит из себя и кричит, а в остальное время ведет себя обычным образом. Может назначить встречу важному клиенту и забыть о ней. Иногда требует от помощника невозможного.

3. Руководитель-тиран. Это противоположность идеальному руководителю. Работать с руководителем-тираном тяжело, но некоторым помощникам, как ни странно, это нравится, несмотря на все неудобства.

Типы секретарей и помощников руководителя.

1. Идеальный помощник руководителя. Всегда помнит все, что ему поручили. В любых ситуациях находит выход, даже если никто другой уже не верит, что этот выход существует. Решает любые, даже самые сложные дела. В природе встречается редко.

2. Секретарь с особенностями. Обладает какой-либо особенностью, которая может быть непонятна другим сотрудникам, но на которую руководитель «закрывает глаза». Обычно это специалист, занимающийся узкой профессиональной деятельностью, например аналитикой или устройством личных дел руководителя.

3. «Никудышный» помощник. Такие на работе обычно долго не держатся, их рано или поздно увольняют. Отличаются тем, что делают свою работу с недостаточным уровнем качества, не умеют наладить долгосрочный контакт с руководителем (или с коллективом, или и то и другое вместе).

Между этими тремя типами руководителей и помощников можно описать множество «промежуточных» типов. В руководители обычно идут те люди, которые готовы взять на себя большую ответственность. Если этого нет - то лучше не идти в начальники или владельцы бизнеса, а оставаться наемным сотрудником.

В помощники или секретари обычно идут те, кому нравится общаться с людьми (это одно из основных требований к соискателю). Если сама мысль об общении неприятна - лучше найти другую работу - например, связанную с машинами, механизмами или обработкой информации. Работа помощником противопоказана необязательным, рассеянным людям. Кроме того, она налагает ряд определенных ограничений и обязательств. Например, заботиться о своем имидже и этикете, быть на связи в оговоренное по контракту время (иногда - 24 часа в сутки) и т. д. Людям, которые хотят семейного счастья и уюта, не всегда удается совместить работу и дом, иногда руководитель буквально ревнует секретаря ко всем остальным мужчинам, порой просто не остается времени на устройство своей личной жизни, все уходит на работу.

Какими правилами должен руководствоваться секретарь при организации своего рабочего дня? Как отличить главное от второстепенного? Срочное от важного?

— Прежде всего, секретарь обязан прислушиваться к мнению своего руководителя. Попытки «угадать» обычно приводят к ошибкам. Составьте три списка: тех людей, с которыми соединять руководителя в любое время; тех, с кем не соединять никогда; и всех остальных. По мере работы изучайте все привычки руководителя, то, как он принимает решения в том или ином случае, тогда вы будете задавать меньше ненужных вопросов, которые раздражают руководителя.

Главное правило для хорошего помощника «Руководитель всегда прав». Что бы ни случилось - помните об этом. Не пытайтесь спорить с руководителем (некоторые помощники могут это себе позволить, но это должен быть не спор, а аргументированное отстаивание своей позиции, и то лишь если вы уверены, что это необходимо сделать). То, что поручает руководитель, всегда является приоритетом № 1 по умолчанию. Если таких приоритетов много - оцените, какой ущерб произойдет от опоздания в выполнении того или иного дела и какая выгода. Если не можете понять это самостоятельно - посоветуйтесь с руководителем, если это возможно.

Срочное - это то, что надо сделать прямо сейчас. Если таких дел много и вы не успеваете - попробуйте разделить дела с другими сотрудниками (если это возможно). Обычно в нашей культуре люди всегда имеют приоритет срочности - вы не можете заставлять кого-то часами сидеть в переговорной комнате в ожидании приема. Важное - это то, что дает реальный результат. Помощник руководителя не может сказать нет своему начальнику, но должен уметь отказывать подчиненным, иначе помощник руководителя не только делает работу за других, но и снижает имидж своего руководителя.

Как действовать в ситуации аврала? Что поможет совладать со стрессовым состоянием?

— В ситуации аврала, если возможно, перед тем как бросаться «тушить пожары», найдите минуту-другую, чтобы записать все, что необходимо сделать.

В первую очередь нужно делать либо самые важные дела, либо те, которые тормозят действия других людей (особенно если эти дела короткие). Постарайтесь избегать ситуации «бумеранга» - когда вы, вместо того чтобы за 2 минуты решить какой-то вопрос, откладываете его, а потом теряете 10 минут на постоянное общение с каким-то сотрудником, который интересуется состоянием своего поручения. Если есть возможность - просите о помощи других сотрудников. Справиться со стрессом помогают занятия йогой и дыхательные техники, которые можно найти в специализированной литературе.

Женщины в большинстве своем существа весьма эмоциональные. Как научиться управлять собственными эмоциями?

— Эмоции нельзя «загонять вглубь» надолго. Иначе потом они «вырвутся на свободу» - например, дома. Прежде всего, нельзя буквально воспринимать все, что вам говорят. Некоторые начальники в начале недели «срываются» на подчиненных, а потом всю неделю все хорошо и спокойно. Если заметили какую-либо закономерность в возникновении негативных ситуаций - выработайте тактику, что делать, если они возникают. Наблюдайте за другими сотрудниками: что делают они, что из этого работает эффективно, а что - нет. Отмечайте, какие мысли приходят вам в голову, если заметили, что они негативные, - запишите их и на досуге подумайте, на что их заменить. Запишите позитивные мысли (аффирмации) на диктофон или магнитофон и периодически прослушивайте их, пока не привыкнете думать не так, как раньше, а по-новому. Если ничего не помогло - можно отойти в туалет, поплакать там, выпить валерьянки и вернуться на свое рабочее место, но это самый худший вариант, лучше научиться справляться со стрессом психологическими методами - например, на специальном тренинге.

Девиз врачей «Не навреди», а секретарей?

— «Сохраняй и приумножай доверие».

Героиня нашего интервью начала карьеру с работы на кафедре в Южно-Уральском государственном университете. Потом она работала секретарем, документоведом, офис-менеджером, помощником руководителя, менеджером систем менеджмента качества… Она рано начала преподавать делопроизводственные дисциплины в университете. Вот что говорит Юлия о себе и своей карьере: “Я считаю, что многого добилась за свою жизнь. Я приехала в Челябинск из небольшого города в Казахстане. В Челябинске у меня не было родственников. Я получила высшее образование (спасибо за это родителям), а потом - хорошую работу”. Предлагаем вам интервью с Юлией об этапах ее стремительного и очень интересного жизненного пути.

Героиня нашего интервью начала карьеру с работы на кафедре в Южно-Уральском государственном университете. Потом она работала секретарем, документоведом, офис-менеджером, помощником руководителя, менеджером систем менеджмента качества… Она рано начала преподавать делопроизводственные дисциплины в университете. Вот что говорит Юлия о себе и своей карьере: “Я считаю, что многого добилась за свою жизнь. Я приехала в Челябинск из небольшого города в Казахстане. В Челябинске у меня не было родственников. Я получила высшее образование (спасибо за это родителям), а потом - хорошую работу” . Предлагаем вам интервью с Юлией об этапах ее стремительного и очень интересного жизненного пути..

Юлия, с какой должности Вы начинали свою карьеру?

Моя карьера началась с должности учебного мастера в Южно-Уральском государственном университете (ЮУрГУ). В то время я училась на 2-м курсе этого университета по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления”. Как и любой студент, я нуждалась в дополнительном заработке, а работа на кафедре в должности учебного мастера давала много преимуществ:

Стаж работы, небольшой заработок, свободный доступ к компьютеру, Интернету, принтеру, копировальному аппарату, индивидуальный график работы, что немаловажно для студента, и главное – знакомство со многими преподавателями как с коллегами.

За время работы я научилась дисциплинированности. Научилась планировать свое время и свою деятельность. Научилась правильно общаться, находить компромиссы и с терпимостью относиться к другим людям – ведь все мы разные.

На 5-м курсе мне предложили работу секретаря в Институте открытого и дистанционного образования Южно-Уральского государственного университета.

Работа в должности секретаря, в отличие от должности учебного мастера, предполагала работу с документами, и мне это подходило как нельзя лучше, так как в то время я училась на 5-м курсе по специальности “Документоведение и ДОУ”, мне были важны практические навыки. Я считаю, что освоение профессии секретаря мне давалось очень легко. Еще со школы я любила работать с документами, и за время учебы в школе успела закончить курсы секретарей-референтов. На мой взгляд, самое сложное в нашей профессии – это найти индивидуальный подход как к своему руководителю, так и к коллективу. Именно в этом мне помогли те навыки, которые я получила, работая учебным мастером, ведь моя работа на кафедре предполагала постоянное общение со студентами и преподавателями. Кстати, со многими из них мне предстояло общаться по работе и в новой должности.

После того как я получила диплом, меня перевели на должность документоведа. Параллельно я стала преподавать – вела практические занятия по компьютерным технологиям, преподавала в учебном центре курсы “Основы ПК и делопроизводство”.

Почему Вы решили преподавать? Откуда Вы так хорошо знаете компьютерные технологии?

В рамках изучения специальности “Документоведение” у нас было очень много курсов по работе с компьютером. Можно даже сказать, что половину всех занятий мы проводили в компьютерном классе. Нас обучали работе и в стандартных офисных программах (Word, Excel, Power Point), и основам программирования (Visual Basic), и программам для построения бизнес-моделей (BPWin, ERWin). А мой диплом был посвящен вопросу построения бизнес-модели Института открытого и дистанционного образования Южно- Уральского государственного университета. Поэтому преподавание курса “Основы ПК и делопроизводство” для меня не составило труда. В должности документоведа я проработала полтора года, а в 2006 году меня пригласили на работу офис-менеджером в крупный развлекательный комплекс города Челябинска.

Почему Вы так быстро перешли на новую работу?

Вообще я без труда меняю работу. Каждая новая работа – это в первую очередь развитие, новый опыт, даже несмотря на то, что функции порой похожи.

Когда я работала в институте, у нас был небольшой штат сотрудников – порядка 10 человек (не считая преподавателей), и в основном женский коллектив. На новой работе я стала единственным помощником для 7 директоров (мужчин). Конечно, сначала меня это немного испугало. Но прошло около двух недель, и я привыкла к новому ритму работы и в новом коллективе уже чувствовала себя просто замечательно. Основная моя задача заключалась в поддержании работы в офисе: обеспечение канцелярией и продуктами питания, организация делопроизводства, а также совещаний и командировок. Кроме этого приходилось исполнять личные просьбы генерального директора.

А что Вам показалось самым сложным?

В мои задачи входила подготовка и протоколирование огромного количества совещаний строительных служб. Поначалу для меня это было очень сложно. Я абсолютно не разбиралась в чертежных документах и строительных формулировках. Приходилось после совещания подходить к прорабам и просить заново мне объяснить отдельные вопросы, чтобы я могла верно написать протокол. Я очень благодарна тому коллективу за то, что все с пониманием отнеслись к моей “строительной неграмотности” и никогда не отказывали в помощи. Спустя месяц я уже сама разбиралась в чертежах и формулировках.

Через несколько месяцев наше предприятие начало строительство нового развлекательного комплекса в городе Уфе. Соответственно, мне пришлось параллельно заниматься организацией и контролем работы в новом офисе.

В первую очередь необходимо было найти подходящую кандидатуру на должность офис- менеджера. Для этого меня направили в командировку в город Уфу. Требованием руководства к кандидату было не только знание своего дела, но и приятная внешность. В результате я нашла очень красивую и умную девушку.

Далее нам необходимо было наладить коммуникацию между офисом в Челябинске и офисом в Уфе. Во-первых, требовалось, чтобы делопроизводство в новом офисе велось так же, как в головном офисе. Так как Уфа находится довольно далеко от Челябинска и я не могла часто туда ездить, приходилось много общаться по телефону, по электронной почте и ICQ. Первое время документы, созданные в уфимском офисе, направлялись мне для проверки и корректировки и только после этого подписывались и регистрировались.

Во-вторых, руководители очень часто ездили в Уфу в командировки, и чтобы они не испытывали дискомфорта в процессе работы, необходимо было наладить работу в уфимском офисе подобно тому, как она была организована в головном, челябинском. Вместе с офис- менеджером челябинского подразделения мы согласовывали все организационные вопросы, составляли общий регламент проведения работ:

ответы на телефонные звонки, регистрация документов, организация совещаний и подготовка протоколов, рассылка документов, контроль исполнения поручений и т. п.

Работы было много, темп бешеный. Нужно было и с основными делами в головном офисе справляться. Но это был очень хороший опыт для меня.

А уже через полгода мне предложили должность помощника генерального директора в этой компании. Параллельно я перешла на должность преподавателя на кафедру русского языка и литературы ЮУрГУ. До настоящего времени я преподаю в ЮУрГУ. Читаю следующие дисциплины:

“Архивное дело”, “Технология работы с документами”, “Документационная лингвистика”, “Документационное обеспечение управления”, “Организация труда секретаря- референта”, “Технологии информационно- психологической безопасности”, “Менеджмент и маркетинг”, “Современные компьютерные программы в управлении”. Являюсь автором методического пособия “Документационное обеспечение управления” (для специальности “Филологическое обеспечение управления”). Но Вы решили уйти с должности помощника генерального директора. Как дальше развивалась Ваша карьера?

В 2008 г. меня пригласили на должность менеджера систем менеджмента качества (СМК) на Челябинский механический завод. Работа для меня была новой, интересной, поэтому я с радостью приступила к ней.

Работа в качестве менеджера СМК дала мне абсолютно новые знания.

Я разрабатывала стандарты, участвовала во внутренних аудитах, организовывала совещания по качеству (и участвовала в них) у генерального директора, участвовала в семинарах и тренингах, посвященных внедрению системы менеджмента качества (СМК). Приходилось очень много общаться с сотрудниками – как с простыми рабочими в цехах, так и с руководителями структурных подразделений.

В конце 2008 г. наш завод благополучно прошел сертификацию и получил сертификат качества по ГОСТ Р ИСО 9000.

Система менеджмента качества и система Lean production (бережливое производство) сами по себе очень интересные концепции, позволяющие руководству предприятия (вне зависимости от сферы деятельности и размера) разобраться в действующей структуре управления и улучшить ее.

Когда предприятие находится на стадии разработки системы, это как творчество. Конечно, есть люди, которым проще прийти на уже разработанную и действующую систему, но это не для меня. Мне нравится разрабатывать новое. А работа по внедрению СМК заключается в первую очередь в разработке и внедрении новых документов, которые в будущем улучшат деятельность компании в целом. Однако одной мне здесь было не справиться. Понадобилась квалифицированная помощь специалистов.

Например, при разработке стандарта “Проектирование и изготовление техоснастки и инструмента” была необходима помощь технолога.

За время моей работы на Челябинском механическом заводе было разработано более 45 стандартов предприятия. В разработке стандартов по процедурам – например, стандартов, относящихся к отделу главного технолога, отделу главного конструктора – принимали участие сотрудники соответствующих служб.

Моей задачей была проверка правильности оформления стандартов, проверка правильности написания алгоритмов в стандарте и взаимосвязь стандартов между собой.

Самое сложное в стандарте – это разработать алгоритм работы. Многие сотрудники, годами работая с одной процедурой, только при документальном оформлении регламента работы с этой процедурой понимают, что некоторые их действия были нелогичными, ненужными, или, наоборот, понимают, чего именно им не хватало для более эффективного исполнения своих обязанностей.

В первые же дни моей работы на заводе передо мной поставили задачу – разработать Руководство по качеству. Кто знаком с системой менеджмента качества, знает, что это основной документ СМК. В то время я только знакомилась с системой как таковой, и мне было совсем не понятно, чего от меня хотят и как это сделать. Но благодаря опыту сотрудников консультирующей фирмы я быстро разобралась с поставленной задачей, и Руководство по качеству было разработано в срок.

Еще одним стандартом, который должен был быть разработан до начала разработки всех других стандартов, являлось Управление стандартами предприятия. Этот стандарт содержит все правила, по которым должны разрабатываться стандарты нашего предприятия, в том числе и способ написания алгоритма процесса (процедуры).

Надо сказать, что стандарты по своему объему – это достаточно большие документы. Самый маленький из стандартов – это 5 листов. Самый большой документ – Руководство по качеству – на 47 листах. Сами понимаете, какой объем работы за этим стоит.

Какие еще функции вы выполняли на заводе?

Кроме основной работы я выполняла обязанности руководителя производственного направления в Совете молодых специалистов.

Совет был создан активной молодежью завода, чтобы улучшить отношения в коллективе, сплотить молодежь предприятия и создать благоприятную атмосферу для рождения новых идей.

Совет молодых специалистов – это официально действующая структура на заводе, он создан для организации мероприятий, направленных на привлечение и закрепление на предприятии молодых специалистов. Совет непо- средственно подчиняется службе директора по персоналу. Руководит Советом председатель. У Совета есть свой бюджет, который составляется на год и утверждается генеральным директором. Ежегодно составляется план работы Совета с разбивкой по направлениям (секторам). У каждого направления есть руководитель, который избирается из молодежи завода. Всего в Совете 5 направлений:

информационный сектор (сайт, радиовещание, газета, стенды), социологический сектор, производственный сектор, культурно-массовый сектор, спортивно-оздоровительный сектор.

Я руководила производственным сектором. В рамках работы моего сектора мы организовывали конкурсы.

Например, одним из конкурсов был конкурс на “Лучшее рабочее место”. В каждом цеху выделялись конкурсанты (рабочие). Комиссия, в состав которой входили как члены Совета, так и руководство завода (директор по качеству, директор по производству и др.), осуществляла внеплановые проверки рабочих мест конкурсантов. Оценивались такие параметры, как чистота рабочего места, минимально необходимый набор инструментов, наличие технических процессов и чертежей и т. д. Каждый член комиссии ставил свою оценку конкурсанту по каждому параметру. В итоге оценки были сведены и объявлены победители (1, 2 и 3 место). Победители получили денежные призы и занесение благодарственной записи в трудовую книжку.

На этой работе мне даже Снегурочкой довелось побывать, ездили мы с Дедом Морозом после работы и поздравляли детишек наших сотрудников с Новым годом.

И все же Вы решили поменять работу?

В 2009 г. меня пригласили на должность руководителя службы референта в торговый дом “Уралбройлер”, где я и работаю по настоящее время. В нашей компании работает более 300 человек. Мы являемся структурным подразделением агрохолдинга “Уралбройлер” (птицефабрика, свинокомплекс). К сожалению, в настоящее время в структуре службы референта я одна. Кризис отразился на всех предприятиях нашей страны. В это время в нашей компании упразднили некоторые должности, в том числе и должности из службы референта. Но я надеюсь, что в ближайшем будущем мне возьмут помощника.

В мои обязанности входит документооборот компании, организация командировок, прием телефонных звонков и консультирование клиентов (наша компания занимается торговой деятельностью), работа с договорами.

У нас в компании заключается очень много договоров на поставку продукции. В мои обязанности входят следующие функции:
1. Процедура согласования (менеджер приносит договор, я предварительно просматриваю его на наличие всех документов и передаю на согласование должностным лицам).
2. Ведение журнала движения договоров (кто и когда получил и когда вернул договор с согласования).
3. Проставление отметки о подписании договоров и передача договора для внесения в базу данных (первоначально я сама вносила договор в базу 1С, но сейчас эту функцию выполняет оператор).
4. Проставление в договорах печати (один экземпляр отдаю ответственному сотруднику для передачи клиенту, второй передаю в юридический отдел для хранения).

Также я занимаюсь организацией подписки на периодические издания, работаю с корреспонденцией, выполняю личные поручения руководства.

Работы много, расслабляться на рабочем месте не приходится. Но это мой темп жизни, мне это нравится.

С какими трудностями Вам приходилось сталкиваться, и как Вы их разрешили?

Наверное, основной сложностью в любой работе является изменение устоявшихся норм работы предприятия и внедрение новшеств. Порой необходимо затрачивать много времени, чтобы переубедить сотрудников и объяснить им, что после внедрения новых решений будет удобнее работать, а главное, произойдет снижение как материальных, так и трудовых затрат. При общении с коллегами необходимо показать знание вопроса, уверенность в своих решениях, и конечно, очень важно обаяние!

Какие качества характера помогали Вам совершенствоваться и расти?

Я думаю, что это трудолюбие, активная жизненная позиция, аккуратность, умение работать с людьми и умение планировать свое рабочее время.

Кроме первого высшего образования, которое Вы получили в родном университете, какое еще образование Вы получили и какое хотели бы получить?

Родной Южно-Уральский государственный университет по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления” я окончила в 2005 г. А уже в 2006 г. я прошла обучение на краткосрочных курсах “Методика дистанционного образования” при Институте открытого и дистанционного образования Южно-Уральского государственного университета. Кроме этого за последние годы я посетила более 5 семинаров и тренингов по системам менеджмента качества, Lean Production, методам продаж и т. д. Я считаю, что постоянное повышение квалификации необходимо в работе и для личного развития. Мечтаю о втором высшем образовании, но это как финансы будут позволять. Я бы хотела получить специальность “Экономист”. Думаю, что методы решения многих задач, применяемые в экономике, можно использовать и в моей работе.

Например, даже в таком деле, как расчет численности персонала отдела делопроизводства. Какими Вы видите перспективы своего карьерного роста? В каких направлениях Вы планируете развиваться?

Мне нравится работа, связанная с внедрением новых проектов, – такой работой для меня была разработка системы менеджмента качества на заводе и организация открытия нового подразделения в развлекательном комплексе. Я думаю, что в такой стабильной и развивающейся компании, как наша, у меня еще будут возможности поработать над новыми проектами.

Что Вы можете сказать о плюсах и минусах своего карьерного пути?

Моя карьера началась в должности учебного мастера. Сейчас я руководитель службы референта, преподаватель кафедры. Вообще, я позитивный человек. Я не вижу в своем карьерном пути минусов. Мы сами себе строим свой путь. Все, что делается, все к лучшему. Мы учимся на своих ошибках. Я благодарна своим бывшим руководителям за то, что позволили мне стать таким специалистом, каким я являюсь сейчас.

Каков, с Вашей точки зрения, главный секрет успеха? Ваши способы решения проблем, борьбы с рутиной и неприятностями.

Если кто-то знаком с системой 5S, с системой тайм-менеджмента, наверное, поймет меня. Когда вы умеете планировать свою работу, когда у вас в порядке все документы, все вещи – это главное решение всех проблем. Иногда наваливается столько работы, что, кажется, не хватит времени даже выпить глоток воды. Необходимо остановиться. Сделать 5-минутный перерыв. Потом разобрать все документы. Отсортировать все дела. И тогда все получится!

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

Я считаю, что многого добилась за свою жизнь. Я приехала в Челябинск из небольшого города в Казахстане. В Челябинске у меня не было родственников. Я получила высшее образование (спасибо за это родителям), а потом – хорошую работу.

Какие варианты развития карьеры возможны?

Лично я бы хотела работать в крупной развивающейся компании, в которой есть множество филиалов по России и за границей.

Если же рассматривать иерархию сотрудников отдела документационного обеспечения, то, по-моему, можно выделить следующие должности (каждая последующая должность – это новый уровень): оператор на телефоне, секретарь приемной, офис-менеджер, помощник руководителя, руководитель службы ДОУ.

Что для Вас важно в общении с людьми? Какие качества необходимо у себя вырабатывать?

В общении очень важно уметь слушать собеседника. Быть улыбчивой и обаятельной с любым человеком (нравится он тебе или нет). Нужно, чтобы человек захотел к тебе прийти, поговорить с тобой, рассказать о себе (плохое это будет или хорошее).

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

Женщина должна быть независимой, тем не менее всегда оставаясь женщиной.

Что бы Вы хотели пожелать, посоветовать своим коллегам?

Стремитесь к развитию!

Штрихи к портрету

Что Вы читаете: женские и деловые журналы, газеты, книги. Какие?

Читаю журналы – “Справочник секретаря и офис-менеджера”, “Справочник кадровика” и др. Из литературы – читаю все жанры, кроме фэнтэзи.

Какие фильмы Вы смотрите?

Люблю драму (в особенности российскую драму), мелодраму, комедию.

Ваши кулинарные предпочтения.

В еде неприхотлива. Люблю готовить. Очень люблю блинчики и мучные изделия.

Как и во что Вы предпочитаете одеваться? (одежда, обувь, аксессуары).

Стараюсь придерживаться классического стиля, но по выходным очень удобно в спортивном стиле. Обязательно использую аксессуары, ведь ими можно украсить любую одежду.

Занимаетесь ли Вы спортом?

Да, обязательно. Как минимум 2 раза в неделю посещаю спортзал. Летом – обязательно вечерняя пробежка. Это отличное расслабление после трудового дня.

С Юлией Анисимовой беседовала
Любовь Трошина,
редактор по работе с авторами
журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”

Ребята, мы вкладываем душу в сайт. Cпасибо за то,
что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

Язык тела появился намного раньше косметики, одежды и даже речи. Поэтому именно он в первую очередь влияет на то, как нас воспринимают люди.

Мы в сайт считаем, что обаятельных людей должно быть больше, поэтому вот вам краткий гид по жестам, которые не стоит использовать без особой надобности, чтобы не загубить свою привлекательность.

1. Рука за спиной в захвате

Когда вы за спиной держите свою руку за предплечье - это сильный негативный сигнал для окружающих. Потому что эту позу мы обычно принимаем, когда угрюмы или злы. И чем выше вы захватили руку, тем более недовольным вы кажетесь людям.

2. Скрещенные лодыжки

Скрещенные лодыжки показывают, что мы не уверены в том, что говорим. Если при этом у вас еще и руки в карманах, можно поспорить, что никто не будет и слушать, о чем вы там рассказываете.

Пряча руки в карманы, обычно человек пытается спрятать нервозность. Хотя у этого жеста много значений и толковать их надо в совокупности, чаще всего мы используем его, именно когда нервничаем.

3. Руки в замке

Руки, сцепленные в замок, - это как мини-версия рук, скрещенных на груди. «Я хочу отгородиться, я не с вами, я в домике», - вот что транслирует окружающим этот жест.

4. Поднятые руки в замке

Вариация предыдущей позы, только тут все еще хуже. Чем выше вы поднимаете замок из рук, тем больше вы хотите за него спрятаться.

5. Сутулость

Плохая осанка не просто вредит организму, но еще и сигнализирует окружающим, что вы беспомощны, не уверены в себе и вообще у вас все плохо. То же относится и к шаркающей походке, которая ассоциируется с людьми преклонного возраста.

Выпрямите спину и поднимайте ноги, когда ходите, - это изменит ваш внешний вид сильнее, чем новое платье, поверьте.

6. Кривая улыбка

У многих такая кривая улыбка уже вошла в привычку, и зря: люди воспринимают ее скорее как гримасу сарказма. Не берите пример с плохих ребят из кино, не стесняйтесь улыбаться искренне и открыто - так вы приобретете гораздо больше поклонников.

7. Ладонь, вытянутая в сторону собеседника

Этот жест считывают не все, но все же стоит быть с ним осторожным. Если вы сидите с человеком за столом и общаетесь, не кладите руку перед ним, как на фото. Собеседник может расценить этот знак как «Пожалуйста, прекрати болтать» и запомнит вас как неприятного собеседника.

Все это, конечно, не относится к ситуации, когда напротив вас сидит человек, которого вы хотите взять за руку.

8. Кулаки, упертые в бока

Довольно агрессивная поза, которую мы иногда принимаем просто потому, что не знаем, куда деть руки. Сигнал у нее такой: «Ну и что ты мне скажешь? В любом случае я не соглашусь». Мягко говоря, не очень-то располагает к беседе и доверию.

9. Размахивание большим пальцем

Все мы знаем этот жест: человек будто указывает большим пальцем куда-то назад. Оказывается, он часто может быть расценен как пренебрежение. Вы как бы говорите: «Да знаю я, знаю», - и любой ваш ответ выглядит как небрежная отмашка.

10. Руки, сложенные в кулак

Такое положение рук говорит о скрытом напряжении и страхе, а чем выше поднят кулак, тем выше градус напряжения. Вы словно готовы принять от кого-то удар. Окружающие это чувствуют, поэтому с людьми, которые сидят на деловых переговорах со сжатыми кулаками, реже заключаются сделки.